Отпускные: оформление и выплата
"Налогообложение, учет и отчетность в страховой компании", 2012, N 1
В конце года в каждой организации ведется работа по планированию отпусков сотрудников на следующий календарный год. Оформление отпуска, как правило, осуществляет кадровая служба, а вот расчет и выплату отпускных - финансовая служба. Сложности в исчислении отпускных выплат возникают, когда расчетный период не полностью отработан сотрудником или в течение такого периода производились выплаты премий и вознаграждений.
Общие положения об отпуске
Обязанность и порядок предоставления отпуска работникам регламентируются гл. 19 "Отпуска" Трудового кодекса РФ (далее - ТК РФ).
Согласно нормам ТК РФ работодатель обязан предоставить работникам ежегодные оплачиваемые отпуска с сохранением места работы (должности).
Продолжительность ежегодного основного оплачиваемого отпуска составляет 28 календарных дней. По соглашению между работником и работодателем ежегодный оплачиваемый отпуск может быть разделен на части. Но при этом хотя бы одна из частей этого отпуска должна быть не менее 14 календарных дней.
Продолжительность ежегодного основного отпуска работников исчисляется в календарных днях. Нерабочие праздничные дни, приходящиеся на период ежегодного основного или ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска, в число календарных дней отпуска не включаются и, соответственно, не оплачиваются.
Оплачиваемый отпуск должен предоставляться работнику ежегодно. Право на использование отпуска за первый год работы возникает у работника по истечении шести месяцев его непрерывной работы у данного работодателя. По соглашению сторон оплачиваемый отпуск работнику может быть предоставлен и до истечения шести месяцев.
Отпуск за второй и последующие годы работы может предоставляться в любое время рабочего года в соответствии с очередностью предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков, установленной у данного работодателя.
Очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым работодателем. График отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника. Пример его оформления представлен в табл. 1. О времени начала отпуска работник должен быть извещен под роспись не позднее, чем за две недели до его начала.
Таблица 1
Унифицированная форма N Т-7
--------¬
¦ Код ¦
+-------+
Форма по ОКУД ¦0301020¦
ЗАО "Страховая компания" +-------+
------------------------------------------------ по ОКПО ¦ ¦
наименование организации L--------
Мнение выборного профсоюзного
органа Генеральный
УТВЕРЖДАЮ директор
от "__" ________ 20__ г. N ___ учтено ----------T-----------T-----¬ Руководитель --------------
¦ Номер ¦ Дата ¦ На ¦ должность
¦документа¦составления¦ год ¦ Бодров А.Н.
+---------+-----------+-----+ _______ -------------------
ГРАФИК ОТПУСКОВ ¦ 5 ¦ 05.12.2011¦ 2012¦ личная расшифровка подписи
L---------+-----------+------ подпись
05 декабря 11
"--" -------- 20-- года
---------------T-----------T-------------T-------T------------------------------------------------T----------¬
¦ Структурное ¦Должность ¦Фамилия, имя,¦Табель-¦ ОТПУСК ¦Примечание¦
¦ подразделение¦(специаль- ¦ отчество ¦ный +--------T-----------------T---------------------+ ¦
¦ ¦ность, про-¦ ¦номер ¦коли- ¦ дата ¦ перенесение отпуска ¦ ¦
¦ ¦фессия) по ¦ ¦ ¦чество +----------T------+-----T---------------+ ¦
¦ ¦штатному ¦ ¦ ¦дней ¦запланиро-¦факти-¦осно-¦дата предпола- ¦ ¦
¦ ¦расписанию ¦ ¦ ¦(кален- ¦ванная ¦ческая¦вание¦гаемого отпуска¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦дарных, ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦рабочих)¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+--------------+-----------+-------------+-------+--------+----------+------+-----+---------------+----------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦ 8 ¦ 9 ¦ 10 ¦
+--------------+-----------+-------------+-------+--------+----------+------+-----+---------------+----------+
¦Департамент ¦Специалист ¦Бирюкова ¦ 00257 ¦ 14 ¦23.01.2012¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦продаж ¦офисных ¦Ирина ¦ ¦ 14 ¦09.07.2012¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦продаж ¦Игоревна ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+--------------+-----------+-------------+-------+--------+----------+------+-----+---------------+----------+
¦Департамент ¦Ведущий ¦Сазонов ¦ 00446 ¦ 7 ¦19.03.2012¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦развития ¦специалист ¦Сергей ¦ ¦ 21 ¦20.08.2012¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦страхования ¦ ¦Игоревич ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+--------------+-----------+-------------+-------+--------+----------+------+-----+---------------+----------+
¦Департамент ¦Эксперт ¦Фролов Юрий ¦ 00115 ¦ 28 ¦01.06.2012¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦урегулирования¦ ¦Александрович¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦убытков ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+--------------+-----------+-------------+-------+--------+----------+------+-----+---------------+----------+
¦Управление ¦Курьер ¦Соловьева ¦ 00390 ¦ 14 ¦21.05.2012¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦делами ¦ ¦Дарья ¦ ¦ 7 ¦03.09.2012¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦Анатольевна ¦ ¦ 7 ¦24.12.2012¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+--------------+-----------+-------------+-------+--------+----------+------+-----+---------------+----------+
¦Бухгалтерия ¦Заместитель¦Ткаченко Юлия¦ 00314 ¦ 7 ¦20.02.2012¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦главного ¦Викторовна ¦ ¦ 14 ¦06.08.2012¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦бухгалтера ¦ ¦ ¦ 7 ¦05.11.2012¦ ¦ ¦ ¦ ¦
L--------------+-----------+-------------+-------+--------+----------+------+-----+---------------+-----------
Начальник
дирекции
управления
Руководитель кадровой персоналом Фомина О.Н.
