Мудрый Экономист

Ведение кассовых операций по новым правилам

"Налоговый вестник", 2012, N 2

В целях организации на территории РФ наличного денежного обращения Положением ЦБ РФ от 12.10.2011 N 373-П утвержден новый порядок ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации. Документ зарегистрирован Минюстом России 24.11.2011 N 22394 и вступил в силу с 1 января 2012 г. (п. 7.1 Положения N 373-П).

В связи с принятием Положения N 373-П с указанной даты утратили силу следующие отдельные нормативные акты Банка России (Указание ЦБ РФ от 13.12.2011 N 2750-У):

Таким образом, Положением N 373-П введен новый порядок ведения организациями и ИП кассовых операций с наличностью, предусматривающий, в частности:

В Приложении к Положению N 373-П содержится порядок определения лимита остатка наличных денег, который может храниться в кассе юридического лица (индивидуального предпринимателя).

Рассмотрим основные изменения в порядке ведения кассовых операций.

Сфера действия Положения N 373-П

Положение N 373-П распространяется:

Это означает, что индивидуальных предпринимателей обязали (как и компании):

При оформлении книги 0310005 с применением технических средств каждая операция по передаче наличных денег в течение рабочего дня между старшим кассиром и кассирами, по усмотрению руководителя, может осуществляться с распечатыванием или без распечатывания на бумажном носителе листа такой книги. При распечатывании на бумажном носителе листа книги 0310005 на нем проставляются подписи старшего кассира и кассиров, а в случае, когда лист книги 0310005 на бумажном носителе не распечатывается, подписи старшего кассира и кассиров проставляются с использованием электронно-цифровой подписи либо иного аналога собственноручной подписи в порядке, установленном руководителем.

Лист кассовой книги 0310004, оформляемой с применением технических средств, распечатывается на бумажном носителе в конце рабочего дня в двух экземплярах.

Нумерация листов кассовой книги 0310004 (книги учета принятых и выданных кассиром денежных средств 0310005), оформляемой с применением технических средств, осуществляется автоматически в хронологической последовательности с начала календарного года.

Распечатанные на бумажном носителе листы кассовой книги 0310004 (книги учета принятых и выданных кассиром денежных средств 0310005) подбираются в хронологической последовательности, брошюруются по мере необходимости, но не реже одного раза в календарный год.

Отметим, что ранее контролирующие органы постоянно разъясняли, что на индивидуальных предпринимателей при совершении ими кассовых операций распространяется действие Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утв. Решением Совета директоров Банка России от 22.09.1993 N 40, и Положения Банка России от 05.01.1998 N 14-П "О правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации", несмотря на то что индивидуальные предприниматели прямо не названы среди лиц, которые обязаны следовать нормам названных документов (ранее действовавший Порядок распространялся только на предприятия, объединения, организации и учреждения независимо от организационно-правовых форм и сферы деятельности) (см. п. 1 Письма Московского ГТУ Банка России от 20.02.2009 N 26-13-4-12/14232; Письма УФНС России по г. Москве от 16.01.2007 N 18-12/3/002583, от 16.03.2006 N 09-24/20635, от 16.01.2006 N 18-11/3/1686; Письма Минфина России от 25.01.2008 N 03-11-05/14, от 06.03.2007 N 03-11-05/42; Письмо ЦБ РФ от 17.07.2006 N 08-17/2540). Аналогичную позицию высказал Верховный Суд РФ в Решении от 15.09.2008 N ГКПИ08-1000. Данное Решение ВС РФ вынесено в отношении индивидуальных предпринимателей, применяющих ЕНВД (п. 5 ст. 346.26 НК РФ), но выводы суда актуальны и для индивидуальных предпринимателей на УСН. Следует отметить, что указанные Письма контролирующих органов не являются нормативно-правовыми актами и не могут применяться в качестве таковых (см. Письмо ЦБ РФ от 17.10.2006 N 36-3/1993).

Правда, в более поздних документах контролирующие органы (Письма Минфина России от 02.03.2011 N 03-01-10/1-15, ФНС России от 14.06.2011 N АС-4-2/9386) со ссылкой на Постановление Президиума ВАС РФ от 29.06.2010 N 1411/10 разъяснили, что действующим законодательством не предусмотрена обязанность индивидуальных предпринимателей оприходовать в кассу денежную наличность и соблюдать порядок хранения свободных денежных средств. Но при этом предупредили, что ЦБ РФ подготовлен проект нормативного акта, регулирующий порядок ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации, нормы которого предполагается распространить на индивидуальных предпринимателей (Письмо ЦБ РФ от 05.04.2011 N 29-1-1-7/1818).

Так что теперь с вступлением в силу Положения N 373-П все споры о необходимости соблюдения индивидуальными предпринимателями Порядка ведения кассовых операций ушли в прошлое.

