Мудрый Экономист

Новый порядок ведения кассовых операций

"Оплата труда: бухгалтерский учет и налогообложение", 2012, N 2

С 1 января 2012 г. действует Положение о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации <1> (далее - Положение). До этой даты применялся Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденный ЦБ РФ 22.09.1993 N 40 <2> (далее - Порядок). Что изменилось в связи с принятием нового Порядка ведения кассовых операций? В статье мы остановимся на аспектах, которые наиболее близки специфике нашего журнала.

<1> Утверждено ЦБ РФ 12.10.2011 N 373-П, зарегистрировано в Минюсте России 24.11.2011 N 22394.
<2> Документ утратил силу в связи с изданием Указания Банка России от 13.12.2011 N 2750-У.

Кто должен применять новый порядок ведения кассовых операций?

Пунктом 1.1 Положения предусмотрено, что данный документ действует в отношении:

На физических лиц, не занимающихся предпринимательской деятельностью, Положение не распространяется.

К сведению. Получатели бюджетных средств при ведении кассовых операций (операций по приему наличных денег, включающих их пересчет, выдаче наличных денег) руководствуются Положением в том случае, если иное не определено нормативным правовым актом, регулирующим порядок ведения кассовых операций получателями бюджетных средств.

Как видим, в Положении по сравнению с ранее действовавшим Порядком более четко определены лица, которые при осуществлении своей деятельности должны руководствоваться Положением ЦБ РФ. Напомним, что в п. 1 Порядка говорилось о том, что предприятия, объединения, организации и учреждения независимо от организационно-правовых форм и сферы деятельности обязаны хранить свободные денежные средства в учреждениях банков. На основании данной формулировки можно было предположить, что применять Порядок должны только предприятия - юридические лица.

Однако некоторое время ЦБ РФ и контролирующие органы настаивали на том, что при работе с наличными денежными средствами индивидуальным предпринимателям также необходимо руководствоваться правилами Порядка (Письмо Банка России от 17.07.2006 N 08-17/2540 (направлено Письмом ФНС России от 30.08.2006 N ММ-6-06/869@), Письма УФНС по г. Москве от 20.01.2009 N 19-11/003082, от 16.01.2007 N 18-12/3/002583).

Следует отметить, что с такой точкой зрения не согласились судьи. Так, Постановлением Президиума ВАС РФ от 29.06.2010 N 1411/10 определено, что действующим законодательством не предусмотрена обязанность индивидуальных предпринимателей по оприходованию в кассу денежной наличности и соблюдению порядка хранения свободных денежных средств.

Кроме того, в более поздних разъяснениях контролеры пришли к заключению, что на индивидуальных предпринимателей требования Порядка не распространяются (Письма Минфина России от 29.09.2011 N 03-01-15/6-115, от 02.03.2011 N 03-01-10/1-15, ФНС России от 14.06.2011 N АС-4-2/9386@).

Теперь вышеназванные разъяснения Минфина и налогового ведомства утратили свою актуальность - в Положении четко указано, что индивидуальные предприниматели наравне с организациями должны руководствоваться данным документом.

В связи со вступлением в силу Положения ФНС выпустила Письмо от 21.12.2011 N АС-4-2/21794@, в котором уточнила, что с 01.01.2012 индивидуальные предприниматели обязаны соблюдать порядок ведения кассовых операций, в том числе:

Кроме того, в названном Письме отмечено, что нарушение индивидуальным предпринимателем порядка ведения кассовых операций влечет ответственность, установленную ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ.

К сведению. Частью 1 ст. 15.1 КоАП РФ предусмотрено: нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций, выразившееся в осуществлении расчетов наличными деньгами с другими организациями сверх установленных размеров, неоприходовании (неполном оприходовании) в кассу денежной наличности, несоблюдении порядка хранения свободных денежных средств, а равно в накоплении в кассе наличных денег сверх установленных лимитов, влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 4000 до 5000 руб., на юридических лиц - от 40 000 до 50 000 руб.

