Мудрый Экономист

Учет обособленного подразделения организации в государственных внебюджетных фондах

"Финансовая газета", 2012, NN 6, 7

Обособленное подразделение организации, кроме постановки на учет в налоговой инспекции по месту своего нахождения, при выполнении ряда условий должно еще встать на учет и в отделениях государственных внебюджетных фондов (ПФР, ФСС РФ и ФОМС), перечислять туда страховые взносы и представлять соответствующую отчетность.

Данные условия (их три) установлены п. 11 ст. 15 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ "О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования":

Если хотя бы одно из этих условий не выполняется, то перечисление страховых взносов с заработной платы сотрудников подразделения, равно как и представление отчетности, должно производиться в отделения фондов по месту нахождения головной организации.

Отдельный баланс обособленного подразделения

Законодательными актами по бухгалтерскому учету и нормативными актами органов исполнительной власти (Минфина России, Банка России и пр.) определения бухгалтерского баланса не представлено.

Однако Минфин России в ряде своих писем попытался дать такое определение, например: "Под отдельным балансом следует понимать перечень показателей, установленных организацией для своих подразделений, выделенных на отдельный баланс" (Письмо Минфина России от 29.03.2004 N 04-05-06/27) или: "Под отдельным балансом следует понимать перечень показателей, установленных организацией для своих подразделений, отражающих ее имущественное и финансовое положение на отчетную дату для нужд управления организацией" (Письмо Минфина России от 02.06.2005 N 03-06-01-04/273).

Впрочем, представленные формулировки не совсем понятны.

Исходя из теории бухгалтерского учета, под балансом можно понимать способ экономической группировки имущества организации по его составу и источникам формирования в денежном выражении на определенную дату. Отсюда можно сделать вывод, что подразделение выделено на отдельный баланс, если в нем ведется обособленный от других подразделений организации бухгалтерский учет имущества, находящегося в его распоряжении, и источников образования этого имущества.

Расчетный счет обособленного подразделения

Под расчетным счетом понимается счет, открытый в банке на основании договора банковского счета, на который зачисляются и с которого могут расходоваться денежные средства организации (п. 2 ст. 11 НК РФ).

Организация имеет право открыть в кредитном учреждении расчетный счет, специальный банковский счет или счет по вкладу (депозиту) (п. 2.1 Инструкции Банка России от 14.09.2006 N 28-И "Об открытии и закрытии банковских счетов, счетов по вкладам (депозитам)").

Расчетным счетом признается счет, открытый в банке для совершения расчетов, связанных с предпринимательской деятельностью (п. 2.3 Инструкции N 28-И). С расчетного счета могут производиться все операции, не запрещенные законодательством.

Специальный банковский счет открывается организации для осуществления предусмотренных ей операций соответствующего вида (п. 2.8 Инструкции N 28-И). Например, обособленному подразделению по решению головной организации может быть открыт специальный счет, с которого могут осуществляться только расходы на его содержание (перечисление арендной платы и коммунальных платежей) и выдача средств на заработную плату.

Счета по вкладам (депозитам) открываются организациям для учета денежных средств, размещаемых в банках с целью получения доходов в виде процентов, начисляемых на сумму размещенных денежных средств (п. 2.10 Инструкции N 28-И).

В банке, через который обособленное подразделение будет производить свои расчеты, открывается расчетный (или специальный) счет организации. При открытии счета должны быть представлены документы, подтверждающие полномочия лиц, указанных в карточке, на распоряжение денежными средствами, находящимися на банковском счете (п. 4.1 Инструкции N 28-И).

Таким образом, расчетный (или специальный) счет, будет считаться открытым для обособленного подразделения, если право проводить операции по счету будет дано его руководителям.

Если подразделению открывается расчетный счет, на который денежные средства будут поступать не только от головной организации, но и от покупателей, а расходоваться не только на его содержание, но и на оплату приобретаемых ресурсов, то обособленное подразделение будет вести обособленный учет своего имущества (денежных средств), равно как и источников его образования (расчетов с покупателями и заказчиками либо с головной организацией).

Отсюда можно сделать вывод, что при открытии расчетного счета обособленное подразделение организации фактически будет выделено на отдельный баланс, даже если и головная организация такого решения не принимала.

Однако при желании можно разработать схему, при которой открытие расчетного счета в подразделении не приводит к его выделению на отдельный баланс. Например, полученная в банке выписка (информация о движении средств по счету) в тот же день передается в головную организацию, где и ведется учет средств по расчетным счетам, равно как и денежные средства с расчетного счета расходуются только по прямому указанию головной организации. Таким образом, подразделение является только "курьером" по передаче документов в банк и получению оттуда выписок.

Существует необходимость в таком случае открывать расчетный счет на подразделение? Возможно, какой-то потаенный смысл в этом есть. Хотя проще было бы, по нашему мнению, головной организации общаться с этим банком через систему "Банк-клиент", не задействуя сотрудников подразделения.

