Работник принес больничный лист...
"Отдел кадров коммерческой организации", 2012, N 2
Листок нетрудоспособности, выданный медицинской организацией, является основанием для назначения и выплаты застрахованному лицу пособия по временной нетрудоспособности, по беременности и родам <1>. На практике чаще всего больничный лист сначала попадает в отдел кадров, а затем передается в бухгалтерию. Следовательно, именно кадровик проверяет правильность заполнения данного документа. Ошибки, допущенные в оформлении "больничного", могут стать причиной отказа ФСС в возмещении работодателю сумм, потраченных на выплату застрахованным лицам соответствующих пособий. В представленном материале мы рассказали о том, какими разъяснениями специалистов Фонда следует руководствоваться при проверке листка нетрудоспособности, представленного работником.
<1> Пункт 5 ст. 13 Федерального закона от 29.12.2006 N 255-ФЗ "Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством".Форма листка нетрудоспособности установлена Приказом Минздравсоцразвития России от 26.04.2011 N 347н. Приказом от 29.06.2011 N 624н Минздравсоцразвития утвердило Порядок выдачи листков нетрудоспособности (далее - Порядок N 624н).
Записи в больничном должны быть выполнены на русском языке печатными заглавными буквами чернилами черного цвета (допускается также использование гелевой, капиллярной или перьевой ручки) либо с применением печатающих устройств. Кроме того, допустимо заполнение больничного листа как печатными буквами вручную, так и с применением печатающих устройств. Об этом ФСС напомнил в Письме от 28.10.2011 N 14-03-18/15-12956.
Отметим, что наличие в листке нетрудоспособности, заполненном рукописно, технических недочетов не является основанием для его переоформления и отказа в назначении и выплате пособий, если при этом все записи в листке нетрудоспособности читаются (Письмо ФСС РФ от 30.09.2011 N 14-03-11/05-8545).
Обратите внимание! При наличии ошибок в разделе "Заполняется врачом медицинской организации" листка нетрудоспособности он считается испорченным и взамен него выдается новый, оформленный так же, как и первоначальный (согласно записям в первичной документации). При этом дата выдачи нового больничного листа должна соответствовать дате выдачи первоначального.
Согласно п. 6 Порядка N 624н листок нетрудоспособности выдается и закрывается, как правило, в одной медицинской организации. При направлении гражданина на лечение в другую медицинскую организацию новый больничный лист (продолжение) выдается медицинской организацией, в которую направлен гражданин, за исключением случаев, упомянутых в п. п. 25, 31 - 33 данного Порядка.
Таким образом, закрытие или оформление ранее выданного листка нетрудоспособности для возможности его представления к оплате осуществляется в той медицинской организации, где выдается новый больничный лист (продолжение). При этом в закрытом на оплату листке нетрудоспособности указывается номер вновь выданного листка (продолжения), ставятся вторая печать и подпись врача медицинской организации (Письмо ФСС РФ от 14.09.2011 N 14-03-11/15-8605).
Если после стационарного лечения гражданин, оставаясь нетрудоспособным, направляется для продолжения лечения в поликлинику по месту жительства и на день явки в поликлинику продолжает оставаться нетрудоспособным, поликлиника в листке нетрудоспособности, выданном стационаром, в строке "Иное" указывает код 31 и выдает новый лист нетрудоспособности, являющийся продолжением больничного листа, выданного стационаром. Поликлиника по месту жительства, осуществляя выдачу нового листка нетрудоспособности, одновременно оформляет стационарный листок нетрудоспособности, в котором указываются соответствующий код, номер вновь выданного листка (продолжения), ставятся подпись врача и печать поликлиники. Если нетрудоспособный гражданин на день выписки из стационара является трудоспособным в поликлинику, ее работники в больничном листе, выданном стационаром, заполняют строку "Приступить к работе" и выписывают гражданина (Письмо ФСС РФ от 28.10.2011 N 14-03-18/15-12956).
Если гражданин на момент наступления временной нетрудоспособности, отпуска по беременности и родам занят у нескольких работодателей и в течение двух предшествующих календарных лет до выдачи больничного листа был занят у тех же работодателей, ему выдается несколько листков нетрудоспособности по каждому месту работы (п. 4 Порядка N 624н). Следует отметить, что листок нетрудоспособности выполняет двойную функцию, являясь финансовым документом - основанием для назначения и выплаты пособий и удостоверяя нетрудоспособность гражданина (подтверждая его временное освобождение от работы). Таким образом, если на момент наступления страхового случая гражданин работает у нескольких работодателей, подтвердить уважительность причины его отсутствия на работе по совместительству можно, если представить копию листка нетрудоспособности, заверенную работодателем по основному месту работы.
Если женщина выбирает порядок исчисления пособия по беременности и родам по законодательству, действовавшему до 01.01.2011, при работе по совместительству ей должны выдать несколько листков нетрудоспособности.