Имейте в виду, что Положение N 373-П не распространяется на физических лиц, а также на нотариусов, адвокатов и других лиц, занимающихся частной практикой.

Особые требования к платежным агентам

Положением N 373-П установлены особые требования к платежным агентам.

Напомним, что согласно п. 3 ст. 2 Федерального закона от 03.06.2009 N 103-ФЗ "О деятельности по приему платежей физических лиц, осуществляемой платежными агентами" платежный агент - это юридическое лицо, за исключением кредитной организации, или индивидуальный предприниматель, осуществляющие деятельность по приему платежей физических лиц. Платежным агентом является оператор по приему платежей либо платежный субагент. В свою очередь банковский платежный агент - юридическое лицо, за исключением кредитной организации, или индивидуальный предприниматель, которые привлекаются кредитной организацией в целях осуществления деятельности, предусмотренной Федеральным законом от 27.06.2011 N 161-ФЗ "О национальной платежной системе" (п. 4 ст. 3 Закона N 161-ФЗ).

Платежные агенты обязаны вести отдельную кассовую книгу по средствам, полученным в рамках деятельности платежного агента, и формировать отдельные приходные кассовые ордера на них. Эти деньги не учитываются при расчете лимита кассы и должны полностью сдаваться в банк (п. 1.3 Положения N 373-П). Ведь собственниками принятых денег платежные агенты не являются, деньги с момента получения в кассу платежного агента принадлежат третьим лицам, и их следует сдавать в банк для зачисления в полном объеме на специальный банковский счет (ст. 3, п. 15 ст. 4 Федерального закона от 03.06.2009 N 103-ФЗ).

Таким образом, получается, что средства, полученные платежным агентом, должны сдаваться в банк в день получения, иначе будут расцениваться как сверхлимитные со всеми вытекающими последствиями.

Платежные агенты и банковские платежные агенты (субагенты) обязаны вести отдельную кассовую книгу по средствам, полученным в рамках деятельности платежного агента, и формировать отдельные приходные кассовые ордера на эти средства (п. 3.3 Положения N 373-П).

Вторую кассовую книгу они ведут по собственным операциям как любые юридические лица (п. 5.1 Положения N 373-П). Приход и расход собственных денег также оформляются отдельно. Чтобы разделить приходные ордера по собственным и несобственным средствам, следует продумать их раздельную нумерацию.

Кассовые документы

Согласно Положению N 373-П кассовые операции оформляются следующими кассовыми и другими документами компании (индивидуального предпринимателя):

Привычные для бухгалтера номера унифицированных форм, используемых при осуществлении кассовых операций, установленные Постановлениями Госкомстата России от 18.08.1998 N 88 и от 05.01.2004 N 1, заменены в тексте Положения N 373-П на цифровые коды форм документов согласно Общероссийскому классификатору управленческой документации. ОК 011-93, утв. Постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 N 299 (ред. от 23.12.2010). Основание - п. 1.7 Положения N 373-П.

Таблица 1

Документы для оформления кассовых операций

      Документы      
 Номер унифицированной
формы
по Постановлениям
Госкомстата России
от 18.08.1998 N 88,
от 05.01.2004 N 1,
от 01.08.2001 N 55
  Код формы  
по ОКУД
ОК 011-93
Положение
N 373-П
Приходный кассовый   
ордер
N КО-1
0310001
0310001
Расходный кассовый   
ордер
N КО-2
0310002
0310002
Журнал регистрации   
приходных и расходных
кассовых документов
N КО-3
0310003
Не упоминается
Кассовая книга       
N КО-4
0310004
0310004
Книга учета принятых 
и выданных кассиром
денежных средств
N КО-5
0310005
0310005
Расчетно-платежная   
ведомость
N Т-49
0301009
0301009
Платежная ведомость  
N Т-53
0301011
0301011
Авансовый отчет      
N АО-1
0302001
Не указывается
номер формы

В Положении N 373-П вообще не упоминается такой документ, как журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов. Теперь его заполнять не нужно.

В то же время в п. 4.4 Положения N 373-П указан авансовый отчет, применяемый для учета денежных средств, выданных подотчетным лицам на расходы, но без цифрового кода его формы. Согласно разъяснениям Минфина России, приведенным в Письме от 08.07.2011 N 03-03-06/1/414, авансовый отчет должен быть составлен по унифицированной форме N АО-1, утв. Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55. При этом организация может доработать указанную форму с учетом требований п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ и Постановления Госкомстата России от 24.03.1999 N 20, утвердив ее в учетной политике.

Стоит напомнить, что согласно ст. 362 разд. 4 Приказа Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 срок хранения кассовых документов и книг, корешков банковских чековых книжек и авансовых отчетов составляет пять лет при условии проведения проверки (ревизии).

