Мудрый Экономист

Информационное обеспечение бухгалтерской управленческой отчетности

"Финансовый вестник: финансы, налоги, страхование, бухгалтерский учет", 2012, N 3

Об эволюции и некоторых гранях понятия "информация"

В бухгалтерском учете традиционно используется понятие "информация", независимо от того, имеет ли место устранение неопределенности в результате получения соответствующего сообщения или нет. Лишь в последнее время в отдельных работах по управленческому учету, посвященных принципу адресности информации управленческого учета, указывается, например, что "сообщения, адресованные соответствующему центру ответственности, доносят информацию тому управляющему, который может практически реагировать, обладая полномочиями и ответственностью в данной области" <1>. То есть отнюдь не каждое сообщение является информативным, причем не только в зависимости от содержания самого сообщения, но и в зависимости от субъекта или механизма, который получает и обрабатывает это сообщение. Информация не является внутренним свойством сообщения, она зависит от того множества, из которого сформировано сообщение, свойств этого множества. Следовательно, необходимо не просто получать сообщения и автоматически их обрабатывать, но определять уже на первом этапе количество информации, которое содержится в сообщении, и обрабатывать только те сообщения, количество информации в которых отлично от 0, - информативные сообщения.

<1> Палий В.Ф. Управленческий учет издержек и доходов с элементами финансового учета / В.Ф. Палий. М.: ИНФРА-М, 2006. С. 111.

Также очевидно, что целью информационной системы, в том числе системы управленческого учета, основным продуктом которой является бухгалтерская управленческая отчетность, не является представление в отчетности как можно большего количества показателей, документов. Один краткий, грамотно составленный документ может быть информативнее нескольких отчетов с множеством показателей в каждом. Увеличение числа производных показателей не обязательно будет отражать прирост информации, хотя такое и возможно.

С точки зрения бухгалтерской управленческой отчетности задача информации внутренней отчетности и состоит в том, чтобы снять неопределенность в отношении того места, которое организация занимает в экономической системе, и причин, которые привели к данной ситуации. Необходимо посредством информации внутренней отчетности максимизировать отрицательный вклад в энтропию положения субъекта в экономической системе. В этом контексте имеет смысл говорить и об информационной энтропии бухгалтерской управленческой отчетности - мере неопределенности или непредсказуемости ее информации. Следовательно, формируя систему показателей бухгалтерской управленческой отчетности, необходимо максимально снизить степень неполноты знаний о хозяйствующем субъекте, но не просто снизить, а снизить оптимально.

В своей классической работе К. Шеннон предположил, что прирост информации равен утраченной неопределенности, и задал требования к ее измерению:

Методика и этапы создания информационного обеспечения бухгалтерской управленческой отчетности

Под информационным обеспечением понимается совокупность единой системы классификации и кодирования информации, унифицированных систем документации, схем информационных потоков, циркулирующих в организации, и баз данных. Назначение информационного обеспечения состоит в своевременном представлении информации для принятия управленческих решений.

К информационному обеспечению предъявляются определенные требования, без соблюдения которых оно окажется нефункциональным или частично функциональным:

Информационное обеспечение бухгалтерской управленческой отчетности, как и любое иное информационное обеспечение, состоит из внемашинного обеспечения (информация, которая воспринимается человеком без каких-либо технических средств) и внутримашинного информационного обеспечения - совокупности всех данных, записанных на машинных носителях, сгруппированных по определенным признакам.

Внемашинное информационное обеспечение можно классифицировать иерархически: документы можно группировать по дате создания, по структурным подразделениям, по объектам, сведения о которых содержатся в документах, и т.д. Разработанная классификация внемашинного информационного обеспечения - это основа кодирования, целью которого является представление информации в более компактной и удобной форме при записи ее на машинный носитель, а также приспособление к передаче информации по каналам связи, упрощение ее обработки.

Основа внутримашинного информационного обеспечения - это информационная база - совокупность всех данных, подлежащих накоплению, хранению, поиску, преобразованию, выдаче в установленном порядке, а также использованию для организации общения человека с компьютером.

Информация содержится в файлах информационной базы внутримашинного информационного обеспечения. При этом файлы информационной базы должны содержать полное отражение состояния объекта. В том случае, если какой-либо файл содержит расчетные данные, они должны быть основаны на данных из первичных файлов. При этом необходимо обеспечить необходимый уровень надежности хранения информации, своевременность обновления файлов.