Что касается порядка заполнения раздела "Заполняется врачом медицинской
--¬
организации" листка нетрудоспособности, в строке "Основное ¦ ¦" делается
L--
отметка "V" в случае, если больничный лист выдан для представления по
основному месту работы. Если же листок нетрудоспособности выдан для
представления по месту работы по внешнему совместительству, в строке "По
--¬ --¬--¬--¬--¬--¬--¬--¬--¬--¬--¬--¬--¬
совместительству ¦ ¦ N ¦ ¦¦ ¦¦ ¦¦ ¦¦ ¦¦ ¦¦ ¦¦ ¦¦ ¦¦ ¦¦ ¦¦ ¦" делается
L-- L--L--L--L--L--L--L--L--L--L--L--L--
отметка "V" и указывается номер больничного листа, выданного для
представления по основному месту работы.
В Письме от 28.10.2011 N 14-03-18/15-12956 ФСС дает подробные разъяснения, касающиеся устранения ошибок, допущенных при заполнении листка нетрудоспособности. В частности, если за период временной нетрудоспособности работнику выдано несколько больничных листов, один из которых был испорчен, с последнего снимается копия, в которой медицинская организация указывает номер нового листка нетрудоспособности, выданного взамен старого, или медицинская организация выдает справку, подтверждающую факт замены больничного листа, с указанием его номера.
В случае утери листка нетрудоспособности лечащим врачом или
--¬
председателем врачебной комиссии в строке "Дубликат ¦ ¦" листка
L--
нетрудоспособности проставляется отметка "V".
В Письме ФСС РФ от 23.12.2011 N 14-03-11/15-16055 "О разъяснении отдельных вопросов, возникающих при оформлении листков нетрудоспособности" в очередной раз уточнены некоторые положения Порядка N 624н.
Так, продление листка нетрудоспособности с 30-го дня производится лечащим врачом только по решению врачебной комиссии. При этом, если врачебная комиссия принимает решение о возможности продления листка нетрудоспособности, к примеру, на 30 дней, лечащий врач должен осуществлять продление листка нетрудоспособности каждые 10 дней единолично до следующего заседания комиссии.
Если временная нетрудоспособность гражданина превышает в общей сложности 30 календарных дней, в графе "Подпись врача" таблицы "Освобождение от работы" ставится подпись лечащего врача и председателя врачебной комиссии при каждом продлении листка нетрудоспособности по решению врачебной комиссии.
При наличии ошибок в разделе "Заполняется врачом медицинской организации" бланка листка нетрудоспособности он считается испорченным и взамен него выдается новый листок нетрудоспособности.
Также в Письме уточняется, что требования территориальных органов ФСС и страхователей о том, что в листке нетрудоспособности по беременности и родам необходима подпись председателя врачебной комиссии, являются необоснованными. В этом случае достаточно подписи врача акушера-гинеколога, врача общей практики (семейного врача), а при отсутствии врача - подписи фельдшера.
Рассмотрим, на что еще обратить внимание при проверке правильности заполнения отдельных строк и граф листка нетрудоспособности.
Строка "Место работы - наименование организации". В соответствии с правилами п. п. 57, 58, 66 Порядка N 624н в данной строке должно быть указано полное или сокращенное наименование организации либо фамилия и инициалы работодателя - физического лица (с интервалом в одну ячейку).
Разъяснения о том, как следует делать записи в строке "Место работы - наименование организации", представлены в Письмах от 14.09.2011 N 14-03-11/15-8605, от 28.10.2011 N 14-03-18/15-12956. Специалисты Фонда уточнили, что полное или сокращенное наименование должно соответствовать учредительным документам организации. Если в учредительных документах отсутствует сокращенное наименование организации либо полное или сокращенное наименование организации (обособленного подразделения), в том числе медицинской, содержит более 29 символов, то допустимо его произвольное сокращение в пределах ячеек, предусмотренных указанными строками. При выходе за пределы информационного поля запись прекращается. При этом идентификация такой организации территориальным органом ФСС осуществляется по ее регистрационному номеру, указанному в соответствующих строках листка нетрудоспособности.
Обратите внимание! Порядок N 624н не содержит запрета на указание в наименованиях организаций (обособленных подразделений) кавычек, точек, запятых, знака номера, тире. Наличие в листке нетрудоспособности таких знаков не является основанием для его переоформления и отказа в назначении и выплате пособий. Все знаки проставляются в отдельных ячейках бланка больничного листа.
Строка "Фамилия, инициалы врача". Согласно п. 57 Порядка N 624н в этой строке указываются фамилия медицинского работника, выдавшего листок нетрудоспособности, и его инициалы (с пробелом в одну ячейку). При этом слова "с пробелом в одну ячейку" относятся к пробелу, проставляемому между фамилией и инициалами. Аналогичный порядок заполнения применяется для графы "Фамилия и инициалы врача или идентификационный номер", а также в случаях, рассматриваемых врачебной комиссией.
