Мудрый Экономист

Порядок ведения кассовых операций с 2012 года

"Налогообложение, учет и отчетность в страховой компании", 2012, N 1

С нового года вступило в силу Положение Банка России от 12.10.2011 N 373-П "О порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации", которое устанавливает новые правила ведения кассовых операций с наличностью. Отменено требование о согласовании с банком максимального лимита остатка наличных средств в кассе, расширен перечень случаев, когда допускается хранение наличности сверх лимита, и т.д. Авторы приводят сравнительный анализ новых и ранее действовавших норм.

Положение Банка России от 12.10.2011 N 373-П заменило прежний Порядок ведения кассовых операций. В связи с этим Указанием Банка России от 13.12.2011 N 2750-У признаны утратившими силу следующие нормативные акты:

Обратим внимание на то, что предельный размер расчетов наличными деньгами и расходование наличных денег, поступивших в кассу, определяются, как и прежде, в соответствии с Указанием Банка России от 20.06.2007 N 1843-У.

Положением Банка России от 12.10.2011 N 373-П введен новый порядок установления лимита остатка кассы, уточнены правила приема и выдачи наличных денег и ведения кассовой книги, отменены требования к оснащенности помещения для хранения наличных денег и др.

С 1 января 2012 г. новые требования должны быть учтены страховщиками. В частности, в соответствие с ними должны быть приведены локальные нормативные акты, регулирующие в организации правила ведения кассовых операций, пересмотрен порядок ведения кассовых операций в обособленных структурных подразделениях. Новые правила организации работы по ведению кассовых операций должны быть доведены до сведений ответственных лиц. Так, если страховщик не установил к началу года новый лимит остатка кассы, то все наличные денежные средства, находящиеся в кассе организации, будут считаться сверхлимитными.

Организация должна вести кассовые операции надлежащим образом, что предполагает:

Порядок расчета лимита кассы

Для ведения кассовых операций юридические лица устанавливают лимит остатка наличных денежных средств, который может храниться в кассе.

С 2012 г. лимит остатка кассы организация рассчитывает и утверждает самостоятельно, в отличие от ранее действующего правила, когда лимит кассы утверждал ежегодно один из банков, в котором у организации был открыт счет. При этом обратим внимание на то, что в новом положении отсутствует требование о необходимости ежегодного утверждения такого лимита.

Кроме порядка утверждения, изменилась формула расчета лимита остатка кассы и уточнены требования к обособленным подразделениям, по которым такой лимит устанавливается отдельно.

В общем порядке лимит остатка кассы устанавливается по организации в целом с включением всех обособленных подразделений (филиалов, представительств), у которых отсутствуют банковские счета. Что касается подразделений, для ведения операций которых открыт банковский счет, то лимит остатка кассы определяется ими отдельно от организации в соответствии с общим порядком. Напомним, что ранее действовал аналогичный порядок, за исключением того, что к подразделениям, по которым устанавливался отдельный лимит кассы, могли быть отнесены те из них, которые были расположены вне места нахождения организации, составляли отдельный баланс и имели счета в учреждениях банков.

Расчет лимита кассы может осуществляться только по формулам, предлагаемым Банком России, применение же самостоятельно разработанных формул Положением от 12.10.2011 N 373-П не предусмотрено.

В зависимости от наличия или отсутствия поступлений в кассу организации в Положении от 12.10.2011 N 373-П предложены две формулы для расчета.

I. В случае наличия поступлений денежных средств в кассу лимит остатка кассы рассчитывается по формуле:

        V
L = - x N ,
P c

где L - лимит остатка наличных денег в рублях;

V - объем поступлений наличных денег за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги за расчетный период в рублях. В расчет входят поступления, принятые обособленными подразделениями, по которым лимит кассы не устанавливается отдельно. Обособленные подразделения, которые самостоятельно устанавливают лимит кассы, принимают в расчет только те поступления, которые были приняты ими в кассу. Вновь созданное юридическое лицо принимает в расчет ожидаемый объем поступлений наличных денег;

P - расчетный период, за который учитывается объем поступлений наличных денег (V). Он может принимать значение не более 92 рабочих дней юридического лица. При определении расчетного периода могут учитываться периоды пиковых объемов поступлений наличных денег, а также динамика объемов поступлений наличных денег за аналогичные периоды прошлых лет;

    N  - период времени между днями сдачи в банк юридическим лицом наличных
c
денег в рабочих днях. Указанный период времени не может превышать семи
рабочих дней, а при расположении юридического лица в населенном пункте, в
котором отсутствует банк, - четырнадцати рабочих дней. При определении N
c
могут учитываться местонахождение, организационная структура, специфика
деятельности (например, режим рабочего времени).