Вместе с тем специалисты ФНС уточнили, что приоритетное внимание в ходе контроля за применением контрольно-кассовой техники и полноты учета выручки необходимо уделять налогоплательщикам, которые не применяют систему налогообложения в виде ЕНВД.

В соответствии с абз. 3 п. 1.3 Положения платежный агент, осуществляющий деятельность в соответствии с Федеральным законом от 03.06.2009 N 103-ФЗ "О деятельности по приему платежей физических лиц, осуществляемой платежными агентами", банковский платежный агент (субагент), осуществляющий деятельность в соответствии с Федеральным законом от 27.06.2011 N 161-ФЗ "О национальной платежной системе" (банковский платежный агент (субагент)), при определении лимита остатка наличных денег не учитывали наличные деньги, принятые ими при осуществлении указанной деятельности.

Согласно п. 3.3 Положения при ведении организацией, индивидуальным предпринимателем кассовых операций с применением контрольно-кассовой техники по окончании их проведения на основании контрольной ленты, изъятой из контрольно-кассовой техники, оформляется приходный кассовый ордер на общую сумму принятых наличных денег, за исключением сумм наличных денег, принятых платежным агентом, банковским платежным агентом (субагентом). Платежным агентом, банковским платежным агентом (субагентом) помимо приходного кассового ордера оформляется приходный кассовый ордер на общую сумму наличных денег, принятых платежным агентом, банковским платежным агентом (субагентом).

Пунктом 5.1 Положения определено, что для учета поступающих в кассу наличных денег, за исключением наличных денег, принятых платежным агентом, банковским платежным агентом (субагентом), и выдаваемых из кассы, организация, индивидуальный предприниматель ведут кассовую книгу.

Платежный агент, банковский платежный агент (субагент) помимо кассовой книги ведет кассовую книгу для учета наличных денег, принятых платежным агентом, банковским платежным агентом (субагентом).

В связи с этим при проведении мероприятий по контролю за использованием специальных банковских счетов в отношении платежных агентов, банковских платежных агентов (субагентов) налоговым органам следует учитывать, что указанные лица обязаны вести раздельный учет общей суммы принятых наличных денег, за исключением сумм наличных денег, принятых платежным агентом, банковским платежным агентом (субагентом), и наличных денег, принятых при осуществлении деятельности по приему платежей физических лиц.

На кого возложена обязанность по ведению кассовых операций и оформлению документов?

Кассовые операции ведутся у юридического лица, индивидуального предпринимателя кассовым или иным работником, определенным указанными лицами из числа своих работников. Такой работник называется кассиром, ему устанавливаются соответствующие должностные права и обязанности, с которыми он должен ознакомиться под роспись. Об этом говорится в п. 1.6 Положения.

При наличии у юридического лица, индивидуального предпринимателя нескольких кассиров один из них выполняет функции старшего кассира (далее - старший кассир).

Кассовые операции может проводить руководитель.

Согласно п. 2.1 Положения кассовые документы юридического лица, индивидуального предпринимателя оформляет:

Какими документами оформляются кассовые операции?

Кассовые операции, проводимые юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем, оформляются приходными кассовыми ордерами ф. 0310001, расходными кассовыми ордерами ф. 0310002 (п. 1.8 Положения).

Напомним, что унифицированные формы первичной учетной документации по учету кассовых операций: КО-1 "Приходный кассовый ордер", КО-2 "Расходный кассовый ордер", КО-3 "Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов", КО-4 "Кассовая книга", КО-5 "Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств" утверждены п. 1.1 Постановления Госкомстата России от 18.08.1998 N 88 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации".

К сведению. Цифровые коды форм документов, приведенные в Положении, соответствуют Общероссийскому классификатору управленческой документации ОК 011-93.

Юридическое лицо, индивидуальный предприниматель обеспечивают наличие кассовых документов, других документов, оформляемых при ведении кассовых операций, в течение сроков, установленных законодательством об архивном деле в Российской Федерации.

В соответствии с п. 1.10 Положения кассовые операции могут осуществляться с применением программно-технических комплексов, в том числе оснащенных функцией приема наличных денег, принадлежащих или не принадлежащих на праве собственности юридическому лицу, индивидуальному предпринимателю.