С точки зрения предмета проводимого исследования важной представляется классификация файлов по следующим признакам:

  1. По отношению к системе управления:
  1. По содержанию:
  1. По длительности использования:

С точки зрения системного подхода основными этапами информационного обеспечения бухгалтерской управленческой отчетности в наиболее общем виде являются:

Рассмотрим подробно каждый этап:

Решать данную задачу надо посредством формирования матрицы целей и показателей. Матрица основанная на типовых информационных запросах менеджеров различного уровня, наглядно демонстрирует, что нет ни одного показателя, который представлялся бы только по одному адресу. На данном этапе должно обеспечиваться следование таким принципам формирования бухгалтерской управленческой отчетности, как полезность; достаточность; креативность; адресность профессионального суждения (целевой раздел методики).

Построение информационной модели бухгалтерской управленческой отчетности

Предполагается упорядочение информационного графа и формирование показателей для включения в базу данных. На этом этапе должно обеспечиваться следование таким принципам формирования учетно-аналитической информации бухгалтерской управленческой отчетности, как принцип обязательной автоматизации; технологичности; гибкой, но единообразной структуры; единства учетных и расчетных показателей в отчетности; количественной оценки; временной стоимости денег; понятности, наглядности и аналитичности, законченности; независимости (организационный раздел методики и операционный раздел методики).

Формирование набора показателей 0-го уровня и составление перечня первичных документов, содержащих необходимую входящую информацию (организационный раздел методики):

Далее в списке решаемых задач стоит определение основных параметров информационных потоков, в том числе сроков, периодичности и порядка представления пользователям соответствующей информации; определение организатора, координатора и исполнителя работ по формированию информации бухгалтерской управленческой отчетности. На данном этапе должно обеспечиваться следование таким принципам формирования бухгалтерской управленческой отчетности, как принцип оперативности; обязательной автоматизации; технологичности; интегрированной информационной базы; достаточности; независимости (организационный раздел методики);

Таким образом, перечень основных этапов формирования бухгалтерской управленческой отчетности соответствует общему перечню основных управленческих функций, в том числе функциям:

Внутренняя бухгалтерская отчетность будет применяться при выполнении соответствующих управленческих функций, в том числе она представляет информацию для планирования деятельности организации и отдельных ее аспектов, является инструментом систематизации результатов финансово-хозяйственной деятельности и ее анализа, а также выступает средством контроля за эффективностью деятельности организации.

Чтобы упорядочить процесс подготовки бухгалтерской управленческой отчетности, во внутреннем регламенте по формированию ее информации указываются точные источники данных для получения каждого отчетного показателя, счета бухгалтерского управленческого учета и первичные документы, которые должны содержать необходимые учетные сведения. Иными словами, разрабатывается информационная модель. В основу алгоритма формирования соответствующих показателей бухгалтерской управленческой отчетности (а далее и методики анализа показателей бухгалтерской управленческой отчетности) должен быть положен подход, основанный на использовании сумм остатков или оборотов по счетам. Алгоритм расчета каждого показателя внутренней бухгалтерской отчетности должен предполагать действия, проводимые с соответствующим элементом бухгалтерского счета. На каждом из этапов необходимо руководствоваться соответствующими принципами формирования бухгалтерской управленческой отчетности. В систематизированном виде это представлено в табл. 1.

Таблица 1

Этапы и принципы формирования учетно-аналитической информации бухгалтерской управленческой отчетности