службы ------------ ________ --------------------
должность личная расшифровка подписи
подпись
Часть ежегодного оплачиваемого отпуска, превышающая 28 календарных дней, по письменному заявлению работника может быть заменена денежной компенсацией. При этом заменены могут быть или часть каждого ежегодного оплачиваемого отпуска, превышающая 28 календарных дней, или любое количество дней из этой части. Данное положение может применяться при соединении нескольких отпусков, когда ежегодный оплачиваемый отпуск работника не использован в прошлом периоде и перенесен в следующий период.
В соответствии со ст. 124 ТК РФ ежегодный оплачиваемый отпуск должен быть продлен или перенесен на другой срок в случае временной нетрудоспособности работника. Но если работник заболел, находясь за границей, и ему был выдан больничный лист заграничного образца, то для признания продления отпуска правомерным такой листок в последующем должен быть заменен на листок нетрудоспособности установленного в РФ образца.
Приказ о предоставлении отпуска издается по унифицированным формам, утвержденным Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты", Т-6 или Т-6а.
Расчет и оплата отпуска производятся не позднее, чем за три дня до его начала. Записка-расчет для начисления причитающейся работнику суммы отпускных может составляться на основе формы Т-60, скорректированной в соответствии с действующими в настоящее время требованиями расчета отпускных.
Правила и порядок расчета отпускных
Согласно ст. 114 ТК РФ ежегодный отпуск предоставляется работнику с сохранением ему среднего заработка.
Порядок расчета среднего заработка определяется ст. 139 ТК РФ и для отпускных регламентируется Положением об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 N 922 (далее - Положение).
В соответствии с п. 9 Положения для оплаты отпусков и выплаты компенсации за неиспользованные отпуска при определении среднего заработка используется средний дневной заработок. В качестве расчетного периода принимаются 12 последних календарных месяцев. Данное положение применяется только в случае, если в организации не установлены иные периоды для расчета средней заработной платы. Согласно ст. 139 ТК РФ иные периоды могут быть предусмотрены в коллективном договоре, локальном нормативном акте, если это не ухудшает положение работников.
Для исчисления среднего заработка в расчет принимается сумма фактически начисленных выплат за расчетный период.
Для расчета среднего заработка учитываются все предусмотренные системой оплаты труда виды выплат, применяемые у соответствующего работодателя, независимо от источников этих выплат. К таким выплатам, в частности, относятся:
- заработная плата, начисленная работнику по тарифным ставкам, окладам за отработанное время;
- заработная плата, начисленная работнику за выполненную работу по сдельным расценкам;
- заработная плата, начисленная работнику за выполненную работу в процентах от выручки от реализации продукции (выполнения работ, оказания услуг), или комиссионное вознаграждение;
- заработная плата, выданная в неденежной форме;
- заработная плата, окончательно рассчитанная по завершении предшествующего событию календарного года, обусловленная системой оплаты труда, независимо от времени начисления;
- надбавки и доплаты к тарифным ставкам, окладам за профессиональное мастерство, классность, выслугу лет, ученую степень, ученое звание, знание иностранного языка, работу со сведениями, составляющими государственную тайну, совмещение профессий (должностей), увеличение объема выполняемых работ и другие;
- выплаты, связанные с условиями труда, в том числе выплаты, обусловленные районным регулированием оплаты труда (в виде коэффициентов и процентных надбавок к заработной плате), повышенная оплата труда на тяжелых работах, работах с вредными и (или) опасными и иными особыми условиями труда, оплата работы в ночное время, работы в выходные и нерабочие праздничные дни, сверхурочной работы;
- премии и вознаграждения, предусмотренные системой оплаты труда;
- другие виды выплат по заработной плате, применяемые у соответствующего работодателя (на основании положения об оплате труда и других локальных актов компании).
