Мудрый Экономист

Учет товародвижения в торговой компании

"Арсенал предпринимателя", 2012, NN 2, 3, 4, 6

Практика работы торговых сетей и личный опыт показывают, что основной причиной потерь торговых компаний являются вовсе не убытки, причиняемые умышленными действиями покупателей и персонала. От 80 до 95% потерь происходит в ходе обеспечения операционной деятельности торговых объектов в результате ошибок и нарушений сотрудников, обеспечивающих учет движения товара. Единственным действенным способом снижения данного вида потерь является лишь налаженная система учета товародвижения, стандартизация всех процедур, осуществляемых на различных его этапах, и строжайший контроль их соблюдения.

В розничных торговых сетях используются различные наименования должностей линейного персонала и менеджеров, различные компьютерные программы учета товародвижения, есть и иные индивидуальные особенности. Поэтому обозначим, что понимается под некоторыми терминами, используемыми в настоящей статье.

Торговая организация (торговая сеть <1>) - торговое предприятие, осуществляющее руководство сетью розничных структурных подразделений (торговых объектов <2>) различного формата и направленности (торговых комплексов, торговых центров, гипермаркетов, супермаркетов, магазинов "у дома", дискаунтеров, распределительных центров и т.д.).

<1> Согласно Федеральному закону от 28.12.2009 N 381-ФЗ "Об основах государственного регулирования торговой деятельности в Российской Федерации" (далее - Федеральный закон N 318-ФЗ) торговая сеть - совокупность двух и более торговых объектов, которые находятся под общим управлением, или совокупность двух и более торговых объектов, которые используются под единым коммерческим обозначением или иным средством индивидуализации (ст. 2).
<2> Согласно Федеральному закону N 381-ФЗ торговый объект - здание или часть здания, строение или часть строения, сооружение или часть сооружения, специально оснащенные оборудованием, предназначенным и используемым для выкладки, демонстрации товаров, обслуживания покупателей и проведения денежных расчетов с покупателями при продаже товаров.

Поставщик - компания, осуществляющая поставку товаров в торговую сеть.

Категорийный менеджер - сотрудник торговой организации (как правило, входящий в структуру коммерческого отдела (департамента, службы и т.п.)), отвечающий за определенную товарную категорию.

Директор торгового объекта - должностное лицо торговой организации, руководящее деятельностью ее розничного структурного подразделения (директор, управляющий и т.д.).

Заведующий секцией - должностное лицо торгового объекта, руководящее подразделением по реализации группы товарных категорий (например, секции "Гастрономия", "Бакалея", "Фрукты-овощи" и т.д.).

Заместитель заведующего секцией - должностное лицо торговой организации, осуществляющее непосредственное оперативное и функциональное управление сменным составом подразделения по реализации товарной группы или направления.

Менеджер по дебаркадеру - должностное лицо торгового объекта, осуществляющее руководство работой сотрудников грузовой зоны (дебаркадера, рампы и т.п.) торгового объекта.

Менеджер по приему товара - должностное лицо торгового объекта, осуществляющее прием товара, возврат товара поставщику.

Руководитель службы безопасности торговой компании - топ-менеджер торговой компании, возглавляющий подразделение по решению вопросов обеспечения безопасности и минимизации потерь.

Руководитель службы безопасности торгового объекта - представитель администрации торгового объекта, занимающийся вопросами обеспечения безопасности и минимизации потерь, либо начальник охраны объекта частного охранного предприятия.

Старший смены - сотрудник, отвечающий за организацию работы сменного наряда штатных сотрудников, непосредственно обеспечивающих охрану и безопасность торгового объекта либо руководитель сменного наряда сотрудников охраны частного охранного предприятия.

Сотрудник службы безопасности - штатный сотрудник подразделения службы безопасности торгового объекта либо сотрудник частного охранного предприятия.

Торговая система - компьютерная система учета товара (в которой отражаются все операции с товаром, начиная с его заказа и заканчивая реализацией или возвратом поставщику), используемая в торговой организации. Операции, упоминаемые в настоящей статье, применимы к торговой системе "Супермаг-2000", соответственно, это необходимо учитывать, адаптируя положения статьи к иной торговой системе.

Прежде чем непосредственно перейти к раскрытию вопросов, являющихся предметом рассмотрения настоящей статьи, хотелось бы обратить внимание на некоторые моменты, которые представляются весьма значимыми в рамках применения рекомендуемых положений на практике.

Несмотря на то что большинство положений статьи приведено на примере процедуры учета товародвижения и иных смежных бизнес-процессов в рамках отдельной сети торговых объектов, они вполне актуальны для торговых объектов практически любого формата - магазинов "у дома", дискаунтеров, мини-маркетов, супермаркетов и т.д. Потери магазинов более мелкого формата, чем супер- и гипермаркеты, от нарушений и ошибок в ходе учета товародвижения в процентном отношении могут быть даже более значительными.

В свете сказанного, используя рекомендации статьи применительно к торговым компаниям небольшого формата, следует это учитывать. Так, в подобных магазинах функции должностных лиц, которых мы определили как категорийных менеджеров, заведующих и заместителей, заведующих секциями, менеджеров по дебаркадеру и по приему товаров, зачастую выполняют одни и те же сотрудники: менеджеры торгового зала, заместители управляющих магазинами и т.д. (наименования должностей могут быть самыми разными, однако сути это не меняет). Соответственно, могут быть упрощены в целом и схемы учета товародвижения, вплоть до исключения некоторых, рассмотренных в настоящей статье этапов (например, прием товара от транспортной компании). Важно, чтобы соблюдались основные принципы и подходы к осуществлению этих процедур.

Оформление договорных документов Договор на поставку товара

Товар может поставляться в торговую сеть только после заключения договора с поставщиком. Условия договора определяет категорийный менеджер, юрист торговой организации проверяет договор на соответствие законам Российской Федерации и интересам предприятия, подписывает договор на поставку продукции сам индивидуальный предприниматель либо лицо, имеющее доверенность на право подписи договоров (часто таким лицом является финансовый директор). В договоре поставки товара должны быть обозначены условия поставки, возврата и оплаты продукции.

Контракт на закупку

После заключения договора на поставку категорийный менеджер в торговой системе составляет контракт на закупку. В нем необходимо указывать:

Для работы с контрактом он должен иметь статус "принят", при запрете работы с контрактом необходимо присвоить ему статус "заблокирован". При завершении срока действия контракта его необходимо либо продлить, либо заблокировать. При создании и любом изменении контракта его нужно разослать в периферийные базы магазинов, в которые возможна поставка товара по данному договору.

При исключении какого-либо товара из контракта необходимо в карточке торговой системы данного товара убрать признак "прием разрешен". Все карточки с признаком "прием разрешен" должны присутствовать в одном из действующих контрактов. Исключать товар из контракта можно только после выполнения поставщиком всех заказов, содержащих данную позицию.

При изменении контрактов категорийный менеджер обязан внести изменение в номенклатуру торгового объекта в торговой системе. При запрете реализации и заказа из номенклатуры соответствующего торгового объекта артикул необходимо изъять, а при внесении в контракт или разрешении на реализацию в номенклатуру соответствующего торгового объекта - добавить его.

Все решения и действия по изменению параметров артикула, а также все изменения в документе "контракт на закупку" производит только категорийный менеджер.

Процедура оформления заказа на поставку товара Планирование заказов

Заказ поставщику формируется только согласно графику заказов. В графике заказов должны быть указаны дни недели, когда поставщик принимает заказ, и дни недели, когда осуществляется поставка товара.

