Мудрый Экономист

Какие действия предпринять, чтобы закрыть книгу учета доходов и расходов за 2011 год

"Упрощенка", 2012, N 2

Главным регистром налогового учета "упрощенцев" является Книга учета доходов и расходов. Год закончился, а значит, Книгу учета нужно закрыть. Для этого необходимо соблюсти ряд важных процедур. "Упрощенцам" с объектом "доходы" достаточно рассчитать итоговую сумму облагаемых доходов. А вот у тех, кто считает единый налог с разницы между доходами и расходами, задача посложнее. Им нужно заполнить справку к разд. I Книги учета. Если же в 2011 г. или в предыдущих налоговых периодах были убытки, также придется заполнить еще и разд. III. Кроме того, всем "упрощенцам", ведущим налоговый учет на компьютере, нужно распечатать Книгу учета за 2011 г. и заверить ее в инспекции. Мы подскажем, как правильно выполнить все эти действия.

Заполните справку к разделу I Книги учета доходов и расходов

Итак, в течение года все доходы и расходы, которые можно учесть при расчете "упрощенного" налога, вы отражали в разд. I Книги учета доходов и расходов. Если вы считаете "упрощенный" налог с разницы между доходами и расходами, вам теперь нужно заполнить справку к разд. I. В ней выводят конечный результат: сумму доходов или убытков, полученных по итогам года.

В строке 010 указывают сумму полученных доходов, а в строке 020 - величину произведенных расходов за налоговый период. Показатели переносят из строки "Итого за год" разд. I Книги учета: в строку 010 - из графы 4, а в строку 020 - из графы 5.

Показатель строки 030 справки к разд. I Книги учета вам нужно будет заполнить, если по итогам 2010 г. вы платили минимальный налог. Тогда разницу между минимальным и "упрощенным" налогами за прошлый год вы можете включить в расходы, подсчитывая итоги работы за 2011 г. (если, конечно, для вас это выгодно и не приведет к убыткам). Для расчета используйте следующую формулу:

    -----------¬   --------------------------¬   -------------------------¬
¦ ¦ ¦ Сумма уплаченного ¦ ¦ Сумма исчисленного ¦
¦Показатель¦ ¦ минимального налога ¦ ¦ "упрощенного" налога ¦
¦строки 030¦ ¦ за предыдущий налоговый ¦ ¦ за предыдущий налоговый¦
¦ справки ¦ = ¦ период (строка 270 ¦ - ¦ период (строка 260 ¦
¦ к разд. I¦ ¦ разд. 2 декларации ¦ ¦ разд. 2 декларации ¦
¦ ¦ ¦ за прошлый налоговый ¦ ¦ за прошлый налоговый ¦
¦ ¦ ¦ период) ¦ ¦ период) ¦
L----------- L-------------------------- L-------------------------

Далее нужно определить значение строки 040. Отрицательный результат не записывают - ставят прочерк. Показатель вычисляют так:

    -------------¬   -------------¬   --------------¬   ------------------¬
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ Разница между ¦
¦ ¦ ¦ Сумма ¦ ¦ Сумма ¦ ¦ уплаченным ¦
¦ Доходы ¦ ¦ полученных ¦ ¦произведенных¦ ¦ минимальным ¦
¦за налоговый¦ ¦ доходов ¦ ¦ расходов ¦ ¦ и исчисленным ¦
¦ период ¦ = ¦за налоговый¦ - ¦ за налоговый¦ - ¦ "упрощенным" ¦
¦ (показатель¦ ¦ период ¦ ¦ период ¦ ¦ налогами ¦
¦ строки 040)¦ ¦ (показатель¦ ¦ (показатель ¦ ¦ за предыдущий ¦
¦ ¦ ¦ строки 010)¦ ¦ строки 020) ¦ ¦ налоговый период¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ (показатель ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ строки 030) ¦
L------------- L------------- L-------------- L------------------

Отрицательное значение по строке 040 означает, что организация получила убыток за налоговый период. Его сумму без минуса фиксируют в строке 041.