В кассовых документах указывается основание для их оформления, перечисляются прилагаемые подтверждающие документы (расчетно-платежные ведомости ф. 0301009, платежные ведомости ф. 0301011, заявления, счета, другие документы).

Внесение исправлений в кассовые документы не допускается.

Приходный кассовый ордер ф. 0310001 подписывает главный бухгалтер или бухгалтер, а при их отсутствии - руководитель, кассир.

Расходный кассовый ордер ф. 0310002 (РКО) подписывает руководитель, а также главный бухгалтер или бухгалтер, а при их отсутствии - руководитель, кассир.

В случае ведения кассовых операций и оформления кассовых документов руководителем кассовые документы подписывает руководитель.

Кассир снабжается печатью (штампом), содержащей(им) реквизиты, подтверждающие проведение кассовой операции, а также образцами подписей лиц, уполномоченных подписывать кассовые документы.

В случае ведения кассовых операций руководителем образцы подписей лиц, уполномоченных подписывать кассовые документы, не оформляются.

При наличии старшего кассира операции по передаче наличных денег между старшим кассиром и кассирами в течение рабочего дня отражает старший кассир в книге учета принятых и выданных кассиром денежных средств ф. 0310005. Записи в книгу учета принятых и выданных кассиром денежных средств ф. 0310005 вносятся в момент передачи наличных денег.

Кассовые документы, кассовая книга ф. 0310004, книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств ф. 0310005 могут оформляться на бумажном носителе или с применением технических средств, предназначенных для обработки информации, включая персональный компьютер и программное обеспечение.

Кассовые документы, оформляемые с применением технических средств, распечатываются на бумажном носителе.

В случае ведения кассовой книги ф. 0310004 (книги учета принятых и выданных кассиром денежных средств ф. 0310005) с применением технических средств необходимо обеспечивать сохранность данных, содержащихся в указанных документах, на электронном носителе информации и исключить возможность их несанкционированного изменения.

Обратите внимание! Контроль за ведением кассовой книги ф. 0310004 (книги учета принятых и выданных кассиром денежных средств ф. 0310005) осуществляет главный бухгалтер, а при его отсутствии - руководитель.

Какой порядок выдачи наличных денег предусмотрен Положением?

Процедура выдачи наличных в Положении прописана очень подробно.

Выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, индивидуального предпринимателя, проводится указанными лицами по РКО. Для выдачи наличных денег для выплат заработной платы, стипендий и других выплат необходимо оформлять РКО, расчетно-платежные ведомости ф. 0301009, платежные ведомости ф. 0301011.

К сведению. Формы первичной учетной документации по учету рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда Т-49 "Расчетно-платежная ведомость", Т-53 "Платежная ведомость" утверждены п. 1.2 Постановления Госкомстата России от 05.01.2004 N 1.

Кассир выдает наличные деньги непосредственно получателю, указанному в РКО (расчетно-платежной ведомости ф. 0301009, платежной ведомости ф. 0301011), при предъявлении им паспорта или другого документа, удостоверяющего личность в соответствии с требованиями законодательства РФ, либо при предъявлении получателем доверенности и документа, удостоверяющего личность.

Перед выдачей наличных денег кассир, получив РКО (расчетно-платежную ведомость ф. 0301009, платежную ведомость ф. 0301011), проверяет наличие подписей руководителя, главного бухгалтера или бухгалтера (при отсутствии главного бухгалтера и бухгалтера - наличие подписи руководителя) и их соответствие имеющимся образцам, соответствие сумм наличных денег, проставленных цифрами, суммам, указанным прописью. При выдаче наличных денег по РКО кассир проверяет также наличие подтверждающих документов, перечисленных в расходном кассовом ордере ф. 0310002, и соответствие фамилии, имени, отчества (при наличии) получателя наличных денег, указанных в РКО, данным предъявляемого получателем документа, удостоверяющего его личность.