Формирование заказа поставщику

Заказ товара может сделать заведующий секцией торгового объекта, заместитель заведующего секцией либо категорийный менеджер. Заказ может быть сделан только на основании контракта.

Для формирования заказа поставщику необходимо использовать отчет торговой системы "Бланк-заказ".

В отчете "Бланк-заказ" необходимо указать:

В отчете "Бланк-заказ" показываются следующие данные:

В графе "заказ" следует указать количество товара, необходимого для заказа. Заказ нужно формировать кратно числу, указанному в графе "количество товара в транспортной упаковке".

Оформление заказа поставщику

Для передачи заказа поставщику его необходимо разместить в торговой системе. В заказе поставщику нужно указывать:

Присваивать заказу статус "размещен" нужно только в день, указанный в графике заказов и поставок.

Редактирование заказа после присвоения ему статуса "размещен" запрещено.

Оформленный заказ необходимо передать представителю поставщика либо отправить его поставщику по электронной почте или факсу до 14:00 <3> дня, в который сделан заказ.

<3> Здесь и далее указано рекомендуемое время. Оно может варьироваться в зависимости от режима работы торгового объекта, графика работы менеджерского состава, работающего с заказами (заведующих секциями, заместителей заведующих секциями, менеджеров по дебаркадеру, категорийных менеджеров и т.д.) В настоящей статье временные рамки указаны исходя из того, что торговые объекты сети работают в режиме с 8:00 до 23:00.

Если заказ сформирован категорийным менеджером, его необходимо разослать в периферийные базы торговых объектов по электронным каналам торговой системы до 17:00 этого же дня.

Контроль выполнения заказов

Ежедневно заведующий секцией торгового объекта должен проверять выполнение заказов за предыдущий день. В торговой системе необходимо отобрать заказы в статусе "размещен" с датой поставки предыдущего дня. Список невыполненных заказов необходимо отправить по электронной почте в адрес категорийного менеджера, ведущего соответствующую группу товаров.

Выполнение заказов контролируется еженедельно отчетом "Анализ заказов поартикульно".

В отчете "Анализ заказов поартикульно" показываются следующие данные:

В отчете "Анализ заказов поартикульно" необходимо указать:

По отчету "Анализ заказов поартикульно" проводится анализ поставок. Именно полнота поставок является определяющим фактором при выполнении плана продаж торгового объекта, так как реализация зависит от наличия товара в магазине. При обнаружении невыполнения заказа поставщиком более чем на 20% необходимо сообщить заместителю директора торгового объекта и категорийному менеджеру для принятия мер к обеспечению торгового объекта необходимым товаром.

На данной стадии обеспечения товародвижения могут допускаться нарушения, влекущие большие потери для торговой организации: ошибки в ходе формирования заказа товаров поставщику (некорректный заказ). Следует иметь в виду, что причинение прямого ущерба предприятию некорректным заказом зависит от договорных условий с тем или иным поставщиком, а именно - от условий по возврату товара. Предусмотрен ли возврат вообще, на каких условиях он возможен (100-процентный возврат; возврат в размере определенного процента от суммы поставки товара; причины возврата - истечение сроков годности, утеря товарного вида, товар без движения и т.п.) и других обстоятельств. Каким образом некорректный заказ может привести к прямым потерям?

Пример 1. При формировании заказа конкретной товарной позиции ответственный менеджер (руководитель секции, отдела, товарного направления, заместитель директора, управляющий и т.п.) не проводит анализ товарных остатков, не анализирует среднесуточную реализацию, периодичность поставок, иные объективные обстоятельства, влияющие на снижение или повышение покупательского спроса на данный товар (будни или выходные дни, предпраздничные продажи и т.д.). В результате заказывается и поступает такое количество товара, из которого реализовать в пределах срока его годности возможно лишь половину. В случае невозможности возврата нереализованного товара поставщику весь такой товар подлежит списанию и утилизации. Соответственно, его стоимость полностью включается в потери торгового предприятия. Выявляются такие ошибки, как правило, в процессе списания. Руководитель службы безопасности, как и руководитель торгового объекта, визирующий акт списания, должны задаваться вопросом о количестве списываемого товара, причинах и виновности соответствующих должностных лиц в больших объемах списываемого товара.

Прием товара Планирование приема товара

Ежедневно в 18.00 заместитель директора торгового объекта распечатывает реестр заказов в статусе "размещен" с датой поставки, соответствующей дню, следующему после дня распечатки реестра. Заместитель директора торгового объекта подписывает данный реестр и передает его менеджеру по дебаркадеру не позднее 19:00. Копию реестра заказов заместитель директора торгового объекта передает старшему смены подразделения службы безопасности для организации учета прибытия автотранспорта на торговый объект.

Менеджер по дебаркадеру по реестру распределяет работу персонала грузовой зоны. В реестре заказов менеджер по дебаркадеру отмечает номера накладных на перемещение товаров с виртуального склада возврата, подготовленных на возврат. Данные о подготовленных возвратах менеджер по дебаркадеру берет из журнала учета возвратов поставщику.

Регистрация прибытия поставщика

При прибытии автотранспорта поставщика с товаром сотрудник службы безопасности на посту "Дебаркадер" регистрирует время прибытия автотранспорта в журнале учета прибытия-убытия автотранспорта с товаром и оборудованием (см. таблицу), предварительно проверив наличие данного поставщика в реестре заказов. При соответствии данных сотрудник службы безопасности вносит данные в журнал учета прибытия-убытия автотранспорта с товаром и оборудованием и сообщает о прибытии поставщика менеджеру по приему товара. Если поставщик отсутствует в реестре заказов, сотрудник службы безопасности связывается с менеджером по дебаркадеру.

Таблица

Форма журнала учета прибытия-убытия автотранспорта с товаром и оборудованием

  N  
ворот
  Время  
прибытия,
начала
приема
товара,
убытия
    N     
накладной,
дата,
поставщик
    Ф.И.О.   
водителя, N
водительского
удостоверения
 Подпись
водителя
    Подпись   
сотрудника
охраны
с расшифровкой
 Марка, гос. N
автотранспорта
  1  
    2    
     3    
      4      
    5   
       6      
       7      

Менеджер по дебаркадеру ставит об этом в известность заместителя директора торгового объекта. Заместитель директора торгового объекта, проанализировав ситуацию, принимает решение о целесообразности приема товара. В случае принятия решения о приеме товара от поставщика, не зарегистрированного в реестре заказов, заместитель директора торгового объекта вносит данного поставщика в реестр заказов, удостоверив такое решение своей подписью.

На поставщиков, поставляющих товар в торговый объект чаще одного раза в день или имеющих такую возможность (например, местные производители и поставщики фруктов), правило приема по реестру заказов не распространяется. В каждом торговом объекте у менеджера по дебаркадеру должен быть список таких поставщиков, утвержденный директором торгового объекта. Указанные в списке поставщики принимаются без реестра заказов при наличии заказа с датой поставки, соответствующей текущей дате.

Прием товара

Сопроводительную документацию представитель поставщика передает менеджеру по приему товара. Менеджер по приему товара проверяет комплектность и правильность оформления сопроводительных документов (товарно-транспортной накладной, счета-фактуры, сертификата, удостоверения качества и т.д.). Менеджер по приему товара начинает приемку только при наличии полного комплекта правильно оформленных документов.