Полномочия по проверке кассовой дисциплины

Ранее кредитные организации осуществляли превентивный и последующий контроль за выполнением компаниями требований Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утв. Решением Совета директоров Банка России от 22.09.1993 N 40. При этом согласно п. 2.14 Положения о правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации от 05.01.1998 N 14-П, утв. Протоколом Совета директоров Банка России от 19.12.1997 N 47, учреждения банков не реже одного раза в два года должны были проверять соблюдение компаниями определенного Банком России порядка ведения кассовых операций и работы с денежной наличностью.

С 1 января 2012 г. в связи с упразднением действия Положения ЦБ РФ от 05.01.1998 N 14-П (Указание ЦБ РФ от 13.12.2011 N 2750-У) банковские учреждения перестают контролировать соблюдение кассовой дисциплины своих клиентов.

Следует отметить, что проектом федерального закона N 539187-5, внесенным в Госдуму 28.04.2011 депутатом фракции "Справедливая Россия" А.Г. Аксаковым, предусмотрена передача налоговым органам полномочий банков по проверке соблюдения клиентами кассовой дисциплины. Это связано с тем, что банки лишь выявляли кассовые нарушения, а к ответственности за их совершение привлекали налоговые органы. В связи с этим в Налоговый кодекс РФ добавлено новое полномочие налоговых органов, а из КоАП РФ исключается ст. 15.2, устанавливающая ответственность для должностных лиц банков за невыполнение таких контрольных функций.

Кстати, банки уже давно выступают за принятие таких поправок, и ЦБ РФ их в этом поддерживает (см. Письмо Банка России от 23.11.2010 N 02-29-1/5422), поскольку контроль за соблюдением клиентами кассовой дисциплины - одна из самых затратных функций банков ввиду необходимости выделения сотрудников для выполнения таких обязанностей. В то же время контроль за кассовой дисциплиной не связан с непосредственной банковской деятельностью, поэтому коммерческие банки ранее выполняли не свойственную им функцию.

В то же время совсем избавиться от банковского контроля при осуществлении кассовых операций удастся далеко не всем компаниям. Дело в том, что любая деятельность, связанная с интенсивным оборотом наличности, является одним из признаков (признак N 6) операций, видов и условий деятельности, имеющих повышенный риск совершения клиентами операций в целях легализации (отмывания) доходов, полученных преступным путем, и финансирования терроризма. На это указано в Приложении к Информационному письму Росфинмониторинга от 02.08.2011 N 17. Поэтому банки обязаны проявлять повышенный интерес к любой деятельности компании с интенсивным оборотом наличности, тем более в отсутствие в 2012 г. порядка согласования с банком лимита остатка денег в кассе. Чтобы избежать проблем при общении с банком в случае интенсивного оборота наличных, рекомендуем направить в обслуживающее отделение банка письмо, информирующее о том, что интенсивные наличные расчеты для вашей компании связаны с ее непосредственной деятельностью (пример приведен на рисунке).

ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ "АЛЬФА" (ООО "АЛЬФА")

Почтовый адрес: 127282, Москва, пр. Шокальского, дом 28

Тел./факс (499) 472-76-54/(499) 472-76-43

E-mail: alfa@yandex.ru

Юридический адрес: 138654, Москва, Радужная ул., д. 11

Руководителю Дополнительного офиса N 7977/020

Люблинского отделения N 7977 Сбербанка России г. Москвы

115035, Москва, ул. Пятницкая, д. 2/38, стр. 1

Исх. N 01/03-12 от 10.01.2012

Информационное письмо

В целях корректной идентификации ООО "Альфа" в качестве клиента на основании п. 1 ст. 7 Федерального закона от 07.08.2001 N 115-ФЗ "О противодействии легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма", п. п. 1.1, 2.1 Положения об идентификации кредитными организациями клиентов и выгодоприобретателей в целях противодействия легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма, утвержденного Банком России 19.08.2004 N 262-П, и Информационного письма Росфинмониторинга от 02.08.2011 N 17 информируем Вас о нижеследующем.

Основной вид предпринимательской деятельности ООО "Альфа" связан с розничной торговлей пищевыми продуктами, включая напитки, и табачными изделиями в специализированных магазинах (код ОКВЭД 52.2).

Доля наличных денежных расчетов за поставляемую продукцию равна 50%, так как поставщики относятся к субъектам малого предпринимательства и сумма каждой сделки не превышает 100 000 руб.

Интенсивный оборот наличности является обычным условием предпринимательской деятельности ООО "Альфа" и не имеет отношения к деятельности по легализации доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма.

