Мудрый Экономист

Электронный документооборот

"Аудит и налогообложение", 2012, N 2

Многие организации при взаимодействии используют электронные документы. При этом нередко возникает вопрос: вправе ли они применять такие документы в целях ведения бухгалтерского и налогового учета? Попробуем разобраться в этом вопросе.

Согласно нормам Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 129-ФЗ) основой ведения бухгалтерского учета является документальное подтверждение всех операций, проводимых организацией при осуществлении своей деятельности.

По общему правилу для документального подтверждения фактов хозяйственной деятельности организации применяют унифицированные формы первичной учетной документации, утвержденные Госкомстатом России. В случае отсутствия унифицированных форм бухгалтерское законодательство допускает использование форм документов, самостоятельно разработанных организациями.

При этом самостоятельно разработанные документы могут приниматься к учету в качестве первичных бухгалтерских документов только при одновременном выполнении следующих условий:

Замечу, что и унифицированные формы, и формы, самостоятельно разработанные организациями, в обязательном порядке содержат наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления, а также личные подписи указанных лиц. Поэтому первичные учетные документы только при наличии подписи соответствующих должностных лиц принимаются к учету и подлежат включению в упорядоченную систему сбора, регистрации и обобщения информации в денежном выражении об имуществе, обязательствах организации и их движении путем сплошного, непрерывного и документального учета всех хозяйственных операций (Письмо ФНС России от 05.10.2011 N ЕД-4-3/16368@ "Об отдельных вопросах применения электронных документов" (далее - Письмо ФНС России)).

На основании п. 7 ст. 9 Закона N 129-ФЗ первичные и сводные учетные документы могут составляться на бумажных носителях и в электронном виде (на машинных носителях информации). В последнем случае организация обязана изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством РФ, суда и прокуратуры.

Согласно п. 11.1 ст. 2 Федерального закона от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" электронным документом признается документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах.

Статьей 3 Федерального закона от 10.01.2002 N 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи" (далее - Закон N 1-ФЗ) также установлено, что:

В соответствии с п. 1 ст. 4 Закона N 1-ФЗ электронная цифровая подпись в электронном документе равнозначна собственноручной подписи в документе на бумажном носителе при одновременном соблюдении следующих условий:

Из изложенного следует, что правильно составленные первичные учетные документы на бумажном носителе и документы в электронном виде с использованием электронной цифровой подписи являются равнозначными, то есть имеют одинаковую юридическую силу. В вышеуказанном Письме ФНС России говорится, что и те, и другие документы возлагают на субъекты хозяйственной деятельности идентичные права и обязанности. Кроме того, эти документы (на бумажном носителе и в электронном виде с использованием электронной цифровой подписи) должны учитываться налоговыми органами в целях применения налогоплательщиками положений п. 1 ст. 252 НК РФ.

Таким образом, если первичный документ в электронном виде составлен согласно установленной форме, подписан надлежащей электронной подписью и содержит все необходимые реквизиты, то данный документ имеет такую же юридическую силу, что и документ на бумажном носителе, и может быть использован организацией в бухгалтерском и налоговом учете. Такая форма первичных документов может применяться и при взаимодействии хозяйствующих субъектов между собой.

Замечу, что и Минфин России неоднократно признавал, что наряду с документами на бумажном носителе расходы в целях налогообложения прибыли могут также подтверждаться документами, оформленными в электронном виде и заверенными электронной цифровой подписью лица, ответственного за совершение хозяйственной операции (Письма от 01.02.2011 N 03-03-06/1/47, от 28.07.2010 N 03-03-06/1/491). При этом Минфин называл те же условия, при которых электронный документ можно расценивать в качестве оправдательного документа, что и ФНС России в вышеуказанном Письме: электронный документ должен содержать все необходимые реквизиты, установленные ст. 9 Закона N 129-ФЗ, а электронная цифровая подпись должна соответствовать требованиям п. 1 ст. 4 Закона N 1-ФЗ.

Обратите внимание: 6 апреля 2011 г. был принят новый нормативный правовой акт, регулирующий отношения в области использования электронных подписей, - Федеральный закон N 63-ФЗ "Об электронной подписи" (далее - Закон N 63-ФЗ). Этот Закон не отменяет Закон N 1-ФЗ, положения которого считаются действующими до 1 июля 2012 г., о чем свидетельствует ст. 20 Закона N 63-ФЗ.

Таким образом, до указанной даты действуют оба Закона одновременно.

Однако в Законе N 63-ФЗ отсутствует понятие "электронная цифровая подпись". Этот Закон предусматривает два вида электронной подписи - простую и усиленную. Причем усиленная электронная подпись подразделяется на квалифицированную и неквалифицированную (ст. 5 Закона N 63-ФЗ).

В силу п. 3 ст. 5 Закона N 63-ФЗ неквалифицированной электронной подписью является электронная подпись, которая:

  1. получена в результате криптографического преобразования информации с использованием ключа электронной подписи;
  2. позволяет определить лицо, подписавшее электронный документ;
  3. позволяет обнаружить факт внесения изменений в электронный документ после момента его подписания;
  4. создается с использованием средств электронной подписи.

Квалифицированной электронной подписью на основании п. 4 ст. 5 Закона N 63-ФЗ является электронная подпись, которая соответствует всем признакам неквалифицированной электронной подписи и следующим дополнительным признакам:

Согласно ст. 6 Закона N 63-ФЗ документ, оформленный в электронном виде и подписанный квалифицированной электронной подписью, имеет такую же юридическую силу, что и документ на бумажном носителе. Исключения составляют ситуации, когда федеральными законами и нормативными правовыми актами установлено прямое требование о составлении документов исключительно на бумажном носителе.

Следовательно, указанный документ (электронный документ, подписанный квалифицированной подписью) может быть использован организацией и в бухгалтерском, и в налоговом учете.

Возникает вопрос: до какого момента документ, оформленный в электронном виде и подписанный электронной цифровой подписью с учетом требований Закона N 1-ФЗ, может приниматься к бухгалтерскому и (или) налоговому учету?

Согласно п. 2 ст. 19 Закона N 63-ФЗ электронный документ, подписанный электронной цифровой подписью, признается электронным документом, подписанным квалифицированной электронной подписью в соответствии с данным Законом до даты признания утратившим силу Закона N 1-ФЗ, то есть до 1 июля 2012 г.

В.Колбасов

Юрист

Обжалование решений ФСС и ПФР
 
Нематериальные активы в налоговой политике