     Этапы     
формирования
информации
    Принципы, определяющие необходимость существования   
соответствующего этапа
 Организация и 
планирование
Принцип системности                                      
Принцип полезности (релевантности)                       
Принцип научности                                        
Принцип существования постоянного равновесия (равенства) 
Принцип индивидуальности (креативности)                  
Принцип независимости                                    
Принцип адресности                                       
Принцип приоритета содержания над формой                 
Сбор информации
Принцип существования постоянной количественной оценки   
Принцип интегрированной информационной базы              
Принцип достаточности                                    
Принцип качественной существенности                      
Принцип осмотрительности                                 
Принцип независимости                                    
Принцип рациональности                                   
Принцип документальности                                 
   Обработка   
информации
Принцип учета временной стоимости денег                  
Принцип достаточности                                    
Принцип законченности                                    
Принцип профессионального суждения                       
Принцип рациональности                                   
Принцип независимости                                    
Принцип индивидуальности (креативности)                  
Принцип конфиденциальности                               
Принцип обязательной автоматизации                       
 Систематизация
информации
Принцип преемственности и сопоставимости данных          
Принцип качественной существенности                      
Принцип оперативности, своевременности                   
Принцип законченности                                    
Принцип независимости                                    
Принцип индивидуальности (креативности)                  
Принцип обязательной автоматизации                       
     Анализ    
информации
Принцип гибкой, но единообразной структуры               
Принцип понятности, наглядности и аналитичности          
Принцип единства и формального разграничения учетных и   
расчетных показателей в отчетности
Принцип последовательного применения учетной политики    
Принцип законченности                                    
Принцип осмотрительности                                 
Принцип независимости                                    
Принцип конфиденциальности                               
Принцип обязательной автоматизации                       
    Контроль   
Принцип достоверности                                    
Принцип проверки качества                                
Принцип полезности (релевантности)                       
Принцип независимости                                    
Принцип конфиденциальности                               
Принцип оперативности, своевременности                   

Таким образом, набор основных этапов формирования показателей бухгалтерской управленческой отчетности обеспечивает реализацию всего комплекса ее принципов.

Наибольшую сложность представляет реализация функций сбора, обработки и систематизации информации об объекте, что должно быть основано на анализе его информационных характеристик, который по каждому объекту включает в себя следующие этапы:

  1. Составление перечня документов, формируемых в рамках каждого бизнес-процесса, их группировка по наиболее важным признакам.
  2. Группировка показателей документов по наиболее важным признакам, их классификация.
  3. Разработка системы кодирования документов и показателей.
  4. Построение схем документооборота по центрам ответственности и по хозяйствующему субъекту в целом. Анализ маршрутов движения документов и вы явление элементов нерациональной организации информационных потоков.
  5. Построение схем взаимосвязи показателей и анализ алгоритмов их формирования.
  6. Расчет объемов и интенсивности информационных потоков по центрам ответственности и организации в целом за определенный период времени.
  7. Разработка рекомендаций по устранению дублирования документов, рационализации схемы документооборота и алгоритма формирования показателей.

Одним из наиболее важных этапов является классификация показателей. Классификация информации является основой эффективного информационного обеспечения. Развитая классификация как документов, так и их показателей необходима для того, чтобы обеспечить эффективный поиск, обработку на компьютере и передачу по каналам связи информации в цифровом виде. Информацию необходимо упорядочить (классифицировать), а затем формализовать (закодировать) с использованием классификатора.

Классификация - это разделение множества объектов на подмножества по их сходству или различию в соответствии с принятыми методами. Классификация позволяет сгруппировать объекты и выделить определенные классы, которые будут характеризоваться рядом общих свойств. Для реализации этой процедуры необходимы классификаторы - документы, с помощью которых осуществляется формализованное описание информации, содержащей наименования объектов, наименования классификационных группировок и их кодовые обозначения. В настоящее время практически по каждому объекту, информация о котором формируется в управленческом учете и приводится в бухгалтерской управленческой отчетности, существует множество признаков для классификации, которые являются устоявшимися в бухгалтерском финансовом учете.

Для целей информационного обеспечения бухгалтерской управленческой отчетности их необходимо оценить с позиции полезности информации, формируемой по каждому классификационному признаку с выявлением наиболее важных признаков для конкретной ситуации. При разработке классификаторов необходимо предусмотреть их гибкость - способность включения новых признаков для классификации без разрушения структуры классификатора. Важной характеристикой является емкость классификатора - наибольшее количество классификационных группировок, допускаемое в данной классификации. Теоретически оно может быть практически неограниченным, однако работать со слишком сложно структурированным классификатором будет неудобно. Например, существует более 20 признаков классификации затрат, однако использовать все 20 признаков в реальной практической ситуации вряд ли целесообразно. Выбор необходимой глубины классификации и структуры кода зависит от характера объектов классификации и характера задач, для решения которых предназначен классификатор.