Приложения:

  1. Справка-подтверждение основного вида экономической деятельности - на одном листе.
  2. Копия выписки из ЕГРЮЛ - на одном листе.
    Генеральный директор                 Зайцев                 С.А. Зайцев

Рисунок Лимит остатка наличных денег в кассе компаний

В 2012 г. компания вправе рассчитать лимит остатка наличных денежных средств в кассе самостоятельно (без согласования с банком), утвердив его приказом (распоряжением) руководителя (абз. 1, 3 п. 1.2 Положения N 373-П). Отметим, что такой приказ нужно издать в первый рабочий день 2012 г. (10 января).

Иначе при неустановленном лимите (в этом случае он считается равным нулю), если в вашей кассе в конце хотя бы одного дня января будет наличность, не предназначенная для оплаты труда и выплаты пособий, то это будет нарушением кассовой дисциплины, за которое предусмотрена административная ответственность по ст. 15.1 КоАП РФ.

При наличии выручки расчет лимита нужно производить по формуле, приведенной в Приложении к Положению N 373-П (п. 1.3 Положения N 373-П, разд. I Приложения к Положению N 373-П):

Лимит остатка наличных денег в кассе (руб.) = Наличная выручка за расчетный период (руб.) : Расчетный период в рабочих днях (максимум 92 раб. дн.) x Количество рабочих дней между днями сдачи в банк наличной выручки (максимально - 7 раб. дн., а если в населенном пункте нет банка - 14 раб. дн.).

Из Положения N 373-П четко не прослеживается, на какой период распространять лимит кассы: месяц, квартал, год или больше. Логично предположить (до появления официальных разъяснений ЦБ РФ), что поскольку для расчета лимита берется 92 рабочих дня, то по истечении этого периода лимит, скорее всего, придется пересмотреть.

При этом анализ норм п. п. 1.2, 1.3 Положения N 373-П и Приложения к этому документу позволяет сделать вывод о том, что в случае необходимости пересмотреть (изменить) сумму рассчитанного лимита остатка денежных средств в кассе компания вправе в любой момент, рассчитав новый лимит и утвердив его в новом организационно-распорядительном документе.

При отсутствии поступлений наличных денег за проданные товары (выполненные работы, оказанные услуги) формула для расчета лимита остатка наличных денег в кассе будет иная (разд. II Приложения к Положению N 373-П):

Лимит остатка наличных денег в кассе (руб.) = Сумма выданных наличных денег (за исключением зарплаты и других выплат работникам) : Расчетный период в рабочих днях (максимум 92 раб. дн.) x Количество рабочих дней между днями получения наличных по чеку в банке (за исключением зарплаты и других выплат работникам; максимально - 7 раб. дн., а если в населенном пункте нет банка - 14 раб. дн.).

Напомним, что ранее лимит остатка наличных денег в кассе устанавливался ежегодно всем организациям независимо от организационно-правовой формы и сферы деятельности, имеющим кассу и осуществляющим налично-денежные расчеты, согласно п. 2.5 Положения о правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации от 05.01.1998 N 14-П, утв. Советом директоров Банка России 19.12.1997, протокол N 47. Для установления лимита остатка наличных денег в кассе организация представляла в учреждение банка, осуществляющее ее расчетно-кассовое обслуживание, расчет по форме 0408020 "Расчет на установление предприятию лимита остатка кассы и оформление разрешения на расходование наличных денег из выручки, поступающей в его кассу" (Приложение 1 к Положению ЦБ РФ от 05.01.1998 N 14-П). Лимит остатка кассы определялся исходя из объемов налично-денежного оборота организации с учетом особенностей режима ее деятельности, порядка и сроков сдачи наличных денежных средств в учреждения банков, обеспечения сохранности и сокращения встречных перевозок ценностей. Лимит кассы утверждался ежегодно в конце года на следующий календарный год. По обоснованной просьбе организации лимит можно было пересмотреть в течение года, например в случае изменения объемов кассовых оборотов или условий сдачи выручки в банк (абз. 16 п. 2.5 Положения ЦБ РФ от 05.01.1998 N 14-П).

Наличные деньги сверх установленного в соответствии с п. п. 1.2, 1.3 Положения N 373-П лимита, компания, как и прежде, должна хранить на банковских счетах в банках (п. п. 1.4, 6.1 Положения N 373-П). Исключение составляют только дни выплат заработной платы, стипендий, выплат, включенных в соответствии с методологией, принятой для заполнения форм федерального государственного статистического наблюдения, в фонд заработной платы и выплаты социального характера, включая день получения наличных денег с банковского счета на указанные выплаты, а также в выходные, нерабочие праздничные дни в случае ведения компанией в эти дни кассовых операций. Это важное нововведение, позволяющее ряду компаний, в частности розничным торговым сетям и магазинам, торгующим в выходные и праздничные дни и имеющим в такие дни выручку выше обычной, не сдавать сверхлимитную выручку в банк, что сделать в такие дни практически невозможно, поскольку банки не работают.