Рассчитайте текущие и прошлые убытки в разделе III Книги учета

Для расчета убытка, на который можно снизить налоговую базу, предназначен разд. III Книги учета доходов и расходов. Записи в этот раздел вносят те, у кого объектом налогообложения являются доходы минус расходы, и те, кто в прошлых налоговых периодах получил убытки. (Об уменьшении налоговой базы на убытки прошлых периодов читайте на с. 82 этого номера журнала.)

Кроме того, разд. III нужно заполнить и тем, кто получил убытки по итогам 2011 г. Это нужно для того, чтобы зафиксировать, на какой размер убытка можно будет уменьшить (при желании) налоговую базу за 2012 г.

Итак, в строке 010 указывают общую величину убытков, перенесенных с прошлых лет, и эта сумма в строках 020 - 110 распределяется по годам их появления. Напомним, что "упрощенцы" вправе переносить убыток на следующие налоговые периоды только в течение 10 лет после их получения. И речь идет об убытках, образованных при упрощенной системе налогообложения с объектом "доходы минус расходы". Кроме того, организация или индивидуальный предприниматель должны хранить документы, подтверждающие сумму убытков (п. 7 ст. 346.18 НК РФ).

В строке 120 отразите налоговую базу текущего года, которую можно уменьшить на прошлые убытки. Для этого возьмите показатель строки 040 справки к разд. I Книги учета. В строке 130 приведите размер убытка, который вы решили учесть при налогообложении по итогам 2011 г. Обратите внимание: снизить налоговую базу можно хоть до нуля. Однако это невыгодно. Ведь в таком случае к уплате выйдет минимальный налог.

Если по итогам 2011 г. у вас уже получился убыток, то показатель из строки 041 справки к разд. I Книги учета доходов и расходов перенесите в строку 140 разд. III. А в строке 150 покажите неиспользованную сумму убытков по итогам 2011 г., расшифровав годы возникновения этих сумм в строках 160 - 250.

Пример. Заполнение справки к разд. I и разд. III Книги учета

ООО "Кассиопея" применяет упрощенную систему с объектом налогообложения "доходы минус расходы" с 2008 г. За 2011 г. облагаемые доходы составили 17 950 000 руб., а учитываемые расходы - 12 380 600 руб. В 2008 г. организация понесла убытки на 42 000 руб., которые частично, в размере 12 500 руб., учла в налоговой базе 2009 г. За 2010 г. уплачен минимальный налог в размере 108 605 руб., "упрощенный" налог за тот же период был определен как 51 075 руб. Налоговую базу 2010 г. на остаток убытка не уменьшали. Подведем итоги 2011 г. и заполним справку к разд. I и разд. III Книги учета доходов и расходов.

Начнем со справки к разд. I Книги учета. В строку 010 впишем 17 950 000 руб., а в строку 020 - 12 380 600 руб. Разница между уплаченным минимальным и начисленным за 2010 г. "упрощенным" налогами составила 57 530 руб. (108 605 руб. - 51 075 руб.). Показатель укажем в строке 030. Рассчитаем значение строки 040. Оно равно 5 511 870 руб. (17 950 000 руб. - 12 380 600 руб. - 57 530 руб.). Заполненная справка к разд. I Книги учета приведена на с. 89.

Справка к разделу I:
17 950 000
010 Сумма полученных доходов за налоговый период ----------
12 380 600
020 Сумма произведенных расходов за налоговый период ----------
030 Сумма разницы между суммой уплаченного минимального налога
и суммой исчисленного в общем порядке налога за предыдущий 57 530
налоговый период ----------
Итого получено:
040 - доходов 5 511 870
(код стр. 010 - код стр. 020 - код стр. 030) ----------
041 - убытков -
(код стр. 020 + код стр. 030) - код стр. 010) ----------

Перейдем к разд. III Книги учета. Определим, на какую сумму убытка мы можем уменьшить налоговую базу 2011 г. Это будет 29 500 руб. (42 000 руб. - 12 500 руб.). Показатель отразим в строках 010 и 020, указав, что убыток образовался в 2008 г. В строку 120 перенесем показатель из строки 040 справки к разд. I Книги учета (5 511 870 руб.). В строке 130 повторим сумму 29 500 руб. Убытка в 2011 г. не было, а имеющийся убыток 2008 г. (42 000 руб.) использован полностью: 12 500 руб. - при исчислении налога за 2009 г., а 29 500 руб. - при исчислении налога за 2011 г. Поэтому в строках 140 - 250 поставим прочерки. Заполненный разд. III Книги учета представлен на с. 89.

