Мудрый Экономист

Оценка эффективности информационной системы

"Консультант", 2012, N 3

Внедрение информационной системы обошлось вашей компании в кругленькую сумму. И теперь вам надо обосновать перед акционерами или владельцами затраты. А также вычислить точную сумму сэкономленных средств. Как подсчитать эффект от внедрения до копейки и представить руководству компании дельный отчет, читайте в статье.

Автоматизация бизнес-процессов требует значительных затрат времени, труда и денежных средств. Вполне логично, что, получив информацию о предстоящих расходах, руководитель желает знать, на что он тратит деньги, как они окупятся и какую фактическую выгоду получит его предприятие от этого проекта.

Единых методов и стандартов оценки эффективности информационной системы в настоящее время нет. Как же тогда рассчитать экономический эффект от ее внедрения?

Многие считают, что оптимальный способ - это отдельный консалтинговый расчет окупаемости инвестиций (ROI). Сторонние специалисты смоделируют ситуацию на данный момент и после внедрения программного продукта, сравнят производительность, финансовые показатели и другие параметры, выявив различия между двумя вариантами.

Однако такие проекты достаточно дорогостоящи, и цена вопроса может оказаться соизмеримой со стоимостью внедрения информационной системы.

По нашему мнению, предприятие вполне способно оценить эффективность самостоятельно. Нельзя сказать, что это достаточно просто, однако кое-какие правила и принципы, которые помогут справиться с этой задачей, выделить можно.

Во-первых, необходимо понимание того, что информационная система - это в первую очередь инструмент достижения целей. В принципе, внедрение любой информационной системы, как правило, связано с необходимостью решения определенных проблем, существующих в компании.

Поэтому именно от целей автоматизации мы и предлагаем отталкиваться для того, чтобы оценить, насколько эффективно использование данной информационной системы на практике.

Цели могут быть совершенно разными, например:

И чем более конкретными будут цели, тем проще будет оценить результаты внедрения программного продукта.

Мерить в граммах

В основном подобные эффекты поддаются измерению. Нужно лишь проанализировать факторы, влияющие на формирование того или иного показателя.

Например, по нашим оценкам, после внедрения CRM-системы объем реализации увеличивается на 10 - 30%.

Происходит это в силу различных совокупных эффектов, которые достигаются с помощью автоматизации.

К примеру, это может быть увеличение скорости обработки входящих заказов, снижение длительности производственного цикла, оптимизация системы планирования закупок. При этом, возможно, главный эффект дает повышение дисциплины работы менеджеров по продажам.

Традиционно (и не всегда обоснованно) самым важным показателем эффективности автоматизированной системы считают увеличение производительности труда за счет повышения скорости исполнения сотрудниками своих функций.

Например, в компании "X" для ведения бухгалтерского учета применяется морально устаревшая информационная система, не обновляемая автоматически. Сотрудникам приходится самостоятельно отслеживать изменения в законодательстве и вручную корректировать формы отчетности.

Безошибочное производство

Модифицировать систему под новые требования законодательства можно, но это стоит слишком дорого. Из-за ручной выверки данных возникают ошибки, которые могут повлечь за собой административную ответственность за сдачу недостоверной отчетности.

В результате процесс подготовки финансовой отчетности требует привлечения нерационально большого штата специалистов, а затраты компании на подготовку отчетности оказываются завышены.

Известно, что внедрение современной информационной системы позволит возложить рутинную работу, которой сейчас занимаются два выделенных для этой работы специалиста, на программное обеспечение.

Эффект подсчитать совсем нетрудно:

2 сотрудника x 70 тыс. руб/мес. x 12 мес. = 1 млн 680 тыс. руб. экономии в год.

Примечание. ...внедрение ИС заменит двух специалистов, которые занимаются рутинной работой, что позволит сэкономить более миллиона рублей в год...

Впрочем, даже не слишком заметная на первый взгляд экономия рабочего времени (30 минут в день для начальника участка или 15 часов в месяц для главного бухгалтера) в конечном итоге складывается в сотни рабочих дней, имеющих существенную стоимость для предприятия.

Сотрудников под кат

Как распорядиться этим временем, каждый работодатель решает по-своему: можно сократить штат сотрудников, а можно расширить функциональные обязанности и тем самым избежать необходимости привлечения дополнительного персонала в будущем. Экономия и в том, и в другом случае вполне сопоставима.

Влияние автоматизации на сокращение потерь рабочего времени (время выдачи сменных заданий, очередь за инструментом) можно определить и с помощью фотохронометража. Таким же образом можно оценить экономию времени высокооплачиваемых специалистов на выполнение особенно трудоемких функций. Это тот прямой эффект, который оценить достаточно просто.

Многогранный эффект

Одна и та же информационная система, как правило, влияет на эффективность многих бизнес-процессов компании. Таким образом, общие результаты внедрения складываются из множества факторов.

Предположим, что вы владелец холдинговой компании, в каждом филиале которой используется своя информационная система, существует своя собственная организационная структура, система управления персоналом и схема начисления заработной платы.

Все это приводит к трудностям во взаимодействии между подразделениями и осложняет процесс консолидации отчетности в части учета расходов на оплату труда.

В итоге вы решаете разработать и автоматизировать единую для всех предприятий структуры систему управления персоналом, включая принципы материального стимулирования сотрудников.

