Порядок составления авансового отчета в торговых организациях, применяющих упрощенную систему налогообложения
"Бухгалтерский учет и налоги в торговле и общественном питании", 2012, N 1
В статье рассмотрены правила оформления авансового отчета и необходимость его составления торговыми организациями, применяющими упрощенную систему налогообложения.
Компании и индивидуальные предприниматели, применяющие упрощенную систему налогообложения, освобождены от обязанности вести бухгалтерский учет (п. 3 ст. 4 Закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете"). Единственными объектами, учет которых необходимо вести, являются основные средства и нематериальные активы (п. 3 ст. 4 Закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете"), а также кассовые операции (п. 4 ст. 346.11 НК РФ).
Обязанность ведения бухгалтерского учета при УСН установлена принятием законопроекта N 385329-5 "О бухгалтерском учете". Новый Закон о бухгалтерском учете вступает в силу с 1 января 2013 г. (ст. 32 законопроекта).
Порядок ведения кассовых операций в РФ утвержден Решением Совета директоров ЦБ РФ от 22.09.1993 N 40.
Согласно п. 11 Порядка ведения кассовых операций предприятия выдают наличные деньги под отчет на хозяйственно-операционные расходы, а также на расходы экспедиций, геолого-разведочных партий, уполномоченных предприятий и организаций, отдельных подразделений хозяйственных организаций, в том числе филиалов, не состоящих на самостоятельном балансе и находящихся вне района деятельности организации.
Правила выдачи денег под отчет установлены п. 11 Порядка ведения кассовых операций в РФ. Перечень лиц, которым организация может выдавать подотчетные суммы, размер этих сумм и сроки, на которые они выдаются, определяются в приказах руководителя организации.
Лица, получившие наличные денежные средства под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, предъявить в бухгалтерию отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним. Для расчетов с подотчетными лицами предусмотрена унифицированная форма первичной учетной документации N АО-1 "Авансовый отчет" (утв. Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55).
Подотчетным лицом авансовый отчет составляется в одном экземпляре (Указания по применению и заполнению унифицированной формы "Авансовый отчет" (ф. N АО-1), утвержденной Постановлением Госкомстата России N 55). При этом документ может быть оформлен на бумажном или машинном носителях информации. В последнем случае организация обязана изготовлять за свой счет копии авансовых отчетов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством РФ.
Рассмотрим необходимость заполнения авансового отчета у организаций, применяющих УСН и выбравших объект налогообложения "доходы, уменьшенные на величину расходов". В данном случае составление авансового отчета необходимо, так как иначе нельзя принять в расходы затраты, осуществленные подотчетным лицом.
Согласно положениям гл. 26.2 НК РФ расходы признаются, если они:
- входят в перечень расходов, приведенный в ст. 346.16 НК РФ;
- соответствуют ст. 252 НК РФ: документально подтверждены и экономически обоснованны.
Авансовый отчет является первичным документом. Билеты на поезд, самолет и товарные чеки не могут сами по себе подтвердить расходы, и только при оформлении авансового отчета такие затраты приобретают статус расходов. Согласно Письму УФНС России от 23.04.2007 N 18-11/3/037127.1@ документами, подтверждающими обоснованность понесенных налогоплательщиком расходов, являются:
- расходный кассовый ордер;
- приказ (распоряжение) о направлении работника (работников) в командировку по форме N Т-9 (Т-9а), утвержденной Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1;
- командировочное удостоверение по форме N Т-10, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1;
- служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении по форме N Т-10а, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1;
- авансовый отчет командированного работника по форме N АО-1, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55, с приложением соответствующих оправдательных документов, подтверждающих фактическое осуществление им расходов на проезд, проживание и т.п., утвержденный руководителем;
- оплачены организацией.
Если подотчетное лицо получило деньги, а потом отчиталось за полученные средства, датой признания расходов будет дата утверждения авансового отчета, поскольку именно в этот момент выполняются все условия, необходимые для принятия расходов: они оплачены (в момент, когда выданы денежные средства под отчет) и произведены (о чем свидетельствует отчет подотчетного лица).
