Мудрый Экономист

Инструкция по наведению порядка в работе кадровой службы

"Кадровик. Кадровое делопроизводство", 2007, N 1

Если при приеме дел обнаружено, что порядка в работе кадров нет, то необходимо произвести проверку, позволяющую выявить конкретные нарушения. По ее результатам надо будет составить недостающие документы и исправить ошибки предшественника.

  1. На предприятии должны быть следующие документы, и каждый из них должен соответствовать действующему законодательству.
                     Обязательные документы                     
Трудовые договоры                                               
Штатное расписание (Т-3)
Табель учета рабочего времени (Т-13)
или Табель учета рабочего времени и расчета заработной платы
(Т-12)
Правила внутреннего трудового распорядка                        
График отпусков (Т-7)
Личные карточки (Т-2)
Приказы. Например, о приеме работника (Т-1), о приеме работников
(Т-1а), о предоставлении отпуска (Т-6), о предоставлении
отпусков (Т-6а), о поощрении работника (Т-11), о поощрении
работников (Т-11а), о командировке работника (Т-9),
о командировке работников (Т-9а), о переводе работника (Т-5),
о переводе работников (Т-5а), о прекращении трудового договора
с работником (Т-8), о прекращении трудовых договоров
с работниками (Т-8а), о применении дисциплинарного взыскания,
о снятии дисциплинарного взыскания, о совмещении, о замещении,
об отстранении, о прекращении отстранения, о переносе отпуска,
об отзыве из отпуска, о сокращении штата, об аттестации и др.
Основания к приказам (докладные записки, заявления, акты,       
трудовые договоры)
Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.         
Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и     
вкладышей к ним
Трудовые книжки                                                 
Все ведомости, записки-расчеты и иные документы, касающиеся     
начисления и выплаты заработной платы, отпускных, компенсаций
за неиспользованные отпусках, "расчетных" при увольнениях,
утвержденная форма расчетного листка
           Документы, которые становятся обязательными          
при определенных обстоятельствах
Коллективный договор  
обязателен, если хотя бы одна из сторон  
(работники или работодатель, что уже не
редкость) выходила с инициативой его
заключить
Положение об оплате   
труда и премировании
обязателен, если какие-то из условий     
оплаты труда и премирования, которые
применяются у данного работодателя, не
отрегулированы ни в одном другом
документе, например ни в трудовом
договоре, ни в штатном расписании
Должностные инструкции
если все должностные обязанности         
работников не отрегулированы в трудовых
договорах
Положение об          
аттестации и
сопутствующие
аттестации документы
(приказ об аттестации,
протокол
аттестационной
комиссии,
аттестационный лист)
обязательно, если работодателем          
проводится аттестация работников
График сменности      
при наличии сменной работы               
Положение о           
коммерческой тайне и
режиме ее обеспечения
обязательно, если в трудовом договоре    
указано, что работник обязан коммерческую
тайну сохранять, а также если в
каких-либо документах есть ссылки на
необходимость ее (тайну) обеспечивать
Списки                
несовершеннолетних
работников, инвалидов,
женщин, находящихся в
отпуске по уходу за
ребенком.
при наличии несовершеннолетних           
работников, инвалидов, женщин,
находящихся в отпуске по уходу за
ребенком, в штате

Также проверьте:

  1. Ознакомлены ли все работники с приказами под роспись. Если нет, то обязательно ознакомьте. Не забывайте, что, когда работник расписывается на приказе, он должен ставить дату ознакомления.
  2. Все ли основания к приказам есть (заявления, акты, докладные и т.д.)

Если отсутствуют некоторые документы, то рекомендуем воспользоваться нижеприведенной таблицей для восстановления документооборота в рамках закона.