Полный перечень выплат, учитываемых при расчете среднего заработка, установлен п. 2 Положения.
В расчете среднего заработка не учитываются материальная помощь, оплата стоимости питания, проезда, обучения, коммунальных услуг, отдыха и другие аналогичные выплаты социального характера, а также иные выплаты, не относящиеся к оплате труда.
Поскольку при исчислении среднего заработка учитываются все предусмотренные системой оплаты труда виды выплат, применяемые у соответствующего работодателя, независимо от источников этих выплат, в расчет среднего заработка будут включаться премии и вознаграждения, которые отражены в положениях об оплате труда работников организации, независимо от периодичности выплат, при условии начисления их в расчетном периоде, например выплаты в связи с празднованием профессиональных праздников, юбилейных и памятных дат и по итогам работы (Письмо Минздравсоцразвития России от 13.10.2011 N 22-2/377012-772). Однако при определении среднего заработка следует принимать во внимание особый порядок включения в него премий и вознаграждений (табл. 2).
Таблица 2
Порядок учета сумм премий и вознаграждений при исчислении среднего заработка
Вид вознаграждения | Размер, включаемый | Специальные условия | ||
Ежемесячные премии и | Фактически | Не более одной | ||
Премии и вознаграждения за | Фактически | В случае, если | ||
В размере месячной | В случае, если | |||
Вознаграждение по итогам работы | В полном объеме | Независимо от времени | ||
Единовременное вознаграждение за | ||||
Иные вознаграждения по итогам | ||||
В случае если время, приходящееся на расчетный период, отработано не полностью или из него исключались какие-то периоды, премии и вознаграждения учитываются при определении среднего заработка пропорционально времени, отработанному в расчетном периоде. Пересчету не подлежат только премии и вознаграждения, начисленные за фактически отработанное время в расчетном периоде (ежемесячные, ежеквартальные и др.).
При применении вышеприведенного порядка учета премий и вознаграждений рекомендуется учитывать разъяснения, приведенные в Письме Минздравсоцразвития России от 26.06.2008 N 2337-17, где обращается внимание на то, что ошибочно принимать в расчет фактически отработанное время в периоде, за который начислена премия. Расчет должен быть произведен путем деления фактически начисленной суммы премиальных выплат, подлежащих пересчету, на количество рабочих дней по календарю пятидневной (шестидневной) рабочей недели в расчетном периоде по норме и умножения на количество рабочих дней по календарю пятидневной (шестидневной) рабочей недели, приходящихся на отработанное время.
При исчислении среднего заработка из расчетного периода исключается время, а из фактически начисленных выплат, включаемых в систему оплаты труда, - начисленные за это время суммы, если:
- за работником сохранялся средний заработок в соответствии с законодательством РФ;
- работник получал пособие по временной нетрудоспособности или пособие по беременности и родам;
- работник не работал в связи с простоем по вине работодателя или по причинам, не зависящим от работодателя и работника;
- работник в других случаях освобождался от работы с полным или частичным сохранением заработной платы или без оплаты в соответствии с законодательством РФ.
Порядок определения базы для исчисления среднего заработка в отдельных исключительных случаях приведен в табл. 3.
Таблица 3
Определение среднего заработка в отдельных случаях
База для исчисления | Основание | |
Сумма заработной платы, | Работник не имел фактически начисленной | |
Сумма заработной платы, | Работник не имел фактически начисленной | |
Установленная работнику | Работник не имел фактически начисленной |
Порядок расчета среднедневного заработка приведен в табл. 4.