           III. Расчет суммы убытка, уменьшающей налоговую базу
по налогу, уплачиваемому в связи с применением
упрощенной системы налогообложения
год 11
за --------------------- 20-- год
налоговый период
-------------------------------------------------T---------T--------------¬
¦ Наименование показателя ¦ Код ¦ Значения ¦
¦ ¦ строки ¦ показателей ¦
+------------------------------------------------+---------+--------------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦
+------------------------------------------------+---------+--------------+
¦Сумма убытков, полученных по итогам предыдущих ¦ 010 ¦ 29 500 ¦
¦налоговых периодов, которые не были перенесены ¦ ¦ ¦
¦на начало истекшего налогового периода, - всего:¦ ¦ ¦
+------------------------------------------------+---------+--------------+
¦(сумма по кодам строк 020 - 110) в том числе за:¦ ¦ ¦
+------------------------------------------------+---------+--------------+
¦ 08 ¦ ¦ ¦
¦за 20-- год ¦ 020 ¦ 29 500 ¦
+------------------------------------------------+---------+--------------+
¦ - ¦ ¦ ¦
¦за 20-- год ¦ 030 ¦ - ¦
+------------------------------------------------+---------+--------------+
¦ - ¦ ¦ ¦
¦за 20-- год ¦ 040 ¦ - ¦
+------------------------------------------------+---------+--------------+
¦ ... ¦ ¦ ¦
¦ - ¦ ¦ ¦
¦за 20-- год ¦ 100 ¦ ¦
+------------------------------------------------+---------+--------------+
¦ - ¦ ¦ ¦
¦за 20-- год ¦ 110 ¦ - ¦
+------------------------------------------------+---------+--------------+
¦Налоговая база за истекший налоговый период, ¦ 120 ¦ 5 511 870 ¦
¦которая может быть уменьшена на убытки ¦ ¦ ¦
¦предыдущих налоговых периодов ¦ ¦ ¦
¦(код стр. 040 справочной части раздела I Книги ¦ ¦ ¦
¦доходов и расходов) ¦ ¦ ¦
+------------------------------------------------+---------+--------------+
¦Сумма убытков, на которую налогоплательщик ¦ 130 ¦ 29 500 ¦
¦фактически уменьшил налоговую базу за истекший ¦ ¦ ¦
¦налоговый период (в пределах суммы убытков, ¦ ¦ ¦
¦указанных по стр. 010) ¦ ¦ ¦
+------------------------------------------------+---------+--------------+
¦Сумма убытка за истекший налоговый период ¦ 140 ¦ - ¦
¦(код стр. 041 справочной части Раздела I Книги ¦ ¦ ¦
¦учета доходов и расходов) ¦ ¦ ¦
+------------------------------------------------+---------+--------------+
¦Сумма убытков на начало следующего налогового ¦ 150 ¦ - ¦
¦периода, которые налогоплательщик вправе ¦ ¦ ¦
¦перенести на будущие налоговые периоды (код ¦ ¦ ¦
¦стр. 010 - код стр. 130 + код стр. 140) всего: ¦ ¦ ¦
+------------------------------------------------+---------+--------------+
¦в том числе за: ¦ ¦ - ¦
+------------------------------------------------+---------+--------------+
¦ - ¦ ¦ ¦
¦ за 20-- год ¦ 160 ¦ - ¦
+------------------------------------------------+---------+--------------+
¦ - ¦ ¦ ¦
¦ за 20-- год ¦ 170 ¦ - ¦
+------------------------------------------------+---------+--------------+
¦ - ¦ ¦ ¦
¦ за 20-- год ¦ 180 ¦ - ¦
+------------------------------------------------+---------+--------------+
¦ - ¦ ¦ ¦
¦ за 20-- год ¦ 190 ¦ - ¦
+------------------------------------------------+---------+--------------+
¦ ... ¦ ¦ ¦
¦ - ¦ ¦ ¦
¦ за 20-- год ¦ 240 ¦ - ¦
+------------------------------------------------+---------+--------------+
¦ - ¦ ¦ ¦
¦ за 20-- год ¦ 250 ¦ - ¦
L------------------------------------------------+---------+---------------