При открытии подразделению специального счета либо размещении части свободных средств на депозитном вкладе учет их движения может вестись как в подразделении, так и в головной организации. Так что однозначно заявлять, что и в этом случае подразделение фактически выделяется на отдельный баланс, нельзя.

Начисление заработной платы сотрудникам подразделения

Заработная плата всем сотрудникам организации, в том числе и работающим в обособленных подразделениях, может начисляться в бухгалтерии головной организации. Однако никто не помешает принять решение, в соответствии с которым заработная плата работникам конкретных подразделений будет начисляться в них же. Эту проблему следует решать исходя только из принципа экономической целесообразности.

Если в обособленном подразделении трудится относительно небольшое количество сотрудников, то, вероятно, нет необходимости нанимать на работу туда еще и бухгалтера-расчетчика по заработной плате. Проще будет передавать первичные документы по учету труда (табели учета рабочего времени, наряды и пр.) в головную организацию. Там начисляется заработная плата как своим сотрудникам, так и работникам подразделений, из нее удерживается НДФЛ, на нее начисляются страховые взносы.

Если основная масса работников трудится в подразделениях, а в головной организации - только небольшой управленческий аппарат, то, вероятнее всего, оптимально будет заработную плату начислять непосредственно в самих подразделениях.

Однако в этом случае в подразделении будет вестись обособленный от головной организации учет имущества (расходов на оплату труда) и источника его образования (задолженности перед сотрудниками по заработной плате). Следовательно, желает того руководство организации или нет, данное подразделение де-факто будет выделено на отдельный баланс.

Из сказанного можно сделать вывод, что при выполнении двух последних условий - наличия в подразделении расчетного счета и начисления в нем заработной платы - автоматически выполняется и первое - фактическое выделение данного подразделения на отдельный баланс. Если выполняются все три условия, то по месту нахождения подразделения организация обязана встать на учет во внебюджетных фондах.

Однако при этом следует иметь в виду, что образование (возникновение) нового подразделения, пусть и сразу выделенного на отдельный баланс, не вызывает необходимости сразу становиться на учет в фонды.

Допустим, акционерное общество приняло решение создать в другом городе свой филиал. Напомним, что филиал акционерного общества обязан вести учет своего имущества на отдельном балансе (п. 4 ст. 5 Федерального закона от 26.12.1995 N 208-ФЗ "Об акционерных обществах" (ред. от 28.12.2010)) независимо от желания учредителей. Кроме того, устав акционерного общества (п. 6 ст. 5 Закона N 208-ФЗ) должен содержать сведения о всех его филиалах и представительствах.

При создании нового филиала АО вносит изменения в свой устав и сообщает об этом в регистрирующий орган (ту инспекцию ФНС России, на которую в данном регионе возложены обязанности по регистрации юридических лиц). Эта налоговая инспекция в срок не более пяти дней с момента получения уведомления должна внести соответствующую запись в государственный реестр и в письменной форме сообщить об этом организации.

Постановка на учет организации по месту нахождения ее филиала производится на основании сведений, содержащихся в ЕГРЮЛ в течение пяти дней со дня получения сообщения о внесении изменений в реестр (п. 2 ст. 84 НК РФ).

Допустим также, что при открытии филиала принято решение и об открытии в одном из банков по месту его нахождения расчетного счета.

Начисление заработной платы сотрудникам филиала в нем же в данное время не имеет смысла. Сразу нанимать бухгалтера-расчетчика, имея в штате только директора филиала и его помощника, экономически не совсем целесообразно. Вероятно, проще передавать первичные документы по учету труда в головную организацию.

Идет время, штат филиала увеличивается. В какой-то момент руководство организации принимает решение перевести начисление заработной платы сотрудникам филиала из бухгалтерии головной организации непосредственно в подразделение. До 15-го числа месяца, следующего за месяцем, за который заработная плата была начислена непосредственно в филиале, страховые взносы следует перечислить в территориальные отделения фондов по месту нахождения подразделения (п. 5 ст. 15 Закона N 212-ФЗ). Следовательно, к этому времени организация уже должна стоять во внебюджетных фондах по месту нахождения подразделения.

Для постановки на учет в территориальном органе ПФР организация должна представить туда следующие документы (п. 12 Порядка регистрации и снятия с регистрационного учета в территориальных органах ПФР страхователей, производящих выплаты физическим лицам, утвержденного Постановлением Правления ПФР от 13.10.2008 N 296п (далее - Порядок N 296п)):

После регистрации филиала в территориальном органе ПФР ему должно быть выдано (направлено) уведомление о регистрации страхователя-организации в территориальном органе ПФР (по форме Приложения 1) в двух экземплярах, один из которых в 10-дневный срок со дня получения подлежит представлению организацией в территориальный орган ПФР по месту своего нахождения (п. 14 Порядка N 296п).