Какие выгоды при этом может получить ваша компания? Эффектом от внедрения системы может быть:

А это, в свою очередь, снижает нагрузку на отдел персонала и практически исключает длительные простои из-за отсутствия нужных специалистов (подсчитать потери от простоев можно, опираясь на данные предыдущих периодов).

Но на этом приобретенные выгоды не заканчиваются: обслуживание большого количества разных программных продуктов - дорогое удовольствие.

А информационно-техническое сопровождение единой информационной системы для вас оказывается в 10 раз дешевле. Прибавьте сумму экономии к уже подсчитанным выгодам.

Скрытые выгоды

Существуют скрытые выгоды, которые, к сожалению, не всегда принимаются во внимание, хотя их значение оказывается для многих предприятий весьма существенным. Рассмотрим лишь несколько примеров.

Низкая степень автоматизации финансового отдела приводит к затягиванию сроков подготовки управленческой отчетности, возникает большое число ошибок, достоверность отчетности снижается.

А от оперативности и качества представляемых руководству отчетов напрямую зависит обоснованность и эффективность управленческих решений.

Поэтому автоматизация управленческого учета не только снизит нагрузку на сотрудников финансовой службы, но и повысит качество управленческих решений. И только одно это, по нашему опыту, способно увеличить прибыль компании как минимум на 1%. Выгоду подсчитать несложно.

Внедрение информационной системы может оказать существенное влияние на стоимость заемных средств.

Например, несоблюдение требования банков по срокам и полноте представления управленческой отчетности (отчетности по МСФО) приведет к повышению рискованности инвестиций, поскольку инвесторы не будут располагать своевременной и достоверной информацией о деятельности вашей компании.

Все до копейки

Автоматизированная система повысит скорость и точность подготовки отчетов. При этом, исходя из нашего опыта, стоимость заимствований может быть снижена на 0,5 - 2 процентных пункта уже на первых этапах применения системы.

Допустим, сумма заемных средств составляет 23 млн руб., процентная ставка - 10%.

Тогда экономия составит 11 млн 500 тыс. руб. в год:

23 млн x 0,1 x 0,005 (снижение стоимости заимствований).

Сходный эффект могут оказать и другие факторы. Например, по нашим оценкам, снижение объемов незавершенного производства на 30 млн руб. приведет к экономии банковского процента в среднем на 5 млн 400 тыс. руб.

Сохранность информации

Кроме того, внедрение современного ПО поможет справиться с задержкой инвестиционных программ, которая также может быть связана с длительными сроками получения отчетности и недостаточным количеством информации об инвестиционных программах.

Оценить экономию достаточно просто: общая стоимость инвестпрограмм компании, умноженная на долю новых инвестпрограмм, умноженная на 1/60 (в среднем на один месяц по пятилетним программам) и далее увеличенная на норму прибыли.

В цифрах это может выглядеть так: 60 млн руб. x 0,1 x 1/60 x 0,2 = 20 млн руб. экономии в год.

Еще один существенный фактор - сохранность информации. В отличие от современных информационных систем Excel не обеспечивает надежного хранения информации.

А восстановление данных, скажем, для холдинговой компании может стоить около 5 млн руб.

И если даже риск потери данных невелик (около 10%), то на выходе мы получаем вполне существенную экономию: 5 млн руб. x 0,1 = 500 тыс. руб. экономии в год.

Аудит с экономией

Помимо этого, современное ПО способствует снижению стоимости аудиторских услуг, что актуально для компаний, подпадающих под требование обязательного аудита.

Низкая прозрачность процесса подготовки отчетности увеличивает стоимость аудита, в то время как использование современных автоматизированных систем обеспечивает достаточную прозрачность аудируемой информации, в т.ч. так называемого аудиторского следа.

По экспертной оценке, современная система автоматизации снижает стоимость аудита на 10 - 20%.

Подсчитаем выгоду: 20 тыс. руб. (ориентировочная стоимость аудита для крупной компании) x 0,01 = 2 тыс. руб. экономии в год.

Кроме того, внедрение автоматизированной информационной системы позволяет сократить запасы сырья и материалов на складах, снизить остатки незавершенного производства и готовой продукции. А все это приводит к снижению потребности в оборотных средствах и, как следствие, минимизации рисков возникновения кассовых разрывов.

Долгосрочные перспективы

Безусловно, невозможно выразить полный эффект от внедрения системы автоматизации в денежном эквиваленте.

Многие показатели эффективности отражаются на финансовых результатах предприятия не непосредственно, а за счет повышения уровня управления, оперативности и действенности принимаемых решений.

К таким показателям можно отнести:

При этом повышаются производительность труда и качество обслуживания клиента;

Делу время

Эффект от подобных изменений проявляется со временем, и заранее оценить его в денежном эквиваленте затруднительно. Однако принимать во внимание эти факторы все-таки нужно.

Ведь, запуская проект автоматизации, руководство рассчитывает не только на сиюминутные результаты, но и на долгосрочные выгоды и перспективы.

В любом случае, оценивая целесообразность внедрения информационной системы, не следует концентрироваться на одном-двух факторах эффективности, видимых невооруженным глазом.

Желательно проанализировать все возможные выгоды с разных сторон.

Только тогда система принесет максимум пользы и станет для вашего предприятия инструментом, действительно улучшающим результаты его деятельности.

И.Шлепанов

Руководитель

отдела управления проектами

компании "1С:Бухучет и Торговля" (БИТ)