Если документация предоставлена не в полном объеме или неправильно оформлена, менеджер по приему товара ставит в известность заведующего секцией. Заведующий секцией, проанализировав ситуацию, принимает решение о целесообразности приема товара. Если заведующий секцией принимает решение об отказе в приеме товара, то он обязан сообщить о своем решении категорийному менеджеру по телефону. Категорийный менеджер может принять решение о приеме товара у поставщика, выслав на адрес заведующего секцией электронное письмо с соответствующим указанием и гарантией о предоставлении соответствующей документации либо о принятии на себя ответственности за решение спорного вопроса.

Менеджер по приему товара сообщает оператору базы данных номер "заказа поставщику" из реестра заказов для загрузки соответствующего заказа в терминал сбора данных и передает оператору базы данных один экземпляр товарно-транспортной накладной для проверки соответствия цен в накладной ценам в заказе. Оператор базы данных создает в торговой системе приходную накладную на основании соответствующего заказа поставщику. Спецификацию и цены оператор базы данных заполняет автоматически из соответствующего заказа поставщику. При обнаружении превышения цены поставленного товара оператор базы данных аккуратно вычеркивает цену позиции в товарно-транспортной накладной и рядом вписывает цену из заказа поставщику.

Приходной накладной в данном случае оператор базы данных присваивает статус "принят на складе". Подпись и штамп о приеме товара ставятся на товарно-транспортную накладную только после предоставления поставщиком исправленных (или полного пакета) документов. Статус "принят полностью" приходной накладной присваивается только после предоставления поставщиком исправленных документов.

При обнаружении цены в товарно-транспортной накладной ниже, чем в заказе поставщику, в соответствующую строку спецификации вводится цена из товарно-транспортной накладной.

Второй экземпляр товарно-транспортной накладной передается менеджеру по приему товара для приема товара по количеству и качеству. Терминал сбора данных с заказом менеджер по приему товара получает у оператора ввода данных.

Менеджер по приему товара в ходе приема товара проверяет:

Принимаемый товар палетируется по видам товара (соответственно секциям) на дебаркадере в соответствии с предпочтениями заместителя заведующего секцией.

Товар, не принятый по одной из вышеуказанных причин, аккуратно вычеркивается менеджером по приему товара из накладной. Если позиция не принята по количеству, то зачеркивается только количество позиций, указанных в товарно-транспортной накладной, и рядом аккуратно вписывается фактически принятое количество.

Если у поставщика имеется возвратная тара, то менеджер по приему товара отдает ее в обязательном порядке, при этом подтверждая возврат тары и ее количество, поставив соответствующий штамп и подпись на двух экземплярах накладных.

Фактическое количество товара, полученное во время подсчета, вносится в терминал сбора данных. Терминал сбора данных с внесенными данными менеджер по приему товара передает оператору ввода данных для формирования приходной накладной и получает у оператора ввода данных первый экземпляр накладной с проверенными ценами и отсутствием позиций с превышением цены. Менеджер по приему товара производит вычеркивание позиций в обоих экземплярах товарно-транспортной накладной и по количеству, и по цене. Все вычеркнутые позиции необходимо заверить подписью экспедитора поставщика напротив каждого "вычерка".

Менеджер по приему товара регистрирует прием товара в журнале учета приема товара, подписывает товарно-транспортную накладную и передает один экземпляр на пост сотрудников службы безопасности дебаркадера.

Второй экземпляр товарно-транспортной накладной менеджер по приему товара передает оператору ввода данных для окончательной проверки корректности внесенных данных в торговой системе. После проверки товарно-транспортная накладная и счет-фактура передаются старшему оператору (бухгалтеру торгового объекта) для сверки соответствия данных, подшивки документов и ведения бухгалтерского учета.

На посту "Дебаркадер" сотрудник службы безопасности отмечает время убытия и делает отметку в журнале учета прибытия-убытия автотранспорта с товаром и оборудованием.

Менеджер по дебаркадеру сообщает заместителю заведующего секцией о завершении приема товара. Заместитель заведующего секцией в контакте с менеджером по дебаркадеру организует транспортировку принятого товара в торговый зал.

К сведению. В ходе приема товара могут допускаться ошибки как со стороны менеджеров по приему товара, так и со стороны операторов по вводу данных. И те, и другие ошибки могут причинить значительный ущерб торговой организации.

Невнимательность менеджера по приему товара может привести к тому, что приходуется товар, фактически не поставленный в торговый объект. На практике приходилось сталкиваться с ситуацией, когда товар принимался (то есть ставились подписи на приходных накладных) на основании данных заказа поставщику, фактически же товар не пересчитывался. В результате принималось количество товара в два раза меньше, чем поставлялось фактически.

Ошибки в ходе оформления приходных документов

Данные ошибки совершаются операторами ввода данных. Даже если в ходе приема товара никаких нарушений не было и товар принимался по факту, в процессе оприходования товара, оператор может не учесть "вычерки", которые делал менеджер по приему товара, и поставить на приход товар, фактически отсутствующий (непринятый).

Это могут быть механические ошибки. Например, вместо 10 единиц товара на приход ставится 100 единиц. Соответственно, 90 единиц товара, которые, естественно, не будут обнаружены во время проведения инвентаризации, поскольку их и не было, будут являться прямыми убытками торгового предприятия. В практике встречаются и более замысловатые ошибки. Например, однажды оператор в графу "количество" 32 забила штрихкод товара. Такие ошибки выявляются в ходе постсобытийной проверки, путем сравнения заказа товара на тот или иной день со сведениями о его оприходовании в программе учета товародвижения и анализом непосредственно первичной документации о приходе товара.

Прием товара от транспортной компании

При поступлении от поставщиков товара, поставка которого осуществляется транспортной компанией (автотранспортом, оплачиваемым торговой организацией), необходимо принимать его в следующем порядке:

  1. Информацию о дате прибытия товара от таких поставщиков обязан предоставить категорийный менеджер посредством направления электронного письма на электронный адрес заведующего секцией, с копией заместителям директора торгового объекта в день, предыдущий дате поставки. Письмо должно содержать информацию о дате поставки товара на торговый объект, наименовании поставщика и номера заказа, если он сформирован категорийным менеджером.
  2. Заместитель директора торгового объекта должен внести данные о заказе поставщику в реестр заказов следующего дня, проверив наличие размещенного заказа в торговой системе.
  3. Разгрузку арендованного автотранспорта необходимо осуществлять без очереди, не более одного часа, со времени его регистрации в журнале учета прибытия-убытия автотранспорта с товаром и оборудованием.
  4. Принять по количеству палет (тюков, коробок) и подписать транспортные документы о доставке груза на торговый объект.
  5. Прием товара по количеству и качеству осуществлять только при наличии в торговой системе размещенного заказа на эту продукцию.
  6. Каждому эпизоду транзита товара должно предшествовать информационное письмо от менеджера по логистике на адрес заместителя директора торгового объекта с разъяснением действий по обеспечению сохранности и отправки товара на торговые объекты, для которых предназначен товар.
  7. Прием товара по количеству и качеству осуществлять в одностороннем порядке, по заказу, в тот же день. При обнаружении внутритарной недостачи или брака при приеме товара в накладной необходимо оформить "вычерк" и закрепить его подписью менеджера по приему товара. Брак и излишек сфотографировать на месте приемки, составить акт о выявленных расхождениях. Данные нужно внести в торговую систему в установленном порядке.
  8. Отсканированную накладную, фотографии и копии акта в тот же день по каналам электронной связи (допустима отправка факсом) отправить поставщику и категорийному менеджеру для предоставления исправленных накладных (с копией в адреса заведующего секцией либо заместителя директора торгового объекта).
  9. Окончательно оформленную товарно-транспортную накладную с подписью и штампом торгового объекта (без "вычерков") старший оператор (бухгалтер) торгового объекта должен отправить менеджеру по логистике в центральный офис торговой организации, с пометкой "отправить поставщику".
  10. Менеджер по логистике должен организовать отправку полученной из торгового объекта документации поставщику по почте.
  11. При наличии "вычерков" в накладной поставщик, получив по электронной почте или факсом документы, должен обратно отправить по почте исправленные варианты документов. При отсутствии исправленных документов в течение 7 рабочих дней со дня отправки категорийный менеджер должен провести переговоры с поставщиком и принять решение по замене документов.
  12. Полученные по почте исправленные документы (товарно-транспортные накладные и счет-фактуры) офис-менеджер центрального офиса торговой организации отправляет в соответствующий торговый объект.