Аналогичную позицию высказывают и специалисты главного финансового ведомства (Письмо Минфина России от 16.02.2011 N 03-11-06/2/21): пп. 13 п. 1 ст. 346.16 НК РФ установлено, что налогоплательщики вправе при определении налоговой базы учитывать командировочные расходы, в частности на наем жилого помещения, выплату суточных и т.д. Однако уменьшение налоговой базы на указанные расходы в момент начала командировки неправомерно, поскольку авансовый отчет представляется только после ее окончания.
Таким образом, выдав работнику аванс на командировочные расходы, налогоплательщик не имеет права включать его в состав расходов, пока он не будет израсходован на цели командировки (приобретение проездных документов, проживание в гостинице и т.д.) и подтвержден документально (авансовым отчетом с приложением подтверждающих документов).
В случае когда работник организации (при согласовании расходов с руководством) сначала приобретает необходимые товарно-материальные ценности, а затем представляет авансовый отчет и получает возмещение по нему, моментом признания расходов для целей УСН будет момент возмещения перерасхода по авансовому отчету.
Рассмотрим необходимость составления авансового отчета организациями, которые применяют УСН с объектом налогообложения "доходы".
На основании ст. 9 Федерального закона N 129-ФЗ все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами, которые служат первичными документами.
Постановлением Госкомстата России N 88 (Постановление Госкомстата России от 18.08.1998 N 88 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации") для учета кассовых операций утверждены следующие унифицированные формы первичной учетной документации:
- приходный кассовый ордер (ф. N КО-1);
- расходный кассовый ордер (ф. N КО-2);
- журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов (ф. N КО-3);
- кассовая книга (форма N КО-4);
- книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (ф. N КО-5).
Согласно п. п. 3 и 11 Порядка ведения кассовых операций в РФ для осуществления расчетов наличными деньгами каждое предприятие должно иметь кассу и вести кассовую книгу по установленной форме.
Пример 1. В торговой организации ООО "Солнышко" были выданы денежные средства в сумме 5000 руб. под отчет Потемкину И.В. 06.12.2011 на приобретение канцтоваров. 08.12.2011 Потемкин И.В. представил в бухгалтерию авансовый отчет на сумму 4720 руб. (в т.ч. НДС 18%) (рисунок 1).
Авансовый отчет
Унифицированная форма N АО-1
--------¬
¦ Код ¦
+-------+
Форма по ОКУД ¦0302001¦
ООО "Солнышко" +-------+
---------------------------------------------- по ОКПО ¦ ¦
наименование организации L--------
УТВЕРЖДАЮ
Четыре тысячи
Отчет в сумме -------------------
семьсот двадцать 00
------T----------¬ ----------------- руб. ----- коп.
¦Номер¦ Дата ¦ Директор
АВАНСОВЫЙ ОТЧЕТ +-----+----------+ Руководитель --------------------
¦ 24 ¦06.12.2011¦ должность
L-----+----------- Смирнов В.С.
__________ ----------------------
подпись расшифровка подписи
декабря
"08" ------------- 2011 г.
