Мудрый Экономист

Электронное общение с банком

"Расчет", 2012, N 2

С недавних пор компании получили возможность перейти на электронное взаимодействие с банком. Теперь общение через Интернет полностью заменяет необходимость посещать кредитную организацию. С помощью компьютера можно передавать отчетность, получать ответы специалистов, управлять счетами. Как фирмам воспользоваться новой технологией, узнала Анна Романова.

Многие из нас привыкли к тому, что все важные документы: отчетность и договоры - всегда оформляются исключительно в бумажном виде, после чего подаются на рассмотрение в соответствующую организацию. Однако в современных условиях, когда бухгалтеры не обладают достаточным количеством времени, вводится все больше электронных систем, которые избавляют нас от подобных неудобств. Нововведения не прошли и мимо банков.

Отмена бумаги

Несмотря на то что программ по взаимодействию с кредитными учреждениями на современном рынке достаточно много, все они имеют примерно одинаковый принцип работы. Основными задачами, которые решает любая система электронного документооборота для финансовых организаций, являются:

Комплекс работ включает в себя множество функций. Какие же выгоды от внедрения электронных систем обмена информацией с банками получает компания?

С самого начала

В первую очередь преимущества от запуска электронного взаимодействия с кредитными организациями оценили заемщики. Например, многие кредитные структуры предоставляют услугу онлайн-заявки на получение кредита, которая попадает непосредственно к инспектору банка, а он в свою очередь принимает решение и сообщает о нем клиенту. Это значительно ускоряет процесс выдачи средств. При небольших суммах займа ждать ответа приходится всего несколько часов.

Компании, которые берут кредит, обязаны представить банку отчетность при первоначальном оформлении договора, после чего они должны будут ежегодно отправлять документацию.

Ранее высылать эти сведения приходилось в бумажном виде, но ситуация изменилась после публикации официального Письма Центрального банка РФ от 31 марта 2011 г. N 41-Т, в котором всем кредитным организациям было рекомендовано собирать документы с заемщиков в электронном формате.

Что выбрать?

Некоторые банки разработали собственные программы, другие - обратились за помощью к фирмам, занимающимся компьютерными технологиями. Поэтому принцип работы у разных продуктов может отличаться, но разобраться в их использовании совсем не сложно. "Специалисты кредитных организаций предоставляют инструкцию для работы в системе, а также оперативно отвечают на все вопросы, которые возникают в процессе применения СЭД, и устраняют появившиеся проблемы, обеспечивая постоянную и надежную работу", - рассказывает клиент одного из российских банков. Обычно специалисты финансовой структуры предлагают воспользоваться новыми технологиями при первом обращении: когда компания открывает счет или оформляет кредит.

Для бухгалтерских отделов важной функцией является возможность импорта платежных документов в СЭД напрямую из программных продуктов, используемых на фирме. Таким образом, отпадает необходимость постоянной печати бумаг, их последующего хранения. Причем для отправки в банк используются отчеты, которые формируются для налоговых органов. Файл, подписанный ЭЦП инспектора, направляется в кредитную организацию по каналам ТКС с помощью того же спецоператора, услугами которого компания пользуется для пересылки бумаг в другие ведомства. Для того чтобы фирме подключить дополнительную услугу, необходимо сменить тариф у поставщика. В этом случае стоимость, которую доплатит организация, составит 1000 - 2000 руб.

Кроме того, неоспоримым достоинством является тот факт, что применение СЭД доступно всем клиентам, независимо от того, где был открыт депозитный счет или заключен кредитный договор. Это может быть как главный офис банка, так и его отделения по всей стране.

С помощью подобных систем повышается эффективность работы как кредитной организации, так и компании. Теперь сведения напрямую поступают к тому специалисту, который курирует тот или иной блок работы. Таким образом, отправленная отчетность в кратчайшие сроки просматривается работниками кредитных организаций, и если выявляются ошибки, бухгалтер получает сообщение о необходимости их исправить.

Обмен данными идет с использованием криптографических средств защиты, то есть сотрудник компании, создающий отчеты, каждый документ заверяет электронной подписью организации.

Во-первых, это позволяет сделать работу с системой безопасной, сведения отчетности организации не попадут в чужие руки.

Во-вторых, любой файл имеет ЭЦП как банка, так и клиента, благодаря чему может быть полноправно использован в качестве доказательства при возникновении спорных ситуаций. Другими словами, любой отчет предприятия является официальным и юридически действующим документом, как и бумажные.

Работа со счетом

На этом преимущества работы с системами электронного документооборота не ограничиваются. Можно самостоятельно контролировать состояние счетов в режиме реального времени, совершать платежи и переводы средств.

Любая СЭД позволяет отправлять и получать от кредитной организации целый ряд документов: платежные поручения и требования, заявления на перевод, покупку или продажу валюты, справки о различных подтверждающих документах, зарплатные реестры, отчеты по использованию кредитных средств. Банк в свою очередь предоставляет клиенту выписки о совершении сделок, кредитовые и дебетовые авизо, отчеты о состоянии счетов, сведения по депозитным операциям.

У компании есть огромное количество вариантов при использовании электронных систем. Как правило, каждый банк имеет сразу несколько предложений для удаленного управления счетами. Так, практически у всех есть программы, которые устанавливаются на компьютер (дискеты выдаст финансовая организация), или ПО уже размещено в Интернете. В таком случае бухгалтер получает доступ к услуге через USB-ключ.

Надо отметить, что в последнее время финансовые организации почувствовали собственную выгоду от внедрения этих технологий: нет очередей, требуется меньше сотрудников для работы с клиентами. За обслуживание не берут плату вообще или назначают символическую сумму в 2000 руб. Если клиент выбирает подключение через USB-токен, который открывает доступ к счетам с любого компьютера, ему придется купить устройство, стоимость которого составляет 2000 - 3000 руб.

Кроме того, через системы электронного документооборота можно осуществлять непосредственное общение с сотрудниками банка по разнообразным финансовым вопросам. Благодаря тому, что запросы не ходят от одного работника к другому, а сразу попадают к нужному специалисту, бухгалтер быстро получает ответы.

"Эти системы очень удобны, - рассказывает генеральный директор ООО "Инструментторг" Геннадий Романов, - СЭД могут пользоваться и те специалисты, которые не имеют фиксированного компьютерного места для работы с кредитной организацией. Нет необходимости настраивать все программы на одном ПК. Взаимодействие с системой может осуществляться через передачу документов на любые имеющиеся точки доступа, если клиент имеет электронный ключ. Те же, кто не хочет получать собственную ЭЦП, обращаются в специальные центры подготовки отчетности".

А.Романова