Мудрый Экономист

Приказы: форма, нумерация, исправления

"Кадровик. Кадровое делопроизводство", 2012, N 3

Автор обращает основное внимание в материале на нюансы оформления приказов, внесения в них изменений и т.д. Поскольку некоторые ошибки могут привести к утрате приказом юридической силы, то нельзя считать их мелочами.

Форма приказа

Приказ по личному составу - правовой акт, издаваемый руководителем предприятия в целях разрешения оперативных, организационных, кадровых и других задач, стоящих перед данным предприятием.

Особенность приказов по личному составу - их одновременная унификация в составе двух унифицированных систем документации: организационно-распорядительной документации, введенной в действие ГОСТ Р 6.30-2003, и первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты". Двоякая системная принадлежность этого вида кадровой документации свидетельствует об особой значимости приказов по личному составу. Приказы по личному составу служат основанием внесения соответствующих записей в трудовые книжки, личные карточки (форма N Т-2), личные дела, лицевые счета и другие кадровые документы.

Нельзя забывать о том, что кадровые документы - это основа для начисления любых выплат, а следовательно, и для расчета налогов. И если какой-нибудь приказ, распоряжение или ведомость будут оформлены не так, как предписывает Госкомстат, у проверяющих появится лишний повод для претензий.

Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 частично унифицированы по форме и содержанию и включены в Альбом унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты приказы по личному составу:

К сожалению, органы статистики не унифицировали до настоящего времени все разновидности приказов по личному составу. Неиспользование унифицированных форм может привести к возникновению проблем при прохождении аудиторских проверок и проверок налоговыми органами, так как для бухгалтеров унифицированные формы являются обязательными для использования. В п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (в ред. от 28.09.2010) указано: "Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать обязательные реквизиты для данного документа".

Приказы по личному составу, не имеющие унифицированных форм, оформляют в текстовой форме на бланках организации в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003. К текстовым приказам относятся приказы:

Поэтому нельзя признать не имеющим юридическую силу приказ по личному составу, оформленный в произвольной текстовой форме, если в нем учтены все требования к его форме (бланк приказа, подпись руководителя, виза ознакомления работника) и содержанию (все необходимые сведения о работнике и условиях работы, отдыха, поощрения и основание для издания приказа).

Итак, приказы могут оформляться в текстовой или табличной форме. В первом случае требования к оформлению приказа закреплены в государственном стандарте на унифицированную систему организационно-распорядительной документации, во втором - в унифицированной системе первичной учетной документации.

Приказ в текстовой форме оформляется на бланке организации в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003.

Внесение исправлений в приказ

Сложившаяся практика издания и применения распорядительных документов свидетельствует о недопустимости внесения исправлений в подписанный руководителем приказ. Служба, ответственная за подготовку приказа, должна представлять на подпись руководителю проект распорядительного документа без помарок, исправлений и грамматических ошибок.

Если в процессе согласования в проект приказа вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит перепечатке и повторному согласованию.

При обнаружении ошибок в приказе в момент подписания необходимо переписать приказ в исправленном виде. При выявлении существенных ошибок (не грамматических, если грамматическая ошибка не привела к искажению смысла текста) приказ должен быть отменен или заменен путем издания нового приказа.

Изменить приказ может только лицо, подписавшее этот приказ.

Категорически не допускается зачеркивание, какое-либо исправление или дополнение на подлиннике приказа. Применение подобных приемов может быть признано судом подделкой документа и лишит приказ юридической силы.

Нумерация приказов

Порядок нумерации приказов по личному составу не регламентирован. Ранее можно было опираться хотя бы на Типовую инструкцию по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 08.11.2005 N 536, где было отмечено, что приказы нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года; приказы по основной деятельности, по личному составу и распоряжения нумеруются отдельно (п. 2.7.1.3). Но теперь, когда этот документ утратил силу в связи с изданием Приказа Минкультуры России от 11.05.2010 N 260, правовой основы для нумерации не существует. Тем не менее нумерация документов в федеральных органах исполнительной власти ведется по-прежнему.

Индекс распорядительных документов, как правило, состоит из порядкового номера, присваиваемого документу в пределах года. Так как приказы по личному составу издаются, регистрируются и хранятся отдельно от приказов по основной деятельности, к порядковому номеру обычно добавляют буквенный индекс.

К порядковому номеру распоряжения Президента РФ через дефис добавляются строчные буквы "рп", например N 78-рп, а к порядковому номеру распоряжения Правительства РФ через дефис добавляется буква "р", например N 153-р.

Формирование системы индексации документов является достаточно индивидуальной процедурой, определяется правилами регистрации документов, принятыми в той или иной организации, и зависит прежде всего от количества издаваемых приказов.

В небольших организациях, где кадровых приказов образуется немного, не требуется делить приказы по разновидностям. В то же время нумеровать все приказы по личному составу одинаково и подшивать в одно дело не допускается из-за различий в сроках хранения приказов данного вида. К порядковому номеру через дефис или косую черту обычно добавляют буквенный индекс "лс" (личный состав) или "к" (кадры). Ряд кадровых служб с индексом "к" регистрирует приказы кратковременных сроков (о предоставлении очередных и учебных отпусков, дежурствах, взысканиях, краткосрочных и внутрироссийских командировках), а с индексом "лс" - остальные приказы по личному составу, которые хранятся 75 лет.

В больших организациях, где количество персонала исчисляется в тысячах, и, соответственно, количество кадровых приказов также будет очень значительным, каждый вид кадрового приказа будет создаваться и регистрироваться в отдельных структурных подразделениях кадровой службы, целесообразна разработка системы индексов, позволяющих отличать каждую разновидность приказа. Например:

"п" - приказы о приеме на работу;

"пр" - приказы о приеме на работу рабочих;

"пс" - о приеме специалистов (ИТР);

"к" - командировки;

"вк" - внутренние командировки;

"зк" - загранкомандировки;

"мк" - местные командировки;

"отд" - отпуска без сохранения зарплаты, по уходу за ребенком, по беременности и родам (срока хранения 75 лет);

"отк" - отпуска учебные и очередные, дополнительные (срок хранения - 5 лет) и т.д.

Иногда, чтобы номера приказов не дублировались в течение года, используют диапазон номеров, разумеется, с запасом. Например, приказы о приеме с N 1 по N 99, об увольнении с N 100 по N 199, о переводе - с N 200 по N 299 и т.д. Творческих идей и фантазии здесь - море. Но только когда окончательно определитесь, введите всю эту нумерационную казуистику официальным документом (приказом, распоряжением), чтобы и руководство, и сотрудники знали и могли безошибочно ориентироваться. И никогда не следуйте принципу, который иногда любят преподносить как аксиому: "Так должно быть везде, потому что так есть у нас". Вариантов много - выбирайте любой!

Каждая организация разрабатывает свои правила и систему регистрации документов, которые закрепляются в локальном нормативном акте (например, в инструкции по делопроизводству или в инструкции по кадровому делопроизводству).

Библиографический список

  1. Худяков А.И. Приказы по кадрам: система и классификация // Кадровик. 2011. N 2. С. 180 - 172.
  2. Стенюков М.В., Пустозерова В.М. Кадровое делопроизводство в 2008 году. М.: А-Приор, 2008. 128 с.
  3. Стенюков М.В. Документы отдела кадров. М.: Книга-сервис, 2003.
  4. Калачева С.А. Приказы по предприятию. М.: Приор, 2002.

И.Гущина

Преподаватель

Института туризма

и гостеприимства