------------¬
¦ Код ¦
+-----------+
¦ ¦
Структурное подразделение ---------------------------+-----------+
Потемкин И.В. ¦ ¦
Подотчетное лицо ------------------- Табельный номер ¦ 7 ¦
фамилия, инициалы L------------
приобретение
менеджер канцтоваров
Профессия (должность) ------------ Назначение аванса -------------
------------------------T----------¬ ----------------------------¬
¦Наименование показателя¦ Сумма, ¦ ¦ Бухгалтерская запись ¦
¦ ¦руб. коп. ¦ ¦ ¦
+-----------------------+----------+-+-------------T-------------+
¦ остаток ¦ ¦ ¦ дебет ¦ кредит ¦
¦Предыдущий ----------+----------+ +-----T-------+-----T-------+
¦ аванс перерасход¦ ¦ ¦счет,¦ сумма,¦счет,¦ сумма,¦
¦ ¦ ¦ ¦суб- ¦ руб. ¦суб- ¦ руб. ¦
¦ ¦ ¦ ¦счет ¦ коп. ¦счет ¦ коп. ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+-----------------------+----------+ +-----+-------+-----+-------+
¦Получен аванс 1. из ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦кассы ¦ 5000,00¦ ¦ 10 ¦4000,00¦ 71 ¦4000,00¦
+-------------T---------+----------+ +-----+-------+-----+-------+
¦1а. в валюте ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦(справочно) ¦ ¦ ¦ ¦ 19 ¦ 720,00¦ 71 ¦ 720,00¦
+-------------+---------+----------+ +-----+-------+-----+-------+
¦ 2. ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+-----------------------+----------+ +-----+-------+-----+-------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+-----------------------+----------+ +-----+-------+-----+-------+
¦Итого получено ¦ 5000,00¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+-----------------------+----------+ +-----+-------+-----+-------+
¦Израсходовано ¦ 4720,00¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+-----------------------+----------+-+-----+-------+-----+-------+
¦ Остаток ¦ 280,00¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ----------------------+----------+-+-----+-------+-----+-------+
¦ Перерасход ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
L-----------------------+----------- L-----+-------+-----+--------
2 4
Приложение ----- документов на ----- листах
Четыре тысячи семьсот
двадцать
Отчет проверен. К утверждению в сумме ----------------------------
сумма прописью
4720 00
руб. _____ коп. (------- руб. ---- коп.)
Каменская Н.В.
Главный бухгалтер _______________ ----------------------------
подпись расшифровка подписи
Пикурова М.В.
Бухгалтер _______________ ----------------------------
подпись расшифровка подписи
Остаток внесен ----------¬ -----¬
---------------- в сумме ¦ 280 ¦ руб. ¦ 00 ¦ коп. по кассовому
Перерасход выдан L---------- L-----
82 декабря
ордеру N --- от "08" --------- 2011 г.
Пикурова М.В. декабря
Бухгалтер (кассир) ------------- ____________ "06" ------- 2011 г.
подпись расшифровка
подписи
------------------------------------------------------------------
линия отреза
Потемкин И.В.
Расписка. Принят к проверке от -------------------- авансовый
24 декабря
отчет N --- от "06" ---------- 2011 г.
Четыре
тысячи
семьсот
двадцать 0
на сумму ---------- руб. --- коп., количество документов
прописью
2 4
------- на -------- листах
Каменская Н.В. декабря
Бухгалтер _________ ------------------- "06" --------- 2011 г.
подпись расшифровка подписи
Оборотная сторона формы N АО-1
-------T----------------T--------T---------------------------------T-----¬
¦Номер ¦ Документ, ¦Наиме- ¦ Сумма расхода ¦Дебет¦
¦по по-¦ подтверждающий ¦нование +---------------T-----------------+сче- ¦
¦рядку ¦производственные¦докумен-¦ по отчету ¦ принятая к учету¦та, ¦
¦ ¦ расходы ¦та (рас-+-------T-------+-------T---------+суб- ¦
¦ +----------T-----+хода) ¦ в руб.¦ в ¦ в руб.¦в валюте ¦счета¦
¦ ¦ дата ¦номер¦ ¦ коп. ¦ валюте¦ коп. ¦ ¦ ¦
+------+----------+-----+--------+-------+-------+-------+---------+-----+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦ 8 ¦ 9 ¦
+------+----------+-----+--------+-------+-------+-------+---------+-----+
¦ 1 ¦07.12.2011¦ 4321¦Кассовый¦ 560,00¦ ¦ 560,00¦ ¦ 10,9¦
¦ ¦ ¦ ¦чек ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+------+----------+-----+--------+-------+-------+-------+---------+-----+
¦ 2 ¦07.12.2011¦ 1235¦Кассовый¦4160,00¦ ¦4160,00¦ ¦ 10,9¦
¦ ¦ ¦ ¦чек ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
L------+----------+-----+--------+-------+-------+-------+---------+------
Итого ¦4720,00¦ ¦4720,00¦ ¦
L-------+-------+-------+----------
Потемкин И.В.