II. При отсутствии поступлений наличных денег лимит остатка кассы рассчитывается по формуле:

        R
L = - x N ,
P n

где L - лимит остатка наличных денег в рублях;

R - объем выдачи наличных денег, за исключением сумм наличных денег, предназначенных для выплат заработной платы, стипендий и других выплат работникам, за расчетный период в рублях. В расчет входят наличные деньги, хранящиеся в обособленных подразделениях, по которым лимит кассы не устанавливается отдельно. Обособленные подразделения, которые самостоятельно устанавливают лимит кассы, в расчет принимают только те объемы, выдача которых осуществлена ими. Вновь созданное юридическое лицо принимает в расчет ожидаемый объем выдач наличных денег;

P - расчетный период, за который учитывается объем выдач наличных денег в рабочих днях (R). Он не может составлять более 92 рабочих дней юридического лица;

    N  - период  времени  между  днями получения  по денежному чеку в банке
n
юридическим лицом наличных денег, за исключением сумм наличных денег,
предназначенных для выплат заработной платы, стипендий и других выплат
работникам социального характера, в рабочих днях. Указанный период времени
не должен превышать семи рабочих дней, а при расположении юридического лица
в населенном пункте, в котором отсутствует банк, - четырнадцати рабочих
дней.

Второй способ расчета лимита используют в основном бюджетные учреждения и представительства организации.

Лимит кассы утверждается распорядительным документом организации и доводится до сведений ответственных лиц.

Новый порядок дает возможность учреждению определить оптимальную величину лимита наличных денег, чего нельзя было достичь в прежние времена, так как размер лимита полностью зависел от решения руководства обслуживающего банка.

На наш взгляд, новый порядок расчета лимита для юридического лица предпочтительнее действовавшего ранее.

Во-первых, организация самостоятельно выбирает пиковый расчетный период. При этом необязательно, чтобы этот период приходился на начало календарного месяца, важно, чтобы он не превышал 92 рабочих дней.

Во-вторых, организация самостоятельно определяет период времени между днями сдачи в банк юридическим лицом наличных денег, поступивших за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги, в рабочих днях.

В-третьих, организация имеет возможность проанализировать движение денежного потока за ряд лет (аналогичных периодов) и обоснованно рассчитать необходимую сумму лимита.

Напомним, что до 1 января 2012 г. при составлении расчета на установление лимита остатка кассы расчетный период в общем порядке принимался равным трем месяцам. Правда, при этом предусматривалась возможность пересмотра установленного лимита в течение года. Однако даже при наличии такого пересмотра, который требовал определенного времени, многие страховщики сталкивались с проблемами по сверхлимитным суммам в кассе, когда открывались новые подразделения, росли продажи страховых продуктов населению.

Допустимые случаи хранения наличности сверх лимита

Соответствие наличной суммы, находящейся в кассе, установленному лимиту определяется на конец рабочего дня после подведения остатка в кассовой книге. Суммы сверх лимита подлежат передаче банку для их хранения на банковских счетах.

Накопление денег сверх лимита допускается не только в дни расчета по зарплате и выплатам социального характера, как раньше, но и в выходные (праздничные) дни, если в этот день организация осуществляет кассовые операции.

Кроме того, выплата заработной платы теперь может осуществляться в течение пяти рабочих дней, включая день получения наличных в банке, а не трех, как было раньше. При этом для предприятий, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, отдельных сроков не установлено.

В соответствии с новыми требованиями руководитель вправе самостоятельно установить срок выплаты зарплаты, указав его в платежной ведомости.

Совершение кассовых операций

Новыми правилами четко прописано, кто должен вести кассу и подписывать кассовые документы.

Кассовые операции в страховой организации могут вести назначенные кассиры в соответствии с возложенными на них должностными правами и обязанностями. С такими должностными правами и обязанностями кассир должен быть ознакомлен под роспись. При наличии в организации нескольких кассиров один из них выполняет функции старшего кассира.

Однако кассовые документы оформляются:

<1> В соответствии с Федеральным законом от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" ведение бухгалтерского учета может принять на себя только руководитель субъекта малого и среднего предпринимательства.

Обратим внимание на то, что приходный и расходный кассовый ордер подписывается главным бухгалтером или бухгалтером, а при их отсутствии - руководителем, кассиром.

При этом кассир для осуществления им кассовых операций должен быть обеспечен образцами подписей лиц, уполномоченных подписывать кассовые документы, а также печатью (штампом).

Контроль за ведением кассовой книги (книги учета принятых и выданных кассиром денежных средств) осуществляет главный бухгалтер, а при его отсутствии - руководитель.

Как и прежде, кассовые документы можно заполнять одним из двух способов: либо на бумаге, либо с применением автоматизированных технических средств. Новые правила уточняют порядок ведения кассовых документов в электронном виде, в том числе устанавливают порядок ведения кассовой книги обособленным подразделением.