Одной из самых простых классификаций является иерархическая классификация (рис. 1), однако данная классификация имеет существенный недостаток - жесткость классификационной схемы.

Иерархическая классификация объектов

                                  ----¬
-----------------------+ A +------------------------¬
¦ L---- ¦
--+-¬ --+-¬
------+A.1+----¬ -----+A.2+----¬
¦ L---- ¦ ¦ L---- ¦
---+--¬ ---+---¬ ---+--¬ --+---¬
¦A.1.I¦ ¦A.1.II¦ ¦A.2.X¦ ¦A.2.Y¦
L------ L------- L------ L------

Рис. 1

Жесткость обусловлена заранее установленным набором признаков классификации и порядком их использования по уровням классификации. При изменении состава объектов классификации, их характеристик или характера решаемых при помощи классификатора задач требуется коренная переработка классификационной схемы. Гибкость этой системы обеспечивается только за счет ввода большей избыточности в ветвях, что приводит к слабой заполненности структуры классификатора. Тем не менее такие классификаторы целесообразно использовать для классификации достаточно простых объектов с однозначной подчиненностью, например при представлении организационной структуры организации.

Недостатки, отмеченные в иерархической системе, устраняются посредством многоаспектных классификаций, которые используют параллельно несколько независимых признаков - аспектов для классификации. Для целей классификации объектов, информация по которым формируется в управленческом учете и представляется в бухгалтерской управленческой отчетности, наиболее приемлемым представляется фасетный метод классификации, предполагающий параллельное разделение множества объектов на независимые классификационные группировки. При этом методе классификации отсутствует жесткая классификационная схема. Разрабатывается лишь таблица признаков для классификации - фасетов. При формировании выборки из базы данных для решения конкретной задачи осуществляется определение необходимых признаков из фасетов и их объединение в определенной последовательности.

Общий вид фасетной классификационной схемы представлен в табл. 2. Преимуществами подобного подхода к классификации является практически неограниченная емкость классификации, высокая гибкость, поскольку на любом этапе при необходимости можно вводить дополнительные фасеты.

Таблица 2

Схема фасетной классификации

               N п/п               
                Фасеты               
    Ф1   
    Ф2   
   ...  
   Фn   
  Значение фасетов  
      1       
   Ф11   
   Ф21   
   ...  
   Ф1n  
      2       
   Ф21   
   Ф22   
   ...  
   Ф2n  
      ...     
   ...   
    Х    
   ...  
   ...  
      m       
   Фm1   
    Х    
   ...  
   Фmn  

Рассмотренные выше системы классификации хорошо приспособлены для организации поиска с целью последующей логической и арифметической обработки информации на компьютере, но лишь частично решают проблему содержательного поиска информации при принятии управленческих решений.

Наиболее сложными вопросами, которые приходится решать при разработке классификатора, являются выбор методов классификации и кодирования и выбор системы признаков классификации. Основой классификатора являются наиболее существенные признаки классификации, соответствующие характеру решаемых с помощью классификатора задач (вид продукции, наименование филиала или структурного подразделения и т.п.). При этом данные признаки могут быть или соподчиненными, или несоподчиненными. При соподчиненных признаках классификации и стабильном комплексе задач, для решения которых предназначен классификатор, целесообразно использовать иерархический метод классификации, который представляет собой последовательное разделение множества объектов на подчиненные классификационные группировки. При несоподчиненных признаках классификации и при большой динамичности решаемых задач целесообразно использовать фасетный метод классификации.

Важным вопросом является также правильный выбор последовательности использования признаков классификации по ступеням классификации при иерархическом методе классификации. Критерием при этом является статистика запросов к классификатору. В соответствии с этим критерием на верхних ступенях классификации в классификаторе должны использоваться признаки, к которым адресованы наиболее частые запросы.

Для полной формализации информации недостаточно только разработанной классификации. Для этого в рамках информационного обеспечения реализуется процедура кодирования - присвоения условных обозначений объектам и классификационным группам по соответствующей системе кодирования. Кодирование реализует перевод информации, выраженной одной системой знаков, в другую систему, то есть перевод записи на естественном языке в запись с помощью кодов. Можно сказать, что весь бухгалтерский учет, и в том числе управленческий учет, основан на системе кодирования - номер счета также представляет собой код, который понятен любому бухгалтеру, знающему шифр - План счетов бухгалтерского учета.

