Мудрый Экономист

Учитываем расходы на подготовку, переподготовку и обучение кадров

"Налоговый учет для бухгалтера", 2012, N 2

Работодателям выгодно вкладывать средства в обучение работников и соискателей. Растить работников в собственной компании гораздо эффективнее, чем искать на стороне. Повышение квалификации сотрудников обеспечивает более высокое качество работы, стабильность производства, формирует их приверженность, лояльность. Причем затраты на обучение могут быть приняты к расходам, а страховые взносы с них не взимаются. Рассмотрим ситуацию подробнее.

Что может послужить стимулом для направления сотрудников на обучение, переподготовку и повышение квалификации? Какие есть для этого возможности и как правильно оформить обучение, чтобы можно было учесть затраты работодателя в расходах при исчислении налога на прибыль?

Основных причин, инициирующих обучение, три. Во-первых, есть профессии, для которых регулярное повышение квалификации является обязательным условием выполнения работы. Во-вторых, работодатель может направлять своих работников для получения дополнительного образования, когда этого требует производство. И, в-третьих, сами работники, стремящиеся получить образование или переквалифицироваться, обращаются к работодателю, и если он находит обучение целесообразным, выгодным для производственного процесса, то работник может быть направлен в соответствующее образовательное учреждение.

Правовой аспект

Если работодатель проводит обучение самостоятельно, то с работником заключается ученический договор и/или оформляется дополнительное соглашение к трудовому договору. Форму определяет работодатель. Однако необходимо отметить, что и допсоглашение, и ученический договор должны содержать все необходимые условия.

Ученический договор должен содержать следующие сведения: наименование сторон; указание на конкретную профессию, специальность, квалификацию, приобретаемую учеником; обязанность работодателя обеспечить работнику (соискателю) возможность обучения в соответствии с ученическим договором; обязанность ученика пройти обучение и в соответствии с полученной профессией, специальностью, квалификацией проработать по трудовому договору в течение срока, установленного в ученическом договоре; условие о возмещении затрат работодателя в случае невыполнения условий ученического договора; срок обучения; размер оплаты в период ученичества и др. (ст. 199 ТК РФ).

Если же обучение будет проводится в обучающей организации, то с работником заключается не ученический договор, а договор об обучении за счет средств работодателя, в котором предусматривается, что в случае увольнения, работник обязан возместить затраты, понесенные работодателем на его обучение (ст. 249 ТК РФ).

Трудовым кодексом РФ (ТК РФ) предусмотрена обязанность работодателя создавать необходимые условия для совмещения работы с обучением, предоставлять гарантии. Условия и порядок получения гарантий определяются локальными нормативными документами - коллективным договором, дополнительными соглашениями к трудовым договорам (ч. 5 ст. 196 ТК РФ).

К сведению. Все компенсации, предусмотренные ТК РФ, коллективным договором и трудовым договором, учитываются в расходах, например, предоставление сокращенного рабочего времени для сотрудников, обучающихся без отрыва от производства; оплата дополнительных отпусков с сохранением оплаты труда в размере среднего заработка для сдачи промежуточных аттестационных и государственных квалификационных экзаменов и подготовки выпускной квалификационной работы, а также оплата командировочных расходов один раз в году, если образовательное учреждение находится в другой местности (п. п. 13 и 19 ст. 255 НК РФ).

Продолжительность предоставляемых дополнительных отпусков для обучения в образовательных учреждениях разного уровня определена в ст. ст. 173 - 176 ТК РФ. Такие же гарантии и компенсации могут предоставляться работникам, уже имеющим профессиональное образование соответствующего уровня и направленным на обучение работодателем в соответствии с производственной необходимостью.

Отметим, что работодатель может заключать ученические договоры не только с работниками, оформленными по трудовому договору, но и с соискателями - лицами, еще не заключившими трудовой договор (ч. 1 ст. 198 ТК РФ).

К сведению. Чтобы принять затраты на обучение соискателя, работодатель должен включить в ученический договор с ним помимо перечисленных пунктов условие заключения трудового договора с работодателем не позднее трех месяцев после окончания срока обучения (п. 3 ст. 264 НК РФ).

Если же говорить о профессиональной переподготовке, повышении квалификации, то они предусмотрены законодательством, иными правовыми актами и являются обязательными для отдельных категорий работников (ст. 196 ТК РФ). Например:

С такими работниками также оформляется соответствующий договор, предусматривающий необходимость проработать по данной специальности у данного работодателя не менее года. Обучение носит не добровольный, а обязательный характер и непосредственно связано с повышением профессионального уровня (пп. 2 п. 3 ст. 264 НК РФ).

Налог на прибыль

Затраты на подготовку, переподготовку и обучение можно принять к расходам, если обучение по основным и дополнительным профессиональным образовательным программам, профессиональная подготовка и переподготовка работников налогоплательщика осуществляются на основании договора с российскими образовательными учреждениями, имеющими лицензию на ведение образовательной деятельности, либо иностранными образовательными учреждениями, имеющими соответствующий статус (пп. 1 п. 3 ст. 264 НК РФ).

Расходы на обучение, в том числе получение второго высшего образования, работников, оформленных по трудовому договору, могут быть отнесены к прочим, связанным с производством, если работодатель сам направил работников на обучение и получение ими дополнительной профессии или повышение квалификации (пп. 23 п. 1 ст. 264). Добавим, что принятое работодателем решение должно соответствовать главной цели любого предприятия - быть направлено на получение прибыли (ст. 252 НК РФ).