Ранее было установлено, что предприятия имели право хранить в своих кассах наличные деньги сверх установленных лимитов только для оплаты труда, выплаты пособий по социальному страхованию и стипендий не свыше трех рабочих дней (для предприятий, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, - до пяти дней), включая день получения денег в банке (п. 9 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утв. Решением Совета директоров ЦБ РФ от 22.09.1993 N 40, п. 2.6 Положения о правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации от 05.01.1998 N 14-П, утв. Советом директоров Банка России 19.12.1997, протокол N 47).

По компании, не рассчитавшей лимит и не утвердившей его приказом или распоряжением (как и раньше, по предприятию, не представившему расчет на установление лимита остатка наличных денег в кассе ни в одно из обслуживающих учреждений банка), лимит остатка кассы считается нулевым, а не сданная компанией в учреждения банков денежная наличность - сверхлимитной. И в течение двух месяцев со дня нарушения налоговая инспекция может оштрафовать (ч. 1 ст. 4.5, ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ):

Лимит кассы для подразделений с отдельными расчетными счетами

Как и прежде, при установлении лимита остатка наличных денег в кассе нужно учитывать, есть ли у компании обособленные подразделения.

Так, с 2012 г. компании, имеющие филиалы и представительства с отдельными расчетными счетами в банках, должны издавать приказ (распоряжение) на утверждение нескольких лимитов остатков денежных средств в кассе (абз. 2 п. 1.2, абз. 2 п. 1.3 Положения N 373-П, Приложение к Положению N 373-П):

В этом случае важно, что сумма лимитов каждого такого обособленного подразделения с отдельными расчетными счетами и головного офиса компании с подразделениями без отдельных расчетных счетов не должна превышать общий лимит в целом по компании. Для этого целесообразно сначала рассчитать по формуле из Приложения к Положению N 373-П лимит в целом по компании с учетом филиалов (представительств) с отдельными расчетными счетами, а затем по той же формуле определить лимиты отдельно для головного офиса с подразделениями без отдельных расчетных счетов и для каждого обособленного подразделения с отдельным расчетным счетом. Это упростит расчеты и позволит не превысить лимит. Кроме того, наличие приказа (распоряжения), устанавливающего лимиты остатка денег для обособленных подразделений компании с отдельными расчетными счетами, позволит филиалам (представительствам) хранить выручку, не сдавая ее в центральную кассу.

Если же у вас есть обособленные подразделения без расчетных счетов в банках, то компания вправе выделить для них квоту в общем лимите остатка денежных средств в кассе головного офиса.

Лимит остатка наличных денег в кассе индивидуальных предпринимателей

Поскольку Положение N 373-П распространяется и на индивидуальных предпринимателей (п. 1.1 Положения N 373-П), с 1 января 2012 г. они обязаны, как и компании, соблюдать порядок ведения кассовых операций, в т.ч. определять лимит остатка денежных средств в кассе и утверждать его своим приказом согласно нормам п. п. 1.2, 1.3 Положения N 373-П и Приложения к нему. В противном случае возможно наложение административного штрафа в размере от 4000 до 5000 руб. (ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ). Но насколько это возможно, судите сами - ведь в ст. 15.1 КоАП РФ слова "индивидуальный предприниматель" пока не появились, соответствующие изменения не внесены. На отсутствие правовых оснований для привлечения индивидуальных предпринимателей к административной ответственности по ст. 15.1 КоАП РФ указал и Президиум ВАС РФ в Постановлении от 29.06.2010 N 1411/10, правда, это было до вступления в силу Положения N 373-П.

Следует также отметить, что в отличие от юридических лиц расчетный счет в банке для индивидуального предпринимателя не обязателен, поскольку он может ограничиться в своей деятельности только наличными расчетами. В действующем законодательстве нет положения об обязательности открытия расчетных счетов в банке индивидуальными предпринимателями. Также ни одним нормативным актом не установлена обязанность индивидуальных предпринимателей вносить платежи при осуществлении хозяйственных операций исключительно с расчетного счета. Поэтому открытие счета в банке - право, но не обязанность индивидуального предпринимателя. И Положение N 373-П не может обязать физическое лицо открывать счета в банках. Однако, для того чтобы полноценно осуществлять предпринимательскую деятельность, во многих случаях открытие своего расчетного счета представляется более удобным. В то же время при отсутствии расчетного счета от индивидуального предпринимателя никто не сможет требовать сдачи наличной выручки в банк и вводить лимит остатка наличных денежных средств в кассе (как это происходит с юридическими лицами), поскольку такое требование в данной ситуации противоречит гражданскому законодательству. В таких случаях, по мнению автора, индивидуальные предприниматели, не имеющие расчетного счета в банке, вправе не рассчитывать и не утверждать лимит наличных в приказе. Ведь сдавать сверхлимитную выручку некуда.