Наиболее сложным этапом информационного анализа является разработка схемы документооборота. При построении схемы документооборота все документы целесообразно поделить на 3 группы:

Подобная классификация важна с точки зрения оптимизации схем документооборота, определения основных реквизитов документов и состава их показателей. Однозначно можно сделать вывод о возможности рационализации схемы документооборота внутренних документов, не выходящих за пределы организации, - сам хозяйствующий субъект определяет их содержание, маршруты движения, что может и должно быть оптимизировано. Внутренние документы, выходящие за пределы организации, могут быть оптимизированы лишь с позиции организации внутреннего документооборота, но не по реквизитам и составу показателей, которые определяются запросами или требованиями, генерируемыми внешней средой. Внешние документы, поступающие из внешней среды, также могут быть оптимизированы с позиции организации внутреннего документооборота и отчасти с позиции оптимизации выборки показателей из этих документов, которые будут подвергаться обработке самим хозяйствующим субъектом. Для анализа схем документооборота можно использовать различные методы, имитирующие движение документов и их взаимосвязь в организации или структурном подразделении (например, графический, табличный или комбинированный). В частности, для решения этой задачи можно предложить составление организационной схемы внутри- и межструктурных информационных потоков, которую в общем виде можно представить в виде следующей таблицы (табл. 3).

Таблица 3

Организационная схема внутриструктурных информационных потоков

-------------T---------------T--------------------------------------------¬
¦ ¦ Перечень ¦ ¦
¦ ¦ операций и ¦ Структурное подразделение/центр ¦
¦Наименование¦(или) действий,¦ ответственности/лицо, совершающее операцию ¦
¦ документа ¦ совершаемых с ¦ ¦
¦ ¦ документом +--------T---------T--------T--------T-------+
¦ ¦ ¦ Ц1 ¦ Ц2 ¦ Ц3 ¦ ... ¦ Цn ¦
+------------+---------------+--------+---------+--------+--------+-------+
¦ ¦ О1 ¦ --T--+---------+>О ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ L-- ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ +---------------+--------+---------++/-----+--------+-------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ О ¦ ¦ ¦
¦ ¦ О2 ¦ ¦ ¦ L¬ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ L->О ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ----+------ ¦ ¦ ¦
¦ Д1 +---------------+--------+-----+---+--------+--------+-------+
¦ ¦ ¦-----О<-+------ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ... ¦¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ +---------------++---T-T-+---------+--------+--------+-------+
¦ ¦ ¦¦ LT- ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ Оn ¦¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦¦ ¦/ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦L--->О ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ L-¬¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+------------+---------------+-------++---------+--------+--------+-------+
¦ ¦ ¦ L+--->О----+---¬ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ О1 ¦ ¦ ¦ L----+----¬ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦/ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ---О ¦ ¦
¦ +---------------+--------+---------+--------+-+--+---+-------+
¦ ¦ О2 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ Д2 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ +---------------+--------+---------+--------+-+-+/--+-------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ -+¬ ¦ ¦
¦ ¦ ... ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ LT- ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦/ ¦ ¦
¦ +---------------+--------+---------+--------+-L->О---+-------+
¦ ¦ Оn ¦ ¦ ¦ --+----- ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ --------+-О<---- ¦ ¦ ¦
+------------+---------------+--------+-+-------+--------+--------+-------+
¦ ... ¦ ... ¦ О<--+-- ¦ ¦ ¦ ¦
+------------+---------------+--------+---------+--------+--------+-------+
¦ ¦ О1 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ +---------------+--------+---------+--------+--------+-------+
¦ ¦ О2 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ Дn +---------------+--------+---------+--------+--------+-------+
¦ ¦ ... ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ +---------------+--------+---------+--------+--------+-------+
¦ ¦ Оn ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
L------------+---------------+--------+---------+--------+--------+--------

Схема межструктурных информационных потоков по реализации продукции выявляет дублирование информации как минимум в двух документах с идентичной схемой документооборота (товарная накладная и товарно-транспортная накладная), что говорит об отсутствии необходимости принятия к обработке в подсистеме управленческого учета документов с практически идентичным содержанием (незначительное изменение формы товарной накладной позволяет это устранить), а также практически одинаковом порядке заполнения двух регистров - журнала регистрации счетов-фактур и книги продаж.