При выдаче наличных денег по доверенности кассир проверяет соответствие фамилии, имени, отчества (при наличии) получателя наличных денег, указанных в РКО, фамилии, имени, отчеству (при наличии) доверителя, указанным в доверенности, а также соответствие указанных в доверенности и РКО фамилии, имени, отчества (при наличии) доверенного лица и данных документа, удостоверяющего его личность, данным предъявленного доверенным лицом документа. В расчетно-платежной ведомости ф. 0301009 (платежной ведомости ф. 0301011) перед подписью лица, которому доверено получение наличных денег, кассир делает надпись "по доверенности". Доверенность прилагается к РКО (расчетно-платежной ведомости ф. 0301009, платежной ведомости ф. 0301011).

В случае выдачи наличных денег юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем по доверенности, оформленной на несколько выплат или на получение наличных денег у разных юридических лиц, индивидуальных предпринимателей, делаются ее копии, которые заверяются в порядке, установленном руководителем. Заверенная копия доверенности прилагается к РКО (расчетно-платежной ведомости ф. 0301009, платежной ведомости ф. 0301011). Оригинал доверенности (при наличии) хранится у кассира и при последней выдаче наличных денег прилагается к расходному кассовому ордеру ф. 0310002 (расчетно-платежной ведомости ф. 0301009, платежной ведомости ф. 0301011).

При выдаче наличных денег по РКО кассир подготавливает сумму наличных денег, подлежащую выдаче, и передает РКО получателю наличных денег, который указывает получаемую сумму наличных денег (рублей - прописью, копеек - цифрами) и подписывает РКО.

Кассир пересчитывает подготовленную к выдаче сумму наличных денег таким образом, чтобы получатель наличных денег мог наблюдать за его действиями, и выдает получателю наличные деньги полистным, поштучным пересчетом в сумме, указанной в РКО.

Получатель наличных денег пересчитывает под наблюдением кассира полистно, поштучно полученные им наличные деньги. Кассир не принимает от получателя наличных денег претензии по сумме наличных денег, если получатель наличных денег не пересчитал под наблюдением кассира полученные им наличные деньги.

После выдачи наличных денег по РКО кассир подписывает его.

Обратите внимание! Для выдачи наличных денег на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, индивидуального предпринимателя, РКО оформляется работнику под отчет согласно письменному заявлению подотчетного лица, составленному в произвольной форме и содержащему собственноручную надпись руководителя о сумме наличных денег и о сроке, на который они выдаются, подпись руководителя и дату.

Подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру, а при их отсутствии - руководителю авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами. Проверка авансового отчета главным бухгалтером или бухгалтером, а при их отсутствии - руководителем, его утверждение руководителем и окончательный расчет по авансовому отчету осуществляются в срок, установленный руководителем.

Как и прежде, выдача наличных денег под отчет проводится при условии полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученной под отчет сумме наличных денег.

Порядок выдачи юридическим лицом по РКО необходимых для совершения кассовых операций наличных денег уполномоченному представителю обособленного подразделения определяет юридическое лицо.

Предназначенная для выплат заработной платы, стипендий и других выплат сумма наличных денег устанавливается согласно расчетно-платежной ведомости ф. 0301009 (платежной ведомости ф. 0301011). Срок выдачи наличных денег на эти выплаты определяется руководителем и указывается в расчетно-платежной ведомости ф. 0301009 (платежной ведомости ф. 0301011). Срок выдачи наличных денег по выплатам заработной платы, стипендий и др. не может превышать пяти рабочих дней (включая день получения наличных денег с банковского счета на указанные выплаты).

Старший кассир выдает необходимую для выплат заработной платы, стипендий и др. сумму наличных денег согласно расчетно-платежной ведомости ф. 0301009 (платежной ведомости ф. 0301011) кассирам, проводящим выдачу наличных денег, под роспись в книге учета принятых и выданных кассиром денежных средств ф. 0310005 или по РКО на срок, установленный в расчетно-платежной ведомости ф. 0301009 (платежной ведомости ф. 0301011).