Прием товара по штрихкоду

Во всех торговых объектах прием товара осуществляется только по штрихкодам <4> на поставляемой продукции.

Без штрихкода разрешено принимать только следующие виды продукции:

  1. весовой товар;
  2. товары, реализуемые по короткому штрихкоду согласно утвержденному списку;
  3. упаковочную тару (подложки, пакеты, тару под салаты), которую торговый объект не реализует в розницу. Данная продукция принимается без заказа;
  4. продукцию, поставляемую для подразделения собственного производства;
  5. одноразовую посуду.
<4> Обязательность приема товара только по штрихкоду вытекает из сложившейся практики и необходимости минимизации рисков осуществления приема товара пересортом. По сути это является "настоятельной рекомендацией".

При приеме товара на каждую транспортную упаковку (коробку) обязательно приклеивается местный штрихкод, распечатанный на термотрансферном принтере этикеток (Datamax, Zebra, Citizen, Godex, Argox, Proton и др.), при фасовке сканируется приклеенный на транспортную упаковку штрихкод и распечатывается необходимое количество штрихкодов на аппарате "Datamax".

Запрещено принимать товар, у которого:

  1. нет штрихкода, за исключением случаев, указанных выше;
  2. при приеме товара штрихкод не считывается сканером и не определяется при ручном вводе в терминал сбора данных;
  3. имеется несколько штрихкодов на одном экземпляре товара и ни один из них не идентифицируется с данной позицией;
  4. штрихкод определяется в торговой системе под другим наименованием, например, фактически принимается позиция "полка верхняя", а при сканировании высвечивается "рыба горбуша без головы свежемороженая".

Прием товара осуществлять только на основании заказа. Весь штучный товар сканируется в обязательном порядке.

Проверка работы сотрудников грузовой зоны

Товары, входящие в группу риска (товары, по которым имеются наиболее значительные потери, выявленные в ходе текущих и итоговых инвентаризаций) и обозначенные в списке, согласованном с руководителем службы безопасности торговой организации и утвержденном заместителем руководителя (руководителем торговой организации), принимаются только в присутствии сотрудников службы безопасности и сопровождаются ими до момента выкладки в торговый зал.

Сотрудник службы безопасности должен проверять фургоны автомашин с доставленным товаром, чтобы убедиться в том, что весь товар выгружен. Если автомашина одним рейсом осуществляет доставку грузов на несколько торговых объектов сети, то сотруднику службы безопасности необходимо убедиться в наличии накладных на товар, оставшийся в фургоне автомашины после его выгрузки на торговый объект, который, по утверждению представителя поставщика, предназначен для другого места доставки.

Ежедневно старший смены подразделения службы безопасности организовывает проверку приемки фруктов и овощей без уведомления работников грузовой зоны. Производится выборочное контрольное взвешивание принятых позиций. При выявлении несоответствий составляется акт, который передается директору торгового объекта для принятия мер. Старший смены по своей инициативе может проводить контрольное взвешивание и подсчет любого принятого товара.

Не реже одного раза в месяц комиссия, которая состоит из руководителя подразделения службы безопасности торгового объекта, менеджера по дебаркадеру и заведующего секцией, проверяет работу каждого менеджера по приему товара. Комиссия пересчитывает количество принятого товара непосредственно после приема товара и сравнивает их с подсчетами менеджера по приему товара. Результаты проверки заносятся в протокол.

Оформление приходных накладных Загрузка информации в терминал сбора данных

Перед началом приема товара по количеству и качеству менеджер по приему товара сообщает оператору базы данных номер заказа поставщику, по которому будет осуществляться прием товара. Оператор базы данных загружает в терминал сбора данных указанный заказ и передает информацию менеджеру по приему товара.

Оформление приходной накладной

После того как товар принят, документы передаются оператору ввода данных для формирования приходной накладной в торговой системе. Приходная накладная должна создаваться только на основании заказа. Спецификацию и цены необходимо заполнять автоматически из документа, являющегося основанием данной приходной накладной. В приходной накладной должны быть указаны:

Оформленная приходная накладная должна быть переведена в статус "принят полностью". Редактирование накладной оператором после присвоения накладной статуса "принят полностью" не допускается. Редактирование, в случае ошибки, может производить только старший оператор (бухгалтер) магазина.

Оператор ввода данных фиксирует оформление приходной накладной в Журнале учета приема товаров.

При создании приходной накладной в торговой системе оператору необходимо проверить цены, указанные в первичной документации, на их соответствие ценам, указанным в заказе (контракте). Если сумма и цены сходятся с накладной поставщика, то оператор дает разрешение на подпись документов менеджеру по приему товара. Если сумма и цены не сходятся, то менеджер по приему товара ставит на накладной следующие штампы:

  1. "Принят по количеству" (ставит свою подпись внутри штампа).
  2. "Торговый объект "_____________" г. _________________, адрес _________________" (для индивидуального предпринимателя указывается адрес его регистрации).
  3. "Предоставить исправленные документы" (ставит дату формирования накладной).

При превышении цен в первичной документации относительно заказа приходной накладной в торговой системе присваивается статус "принят на складе", и ее необходимо разослать по электронным каналам торговой системы в центральную базу торговой организации.

Старший оператор (бухгалтер) заполняет таблицу "Несоответствие цен". Еженедельно в понедельник данная таблица высылается в адрес сотрудника финансовой службы торговой организации для блокировки оплат поставщику.

Старший оператор (бухгалтер) торгового объекта присваивает накладной статус "принят полностью" только после предоставления поставщиком исправленных документов.

Контроль приема и перемещения товара, отнесенного к "группе риска"

В целях усиления контроля приема товаров, по которым имеются наиболее значительные недостачи, следует устанавливать особый порядок их приема и перемещения в торговый зал. Поскольку в этом процессе задействуются дополнительные резервы сотрудников торгового объекта, рекомендуется список товарных позиций, относимых к "группе риска" по определенному торговому объекту визировать у руководителя службы безопасности, утверждать у генерального директора (индивидуального предпринимателя).

В обязательном порядке с данным списком должны быть ознакомлены:

Порядок осуществления приема товарных позиций, отнесенных к категории "товары группы риска" Порядок проведения приема товара на дебаркадере

По приходу товара, который подлежит усиленному контролю, менеджер по приему товара сообщает об этом старшему смены подразделения службы безопасности, соответствующему заведующему секцией (заместителю заведующего секцией) и менеджеру по дебаркадеру о поступлении данного товара.