Условные обозначения на данной схеме:

Использование подобных схем информационных потоков позволяет оптимизировать схему документооборота по следующим направлениям:

Кроме того, с принятием нового Закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" и определенным послаблением требованиям в части использования унифицированных форм первичных документов, разрабатываемых органами государственной статистики, с 2013 г. становится возможной оптимизация схем документооборота не только в рамках подсистемы управленческого учета, но и в рамках функционирования интегрированной информационной базы финансового и управленческого учета.

Информационная модель бухгалтерской управленческой отчетности

Важнейший этап создания методики информационного обеспечения бухгалтерской управленческой отчетности - это построение информационной модели - схемы взаимосвязи показателей и анализ алгоритмов их формирования, расчета объемов и интенсивности информационных потоков по центрам ответственности и организации в целом за определенный период времени. Для реализации этого направления предлагается использовать один из наиболее наглядных методов, используемых для описания информационных потоков, - метод графов. С его помощью достигается наглядность информационных потоков, обеспечивающих функционирование системы управления. Применение математического аппарата позволяет оптимизировать работу каналов связи и т.п. Информационную модель, в основе которой лежат графы, нами предлагается использовать при проектировании информационных потоков в организации, разработке документов и их содержания, определении минимума взаимосвязанных реквизитов.

Граф - это совокупность непустого множества вершин (V) и множества пар вершин (Е) (связей между вершинами графа) G = (V, E), причем объекты представляются как вершины графа, а связи между объектами - как дуги, или ребра, графа. При этом число вершин графа называется его порядком, а число ребер определяет размер графа. Важной является такая характеристика графа, как его упорядоченность, при этом граф считается упорядоченным, если его ребра являются ориентированными, то есть имеется какое-либо начало ребра v и конец ребра w.

В общем виде чертеж графа можно представить в следующем виде (рис. 2).

Пример ориентированного графа с 11 вершинами и 14 ребрами

                                  -----¬
¦ 11 ¦<-------------------------------¬
L--T-- ¦
/¦ ¦
-----¬ ---+-¬ ---+-¬
¦ 8 +--------------------------->¦ 9 ¦<-------¬ ->¦ 10 ¦
LT--T- L--T-- ¦ ¦ L--T--
/¦/¦ /¦ ¦ ¦ /¦
¦ L----------------¬ --------+----------+------------------- ¦
L-------------------+----¬ ¦ ¦ ---------+------------------------
¦ -+--+¬ --+-+¬ ---+-¬
¦ ->¦ 5 ¦<¬ ¦ 6 ¦<¬->¦ 7 ¦<-¬
¦ ¦ L----- ¦ L----- ¦¦ L----- ¦
-+-+-¬ ---+-¬ ---++¬ ----+¬
¦ 1 ¦ ¦ 2 ¦ ¦ 3 ¦ ¦ 4 ¦
L----- L----- L----- L-----

Рис. 2

Чертеж графа позволяет наглядно представить информационную модель, включающую в себя показатели и связи между этими показателями. Данный метод рекомендуется для создания информационной модели системы показателей бухгалтерской управленческой отчетности. Чертеж графа иллюстрирует отдельные информационные потоки при формировании таких показателей внутреннего Отчета о прибылях и убытках, как Объем продаж (V), Доходы по процентам (Д%), Себестоимость продаж (С/с продаж) и др., а также некоторых показателей внутреннего Бухгалтерского баланса, таких как Операционная дебиторская задолженность (ОДЗ), процентная дебиторская задолженность (ПДЗ) и др. Данный граф включает в себя документы 0-го уровня - первичные учетные документы и договор - основание для заполнения первичных учетных документов, а также некоторые справочники, содержащие в себе числовую информацию - константы, а также некоторую текстовую информацию - реквизиты контрагентов, должностных лиц организации и т.п.

Показатели из документов 0-го уровня попадают по каналам связи - ребрам графа в базу данных и после применения различных алгоритмов обработки их значений формируют показатели внутренней бухгалтерской отчетности - показатели высшего уровня.