Заверьте Книгу учета в налоговой инспекции

Итак, Книга учета доходов и расходов у вас готова. Большинство бухгалтеров ведут этот документ в электронном виде. И если вы среди них, вам нужно ее распечатать, пронумеровать и прошнуровать. На оборотной стороне Книги учета (на прошивке) попросите руководителя организации или индивидуального предпринимателя поставить подпись и печать. Книгу учета, которая велась на компьютере, вам нужно заверить в налоговой инспекции не позднее срока, установленного для представления налоговой декларации. Это установлено п. 1.5 Порядка заполнения Книги учета доходов и расходов, утвержденного Приказом Минфина России от 31.12.2008 N 154н (далее - Приказ N 154н).

Таким образом, по итогам 2011 г. организациям нужно представить Книгу учета в инспекцию не позднее 2 апреля. А индивидуальным предпринимателям - не позднее 2 мая 2012 г. Уточним, что крайним сроком сдачи декларации в инспекцию для организаций является 31 марта, а для предпринимателей - 30 апреля. Однако в 2012 г. эти дни выходные, поэтому последние дни представления отчетности - 2 апреля и 2 мая (п. 7 ст. 6.1 НК РФ).

Если вы в 2011 г. вели Книгу учета на бумаге, ее следовало прошнуровать, пронумеровать и заверить в налоговом органе до начала ее заполнения, то есть еще в 2010 г. Поэтому по окончании 2011 г. повторно заверять уже заполненный документ за этот год в налоговой инспекции не нужно. А вот Книгу учета за 2012 г., которую вы будете вести на бумаге, нужно было принести в налоговую для того, чтобы заверить, еще до начала 2012 г.

Отметим, что, заверяя Книгу учета, которая велась на компьютере, инспектор должен поставить на ней отметку и сразу же вернуть. Однако на практике все не так идеально. Например, документ у вас могут забрать и вернуть только через несколько дней или вовсе потребовать у вас второй экземпляр, чтобы оставить его в налоговой инспекции. Такие действия незаконны. Тем не менее мы считаем, что это не повод для лишних споров. Лучше уточните данный вопрос заранее в налоговой инспекции, где вы состоите на учете, и подготовьте нужное количество экземпляров.

А как быть, если инспектор отказывается визировать Книгу учета доходов и расходов? К сожалению, такое тоже бывает. Свои действия инспекторы аргументируют тем, что Налоговый кодекс не обязывает "упрощенцев" представлять данный регистр в инспекцию. И это действительно так, ведь обязанность визировать Книгу учета прописана лишь в Приказе N 154н. Но мы все же советуем вам настоять на своем и заверить документ в налоговой. Во-первых, потому что такая обязанность на вас все же возложена. А во-вторых, незарегистрированную Книгу учета налоговики могут не принять во внимание при налоговой проверке. И тогда получится, что у "упрощенца" отсутствует главный налоговый регистр, что, по сути, является грубым нарушением правил учета доходов и расходов. А за такое правонарушение предусмотрены санкции по ст. 120 НК РФ.

"А как заверить Книгу учета доходов и расходов, если инспектор отказывается?" - спросите вы. Решить проблему можно следующим образом. Составьте официальное письмо на имя руководителя инспекции, в котором укажите просьбу завизировать Книгу учета и вернуть ее обратно. Письмо вместе с Книгой учета сдайте в окно, где принимают корреспонденцию. На втором экземпляре письма (или на его копии) попросите поставить штамп о принятии. В этом случае инспектор обязан будет заверить Книгу учета, после чего вернет ее вам лично либо отправит по почте на юридический адрес организации или по месту жительства индивидуального предпринимателя. Кстати, ФНС России подтвердила, что должностное лицо налоговой инспекции обязано заверить Книгу учета доходов и расходов подписью и печатью в случае, если "упрощенец" обратится к нему с такой просьбой (Письмо ФНС России от 02.02.2011 N КЕ-4-3/1459).