Старший смены подразделения службы безопасности (в его отсутствие - сотрудник подразделения из числа наиболее подготовленных сотрудников) обязан присутствовать и обеспечивать контроль процесса приема товара, а менеджер по дебаркадеру обязан создать все необходимые условия для качественного приема товара.

Прием осуществляется только в присутствии сотрудника (старшего смены) подразделения службы безопасности.

Порядок комиссионной проверки товара "группы риска" при перемещении из зоны приемки в торговый зал

При перемещении принятого товара из зоны дебаркадера в торговый зал создается комиссия для дополнительной проверки результатов приема товара на дебаркадере. В состав комиссии входят:

В присутствии членов комиссии заместитель заведующего секцией (заведующий секцией) пересчитывает товар по позициям согласно товарной накладной и сравнивает его с подсчетами менеджера по приему товара.

Все упаковки вскрываются повторно для сравнения с подсчетами менеджера по приему товара.

После окончания пересчета товара члены комиссии ставят в товарной накладной подтверждающую отметку о том, что количество товара при пересчете совпадает с количеством в накладной.

Перемещение товаров между торговыми объектами сети Согласование перемещения

Перемещение товаров между торговыми объектами сети может быть инициировано категорийным менеджером торговой организации или директором торгового объекта.

Директор торгового объекта обязан согласовать перемещение товара с соответствующим категорийным менеджером, ответственным за перемещаемую группу товаров, обосновав необходимость перемещения служебной запиской, направляемой посредством электронной почты.

Категорийный менеджер должен рассмотреть служебную записку на перемещение и принять по ней решение в течение двух рабочих дней. Решение на перемещение товара может принять только категорийный менеджер. Однако любое решение по перемещению товара между торговыми объектами согласовывается с руководителем категорийного менеджера.

В случае отказа в перемещении товара категорийный менеджер должен немедленно уведомить об этом инициатора перемещения своей служебной запиской или соответствующей записью на служебной записке инициатора.

В случае принятия положительного решения на перемещение товара категорийный менеджер служебной запиской уведомляет об этом всех директоров торговых объектов, задействованных в данном перемещении. Копия служебной записки направляется также менеджеру по логистике для организации транспортировки перемещаемого товара. В служебной записке необходимо указывать следующие данные:

Перемещение товара

По указанию директора торгового объекта (допускается направление копии служебной записки на перемещение) заведующий секцией обеспечивает сбор товара, предназначенного для перемещения, в срок, не более чем за одни сутки до даты перемещения. Документы на перемещение старший оператор (бухгалтер) торгового объекта оформляет только по служебной записке (копии) на перемещение после предоставления данных о количестве перемещаемого товара от заведующего секцией. Скомплектованный товар на отдельной палете (отдельных, если их несколько), запалетированный стрейч-пленкой, вместе с документами передается менеджеру по дебаркадеру и хранится на дебаркадере до момента отгрузки. Менеджер по дебаркадеру несет ответственность за сохранность перемещаемого товара до отгрузки.

Экспедитор может принимать перемещаемый товар только при наличии правильно оформленных документов на перемещение. Экспедитор обязан принимать товар по количеству и качеству и несет ответственность за сохранность перемещаемого товара.

Контроль осуществления перемещения возлагается на категорийного менеджера.

Ответственность за перемещение товара несет каждый участник перемещения на своем этапе.

Порядок перемещения продукции собственного производства в иные торговые объекты сети

Далеко не всегда подразделения производства собственной продукции имеются во всех торговых объектах торговой компании. Зачастую в рамках одного региона (города) целесообразнее организовывать перемещение готовой продукции из одного торгового объекта, в котором размещается производство, в иные торговые объекты сети.

Порядок перемещения

Перемещение товаров собственного производства между торговыми объектами сети может быть инициировано заведующим секцией торгового объекта либо руководителем отдела собственного производства путем передачи заказа по электронной почте (или факсом) на адрес менеджера по отправке продукции собственного производства, переданному в день согласно графику, утвержденному руководителем отдела производства собственного производства и отправленному до 14.00 этого же дня.

В дальнейшем процессом изготовления, подготовки и непосредственно перемещения товара занимаются должностные лица в определенной ниже последовательности.

1. Менеджер по отправке продукции собственного производства.

Направив письмо в электронном виде заведующему секцией, подтверждает получение его заказа. Распечатывает заказ полностью и отдельно по подразделениям собственного производства: "Кулинария", "Пекарня", "Кондитерская продукция" и передает заказ на продукцию с указанием торгового объекта и даты отгрузки продукции в 15.00 того же дня бригадирам соответствующих подразделений под личную подпись в специальном журнале Получения заявок.

2. Бригадир подразделения собственного производства.

Не позднее 15.05 этого же дня распределяет работы, связанные с приготовлением заказа между цехами своего направления, и назначает ответственных лиц: повар (пекарь) и фасовщик-комплектовщик. Часть заявки, которая производится непосредственно в день отгрузки, размещает в специально оборудованные в цехах карманы для заявок, чтобы были ознакомлены обе смены. Ответственность за формирование заявки возлагается на повара (пекаря). После того как продукция прошла все этапы подготовки к отправке:

3. Повар (пекарь) подразделения собственного производства:

  1. салаты, пироги - в день отправки;
  2. шашлыки, копченые изделия, продукцию пекарни, пельмени - накануне дня отправки;

4. Фасовщик-упаковщик подразделения собственного производства:

5. Оператор ввода данных:

6. Ветеринарный врач:

7. Менеджер по отправке продукции собственного производства:

Контроль перемещения продукции

Контроль перемещения продукции собственного производства возлагается на начальников подразделений собственного производства. Каждый участник перемещения на своем этапе несет дисциплинарную ответственность в порядке, установленном российским законодательством и регламентами торговой организации.

Учет товара на стадии его реализации

Прежде чем приступить к раскрытию темы, напомним, что большинство положений статьи приведено на примере учета товародвижения в рамках отдельной сети торговых объектов. Тем не менее они вполне актуальны для торговых объектов практически любого формата, - магазинов "у дома", дискаунтеров, минимаркетов, супермаркетов и т.д. При этом если в вашем торговом объекте нет должности, упоминаемой в статье, функции данного лица можно возложить на другого сотрудника или взять на себя. Также могут быть упрощены в целом и схемы учета товародвижения, вплоть до исключения некоторых, рассмотренных в настоящей статье этапов.

Учет реализации товара через кассу

Розничная реализация товара учитывается посредством контрольно-кассового аппарата, путем считывания его штрихкода. Кассиру запрещается идентифицировать товар любым другим способом, кроме как с помощью штрихкода.

Реализация товара по расходной накладной (по безналичному расчету)

Способ реализации товара по безналичному расчету менее распространен в торговых объектах небольшого формата, однако, поскольку он все-таки применяется, думается, что данный раздел статьи является актуальным как для больших торговых объектов, так и для магазинов формата "у дома" или "дискаунтеров", особенно если они расположены в населенных пунктах, в которых отсутствуют гипер- или супермаркеты.

Реализация товара по безналичному расчету производится на основании договора на реализацию и платежного поручения клиента.

Заместитель заведующего секцией торгового объекта с представителем клиента набирают в торговом зале образцы продукции и предоставляют их оператору базы данных для создания расходной накладной. Сообщить оператору базы данных о количестве товара заместитель заведующего секцией может устно.