Подотчетное лицо _________________ -----------------------
подпись расшифровка подписи
Рис. 1
Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем или уполномоченным на это лицом и принимается к учету. На основании данных утвержденного авансового отчета бухгалтерией производится списание подотчетных денежных сумм в установленном порядке.
Остаток неиспользованного аванса подотчетному лицу надлежит сдать в кассу организации. При этом бухгалтерией оформляется приходный кассовый ордер в установленном порядке.
Срок возврата аванса нормативно установлен только при направлении работника в командировку и составляет три рабочих дня с момента возвращения из командировки (п. 11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного Решением Совета директоров Банка России от 22.09.1993 N 40). В остальных случаях работодатель самостоятельно определяет срок, на который выдает работнику аванс. Этот срок может быть установлен локальными нормативными актами работодателя, приказами и распоряжениями руководителя организации или должностной инструкцией работника.
Сумма же перерасхода по авансовому отчету выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру.
При выдаче подотчетному лицу денежных средств в иностранной валюте в соответствии с установленным порядком согласно действующему законодательству РФ в форме N АО-1 заполняются реквизиты, относящиеся к иностранной валюте.
Организации, применяющие УСН, для целей исчисления налоговой базы обязаны вести учет доходов и расходов в Книге учета доходов и расходов организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих упрощенную систему налогообложения (ст. 346.24 НК РФ, форма книги приведена в Приложении N 1 к Приказу Минфина России от 31.12.2008 N 154н).
Порядок заполнения Книги учета доходов и расходов организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих упрощенную систему налогообложения (приведен в Приложении N 2 к Приказу Минфина России N 154н), предписывает организациям, применяющим УСН, отражать в хронологической последовательности на основе первичных документов позиционным способом все хозяйственные операции за отчетный (налоговый) период (п. 1.1 Порядка заполнения). Для этого налогоплательщиком заполняются графы 2 - 5 разд. I "Доходы и расходы".
В графе 2 указывается дата и номер первичного документа, на основании которого осуществлена регистрируемая операция, в графе 3 - содержание регистрируемой операции. Если налогоплательщиком фиксируется доходная операция, учитываемая при исчислении налоговой базы, то ему надлежит заполнить графу 4, числовой же показатель расходной операции, также учитываемой при исчислении налоговой базы, указывается в графе 5 (п. п. 2.2 - 2.5 Порядка заполнения).
Организации, применяющие упрощенную систему налогообложения, самостоятельно выбирают объект налогообложения - "доходы" или "доходы, уменьшенные на величину расходов" (п. п. 1 и 2 ст. 346.14 НК РФ).
Налогоплательщик, применяющий упрощенную систему налогообложения с объектом налогообложения в виде доходов, вправе по своему усмотрению отражать в графе 5 расходы, связанные с получением доходов, налогообложение которых осуществляется при УСН. Порядок заполнения предоставляет налогоплательщику право самому решать, отражать ему свои расходы в книге учета доходов и расходов или нет. Налогоплательщики, избравшие объектом налогообложения доходы, могут не заполнять графу 5 разд. I.
Организации, применяющие УСН с объектом налогообложения "доходы", обязаны соблюдать Порядок ведения кассовых операций и, следовательно, составлять авансовые отчеты. При этом данное обоснование в пользу составления авансовых отчетов подходит для всех организаций, применяющих УСН, в том числе для тех, кто выбрал объект "доходы минус расходы", однако для таких организаций составление авансового отчета необходимо для обоснования и признания расходов.
С 2009 г. для целей исчисления налога при УСН отменено нормирование суточных при командировках (пп. "а" п. 9 ст. 1 Федерального закона от 22.07.2008 N 155-ФЗ "О внесении изменений в часть вторую Налогового кодекса Российской Федерации"). Такие расходы учитываются в пределах сумм, установленных локальными нормативными актами (ст. 168 ТК РФ). Завышенный размер суточных, выплата суточных в зависимости от должности неизбежно вызовут вопросы у налоговых инспекторов. Организациям, применяющим УСН, необходимо устанавливать экономически оправданный размер суточных в локальных нормативных актах.