Регистрация и снятие с регистрационного учета в органах обязательного медицинского страхования производятся в территориальных органах ПФР (п. 4 ст. 17 Федерального закона от 29.11.2010 N 326-ФЗ "Об обязательном медицинском страховании в Российской Федерации" (ред. от 14.06.2011)). Правила обмена информацией в электронной форме между отделениями ПФР и территориальными фондами обязательного медицинского страхования установлены Соглашением об информационном обмене между Пенсионным фондом Российской Федерации и Федеральным фондом обязательного медицинского страхования, утвержденным ПФР N АД-08-33/03сог, ФФОМС N 558/91-и от 31.01.2011.

Таким образом, при постановке на учет обособленного подразделения (филиала) в отделении ПФР происходит и его регистрация в соответствующем территориальном фонде обязательного медицинского страхования.

В этот же срок оптимально встать на учет и в территориальном отделении ФСС РФ. Однако встать на учет следует не позднее 30 дней со дня возникновения оснований для постановки на учет (п. 5 Порядка регистрации и снятия с регистрационного учета в территориальных органах Фонда социального страхования Российской Федерации страхователей - юридических лиц по месту нахождения обособленных подразделений и физических лиц, утвержденного Приказом Минздравсоцразвития России от 07.12.2009 N 959н (далее - Порядок N 959н)), при этом срок уплаты взносов не позднее 15-го числа следующего месяца передвинуть не получится.

Для регистрации организация (п. 8 Порядка N 959н) должна представить заявление о регистрации в качестве страхователя юридического лица по месту нахождения обособленного подразделения (по форме Приложения N 1 к Порядку N 959н) и заверенные копии следующих документов:

Отделение Фонда (п. 15 Порядка N 959н) в течение не более пяти рабочих дней со дня получения заявления и документов должно осуществить регистрацию в качестве страхователя юридического лица по месту нахождения обособленного подразделения:

Второй экземпляр извещения о регистрации направляется в филиал регионального отделения Фонда, осуществляющий взаимодействие со страхователем.

Третий экземпляр извещения о регистрации направляется в региональное отделение Фонда по месту регистрации юридического лица.

Далее подразделение в установленные сроки должно будет уплачивать взносы в фонды и представлять отчетность.

Снятие с учета в фондах по месту нахождения обособленного подразделения может произойти как при его ликвидации (закрытии), так и при изменении условий работы.

Например, руководство организации приняло решение перевести свои обособленные подразделения на централизованную систему расчетов (у них закрываются расчетные счета, и все движение денежных средств замыкается на счет головной организации).

Ранее подразделение со своим расчетным счетом и самостоятельным начислением заработной платы (т.е. фактически выделенное на отдельный баланс) должно было стоять на учете во внебюджетных фондах по месту своего нахождения.

После закрытия расчетного счета одно из трех обязательных условий исчезает. Следовательно, обязанность по перечислению страховых взносов и представлению отчетности передается в головную организацию.

Подразделение должно быть снято с учета в территориальных органах ПФР и ФСС РФ.

В какой срок это следует сделать? По нашему мнению, сразу после перечисления взносов за последний месяц, в котором у подразделения был расчетный счет. Можно, конечно, довести точность учета до полного совершенства. Если, к примеру, счет подразделения был закрыт 23-го числа, то взносы с заработной платы, начисленной с 24-го по 31-е число, должны перечисляться уже в фонды по месту нахождения головной организации. Однако кому, по большому счету, это нужно? Поэтому проще будет перечислить взносы с заработной платы за весь месяц (пусть и с расчетного счета головной организации) в фонды по месту нахождения подразделения и сразу же подать заявления о снятии с учета в ПФР и ФСС РФ.

Для снятия с учета в ПФР необходимы следующие документы (п. 18 Порядка N 296п):

Постановка на учет по месту нахождения подразделения в ПФР одновременно являлась и постановкой его на учет в территориальном органе ОМС. Таким образом, при снятии с учета в ПФР подразделение снимается с учета и в ТФОМС.

Для снятия с учета в отделении ФСС РФ следует представить (п. 23 Порядка N 959н):

заявление о снятии с регистрационного учета в территориальном органе Фонда социального страхования юридического лица по месту нахождения обособленного подразделения (по форме Приложения N 5 к Порядку регистрации в ФСС РФ);

первый экземпляр уведомления о регистрации филиала в этом отделении ФСС РФ;

заверенные копии документов, подтверждающих перевод подразделения на централизованную систему уплаты страховых взносов (т.е. о закрытии расчетного счета подразделения).

Отделение ФСС РФ в течение 14 дней принимает решение о снятии филиала с учета (п. 24 Порядка N 959н) и сообщает об этом событии в отделение Фонда, где стоит на учете организация.

Кроме того, о снятии с учета по месту филиала организация должна сообщить в те отделения фондов, где она стоит на учете (пп. 2 п. 3 ст. 28 Закона N 212-ФЗ). В настоящее время форма сообщения (уведомления) не установлена, следовательно, оно может быть составлено в произвольной форме.

В аналогичном порядке подразделение должно будет сняться с учета в отделениях фондов, если руководство принимает решение о централизованном начислении заработной платы (в головной организации).

С.Верещагин

Независимый эксперт

по методологии бухгалтерского учета

и налогообложения