Оператор базы данных создает и заполняет расходную накладную на продукцию, отобранную клиентом. Спецификацию необходимо заполнять только по штрихкодам предоставленного товара. В расходной накладной должны быть указаны:

Оформленная расходная накладная должна быть переведена в статус "отпущен полностью" старшим оператором (бухгалтером) торгового объекта после передачи товара клиенту и получения накладной с его подписью. Редактирование накладной оператором после присвоения накладной статуса "отпущен полностью" запрещается. Редактирование, в случае обнаружения ошибки, может производить только старший оператор (бухгалтер) торгового объекта.

После оформления документации заместитель заведующего секцией или иной специально назначенный директором торгового объекта сотрудник (как правило, сотрудник подразделения службы безопасности) обязан проводить представителя клиента до выхода из торгового объекта и присутствовать при проверке накладной сотрудником службы безопасности поста "выход из торгового зала" или поста "дебаркадер". Если клиентом закуплено большое количество товара и необходима загрузка транспорта клиента через дебаркадер, то заместитель заведующего секцией извещает об этом старшего смены подразделения службы безопасности и обеспечивает доступ к воротам дебаркадера транспорта клиента.

Бронирование товара клиентом

При бронировании клиентом товара заместитель заведующего секцией или иной специально назначенный директором торгового объекта сотрудник должен снять с розничной реализации отобранное клиентом количество товара и переместить в специально отведенное для хранения такого товара место.

Оператор базы данных создает и заполняет расходную накладную на продукцию, бронируемую клиентом. Спецификацию необходимо заполнять только по штрихкодам предоставленного товара. В расходной накладной должны быть указаны:

Созданной накладной оператор базы данных должен присвоить статус "отпущен со склада" для коррекции остатков товара, забронированного клиентом.

Накладная должна находиться в статусе "отпущен со склада" до момента передачи товара клиенту.

После передачи товара клиенту и получения накладной с подписью клиента оформленная расходная накладная должна быть переведена в статус "отпущен полностью" старшим оператором (бухгалтером) торгового объекта. Редактирование накладной оператором после присвоения накладной статуса "отпущен полностью" запрещается. Редактирование, в случае ошибки, может производить только старший оператор (бухгалтер) торгового объекта.

Если в течение трех дней с момента бронирования клиентом товара товар не был оплачен, то весь забронированный товар возвращается в розничную реализацию, о чем заместитель заведующего секцией обязан сообщить клиенту заранее, во время отбора клиентом товара для бронирования.

Ежедневно старший оператор (бухгалтер) торгового объекта обязан отбирать в торговой системе расходные накладные в статусе "отпущен со склада" и контролировать своевременность оплаты клиентом забронированного товара. Если расходная накладная в торговой системе в статусе "отпущен со склада" находится четыре дня и более или клиент сообщил об отказе от покупки забронированного товара, то старший оператор (бухгалтер) торгового объекта должен перевести документ в статус "черновик" и сообщить заведующему секцией об отмене брони.

Заведующий секцией должен организовать перемещение товара из специально отведенного места хранения забронированного товара в торговый зал для розничной реализации и скорректировать заказы в зависимости от остатков товара.

Возврат товара поставщику

Прежде всего следует отметить, что возврат товара в случае истечения срока годности или в силу иных причин (товар без движения и т.д.), а также условия возврата должны быть предусмотрены контрактом (договором) с поставляющей организацией. Как правило, в контракте оговариваются максимальные объемы возврата, сроки возврата с учетом сроков годности (возвращается товар до истечения или может быть возвращен с уже истекшим сроком годности). Могут оговариваться и иные моменты, в том числе связанные непосредственно с процедурой возврата. Естественно, на прием возвращаемого товара контрагенты идут неохотно, поэтому следует стремиться минимизировать количество товара, подлежащего возврату, для чего нужно более тщательно и ответственно подходить к анализу товарных остатков и динамики реализации товарных позиций при планировании заказов.

В магазинах небольших форматов (до 1500 кв. м) процедура возврата товара может быть упрощена, однако представляется рациональным использовать нижеизложенную схему с учетом оговорок, обозначенных нами в первой части статьи.

Порядок снятия товара с реализации

Продавец-консультант соответствующей секции при обнаружении брака или товара с подходящими сроками годности (осталось менее 1/3 от всего срока годности) составляет список данных товаров, вносит данные в терминал сбора данных и передает его заместителю заведующего секцией. В свою очередь заместитель заведующего секцией согласовывает дальнейшие действия по данному товару с заведующим секцией.

Заведующий секцией принимает решение на основании условий договора о возврате товара с соответствующим поставщиком.

Склад возврата

При принятии заведующим секцией решения о снятии данного товара с реализации заведующий секцией обязан организовать перемещение товара в специально отведенное место, недоступное для покупателя. В торговой системе заведующий секцией оформляет накладную на перемещение из места хранения "Магазин" в место хранения "Склад возврата" с указанием количества товара, перемещаемого на "Склад возврата". Заведующий секцией присваивает накладной на перемещение статус "отправлен". В накладной может быть любое сочетание товаров от любого поставщика.

Еженедельно заместитель директора торгового объекта должен проверять с помощью отчета "Остатки" по месту хранения "Склад возврата" количество товара, снятого с реализации и подлежащего возврату поставщику.

По каждому факту отсутствия возможности возврата товара поставщику руководителем подразделения службы безопасности торгового объекта должно проводиться разбирательство (служебное расследование) для выявления должностных лиц, ненадлежащее исполнение должностных обязанностей которых привело к необходимости списания и последующей утилизации товара. Конечно, данное положение актуально для магазинов, где подобная служба имеется. В случае ее отсутствия разбирательство по данному факту осуществляется непосредственно директором (управляющим) торгового объекта.

Итоги разбирательства (заключение по результатам служебной проверки) руководитель подразделения службы безопасности должен отправить в адрес руководителя службы безопасности торговой организации и директору торгового объекта. Ущерб по итогам разбирательства взимается с виновных лиц.

Перемещение товара на дебаркадер

При формировании заказа заведующий секцией распечатывает отчет "Остатки" по месту хранения "Склад возврата", по ассортиментному узлу поставщика, которому формируется заказ. По всем товарам, указанным в отчете "Остатки", заведующий секцией согласовывает возврат данного товара с поставщиком посредством отправки по электронной почте акта возврата с получением уведомления о согласовании возврата от поставщика.

После согласования возврата с поставщиком заведующий секцией формирует в торговой системе накладную на перемещение из места хранения "Склад возврата" в место хранения "Магазин", при этом в накладной указывается только согласованное с поставщиком количество товара, подлежащего возврату.

Заведующий секцией присваивает накладной статус "черновик" и распечатывает ее. На распечатанном документе заведующий секцией указывает наименование поставщика, которому возвращается товар, и удостоверяет факт договоренности с поставщиком о возврате товара надписью "Возврат с поставщиком согласован", там же указывает дату согласования возврата и ставит свою заверительную подпись.

Распечатанная и подписанная накладная на перемещение передается заместителю заведующего секцией для транспортировки товара в специально отведенное место на дебаркадере для хранения подготовленного на возврат товара. Заместитель заведующего секцией, согласно списку товара в накладной, собирает и транспортирует его в специально отведенное место на дебаркадере для хранения подготовленного на возврат товара.

При передаче товара, подлежащего возврату поставщику на дебаркадер, заместитель заведующего заполняет соответствующие графы журнала учета возвратов поставщику. Товар передается менеджеру по дебаркадеру вместе с подписанной заведующим секцией накладной на перемещение товара из склада "Склад возврата" на склад "Магазин".