Граф обеспечивает наглядность информационной модели (при наличии определенных навыков в его построении, поскольку иногда первоначальные неупорядоченные графы являются достаточно сложными для восприятия и последующего анализа), однако полная модель формирования даже одного показателя внутренней отчетности достаточно велика и ее представление в графическом виде нецелесообразно. При автоматизированной обработке информации необходимо графически представленный граф трансформировать в матрицу смежности графа.

Матрица смежности графа G с конечным числом вершин n - это квадратная матрица A, имеющая размер nxn, в которой значение элемента aij равно числу ребер, соединяющих i-ю вершину графа с j-ой вершиной графа. В большинстве случаев это означает, что aij = 0, если вершины не соединены ребром, или aij = 1, если вершины соединены ребром. В случае неориентированного графа петля (ребро из i-й вершины в эту же вершину) считается за два ребра, тогда aij = 2.

Составим матрицу смежности для графа, представленного в табл. 4. Подобное представление информационной модели несколько снижает ее наглядность, но зато многократно увеличивает возможности математической обработки информации для оптимизации информационных потоков. Кроме того, достоинством матрицы смежности является ее практически неограниченная (в разумных пределах, естественно) размерность. Упорядочивание чертежа графа все равно не всегда приводит к устранению пересечения связей, "перечеркивания" рисунка, что также затрудняет его восприятие. Матрица смежности устраняет и этот недостаток, обеспечивая однозначное представление о взаимосвязи показателей.

Таблица 4

Матрица смежности графа

--------------------------------------------------------------------T-----¬
¦ Потомки ¦ ¦
¦ N п/п ----T---T---T---T---T---T---T---T---T---T---+-----+
¦ ¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦ 8 ¦ 9 ¦ 10¦11 ¦Итого¦
+-----------T-----------+---+---+---+---+---+---+---+---+---+---+---+-----+
¦ ¦ 1 ¦ 0 ¦ 0 ¦ 0 ¦ 0 ¦ 1 ¦ 0 ¦ 0 ¦ 1 ¦ 0 ¦ 0 ¦ 0 ¦ 2 ¦
¦ +-----------+---+---+---+---+---+---+---+---+---+---+---+-----+
¦ ¦ 2 ¦ 0 ¦ 0 ¦ 0 ¦ 0 ¦ 1 ¦ 0 ¦ 0 ¦ 0 ¦ 0 ¦ 0 ¦ 0 ¦ 1 ¦
¦ +-----------+---+---+---+---+---+---+---+---+---+---+---+-----+
¦ ¦ 3 ¦ 0 ¦ 0 ¦ 0 ¦ 0 ¦ 0 ¦ 1 ¦ 1 ¦ 0 ¦ 0 ¦ 0 ¦ 0 ¦ 2 ¦
¦ +-----------+---+---+---+---+---+---+---+---+---+---+---+-----+
¦ ¦ 4 ¦ 0 ¦ 0 ¦ 0 ¦ 0 ¦ 0 ¦ 0 ¦ 1 ¦ 0 ¦ 0 ¦ 0 ¦ 0 ¦ 1 ¦
¦ +-----------+---+---+---+---+---+---+---+---+---+---+---+-----+
¦ ¦ 5 ¦ 0 ¦ 0 ¦ 0 ¦ 0 ¦ 0 ¦ 0 ¦ 0 ¦ 1 ¦ 0 ¦ 1 ¦ 0 ¦ 2 ¦
¦ +-----------+---+---+---+---+---+---+---+---+---+---+---+-----+
¦ Предки ¦ 6 ¦ 0 ¦ 0 ¦ 0 ¦ 0 ¦ 0 ¦ 0 ¦ 0 ¦ 0 ¦ 1 ¦ 1 ¦ 0 ¦ 2 ¦
¦ +-----------+---+---+---+---+---+---+---+---+---+---+---+-----+
¦ ¦ 7 ¦ 0 ¦ 0 ¦ 0 ¦ 0 ¦ 0 ¦ 0 ¦ 0 ¦ 0 ¦ 1 ¦ 0 ¦ 0 ¦ 1 ¦
¦ +-----------+---+---+---+---+---+---+---+---+---+---+---+-----+
¦ ¦ 8 ¦ 0 ¦ 0 ¦ 0 ¦ 0 ¦ 0 ¦ 0 ¦ 0 ¦ 0 ¦ 1 ¦ 0 ¦ 0 ¦ 1 ¦
¦ +-----------+---+---+---+---+---+---+---+---+---+---+---+-----+
¦ ¦ 9 ¦ 0 ¦ 0 ¦ 0 ¦ 0 ¦ 0 ¦ 0 ¦ 0 ¦ 0 ¦ 0 ¦ 0 ¦ 1 ¦ 1 ¦
¦ +-----------+---+---+---+---+---+---+---+---+---+---+---+-----+
¦ ¦ 10 ¦ 0 ¦ 0 ¦ 0 ¦ 0 ¦ 0 ¦ 0 ¦ 0 ¦ 0 ¦ 0 ¦ 0 ¦ 1 ¦ 1 ¦
¦ +-----------+---+---+---+---+---+---+---+---+---+---+---+-----+
¦ ¦ 11 ¦ 0 ¦ 0 ¦ 0 ¦ 0 ¦ 0 ¦ 0 ¦ 0 ¦ 0 ¦ 0 ¦ 0 ¦ 0 ¦ 0 ¦
+-----------+-----------+---+---+---+---+---+---+---+---+---+---+---+-----+
¦ ¦ Итого ¦ 0 ¦ 0 ¦ 0 ¦ 0 ¦ 2 ¦ 1 ¦ 2 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 2 ¦ 2 ¦ ¦
L-----------+-----------+---+---+---+---+---+---+---+---+---+---+---+------