Таблица 4
Расчет среднедневного заработка
------------------T---------------------T----------------------------------
Условие ¦ Формула расчета ¦ Примечание
------------------+---------------------+----------------------------------
Если расчетный ¦ Сумма фактически ¦ -
период отработан ¦начисленных выплат за¦
полностью ¦ расчетный период ¦
¦---------------------¦
¦ 29,4 x 12 ¦
------------------+---------------------+----------------------------------
Если расчетный ¦ Сумма фактически ¦Количество календарных дней в
период отработан ¦начисленных выплат за¦неполном месяце = (29,4 /
не полностью ¦ расчетный период ¦Количество календарных дней этого
¦---------------------¦месяца) x Количество календарных
¦ (29,4 x Количество ¦дней, приходящихся на время,
¦ полных месяцев) + ¦отработанное в данном месяце
¦ Количество ¦
¦ календарных дней в ¦
¦ неполном месяце ¦
------------------+---------------------+----------------------------------
Исчисление отпускных осуществляется по следующему алгоритму.
- Определяются количество дней отпуска и расчетный период на основании приказа о предоставлении отпуска и (или) записки-расчета о предоставлении отпуска работнику в части, заполняемой работником кадровой службы.
- Определяется величина фактически начисленных выплат за расчетный период.
- Корректируются величина фактически начисленных выплат и расчетный период с учетом суммы и времени, не включаемых в расчет.
- Рассчитывается средний дневной заработок.
- Определяется размер отпускных как произведение среднедневного заработка и количества дней отпуска.
- Оформляется записка-расчет о предоставлении отпуска работнику в части, заполняемой работником финансовой службы.
Пример. Работнику предоставляется отпуск с 3 по 16 октября 2011 г. (14 календарных дней). В расчетный период входит время с 1 октября 2010 г. по 30 сентября 2011 г.
В табл. 5 приведен расчет количества дней для определения отпускных и суммы выплат, произведенных в пользу работника за расчетный период, за исключенным выплат, не включаемых в расчет.
Таблица 5
Исходные данные для расчета отпускных
Период | Кол-во | Кол-во | Кол-во | Выплаты, | Примечание | ||
Октябрь | 31 | 31 | 29,4 | 25 000 | |||
Ноябрь | 30 | 25 | 24,5 | 23 000 | Командировка | ||
Декабрь | 31 | 31 | 29,4 | 30 000 | |||
Январь | 31 | 31 | 29,4 | 35 000 | |||
Февраль | 28 | 25 | 26,25 | 22 000 | Больничный лист | ||
Март 2011 г. | 31 | 31 | 29,4 | 30 000 | |||
Апрель | 30 | 23 | 22,54 | 24 000 | Командировка | ||
Май 2011 г. | 31 | 31 | 29,4 | 25 000 | |||
Июнь 2011 г. | 30 | 16 | 15,68 | 15 000 | Отпуск (14 дн.) | ||
Июль 2011 г. | 31 | 31 | 29,4 | 35 000 | |||
Август | 31 | 31 | 29,4 | 30 000 | |||
Сентябрь | 30 | 22 | 21,56 | 20 000 | Больничный лист | ||
Итого | 316,33 | 314 000 | |||||
Основываясь на данных табл. 5, определим:
- Общее количество дней, включаемых в расчет: (29,4 x 7) + 24,5 + 26,25 + 22,54 + 15,68 + 21,56 = 316,33 календарных дня.
- Средний дневной заработок: 314 000 руб. / 316,33 дн. = 992,64 руб.
- Размер отпускных, подлежащих выплате работнику: 992,64 руб. x 14 дн. = 13 896,96 руб.
Остановимся еще на одном случае, когда величина среднего заработка подлежит корректировке, - на повышении заработной платы.
Средний заработок работников повышается при увеличении в организации (филиале, структурном подразделении) тарифных ставок, окладов, денежного вознаграждения в порядке, описанном в табл. 6.
Таблица 6
Порядок определения выплат при повышении заработной платы
Период | Порядок учета | Пример расчета | ||
1 | 2 | 3 | ||
Повышение | Выплаты, | Условие: | ||
Повышение | Повышается средний | Условие: | ||
Повышение | Часть среднего | Условие: | ||
В случае если при повышении в организации тарифных ставок, окладов (должностных окладов), денежного вознаграждения изменяются перечень ежемесячных выплат к ним и (или) их размеры, то средний заработок повышается на коэффициенты, которые рассчитываются путем деления вновь установленных тарифных ставок, окладов (должностных окладов), денежного вознаграждения и ежемесячных выплат на ранее установленные по ним значения.
Обратим внимание на то, что при повышении среднего заработка выплаты, учитываемые при определении среднего заработка, установленные в абсолютных размерах (т.е. выплаты, установленные не по отношению к тарифной ставке, окладу), не повышаются.