Ответственность за сохранность товара до передачи его на дебаркадер несет заведующий секцией.

Возврат поставщику

Менеджер по дебаркадеру расписывается в журнале учета возвратов поставщику и принимает товар на дебаркадер, сверяя его с накладной на перемещение (первичной накладной, формируемой на перемещение из торгового зала на "Склад возврата"). До осуществления возврата поставщику товар хранится на дебаркадере в специально отведенном, недоступном для посторонних лиц месте, с обязательным наличием соответствующих накладных на перемещение, подписанных заведующим секцией.

Ежедневно в реестре заказов менеджер по дебаркадеру отмечает номера накладных на перемещение со склада возврата, подготовленных на возврат, при этом данные о подготовленных возвратах менеджер по дебаркадеру берет из журнала учета возвратов поставщику.

По прибытии поставщика менеджер по приему товара определяет наличие возврата данному поставщику по реестру заказов.

Если для поставщика имеется подготовленный возврат, то менеджер по приему товара до начала приема товара согласовывает осуществление возврата с представителем поставщика.

В случае отказа поставщика забирать согласованный возврат в зону приемки вызывается соответствующий заведующий секцией для принятия решения о приеме товара у данного поставщика.

Если заведующий секцией принимает решение о приеме товара без осуществления возврата, то он обязан внести запись в журнал учета возвратов поставщику, указывающую на причину переноса даты возврата, например: "Возврат, аннулирован по причине... подпись". Товар транспортируется в специально отведенное место хранения брака, накладной на перемещение присваивается статус "заблокирован". Вся процедура осуществления возврата проводится заново.

При осуществлении возврата менеджер по приему товара передает оператору базы данных накладную на перемещение. Оператор базы данных отбирает в торговой системе полученную накладную по номеру документа, присваивает статус отобранному документу "отправлен" и с помощью функции "экспорт" формирует расходную накладную с операцией "возврат поставщику". При составлении накладной оператор базы данных вводит в систему следующие данные:

Готовый документ "расходная накладная" в статусе "черновик" распечатывается в трех экземплярах с двумя счетами-фактурами и передается менеджеру по приему товара для осуществления возврата.

Менеджер по приему товара возвращает товар, накладные на возврат подписываются менеджером по приему товара и представителем поставщика.

Возврат товара поставщику менеджер по приему товара осуществляет только в присутствии сотрудника подразделения службы безопасности или старшего смены. Перед каждой процедурой возврата менеджер по приему товара оповещает об этом старшего смены, который лично контролирует передачу товара поставщику либо назначает для этого наиболее подготовленного сотрудника. Сотрудник подразделения службы безопасности обязан проверить соответствие фактического количества возвращаемого товара количеству в расходной накладной, осуществив процедуры пересчета или перевешивания товара с участием менеджера по приему товара (менеджера по дебаркадеру), возвращающего товар поставщику. При отсутствии ошибок сотрудник охраны в расходной накладной в правом нижнем углу последнего листа, в экземпляре, предназначенном для торговой организации, подтверждает факт проверки процедуры возврата надписью: "Возврат проверен", далее указывает свою должность, фамилию, дату и ставит подпись. При обнаружении ошибок процедура возврата приостанавливается до их устранения.

Данные из накладной менеджер по приему товара вносит в соответствующие графы журнала учета возвратов поставщику.

Подписанная накладная передается старшему оператору (бухгалтеру) торгового объекта для оформления в торговой системе. Старший оператор проверяет правильность оформления накладной на возврат, присваивает ей статус "отпущен полностью" и снимает платежи с приходных накладных данного поставщика. Старший оператор должен принимать накладную только с подписью сотрудника службы безопасности.

Еженедельно менеджер по дебаркадеру проверяет журнал учета возвратов поставщику и берет объяснение с менеджера по приему товара по пунктам журнала, по которым не заполнены какие-либо графы о возврате товара поставщику.

Оформление накладных на возврат товара поставщику Оформление накладной на перемещение

Менеджер по приему товара передает оператору базы данных накладную на перемещение. Оператор базы данных находит в торговой системе полученную накладную по номеру документа. В накладной на перемещение оператор базы данных изменяет дату на "текущую" и присваивает документу статус "отправлен".

Оформление расходной накладной

С помощью функции "экспорт" оператор базы данных формирует расходную накладную с операцией "возврат поставщику". В расходной накладной оператор базы данных проставляет следующие данные:

Если основание для товародвижения не проставляется автоматически, то оператор базы данных должен проставить основание для товародвижения вручную. Все основания для товародвижения должны соответствовать приходам от поставщика, которому осуществляется возврат.

Если позиция никогда не поставлялась поставщиком, которому осуществляется возврат, то оператор базы данных удаляет из расходной накладной данный товар и сообщает об этом заведующему секцией. Возврат этого товара по данной расходной накладной не осуществляется.

Готовый документ "расходная накладная" в статусе "черновик" распечатывается в трех экземплярах с двумя экземплярами счетов-фактур и передается менеджеру по приему товара для осуществления возврата.

Менеджер по приему товара возвращает товар, накладные на возврат подписываются менеджером по приему товара и представителем поставщика.

Подписанная накладная передается оператору базы данных. Оператор базы данных должен принимать накладную только с подписью сотрудника подразделения службы безопасности. Оператор базы данных присваивает ей статус "отпущен со склада" и передает накладную старшему оператору (бухгалтеру) торгового объекта для окончательного оформления в торговой системе. Старший оператор проверяет правильность оформления накладной на возврат, присваивает ей статус "отпущен полностью" и списывает платежи в центральной базе торговой системы с приходных накладных данного поставщика.

Условно все ошибки, относящиеся к теме рассматриваемого вопроса, можно разделить на две категории:

  1. Ошибки, допускаемые персоналом в ходе обеспечения процессов, связанных с товародвижением в магазине.
  2. Ошибки, допускаемые персоналом в ходе учета товародвижения.

Говоря о проблеме потерь, вследствие ошибок в учете либо обеспечении процессов товародвижения в целом, следует акцентировать внимание на вопросе, касающемся магазинов (в первую очередь - продовольственных) небольших форматов. Имеется в виду достаточно часто встречающаяся практика, когда собственные ошибки персонал пытается скрыть от руководства или владельца торгового объекта, при этом совершая уже умышленные действия, влекущие, в свою очередь, потери магазина.

Примечание. См. "Учет товародвижения в торговой компании" на с. 78 журнала N 2, 2012.

В первой части статьи мы приводили пример того, к чему может привести некорректный заказ товара поставщику: если ответственный менеджер магазина произвел заказ не проведя (либо проведя некорректно) анализ товарных остатков, динамики среднесуточной реализации по конкретным товарным позициям, в результате чего товара было заказано больше, чем его возможно реализовать в пределах срока годности, остатки товара (особенно при отсутствии соответствующих договоренностей по возврату с поставщиком) с истекшим сроком годности придется утилизировать. Соответственно, эта ошибка ведет к прямым потерям. С решением данной проблемы многим приходилось и, к сожалению, приходится сталкиваться, когда они выступают в качестве покупателей: товар с истекшим сроком годности просто-напросто пытаются "по-тихому" реализовать.