Суммирование значений позиций по строкам матрицы смежности позволяет получить значение итогового столбца матрицы, которое показывает количество показателей, вычисляемых с использованием данного показателя-предка. Суммирование значений позиций по столбцам дает значение итоговой строки, которая показывает, какое количество показателей-предков используется для получения данного показателя-потомка.

Внутримашинное информационное обеспечение включает макеты (экранные формы) для ввода первичных данных или вывода результатной информации а также структуры информационной базы: входных, выходных файлов, базы данных. Это технические вопросы, которые не являются предметом данного исследования, но вся совокупность этих объектов, естественно, должна быть реализована.

Заключительные этапы методики информационного обеспечения формирования бухгалтерской управленческой отчетности предполагают анализ и совершенствование полученной информационной модели. Например, в информационной модели по формированию отдельных показателей внутреннего Отчета о прибылях и убытках показатели 17, 18, 19, 22, 25 не связаны ребрами графа ни с одним из других показателей, то есть они являются излишними (правда, к сожалению, это обязательные показатели либо входящего документа - выписка банка, либо обязательного документа налогового учета - счета-фактуры, поэтому совсем исключить эти показатели не получится, однако они могут не включаться в информационную базу управленческого учета, оставшись в информационной базе финансового или налогового учета).

Значение предложенной методики создания информационного обеспечения бухгалтерской управленческой отчетности состоит в том, что она является универсальной, несмотря на индивидуальность бухгалтерской управленческой отчетности каждой организации. Индивидуальными будут информационные потребности пользователей информации, но логика формирования информационного обеспечения не изменится: строится информационная модель с использованием графа, которая затем представляется в виде матрицы смежности, что позволяет исключить дублирование показателей, оптимизировать схему документооборота для целей управленческой отчетности конкретной организации и обеспечить качественно высокий уровень содержания внутренней бухгалтерской отчетности.

Литература

  1. О бухгалтерском учете [Электронный ресурс]: Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ // СПС Гарант.
  2. Об информации, информационных технологиях и о защите информации [Электронный ресурс]: Федеральный закон от 27.07.2006 N 149-ФЗ (с изм. от 27.07.2010, 06.04.2011, 21.07.2011) // СПС Гарант.
  3. Винер Н. Кибернетика, или управление и связь в животном и машине / Н.Винер. М.: Наука; Главная редакция изданий для зарубежных стран, 1983. 587 с.
  4. Шеннон Клод. Работы по теории информатики и коммуникации. М.: Изд-во иностранной литературы, 1963. 830 с.

С.С.Ованесян

Д. э. н.,

профессор кафедры

"Статистика и экономический анализ"

Байкальский государственный

университет экономики и права,

заслуженный экономист России

И.А.Слободняк

К. э. н.,

доцент кафедры

"Бухгалтерский учет и аудит",

докторант

Байкальский государственный

университет экономики и права