Во всех случаях средний месячный заработок работника, отработавшего полностью в расчетный период норму рабочего времени и выполнившего нормы труда, не может быть менее установленного федеральным законом минимального размера оплаты труда. С 01.06.2011 он равен 4611 руб. (ст. 1 Федерального закона от 01.06.2011 N 106-ФЗ).
Бухгалтерский учет и налогообложение
Выплаченные работнику отпускные включаются в его доход (ст. ст. 209, 210 НК РФ). Исчисление и удержание НДФЛ производятся при фактической выплате дохода, то есть при перечислении отпускных на лицевой счет работника либо при выдаче денег из кассы.
Примечание. Для целей налогового учета сумма начисленных отпускных за ежегодный оплачиваемый отпуск включается в состав расходов пропорционально дням отпуска, приходящимся на каждый отчетный период.
На основании Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ "О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования" отпускные облагаются страховыми взносами.
С 2011 г. все организации в бухгалтерском учете начисляют резерв на оплату отпусков в следующем порядке.
Начислен резерв на оплату отпусков:
Дт 26 "Общехозяйственные расходы"
Кт 96 "Резерв на оплату отпусков".
Учтены фактически начисленные отпускные за счет резерва:
Дт 96 "Резерв на оплату отпусков"
Кт 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда", 69 "Расчеты по социальному страхованию и обеспечению".
В налоговом учете организация определяет сама, создавать ей резерв или нет. Если организация не создает резерв - в расходы при исчислении налога на прибыль принимаются фактически понесенные расходы на отпуск (в составе расходов на оплату труда в соответствии с п. 7 ст. 255 НК РФ) в том отчетном (налоговом) периоде, к которому они относятся, независимо от времени фактической выплаты денежных средств (Письмо Минфина России от 23.12.2010 N 03-03-06/1/804). Если организация создает резерв - отпускные учитываются за счет резерва, созданного в налоговом учете.
В случае если отпуск не был своевременно предоставлен работнику, у организации сохраняется обязанность предоставить работнику все неиспользованные оплачиваемые отпуска. Таким образом, в течение календарного года работник может использовать несколько отпусков за разные рабочие годы. Сохраняемую работникам заработную плату на время такого отпуска организация вправе включить в состав расходов при исчислении налога на прибыль (Письмо Минфина России от 13.05.2010 N 03-03-06/4/55).
Мнение. В.В. Бондаренко, ЗАСО "ЭРГО Русь", заместитель директора филиала в Санкт-Петербурге
Несвоевременная выплата отпускных - наиболее распространенное нарушение трудового законодательства.
В соответствии со ст. 136 ТК РФ оплата отпуска производится не позднее, чем за три дня до его начала. Так как в рассматриваемой статье отсутствует указание на то, в каких днях исчисляется этот срок - рабочих или календарных, его следует считать в календарных днях.
Если дата выплаты отпускных совпадает с выходным или нерабочим праздничным днем, то выплата производится накануне этого дня. При этом обратим внимание на следующую ситуацию: предположим, что ставки по страховым взносам повысились в тот период, когда работник ушел в отпуск, а расчет с ним был произведен в предыдущем периоде. Тогда суммы налогов (взносов) будут исчисляться по ставкам, действовавшим на момент начисления отпускных. Такая ситуация может возникнуть, если работник уходит в отпуск, например, с 4 января, а расчеты с ним произведены в декабре прошлого года. Дни с 1 января в данном случае попадают на нерабочие праздничные дни, а значит, выплата отпускных в предыдущем году в последний рабочий день перед новогодними каникулами была правомерной.
В том случае, когда отпускные не были выплачены вовремя, работодателю необходимо выплатить их с уплатой процентов (денежной компенсации). При этом обязанность выплаты указанной денежной компенсации возникает независимо от наличия вины работодателя. Такие правила предусмотрены ст. 236 ТК РФ.
За несвоевременную выплату отпускных организация и ее руководитель могут быть привлечены к административной ответственности. Размер штрафа для руководителя составляет от 1000 до 5000 руб., а для компании предусмотрены штраф от 30 000 до 50 000 руб. или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ).
Расчеты при увольнении
При увольнении работнику выплачивается денежная компенсация за все неиспользованные отпуска. Исключений в трудовом законодательстве нет. Это значит, что даже при увольнении работника по неуважительной причине (например, прогул) ему также положена компенсация.