Такая позиция может говорить лишь о недальновидности менеджеров, старающихся таким образом "прикрыть" свои огрехи. В условиях конкурентного рынка имиджевая составляющая торгового объекта - а это и качество обслуживания, и качество товаров (в том числе отсутствие "просрочки"), и их ассортимент, и множество других факторов - может повлиять не только на потерю определенного сегмента покупательского потока (фактически - те же потери, выражающиеся в неполученной прибыли), но и в целом на "выживаемость" конкретного торгового объекта.

Совет собственникам мелкого и среднего бизнеса в сфере реализации продовольственных товаров - не раздумывая избавляться от подобных "радетелей" за выручку магазина. Данный пример приведен в первую очередь для того, чтобы была понятна необходимость оценки потерь торгового предприятия комплексно, с учетом всех возможных направлений работы по их выявлению и минимизации. Это, в свою очередь, приведет и к решению стратегических задач - выживанию в конкурентной среде, занятию лидирующих позиций на рынке предоставляемых услуг, повышению доходности, расширению бизнеса.

Итак, перейдем к краткой характеристике наиболее типичных ошибок.

Ошибки, допускаемые персоналом в ходе обеспечения процессов товародвижения

Данная категория ошибок вносит значительную лепту в накопление общего массива потерь торгового предприятия. Они могут совершаться как обслуживающим и линейным персоналом (продавцами-консультантами), так и менеджерским составом среднего звена - менеджерами торгового зала, менеджерами по приему товара, заместителями управляющих и директоров магазинов и т.д. К подобным ошибкам можно отнести следующие:

а) товар надлежащим образом не пересчитывается (весовой не перевешивается). В результате принимается меньшее количество товара, чем указано в товарной накладной;

б) товар пересчитывается, но в процессе приема в накладной не делаются "вычерки" отсутствующего товара. В результате количество фактически принятого товара не соответствует накладной;

в) штучный товар пересчитывается упаковками. В результате не выявляется внутритарная недостача: товар недоложен производителем либо имело место умышленное хищение товара представителем поставщика;

г) товар принимается не по штрихкоду. В результате может произойти пересортица по однотипным товарным позициям;

д) в процессе приема товара не проверяется товарный вид, соответствие надлежащим срокам годности. В результате только что принятый товар, минуя торговый зал, может подлежать списанию и утилизации.

Особенностью рассматриваемой категории ошибок является то, что они могут выявляться не только в процессе контроля осуществляемой процедуры или непосредственно после нее. Анализируя результаты инвентаризаций, руководителям торговых объектов или собственникам магазинов необходимо обращать внимание на позиции, количество потерь по которым соответствует кратности количества товарных позиций, поставляемых в упаковках. Впоследствии, на основе анализа первичной приходной документации, постсобытийного просмотра архивов записей системы видеонаблюдения, можно с достаточной достоверностью установить факт ошибки, допущенной, например, при приеме товара, и виновное лицо - субъект возмещения ущерба по конкретной недостаче.

Ошибки, допускаемые персоналом в учете товародвижения

Данная категория ошибок допускается менеджерами среднего и руководящего звена торгового предприятия. В магазинах небольшого формата к ним относятся обычно непосредственно управляющие торговыми объектами, их заместители, а иногда и сами собственники бизнеса. Как правило, причинами таких ошибок являются:

Выявляются они чаще всего в ходе анализа причин и условий возникновения недостач по конкретным товарным позициям. К данному виду ошибок и нарушений, влекущих причинение ущерба торговому предприятию, можно отнести следующие:

Корректность проведения инвентаризаций может существенно повлиять на потери торгового предприятия. Меньшую опасность в этом плане влекут текущие инвентаризации (плановые, внеплановые, операционные, инвентаризации по отрицательным остаткам и т.д.). Непосредственно некорректный подсчет при проведении текущей инвентаризации прямых потерь торговому предприятию не причинит. Однако поскольку на его данные ориентируются менеджеры, ответственные за текущие заказы, он вполне может повлиять на некорректный заказ товара.

Пример. При проведении инвентаризации товар посчитали пересортом. То есть по одной из схожих товарных позиций товарные остатки увеличились (по бухгалтерской отчетности), другая товарная позиция в программе учета товара отсутствует (при этом оставаясь в наличии и продолжая продаваться). Осуществляя заказ данного товара, ответственный менеджер, ориентируясь на показания учетной программы, заказывает товар, полагая, что его в продаже нет. Пока выяснится, что данная товарная позиция имеется (поскольку реализация ее будет продолжаться, что будет видно по программе), новый заказ поступит, в результате чего возникнет товарный излишек, который в конечном итоге приведет к его списанию и утилизации, прямым потерям компании.

Более "критична" в отношении причинения убытков полная итоговая инвентаризация (с какой бы периодичностью она ни проводилась, - квартальная, полугодовая, годовая). При осуществлении итоговой инвентаризации наиболее распространенными ошибками являются следующие:

а) товар не посчитали, то есть имеющийся фактически в наличии товар не вошел в итоговые результаты инвентаризации;

б) товара "обнаружили" больше, чем его имеется фактически;

в) товар подсчитали "пересортом", то есть несколько схожих товарных позиций подсчитали как одну.

Все перечисленные ошибки в конечном итоге ведут к двум вариантам некорректности итогов полной инвентаризации:

  1. Имеющийся в наличии товар отражен в отчетности как "отсутствующий".
  2. Товар, которого фактически нет, отражен в качестве "присутствующего".

И тот, и другой варианты влекут потери торгового предприятия. Минусовые показатели по товару войдут в общие результаты по потерям торгового предприятия в качестве недостачи в текущую итоговую инвентаризацию. Товар, который был якобы обнаружен в ходе итоговой инвентаризации, будет оприходован, однако поскольку его фактически нет, то его не смогут найти при проведении последующих инвентаризаций, и он войдет в потери торгового предприятия при проведении следующей полной инвентаризации.

Избежать перечисленных ошибок позволит лишь налаженная система контроля всех бизнес-процессов - начиная с заказа товара, его приема и заканчивая стадией реализации. Полностью, конечно, влияние человеческого фактора исключить вряд ли получится. А вот минимизировать его негативные последствия можно. В первую очередь этого можно достичь, наделив соответствующим "функционалом" и полномочиями сотрудников контрольной службы магазина, - администраторов, контролеров и т.п. Периодические обходы торгового зала на предмет выявления некорректно взвешенного товара, 100-процентный контроль возвращаемого товара, периодические контрольные проверки принятого товара, контроль зон дефростации и фасовки замороженного товара - лишь некоторые рекомендуемые мероприятия по минимизации ошибок персонала.

Значительную часть ошибок можно выявить на стадии реализации - непосредственно на кассовом узле. Поэтому внимательность кассиров, знание ими ассортимента реализуемого товара - значимый фактор в борьбе с ошибками. Самое же важное - все-таки не выявление их, а именно предупреждение. На это могут повлиять и различные мотивационные системы - премирование за отсутствие ошибок, наказание за их совершение, возмещение ущерба за счет виновных лиц и т.п.

В заключение статьи хотелось бы отметить, что результатом построения действенной системы учета товародвижения в рамках отдельного торгового объекта или торгового предприятия, являющегося розничной сетью магазинов, и последующего контроля этой системы должно явиться как раз отсутствие всех ошибок и нарушений, допускаемых сотрудниками. А как следствие - минимизация потерь, повышение уровня лояльности покупателей, занятие лидирующих позиций на конкурентном рынке, повышение доходности, рентабельности и статуса торгового предприятия.

В.Белов

Заместитель генерального директора

по экономической безопасности

ООО "НПО "Ростар"