Тем не менее не исключено, что после вступления в силу Положения N 373-П и окончательной проработки всех процедурных вопросов ЦБ РФ сможет обязать индивидуальных предпринимателей без расчетных счетов вести кассу и сдавать сверхлимитный остаток наличных денег в банк.

Ведение кассовых операций

Кассовые операции теперь можно вести компаниям (индивидуальным предпринимателям) с применением программно-технических комплексов, в т.ч. оснащенных функцией приема наличных денег (п. 1.10 Положения N 373-П).

В документе подробно расписано, какие кассовые документы могут и должны оформляться на бумаге, а какие - с применением технических средств, предназначенных для обработки информации, включая персональный компьютер и программное обеспечение (п. 2.5 Положения N 373-П), какие обязательно распечатывать, а какие - можно оставить в памяти компьютера, например книгу учета принятых и выданных кассиром денежных средств (абз. 4 п. 2.5 Положения N 373-П).

Отдельно стоит остановиться на ведении кассовых операций индивидуальным предпринимателем.

Кассовые операции ведутся у индивидуального предпринимателя кассовым или иным работником, определенным им из числа своих работников (далее - кассир), с установлением ему соответствующих должностных прав и обязанностей, с которыми кассир должен ознакомиться под роспись. При наличии у индивидуального предпринимателя нескольких кассиров один из них выполняет функции старшего кассира. Кассовые операции могут проводиться руководителем (п. 1.6 Положения N 373-П).

Положение N 373-П не делает разграничений для индивидуальных предпринимателей, не имеющих наемных работников, и тех, кто нанимает персонал. Поэтому проблемы с ведением кассовых операций возникают, когда у индивидуального предпринимателя нет кассовых и бухгалтерских работников, при этом сам индивидуальный предприниматель не является ни работником, ни руководителем.

Системный анализ норм абз. 3 п. 1.2, п. п. 1.6, 2.1 Положения N 373-П позволяет сделать вывод, что при упоминании слова "руководитель" по всему тексту Положения N 373-П имеется в виду именно руководитель юридического лица. В таком случае вопрос о том, кто может осуществлять ведение кассовых операций у индивидуального предпринимателя в рассматриваемой ситуации, остается открытым до получения официальных разъяснений от ЦБ РФ. А пока автор рекомендует таким индивидуальным предпринимателям получать выручку и осуществлять расходы только безналичным способом.

Требования к кассиру и его снабжение

Теперь согласно п. 1.6 Положения N 373-П кассовые операции у компании (индивидуального предпринимателя) могут вести назначенные кассиры, старшие кассиры (при наличии нескольких кассиров) или, что является нововведением, сам руководитель организации.

Кассиру устанавливается должностная инструкция или перечень прав и обязанностей, с которыми он должен ознакомиться под роспись (п. 1.6 Положения N 373-П). Положение N 373-П не содержит требований о необходимости ознакомления кассира с Положением N 373-П под роспись после издания приказа о его назначении на эту работу, о полной материальной ответственности кассира, о запрете передоверять выполнение порученной ему работы другим лицам, о временной замене единственного кассира и возложении его обязанностей на другого работника по письменному приказу руководителя, как это было предусмотрено п. п. 32 - 35 прежнего Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утв. Решением Совета директоров Банка России от 22.09.1993 N 40.

Согласно п. 2.3 Положения N 373-П кассир снабжается печатью (штампом), содержащей (содержащим) реквизиты, подтверждающие проведение кассовой операции (далее - штамп), а также образцами подписей лиц, уполномоченных подписывать кассовые документы. В случае ведения кассовых операций руководителем образцы подписей лиц, уполномоченных подписывать кассовые документы, не оформляются.

Это новые требования, которых не было в прежнем Порядке ведения кассовых операций в Российской Федерации, утв. Решением Совета директоров Банка России от 22.09.1993 N 40.

Однако в новых требованиях есть некоторая неясность. Как отмечено выше, в п. 2.3 Положения N 373-П указано, что кассир снабжается печатью (штампом), содержащей (содержащим) реквизиты, подтверждающие проведение кассовой операции. Эта печать (штамп) ставится на корешок приходного кассового ордера. При этом Положение N 373-П не расшифровывает, что понимается под "реквизитами, подтверждающими проведение кассовой операции" и зачем эти реквизиты нужны на печати (штампе), ведь сам факт кассовой операции подтверждается самим приходным кассовым ордером 0310001. Можно только предположить, что разработчики документа имели в виду печать (штамп) с реквизитами организации, как это было раньше.

Периодичность сдачи наличных денег в банки

Сдавать наличные денежные средства сверх рассчитанного самостоятельно лимита компания и индивидуальный предприниматель вправе не реже раза в семь рабочих дней, а при отсутствии в населенном пункте банка - не реже одного раза в течение четырнадцати рабочих дней (Приложение к Положению N 373-П).