Что делать, если фамилия и инициалы врача превышают отведенное поле в 14 символов первого ряда ячеек? В этом случае допускается перенесение окончания фамилии и инициалов врача во второй ряд ячеек данной строки. Если в указанной строке недостаточно ячеек для фамилии и инициалов медицинского работника (более 28 символов), можно указать только фамилию без инициалов, а если недостаточно ячеек для фамилии - сократить ее в пределах имеющихся ячеек. При оформлении листка нетрудоспособности по решению врачебной комиссии порядок заполнения указанной графы аналогичен. Соответствующие разъяснения представлены ФСС в Письмах от 05.08.2011 N 14-03-11/05-8545, от 14.09.2011 N 14-03-11/15-8605, от 28.10.2011 N 14-03-18/15-12956.
Графа "Должность врача". В п. 60 Порядка N 624н сказано, что в данной
графе указывается должность врача, а в случаях, рассматриваемых врачебной
--¬
комиссией, - председателя врачебной комиссии (например, |п|р|е|д|¦ ¦|В|К|).
L--
Отметим, что сотрудники Фонда меняли свою позицию относительно правил
заполнения этой графы.
Так, в Письме от 14.09.2011 N 14-03-11/15-8605 говорилось: если наименование должности превышает количество имеющихся ячеек данной строки, возможно ее сокращение в пределах имеющихся ячеек. Должность врача представляется возможным заполнить в листке нетрудоспособности следующим образом: "леч врач".
Однако в Письме ФСС РФ от 28.10.2011 N 14-03-18/15-12956 было уточнено: при заполнении данной графы необходимо иметь в виду, что наименование должности врача формируется с учетом специальности, по которой он имеет соответствующую подготовку и работа по которой вменяется в круг его обязанностей (например, "врач-терапевт"). В обоснование данной позиции были приведены нормы п. 2 Приказа Минздравсоцразвития России N 801н <2>. Таким образом, указание в графе "Должность врача" лишь слова "врач" ("леч врач") не соответствует наименованию указанной графы и не является допустимым. Данную графу представляется возможным заполнить следующим образом: "терапевт", "педиатр", "хирург", "лор". Кроме того, ФСС отметил, что такие сокращения наименований должностей, как "аллергол", "стоматол", "офтальмол" (если число букв в наименовании должности врача превышает девять ячеек), считаются допустимыми, поскольку позволяют идентифицировать должности врачей.
<2> Приказ от 25.07.2011 N 801н "Об утверждении Номенклатуры должностей медицинского и фармацевтического персонала и специалистов с высшим и средним профессиональным образованием учреждений здравоохранения".Строка "Адрес медицинской организации". В данной строке указывается
адрес оказания медицинских услуг лицом, имеющим лицензию на осуществление
медицинской деятельности, включая выполнение работ (оказание услуг) по
экспертизе временной нетрудоспособности (наименования городского или
сельского поселения, улицы, номера дома, корпуса, квартиры (офиса)),
соответствующий адресу фактической выдачи листков нетрудоспособности и
осуществления медицинской деятельности согласно соответствующей лицензии
(п. 58 Порядка N 624н). Внесение данных осуществляется через интервал в
одну ячейку, номер корпуса указывается через знак "/" в ячейке после номера
дома, а номер квартиры (офиса) - через пробел в одну ячейку после номера
дома или корпуса. Например,
--¬ --¬ --¬
|В|о|л|о|г|д|а|¦ ¦|Л|е|р|м|о|н|т|о|в|а|¦ ¦|7|/|1|¦ ¦|11|.
L-- L-- L--
В Письме ФСС РФ от 28.10.2011 N 14-03-18/15-12956 содержались следующие разъяснения: несоблюдение последовательности указания адреса местонахождения медицинской организации, установленной п. 58 Порядка N 624н, не может быть основанием для переоформления листка нетрудоспособности и отказа в назначении и выплате пособий, так как территориальный орган ФСС может идентифицировать медицинскую организацию по основному государственному регистрационному номеру, проставленному в разделе "Заполняется врачом медицинской организации" больничного листа.
Оттиск печатей. Пунктом 56 Порядка N 624н установлено, что оттиск печати медицинской организации должен соответствовать названию, указанному в ее уставе. При оформлении листков нетрудоспособности в некоторых медицинских организациях (психиатрических, наркологических организациях, центрах по профилактике и борьбе со СПИДом и инфекционными заболеваниями и др.) могут быть использованы специальные печати или штампы без указания профиля организации.
Фонд социального страхования в Письме от 28.10.2011 N 14-03-18/15-12956 особо подчеркнул, что Порядок N 624н не устанавливает каких-либо требований к форме и тексту оттиска печати организации. Следовательно, организация вправе в локальном нормативном акте самостоятельно определить количество печатей и порядок их использования, в том числе в ее обособленных и структурных подразделениях. Оттиск печати медицинской организации может содержать текст "Для больничных листков" или "Для листков нетрудоспособности". Что касается оттиска печати работодателя, он должен соответствовать названию, указанному в учредительных документах организации.
Н.И.Будакова
Эксперт журнала
"Отдел кадров
коммерческой организации"