        Приказ       
        Минимальный набор оснований       
О приеме на работу   
трудовой договор (хотя некоторые до сих   
пор по старинке считают основанием для
издания приказа личное заявление о приеме
на работу. В Трудовом кодексе РФ об этом
заявлении нет ни слова.)
О наложении          
дисциплинарного
взыскания
докладная лица, обнаружившего нарушение,  
или другие документы, подтверждающие
нарушение, объяснительная нарушителя или
акт об отказе дать объяснения
Об отпуске           
заявление о предоставлении отпуска, график
отпусков
О премировании       
документ, устанавливающий критерии и      
порядок премирования - Положение
о премировании, трудовой договор или др.,
представление руководителя о наличии
оснований для премирования (хороших
результатах работы, выдающихся достижений
и т.д.)
Приказ о расторжении/
прекращении
трудового договора/
увольнении
по соответствующему
основанию
Состав документов для издания приказа о   
прекращении/расторжении трудового договора
об увольнении работника за нарушение
трудовой дисциплины
О расторжении        
трудового договора по
инициативе работника
заявление об этом от самого работника <1>
Об увольнении        
за прогул
докладная сотрудника, обнаружившего       
прогул, акт об отсутствии работника
на рабочем месте, объяснительная
прогульщика и/или акт об отказе дать
объяснения
Об увольнении        
в связи с сокращением
численности или штата
приказ о сокращении численности и штата,  
утвержденное приказом новое штатное
расписание, письменное уведомление,
сделанное работнику за 2 месяца до
увольнения, о планируемом сокращении
численности или штата (или письменное
согласие работника на увольнение без
предупреждения за 2 месяца), сравнительная
таблица (о преимущественном праве на
оставление на работе при сокращении),
письменное предложение работнику по
имеющимся у работодателя вакансий с
подписью об отказе работника от них
Об увольнении в связи
с неоднократным
нарушением трудовой
дисциплины
по первому дисциплинарному проступку -    
докладная сотрудника, обнаружившего
нарушение, документы, подтверждающие
нарушение (должностная инструкция или
трудовой договор или правила внутреннего
трудового договора, пункт которых нарушен,
акты ревизии, уведомления и т.д.),
объяснительная работника, допустившего
нарушение или акт об отказе дать
объяснения, приказ о привлечении к
дисциплинарной ответственности
(и объявлении замечания или выговора),
с которым работник ознакомлен под
расписку, по второму нарушению - докладная
сотрудника, обнаружившего нарушение,
документы, подтверждающие нарушение (акты
ревизии, уведомления), объяснительная
работника, допустившего нарушение или акт
об отказе дать объяснения
Об увольнении        
работника в связи с
несоответствием
занимаемой должности
по результатам
аттестации
утвержденное Положение об аттестации, с   
которым работник ознакомлен под расписку,
уведомление о сроке аттестации, диапазоне
вопросов и заданий (под расписку),
протокол аттестационной комиссии,
аттестационный лист, письменное
ознакомление работника с результатами
аттестации, письменное предложение
увольняемому работнику других
соответствующих его уровню вакансий, его
письменный отказ
О прекращении        
трудового договора в
связи со смертью
работника
Свидетельство о смерти работника          
<1> Постарайтесь забыть формулировку "по собственному желанию", потрепавшую в течение десятилетий ее применения нервы многим людям. В ст. 77 Трудового кодекса РФ нет такого основания, как увольнение по собственному желанию.
  1. Все ли работники ходили в отпуск за последние годы, соблюдался ли при этом график отпусков, всем ли правильно выплачивались отпускные.

Если отпускные не доплачены, то обязательно следует исправить это нарушение. Если сотрудники ходили в отпуск не по графику, то внесите в график соответствующие изменения приказами. Помните, что работник должен быть уведомлен не позднее, чем за 2 недели до наступления отпуска. Значит, у вас должны быть либо письменные уведомления с подписями работников об ознакомлении, либо заранее изданные приказы об отпуске, с которыми работники знакомились под роспись за 2 недели до отпуска. График отпусков должен быть утвержден не позднее чем за 2 недели до наступления календарного года. Проверьте дату утверждения на своем графике.

  1. Проверьте, правильно ли установлен режим рабочего времени для сотрудников.

Часто бывает, что в Правилах внутреннего трудового распорядка, в трудовых договорах, в графиках работы для одних и тех же должностей установлены разные режимы работы. Это ошибка. Могут быть выявлены также нарушения норм рабочего времени при установлении режимов рабочего времени. Например, при нормированном рабочем дне с пятидневной рабочей неделей иногда в трудовых договорах и Правилах внутреннего распорядка устанавливают продолжительность рабочего дня более 8 часов в день, для совместителей - более 16 часов в неделю, при этом нередко умалчивают об обеде. Все это нарушения. Следует проверить этот момент заблаговременно также и у себя. Приходится сталкиваться и с тем, что в Правилах внутреннего трудового распорядка устанавливают график работ, не соответствующий реальному. То есть, если работник прогуляет в реальное рабочее время, которое не совпадает с документально установленным, то не удастся законно уволить его за прогул.

  1. Особенно внимательно проверьте все документы на участке "Зарплата".

Вот перечень типичных нарушений и конкретные рецепты по наведению порядка в оплате труда.

  1. По общему правилу на предприятии должны быть установлены две даты в месяц для выплаты заработной платы с интервалом полмесяца, т.е. 14 - 15 дней.

Даты и место выдачи зарплаты должны быть обозначены в Правилах внутреннего трудового распорядка (это обязательный документ, о чем не все сегодня помнят - прим. автора), коллективном договоре, трудовых договорах.

У большинства предприятий сегодня либо нет Правил внутреннего трудового распорядка, либо они есть, но т.к. "срисованы" они из Интернета, то в них вообще мало чего есть, в частности не указаны даты выдачи зарплаты. Часто в датах обнаруживается нестыковка: в правилах стоят одни даты, в трудовых договорах - другие, а в ведомостях по зарплате - третьи. В этой связи мы рекомендуем привести в соответствие с законом и действительностью положения о датах получения зарплаты в ваших документах.