Напомним, что ранее предприятия были обязаны сдавать в банк всю денежную наличность сверх установленных лимитов остатка наличных денег в кассе в порядке и сроки, согласованные с обслуживающими банками (п. 6 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утв. Решением Совета директоров ЦБ РФ от 22.09.1993 N 40, п. 2.6 Положения о правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации от 05.01.1998 N 14-П, утв. Советом директоров Банка России 19.12.1997, протокол N 47). По общему правилу, сверхлимитные суммы сдавались в банк ежедневно.

Увеличены сроки выдачи наличных денег на выплату зарплаты, стипендий и других выплат работникам

Согласно п. 4.6 Положения N 373-П срок выдачи наличных денег на выплату зарплаты, стипендий и других выплат работникам определяется руководителем и указывается в расчетно-платежной ведомости 0301009 (платежной ведомости 0301011).

При этом продолжительность срока выдачи наличных денег по таким выплатам не может превышать пяти рабочих дней (включая день получения наличных денег с банковского счета на указанные выплаты), а не трех дней в общем случае, как это было раньше (п. 2.6 Положения ЦБ РФ от 05.01.1998 N 14-П "О правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации", п. 9 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утв. Решением Совета директоров Банка России от 22.09.1993 N 40).

Взаимоотношения между старшим кассиром и кассирами

Положение N 373-П содержит подробное описание взаимоотношений между старшим кассиром и кассирами. Речь идет о применении книги учета принятых и выданных кассиром денежных средств 0310005.

Так, при наличии старшего кассира операции по передаче наличных денег между старшим кассиром и кассирами в течение рабочего дня отражаются старшим кассиром в книге 0310005. Записи в книгу 0310005 осуществляются в момент передачи наличных денег (п. 2.4 Положения N 373-П).

Пункт 2.5 Положения N 373-П предусматривает подробный порядок ведения книги 0310005 на бумажном носителе или с применением технических средств (по выбору компании или индивидуального предпринимателя).

Целевое расходование постоянной денежной выручки

Пунктом 7 прежнего Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утв. Решением Совета директоров Банка России от 22.09.1993 N 40, было установлено, что предприятия, имеющие постоянную денежную выручку, по согласованию с обслуживающими их банками могут расходовать ее на оплату труда и выплату социально-трудовых льгот (в последующем - оплату труда), закупку сельскохозяйственной продукции, скупку тары и вещей у населения.

В Положении N 373-П нет норм, позволяющих хозяйствующим субъектам, имеющим постоянную денежную выручку, расходовать таковую на оплату труда, выплату социально-трудовых льгот и пр.

Выдача наличных денег

В отличие от прежнего Порядка п. 4.2 Положения N 373-П максимально детализирует процедуры выдачи наличных денег, а также действия кассира и получателя денежных средств.

Так, кассир выдает наличные деньги непосредственно получателю, указанному в расходном кассовом ордере 0310002 (расчетно-платежной ведомости 0301009, платежной ведомости 0301011), при предъявлении им паспорта или другого документа, удостоверяющего личность в соответствии с требованиями законодательства РФ, либо доверенности и документа, удостоверяющего личность.

Таким образом, по-прежнему получателю денег следует предъявить документ, удостоверяющий личность. А вот удостоверения, упоминавшиеся в п. 15 прежнего Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, к такому виду документов не относятся.

Перед выдачей наличных денег кассир, получив расходный кассовый ордер 0310002 (расчетно-платежную ведомость 0301009, платежную ведомость 0301011), проверяет наличие подписей руководителя, главного бухгалтера или бухгалтера (при отсутствии главного бухгалтера и бухгалтера - наличие подписи руководителя) и их соответствие имеющимся образцам, соответствие сумм наличных денег, проставленных цифрами, суммам, проставленным прописью. При выдаче наличных денег по расходному кассовому ордеру 0310002 кассир проверяет также наличие подтверждающих документов, перечисленных в расходном кассовом ордере 0310002, и соответствие фамилии, имени, отчества (при наличии) получателя наличных денег, указанных в расходном кассовом ордере 0310002, данным предъявляемого получателем документа, удостоверяющего его личность.

При выдаче наличных денег по доверенности кассир проверяет соответствие фамилии, имени, отчества (при наличии) получателя наличных денег, указанных в расходном кассовом ордере 0310002, фамилии, имени, отчеству (при наличии) доверителя, указанным в доверенности, а также соответствие указанных в доверенности и расходном кассовом ордере 0310002 фамилии, имени, отчества (при наличии) доверенного лица и данных документа, удостоверяющего его личность, данным предъявленного доверенным лицом документа. В расчетно-платежной ведомости 0301009 (платежной ведомости 0301011) перед подписью лица, которому доверено получение наличных денег, кассир делает надпись "по доверенности". Доверенность прилагается к расходному кассовому ордеру 0310002 (расчетно-платежной ведомости 0301009, платежной ведомости 0301011).