В случае ведения кассовой книги (книги учета принятых и выданных кассиром денежных средств) с применением технических средств должна обеспечиваться сохранность содержащихся в указанных документах данных на электронном носителе информации и должна быть исключена возможность несанкционированного изменения указанных данных.

Лист кассовой книги, оформляемой с применением технических средств, распечатывается на бумажном носителе в конце рабочего дня в двух экземплярах. Нумерация листов кассовой книги, оформляемой с применением технических средств, осуществляется автоматически в хронологической последовательности с начала календарного года.

Обособленное подразделение после выведения в кассовой книге суммы остатка наличных денег на конец рабочего дня передает лист кассовой книги за этот рабочий день не позднее следующего рабочего дня юридическому лицу. В случае оформления кассовой книги с применением технических средств обособленным подразделением передается распечатанный на бумажном носителе второй экземпляр листа кассовой книги. Допускается передача листа кассовой книги в электронном виде в соответствии с законодательством Российской Федерации. В этом случае передача листа кассовой книги на бумажном носителе осуществляется в соответствии с правилами документооборота, утвержденными юридическим лицом.

В то же время лист книги учета принятых и выданных кассиром денежных средств в электронном виде (книга ведется в случае, когда в организации несколько кассиров) может не распечатываться по усмотрению руководителя. При распечатывании на бумажном носителе листа книги на нем проставляются подписи старшего кассира и кассиров, а в случае, когда лист книги не распечатывается, подписи проставляются с использованием электронной цифровой подписи либо иного аналога собственноручной подписи в порядке, установленном руководителем.

Распечатанные на бумажном носителе листы кассовой книги подбираются в хронологической последовательности, брошюруются по мере необходимости, но не реже одного раза в календарный год. Напомним, что ранее лист кассовой книги в течение года хранился кассиром отдельно за каждый месяц.

Листы кассовой книги обособленного подразделения подбираются и брошюруются юридическим лицом по каждому обособленному подразделению.

Как и ранее, заверительная надпись о количестве листов кассовой книги подписывается руководителем и главным бухгалтером, а при отсутствии главного бухгалтера - только руководителем и скрепляется оттиском печати юридического лица.

Кроме прочего, при совершении кассовых операций следует принимать во внимание, что изменился порядок получения подотчетных сумм и представления авансового отчета.

Выдача денег работнику под отчет осуществляется по его письменному заявлению, составленному в произвольной форме и содержащему собственноручную надпись руководителя о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дату. Подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру, а при их отсутствии - руководителю авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами. Окончательный расчет по авансовому отчету осуществляется в срок, установленный руководителем. Таким образом, для выдачи сумм под отчет теперь не нужно утверждать перечень подотчетных лиц. Однако, как и раньше, выдавать деньги под отчет можно только при условии, что подотчетное лицо полностью погасило задолженность по предыдущим суммам.

Мнение. А.Р. Узлиян, группа компаний "Алькомпроф", финансовый директор

В соответствии с новыми правилами ведения кассовых операций с 2012 г. можно не оборудовать помещение кассы специальными средствами для обеспечения сохранности наличных денег. Это означает, что организации больше не вменяется в обязанность располагать кассу на промежуточных этажах многоэтажных зданий, защищать внутренними ставнями окна кассового помещения в одноэтажных зданиях, оборудовать кассу специальным окошком для выдачи денег и выполнять прочие требования, установленные в Приложении N 3 к Порядку ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденному Решением Совета директоров Банка России от 22.09.1993 N 40. Невыполнение требований по оснащению кассы ранее могло повлечь наложение административных штрафов в соответствии со ст. 15.1 КоАП РФ.

В настоящее время юридическое лицо самостоятельно должно определить, какие мероприятия оно будет проводить для обеспечения сохранности наличных денег, как оно будет осуществлять ревизию кассы. Указанные положения, разработанные организацией, должны быть закреплены в локальном нормативном акте.

В действующей редакции КоАП РФ (ст. 15.1) предусмотрены санкции в виде наложения административного штрафа (на должностных лиц в размере от 4 тыс. до 5 тыс. руб.; на юридические лица - от 40 тыс. до 50 тыс. руб.) за нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций, выразившееся в осуществлении расчетов наличными деньгами с другими организациями сверх установленных размеров, неоприходовании (неполном оприходовании) в кассу денежной наличности, несоблюдении порядка хранения свободных денежных средств, а равно в накоплении в кассе наличных денег сверх установленных лимитов.

М.М.Антипова

К. э. н.,

доцент

ПГУПС

М.С.Антипов

К. э. н.,

доцент

РГГМУ