На практике часто бывает, что в одну из назначенных дат работники сами не приходят за зарплатой. Таким образом, работодатель лишается возможности соблюсти требования закона о выплате зарплаты дважды. Насильно реализовать право работника на получение заработной платы пока невозможно, поэтому многие кассы, бухгалтерии в конце дня ее выдачи составляют акт о неявке таких-то работников за получением зарплаты, снимая таким образом с работодателя ответственность за невыплату в установленное время.

  1. При проверках трудовой или налоговой инспекций всегда смотрят, какого размера зарплаты установлены в трудовых договорах, в штатном расписании и в ведомостях и не ниже ли они установленного законом минимума. Проверьте, совпадают ли цифры в названных документах.
  2. У некоторых работодателей обнаруживаются факты незаконного оформления понижения заработной платы - просто приказом директора о внесении изменений в штатное расписание. Это недопустимо, ведь зарплата - существенное условие трудового договора. Трудовой договор - это двустороннее соглашение сторон, и его существенные условия могут изменяться только по обоюдному согласию работника и работодателя, а не только работодателем.
  3. В трудовых договорах по-прежнему многие пишут фразу: "с оплатой согласно штатному расписанию". Это - ярчайшее нарушение трудового законодательства. Согласно ст. 57 ТК РФ в трудовом договоре должны быть указаны: размер тарифной ставки или должностного оклада, надбавки, доплаты. Если обнаружено приведенное нарушение, то подпишите с работниками соглашение о внесении изменений в трудовые договоры или примите трудовые договоры в новой редакции, если они совсем устарели.
  4. Если работники помимо оклада, обозначенного в трудовом договоре и штатном расписании, получают и иные надбавки, премии, комиссионные, то на предприятии обязательно должен быть документ, четко и детально регулирующий порядок, основания, критерии расчета и начисления таких выплат по существующим у вас системам оплаты труда и премирования. Таким документом является, как правило, Положение об оплате труда и премировании.
  5. Если у вас есть недавно уволившиеся работники, то нужно проверить, все ли положенные выплаты им были сделаны при увольнении (зарплата, компенсация за неиспользованный отпуск). А в случае, когда такие работники за расчетом не являлись, у работодателя должны быть почтовые квитки об отправке им уведомлений о необходимости забрать расчет.
  6. Проверьте, утверждена ли форма расчетного листка работодателем, извещаются ли работники в письменном виде о составных частях заработной платы, причитающейся им на соответствующий период, о размерах и основаниях произведенных удержаний, а также об общей денежной сумме, подлежащей выплате. Если обнаружите нарушения на данном участке, устраните их, разработайте (совместно с бухгалтерией) и утвердите форму расчетного листка.

Может возникнуть вопрос: можно ли платить зарплату один раз в месяц?

Статьей 136 Трудового кодекса РФ предусмотрено, что работодатель обязан выплачивать своим работникам заработную плату не реже чем каждые полмесяца. Поэтому, если вы предусмотрите в Правилах внутреннего трудового распорядка или коллективном договоре, что выплата зарплаты осуществляется раз в месяц, то это будет явным нарушением трудового законодательства. Ведь работодатель не имеет права по своей инициативе изменять положения Трудового кодекса не в пользу работника.

Если вы решили навести юридический порядок на таком участке, как зарплата, то советуем собрать воедино, проверить и состыковать следующие документы: штатное расписание, трудовые договоры, Правила внутреннего трудового распорядка, коллективный договор, Положение об оплате труда и премировании, заявления работников, акты о неявке работников за зарплатой, расчетные документы и уведомления по уволенным, ведомости и приказы по зарплате.

  1. Проверьте - правильно ли заполнены трудовые книжки. Они должны быть заполнены в соответствии с Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225 и Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утв. Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69.

Проконтролируйте, чтобы трудовые книжки заполнялись правильно. Сегодня две самые распространенные ошибки: кадровики, проставляя запись о расторжении трудового договора, делают запись об увольнении, и вместо соответствующих пунктов ст. 77 ТК РФ делают ссылки на ст. ст. 78, 79, 80.

Работники не заверяют своей подписью запись об увольнении в трудовой книжке. Не страшно. Так как трудовые книжки - это личная собственность каждого работника, и когда человек не работает по трудовому договору, трудовая книжка находится у него. А вот в журнале выдачи трудовых книжек, личной карточке Т-2 и в приказе о расторжении трудового договора такая подпись обязательна. Убедитесь, что сотрудник, который заполняет трудовые книжки и работает с ними, не допускает этих досадных ошибок и соблюдает законодательство России.

  1. Проконсультируйтесь с юристом. И не вообще - с каким-либо, а с юристом, работающим в сфере трудового законодательства, или с тем, кто имеет опыт судебной практики по трудовым спорам.

С.В.Ливена