Если получатель денег имеет многоразовую доверенность, то при каждом получении денег с нее делаются заверенные копии и прикладываются к расходным документам. Оригинал доверенности хранится у кассира и при последней выдаче наличных денег прилагается к расходному кассовому ордеру 0310002 (расчетно-платежной ведомости 0301009, платежной ведомости 0301011).

Выдача подотчетных сумм

Пунктом 11 прежнего Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации было установлено, что предприятия выдают наличные деньги под отчет на хозяйственно-операционные расходы, а также на расходы экспедиций, геолого-разведочных партий, уполномоченных предприятий и организаций, отдельных подразделений хозяйственных организаций, в т.ч. филиалов, не состоящих на самостоятельном балансе и находящихся вне района деятельности организаций, в размерах и на сроки, определяемые руководителями предприятий. А выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производилась в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти цели.

Теперь же в гл. 4 Положения N 373-П нет указаний, на какие цели могут выдаваться наличные из кассы под отчет. Содержится лишь общее определение - "на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, индивидуального предпринимателя" (п. 4.1 Положения N 373-П).

Кроме того, изменился сам порядок получения подотчетных сумм.

Раньше, как правило, для этих целей издавался приказ, в котором указывались: список сотрудников, имеющих право получать деньги под отчет; срок, на который выдается подотчетная сумма; максимальный размер подотчетной суммы.

Согласно п. 4.4 Положения N 373-П теперь для выдачи денег под отчет достаточно заявления подотчетного лица в произвольной форме с собственноручной надписью руководителя о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, подписи руководителя и даты. Иными словами, теперь приказ руководителя оформлять не нужно.

В остальном порядок выдачи подотчетных сумм и отчета по ним остался прежним.

Процедура пересчета денег

Пунктом 4.3 Положения N 373-П впервые детализирована процедура пересчета денег. Так, кассир пересчитывает подготовленную к выдаче сумму наличных денег таким образом, чтобы их получатель мог наблюдать за его действиями, и выдает получателю наличные деньги полистным, поштучным пересчетом в сумме, указанной в расходном кассовом ордере 0310002 (абз. 2 п. 4.3 Положения N 373-П).

При этом получатель наличных денег пересчитывает их под наблюдением кассира полистно, поштучно. Кассир не принимает от получателя наличных денег претензии по их сумме, если получатель не пересчитал под наблюдением кассира полученные им наличные деньги (абз. 3 п. 4.3 Положения N 373-П).

Ведение кассовой книги

Порядок оформления кассовой книги 0310004, установленный гл. 5 Положения N 373-П, принципиально не изменился.

Нововведения коснулись:

Кассовые комнаты

Согласно п. 1.2 Положения N 373-П руководитель компании (индивидуальный предприниматель) сам определяет место для проведения кассовых операций и хранения наличных денег.

Это означает, что кассой может быть теперь, например, складское помещение или автофургон. При этом перечень мер для защиты кассы и сохранности наличности также определяется компанией (индивидуальным предпринимателем). На это указано в п. 1.11 Положения N 373-П.

Таким образом, ни компаниям, ни индивидуальным предпринимателям не нужно в 2012 г. оборудовать специальные кассовые комнаты для хранения наличных денег.

Напомним, что п. п. 3, 29 ранее действовавшего Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации предусматривали, что все организации, работающие с наличностью, обязаны иметь у себя специально оборудованное и защищенное помещение кассы, предназначенное:

За отсутствие оборудованной кассы налоговые инспекторы штрафовали компании по ст. 15.1 КоАП РФ на сумму 40 000 - 50 000 руб., а руководителя компании (или индивидуального предпринимателя) - на 4000 - 5000 руб.

Причем штраф применялся и тогда, когда кассовой комнаты нет в принципе, и тогда, когда она есть, но не соответствует Единым требованиям по технической укрепленности и оборудованию сигнализацией помещений касс предприятий (Приложение N 3 к Порядку ведения кассовых операций в Российской Федерации, утв. Решением Совета директоров Банка России от 22.09.1993 N 40, Постановление ФАС Поволжского округа от 23.11.2009 по делу N А12-11434/2009).

Теперь же в Положении N 373-П ничего не сказано про такую обязанность компаний и индивидуальных предпринимателей. Это означает, что за сохранностью наличных денег должны следить их собственники, что вполне логично.

Следует напомнить, что Верховный Суд РФ в Решении от 20.07.2011 N ГКПИ11-484 указал, что обособленные подразделения компаний не обязаны иметь специальные кассовые комнаты.

Внезапные ревизии кассы

Нормы Положения N 373-П не содержат требований о проведении внезапных ревизий кассы, как это было предусмотрено ранее в разд. IV Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации.

Е.Орлова

Директор

департамента внутреннего аудита

ООО "Комо"