Имейте в виду: если трудовой договор между работником, обучение которого оплачивалось работодателем, был прекращен до истечения одного года с даты начала его действия, работодатель обязан включить сумму платы за обучение, профессиональную подготовку или переподготовку, учтенную ранее в расходах при исчислении налоговой базы, во внереализационные доходы отчетного (налогового) периода, в котором прекратил действие данный трудовой договор. Аналогично придется поступить, если трудовой договор соискателя с работодателем не был заключен по истечении трех месяцев после окончания обучения. В этом случае указанные расходы также включаются во внереализационные доходы отчетного (налогового) периода, в котором истек данный срок заключения трудового договора (пп. 2 п. 3 ст. 264 НК РФ).

Не требуется восстанавливать сумму расходов на обучение и учитывать ее во внереализационных доходах, если трудовой договор прекращен по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон (ст. 83 ТК РФ). Такими обстоятельствами могут быть признаны, в частности:

Документы, необходимые для подтверждения расходов

Список документов, необходимых работодателю для подтверждения расходов на обучение, налоговым законодательством не предусмотрен. Однако Минфин России и ФНС России высказывали свои позиции в разъяснениях (Письма Минфина России от 21.04.2010 N 03-03-06/2/77, от 28.02.2007 N 03-03-06/1/137, УФНС России по г. Москве от 19.08.2008 N 20-12/077572). Так, в качестве документального подтверждения расходов на обучение компании необходимо подготовить:

Как мы отмечали выше, если обучение проводилось иностранным образовательным учреждением, для подтверждения расходов необходимо подтвердить его статус. Документами, подтверждающими статус иностранного образовательного учреждения, являются: лицензия образовательного учреждения, его программа, устав либо иные документы, перечень которых зависит от специфики деятельности учреждения, а также требований законодательства иностранного государства в отношении подтверждения статуса образовательного учреждения (Письмо Минфина России от 05.08.2010 N 03-04-06/6-163).

Косвенным подтверждением получения образовательной услуги могут быть: удостоверение (свидетельство) о повышении квалификации, сертификат образовательного учреждения о завершении учащимся определенной программы обучения, диплом о профессиональной переподготовке и присвоении квалификации и другие документы.

Если организация оплачивает обучение в образовательном или ином учреждении, не имеющем лицензии по данному курсу, в том числе если обучение проводится на рабочих местах и не заканчивается получением аттестата, то затраты могут быть учтены как иные прочие расходы по пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ. По этой же статье могут быть учтены расходы, например, по обучению работе на каких-либо приборах, станках, технологических линиях представителями поставщика этой техники.

К сведению. Налогоплательщик обязан хранить документы, подтверждающие расходы на обучение, в течение всего срока действия соответствующего договора обучения и одного года работы физического лица, обучение, профессиональная подготовка или переподготовка которого были оплачены налогоплательщиком, в соответствии с заключенным с налогоплательщиком трудовым договором, но не менее четырех лет (см., например, Письмо Минфина России от 17.04.2009 N 03-03-06/1/257).

Если работодатель выплачивает стипендии работникам, заключившим с ним ученический договор на обучение в системе повышения квалификации и переподготовки и обучающимися с отрывом от работы, то эти выплаты учитываются в составе расходов на заработную плату (п. 19 ст. 255 НК РФ), т.к. они предусмотрены ст. 204 ТК РФ. Такая же позиция подтверждена Письмом Минфина России от 08.06.2011 N 03-03-06/1/336.

Выплата стипендии при обучении без отрыва от работы и другие выплаты, предусмотренные трудовым и (или) коллективным договором, учитываются в составе затрат на оплату труда по п. 25 ст. 255 НК РФ. Причем выплата стипендии учитывается в расходах на заработную плату, даже если работник увольняется до истечения года с момента окончания повышения квалификации или переобучения (Письмо Минфина России от 10.09.2009 N 03-04-06-02/67).

Добавим, что если работник учится одновременно в двух образовательных учреждениях и оба учреждения находятся в другой местности, то гарантии и компенсации, предусмотренные Трудовым кодексом, предоставляются только в связи с обучением в одном из них по выбору работника (ст. 177 ТК РФ).

НДФЛ

Налоговый кодекс предусматривает освобождение от уплаты НДФЛ с оплаты стоимости обучения работника или любого иного лица (включая членов семей работников) в образовательных учреждениях, имеющих государственную лицензию. При этом не имеет значения, существуют или нет трудовые отношения между организацией, оплачивающей обучение, и обучающимся лицом (Письма Минфина России от 15.02.2011 N 03-04-06/6-28, от 20.01.2011 N 03-04-06/6-6).

Страховые взносы

Суммы платы за обучение по основным и дополнительным профессиональным образовательным программам, в том числе за профессиональную подготовку и переподготовку работников, не подлежат обложению страховыми взносами (п. 12 ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ "О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования").

Однако надо помнить, что средняя заработная плата, сохраняемая за работником при направлении его работодателем для повышения квалификации с отрывом от работы, не является компенсационной выплатой, связанной с возмещением расходов на повышение квалификации, и потому подлежит обложению страховыми взносами (Письмо Минздравсоцразвития России от 07.05.2010 N 10-4/325233-19).

Е.Волкорезова

Консультант

Первого Дома Консалтинга

"Что делать Консалт"