Однако по письменному заявлению работника неиспользованные отпуска могут быть предоставлены ему с последующим увольнением (за исключением случаев увольнения за виновные действия). При этом последним днем работы является не день увольнения работника (последний день отпуска), а день, предшествующий первому дню отпуска (Определение Конституционного Суда РФ от 25.01.2007 N 131-О-О). Это должно быть учтено при осуществлении расчетов с уволенным работником.
Количество неиспользованных дней отпуска, за которые работнику положена компенсация при увольнении, определяется в следующем порядке:
Продолжительность полного ежегодного отпуска x
Число месяцев работы за весь период работы в Количество
организации использованных
---------------------------------------------- - дней отпуска за весь
12 месяцев период работы
Если в результате расчетов получится не целое число, по общим правилам (нормами это не регламентировано) оно округляется до третьего знака после запятой. Если организация решит округлить полученное число до целого, это следует делать не по правилам арифметики, а в пользу работника, то есть в большую сторону.
При исчислении сроков работы, дающих право на компенсацию за отпуск при увольнении, излишки, составляющие менее половины месяца, исключаются из подсчета, а излишки, составляющие не менее половины месяца, округляются до полного месяца. Данный порядок указан в п. 35 Правил об очередных и дополнительных отпусках, утвержденных НКТ СССР 30.04.1930 N 169 (Правила применяются в части, не противоречащей ТК РФ).
Если работник увольняется в последний календарный день месяца, то выплаты за этот месяц для расчета среднего заработка включаются в расчетный период для расчета компенсации за неиспользованные дни отпуска при увольнении. Если работник увольняется в последний рабочий день месяца, который не совпадает с последним днем календарного месяца, например 29 числа, то соответствующие выплаты за этот месяц не включаются в расчетный период (Письмо Роструда от 22.07.2010 N 2184-6-1).
Если работник проработал в организации менее шести месяцев, право на ежегодный оплачиваемый отпуск он еще не получил. Но при увольнении ему должна быть выплачена денежная компенсация за неиспользованный отпуск, которая рассчитывается пропорционально отработанным месяцам (Письма Роструда от 23.06.2006 N 944-6, от 02.07.2009 N 1917-6-1).
Дополнительный отпуск
Помимо основных отпусков работникам может предоставляться ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск (ст. 116 ТК РФ).
Если работнику полагается не только основной, но и дополнительный отпуск, продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска равна сумме этих отпусков.
Ежегодные дополнительные оплачиваемые отпуска предоставляются, в частности:
- работникам, имеющим особый характер работы (перечень категорий работников определяется Правительством РФ), - ст. 118 ТК РФ;
- работникам с ненормированным рабочим днем (продолжительность дополнительного отпуска определяется коллективным договором или правилами внутреннего трудового распорядка) - ст. 119 ТК РФ;
- работникам, работающим в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, - ст. ст. 321, 322 ТК РФ;
- работникам в организациях, самостоятельно установивших дополнительные отпуска на основании коллективных договоров или локальных нормативных актов, принятых с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации.
Однако сумма отпускных, начисленная за дни дополнительного отпуска в организациях, самостоятельно установивших дополнительные отпуска в соответствии с коллективным договором (т.е. сверх предусмотренных действующим законодательством), не признается в расходах при исчислении налога на прибыль в соответствии с п. 24 ст. 270 НК РФ. При этом в учете возникнет постоянное налоговое обязательство в соответствии с ПБУ 18/02 "Учет расходов по налогу на прибыль". Если же предоставление дополнительного отпуска предусмотрено законодательством и его продолжительность не превышает продолжительности, установленной законодательством, расходы по оплате таких дополнительных отпусков сотрудникам могут быть включены в налоговую базу по налогу на прибыль (Письмо Минфина России от 16.05.2011 N 03-03-06/1/294).
Сумма отпускных за дополнительный отпуск облагается НДФЛ в общеустановленном порядке, так как не относится к компенсационным выплатам, указанным в п. 3 ст. 217 НК РФ. Перечень же доходов (выплат), не подлежащих обложению НДФЛ, установленный ст. 217 НК РФ, является исчерпывающим (Письмо Минфина России от 19.06.2009 N 03-04-06-02/46).
Отпускные за дополнительный отпуск также не входят в перечень выплат, не облагаемых страховыми взносами, установленный ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ. Такие отпускные облагаются страховыми взносами на общих основаниях.
Г.Н.Лисенковская
Руководитель направления
отдела отчетности и контроля
Управление бухгалтерского учета
и отчетности
ООО СК "ВТБ Страхование"