Кассир подготавливает подлежащую выдаче сумму наличных денег и передает расчетно-платежную ведомость ф. 0301009 (платежную ведомость ф. 0301011) работнику для подписания. Кассир пересчитывает подготовленную к выдаче сумму наличных денег таким образом, чтобы работник мог наблюдать за действиями кассира, и выдает ему наличные деньги полистным, поштучным пересчетом в сумме, указанной в расчетно-платежной ведомости ф. 0301009 (платежной ведомости ф. 0301011).

К сведению. Кассир не принимает от работника претензии по сумме наличных денег, если работник не пересчитал под его наблюдением полученные им наличные деньги.

Как оформляются депонированные суммы?

В последний день выдачи наличных денег, предназначенных для выплат заработной платы, стипендий и других выплат, кассир в расчетно-платежной ведомости ф. 0301009 (платежной ведомости ф. 0301011) проставляет оттиск штампа или делает надпись "депонировано" напротив фамилий работников, которым не выданы наличные деньги, подсчитывает и записывает в итоговой строке сумму фактически выданных наличных денег и сумму, подлежащую депонированию и сдаче в банк, сверяет указанные суммы с итоговой суммой в расчетно-платежной ведомости ф. 0301009 (платежной ведомости ф. 0301011) и оформляет в произвольной форме реестр депонированных сумм.

Реестр депонированных сумм содержит:

  V   наименование (фирменное наименование)  юридического лица или фамилию,
имя, отчество (при наличии) индивидуального предпринимателя;
---------------------------------------------------------------------
V дату оформления реестра депонированных сумм;
---------------------------------------------------------------------
V период возникновения депонированных сумм наличных денег;
---------------------------------------------------------------------
V номер расчетно-платежной ведомости ф. 0301009 (платежной ведомости
ф. 0301011);
---------------------------------------------------------------------
V фамилию, имя, отчество (при наличии) работника, не получившего
наличные деньги;
---------------------------------------------------------------------
V табельный номер работника (при наличии);
---------------------------------------------------------------------
V сумму невыплаченных наличных денег;
---------------------------------------------------------------------
V итоговую сумму по реестру депонированных сумм;
---------------------------------------------------------------------
V подпись и расшифровку подписи кассира.

Реестр депонированных сумм может содержать дополнительные реквизиты.

Нумерация реестров депонированных сумм осуществляется в хронологической последовательности с начала календарного года.

После оформления реестра депонированных сумм кассир заверяет своей подписью расчетно-платежную ведомость ф. 0301009 (платежную ведомость ф. 0301011), реестр депонированных сумм и передает их для сверки соответствия записей в реестре депонированных сумм с данными расчетно-платежной ведомости ф. 0301009 (платежной ведомости ф. 0301011) и подписания главному бухгалтеру или бухгалтеру, а при их отсутствии - руководителю.

На фактически выданные суммы наличных денег по расчетно-платежной ведомости ф. 0301009 (платежной ведомости ф. 0301011) оформляется РКО, номер и дату которого кассир проставляет на последней странице расчетно-платежной ведомости ф. 0301009 (платежной ведомости ф. 0301011).

Если реестр депонированных сумм оформляет руководитель, соответствие записей в реестре депонированных сумм с данными расчетно-платежной ведомости ф. 0301009 (платежной ведомости ф. 0301011) заверяет он сам.

В заключение отметим, что Положение содержит отдельные главы, в которых подробно описывается порядок организации работы по ведению кассовых операций, приема наличных денег, ведения кассовой книги для учета поступающих (выдаваемых) наличных денег, а также правила обеспечения порядка ведения кассовых операций.

В отличие от Порядка Положение не содержит многочисленных Приложений (Рекомендации по обеспечению сохранности денежных средств при их хранении и транспортировке, Единые требования по технической укрепленности и оборудованию сигнализацией помещений касс предприятий, Примерная форма акта ревизии наличия денежных средств). В единственном Приложении к документу содержится Порядок определения лимита остатка наличных денег, который может храниться в кассе юридического лица (индивидуального предпринимателя).

И.Ю.Колосова

Эксперт журнала

"Оплата труда:

бухгалтерский учет

и налогообложение"