Расходы по приобретению канцтоваров или по командировке, осуществленные из личных средств работников или руководителя, которые указаны в авансовом отчете, утвержденном руководителем организации, до момента их возмещения не учитываются при определении налоговой базы по налогу, уплачиваемому в связи с применением упрощенной системы налогообложения (Письмо Минфина России от 07.08.2009 N 03-11-06/2/149).
В расходы по проезду к месту командировки включаются в том числе и затраты по проезду транспортом общего пользования соответственно к станции, пристани, аэропорту и от станции, пристани, аэропорта, если они находятся за чертой населенного пункта, при наличии документов (билетов), подтверждающих эти расходы (п. 12 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749).
По мнению налоговых органов, если коллективным договором или другим локальным актом закреплено положение о возмещении расходов на проезд городским транспортом в черте города (населенного пункта) от места проживания в гостинице до месторасположения организации в период нахождения работника в командировке, то подобные затраты могут учитываться в целях налогообложения прибыли как командировочные расходы в составе прочих расходов, если соблюдены критерии п. 1 ст. 252 НК РФ (Письмо ФНС России от 12.07.2011 N ЕД-4-3/11246).
По мнению Минфина, уменьшение налогооблагаемой прибыли на сумму расходов по оплате проезда командированного работника в такси возможно при условии их документального подтверждения и экономической обоснованности (Письма Минфина России от 27.08.2009 N 03-03-06/2/162, от 31.07.2009 N 03-03-06/1/505).
Расходы по командировкам у организаций, применяющих УСН, принимаются в порядке, предусмотренном для исчисления налога на прибыль организаций (абз. 2 п. 2 ст. 346.16 НК РФ). Поэтому возможен учет расходов на проезд городским транспортом работника в черте города (населенного пункта), куда он командирован, или на такси.
Обосновать использование такси можно плотностью графика работы сотрудника, которому необходимо решать служебные вопросы в короткие сроки.
Следовательно, приобретенные проездные билеты и документ об оплате услуг такси как подтверждающие документы осуществленных расходов можно указывать в авансовом отчете.
По мнению налоговых органов, индивидуальный предприниматель не вправе учесть в расходах произведенные затраты в виде оплаты самому себе проезда к месту командировки и обратно, найма жилого помещения, суточных (Письмо УФНС России по г. Москве от 15.08.2007 N 18-1/3/077400@).
Поскольку унифицированная форма авансового отчета N АО-1 была утверждена 10 лет назад, она может не содержать достаточного количества полей для отражения организацией, применяющей УСН, необходимой информации производственного и управленческого характера.
В унифицированные формы первичной учетной документации (кроме форм по учету кассовых операций), утвержденные Госкомстатом России, организация при необходимости может вносить дополнительные реквизиты. При этом все реквизиты утвержденных Госкомстатом России унифицированных форм первичной учетной документации остаются без изменения (включая код, номер формы, наименование документа). Удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается.
Вносимые изменения должны быть оформлены соответствующим организационно-распорядительным документом организации.
Форматы бланков, указанных в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, являются рекомендуемыми и могут изменяться.
При изготовлении бланочной продукции на основе унифицированных форм первичной учетной документации допускается вносить изменения в части расширения и сужения граф и строк с учетом значности показателей, включения дополнительных строк (включая свободные) и вкладных листов для удобства размещения и обработки необходимой информации.
На основании этого финансовые органы отмечают, что в целях налогообложения прибыли налогоплательщику необходимо представлять авансовый отчет по унифицированной форме N АО-1 либо доработанную с учетом требований п. 2 ст. 9 Закона N 129-ФЗ и указанного Постановления Госкомстата России N 20 о наличии обязательных реквизитов форму авансового отчета, утвердив ее в учетной политике (Письмо Минфина России от 08.07.2011 N 03-03-06/1/414).
Таким образом, организация, применяющая УСН, может воспользоваться указанными разъяснениями Минфина России при возникновении необходимости доработки формы N АО-1.
С.А.Игнатов
Бухгалтер-аналитик