Мудрый Экономист

Особенности приема на работу материально ответственного лица

"Кадровик.ру", 2014, N 1

Большинство организаций, например складские, торговые, производственные, строительные и т.п., имеющие на балансе значительное количество материальных ценностей, оформляют договоры полной материальной ответственности с определенной категорией работников. Поэтому, чтобы избежать возможных конфликтов из-за причиненного ущерба, надо грамотно - как с юридической, так и с практической точек зрения - оформлять все необходимые документы. Народная мудрость недаром гласит "Не пойман - не вор": если вам не удастся доказать ущерб, значит, провинившийся работник останется безнаказанным.

Трудовой кодекс Российской Федерации посвящает материальной ответственности работника гл. 39. В ней установлены пределы, случаи полной материальной ответственности, обстоятельства, исключающие материальную ответственность работника, а также порядок определения размера и взыскания ущерба с сотрудника.

Статья 242 ТК РФ дает следующее определение полной материальной ответственности работника: она состоит в его обязанности возмещать причиненный работодателю прямой действительный ущерб в полном размере.

Для привлечения работника к полной материальной ответственности необходимы наличие правомерно заключенного договора о полной индивидуальной материальной ответственности и отсутствие обстоятельств, исключающих такую ответственность, а именно:

Согласно ст. 68 ТК РФ при приеме на работу до подписания трудового договора работодатель обязан ознакомить работника под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника. Для материально ответственных лиц (далее - МОЛ) это могут быть должностные инструкции, приказы, положения и методические указания, в частности, по кассовым операциям <1>, складскому хранению ценностей <2>. Пристальное внимание при заключении письменных договоров о полной материальной ответственности кадровик должен уделить выяснению следующих обстоятельств:

  1. Являются ли работники совершеннолетними (достигшими 18 лет).
  2. Обслуживают/используют ли работники непосредственно денежные, товарные ценности или иное имущество; является ли данная трудовая функция для них основной.
  3. Относятся ли эти работы к видам работ, указанных в Перечне, при выполнении которых сотрудника можно привлечь к полной материальной ответственности в случае недостачи.
  4. Должности работников, непосредственно обслуживающих денежные или товарные ценности, должны быть указаны в Перечне, а именно:

депозитарную деятельность, экспертизу, проверку подлинности и иную проверку, а также уничтожение в установленном порядке денежных знаков, ценных бумаг, эмитированных кредитной или иной финансовой организацией и/или Минфином России бланков;

операции по купле, продаже, разрешению на оплату и иным формам и видам оборота денежных знаков, ценных бумаг, драгоценных металлов, монет из драгоценных металлов и иных валютных ценностей;

операции с денежной наличностью при обслуживании банкоматов и обслуживание клиентов, имеющих индивидуальные сейфы в хранилище, учет и хранение ценностей и иного имущества клиентов в хранилище;

операции по эмиссии, учету, хранению, выдаче и уничтожению банковских, кредитных, дисконтных карт, кассовому и иному финансовому обслуживанию клиентов, по подсчету, пересчету или формированию денежной наличности и валютных ценностей;

инкассаторские функции и перевозку (транспортировку) денежных средств и иных ценностей (в том числе водители-инкассаторы, а также иные работники, выполняющие аналогичные функции);

  1. Не выполняют ли сотрудники совместно работы, связанные с хранением, обработкой, продажей, перевозкой, применением или иным использованием переданных им ценностей, когда невозможно разграничить ответственность каждого сотрудника в случае причинения ущерба и заключить с ним договор о возмещении ущерба в полном размере. Статья 245 ТК РФ определяет, таким образом, коллективную (бригадную) материальную ответственность за причинение ущерба.

Договор о полной материальной ответственности имеет две типовые формы (индивидуальную и коллективную), утвержденные тем же Постановлением Минтруда России от 31.12.2002 N 85, и включает следующие данные: предмет договора, общие положения, права и обязанности работника и работодателя, порядок возмещения ущерба, адреса, дату и подписи сторон. Дата подписания важна для определения времени, начиная с которого сотрудник будет нести полную ответственность за сохранность переданных ему материальных ценностей. В типовой договор о полной материальной ответственности работодатель может внести изменения, например указать срок добровольного погашения ущерба сторонами данного договора. Составляется он в двух экземплярах - для работодателя и работника. Пример договора о полной индивидуальной ответственности приведен в приложении 1.

При отказе от заключения такого договора для работника могут быть два варианта последствий - в зависимости от того, заключался ли с ним договор о полной материальной ответственности до или уже после приема на работу. Обратимся к п. 36 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17.03.2004 N 2 "О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации".

Если, во-первых, выполнение обязанностей по обслуживанию материальных ценностей - основная трудовая функция работника, во-вторых, это было оговорено при приеме на работу, в соответствии с действующим законодательством с ним может быть заключен договор о полной материальной ответственности, и это было известно работнику, то отказ от заключения такого договора следует рассматривать как неисполнение трудовых обязанностей со всеми вытекающими из этого последствиями. Иногда возникает необходимость заключить договор о полной материальной ответственности после заключения с работником трудового договора. Она может быть обусловлена тем, что в связи с изменением действующего законодательства занимаемая сотрудником должность или выполняемая работа начинает относиться к перечню должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной материальной ответственности. Однако, если сотрудник отказывается заключить этот договор, работодатель в силу ч. 3 ст. 74 ТК РФ обязан предложить ему другую работу. При отсутствии таковой либо отказе сотрудника от предложенной работы трудовой договор с ним прекращается в соответствии с п. 7 ч. 1 ст. 77 ТК РФ (отказ работника от продолжения работы в связи с изменением определенных сторонами условий трудового договора).

Нередко на практике руководство требует от кадрового подразделения заключать договоры о полной материальной ответственности со всеми работниками организации без учета их трудовых функций. Такие договоры не имеют юридической силы, т.к. они изначально нелегитимны. Если в данном случае работник не совершил противоправных действий, указанных в ст. 243 ТК РФ, он несет лишь ограниченную материальную ответственность в случае причинения ущерба, т.е. в пределах среднего месячного заработка - ст. 241 ТК РФ. А при проверке государственной инспекцией по труду работодатель может получить предписание о нарушении требований трудового законодательства. Необходимо обратить внимание, что возместить в полном размере причиненный компании ущерб могут руководитель фирмы, его заместители и главный бухгалтер, но по условиям, которые установлены в трудовом договоре, а не в договоре о полной материальной ответственности - ст. 243 ТК РФ.

Необходимо помнить, что ст. 239 ТК РФ исключает материальную ответственность работника в случаях возникновения ущерба вследствие непреодолимой силы, нормального хозяйственного риска, крайней необходимости или необходимой обороны либо неисполнения работодателем обязанности по обеспечению надлежащих условий для хранения имущества, вверенного работнику.

  1. При приеме сотрудника на должность, связанную с обслуживанием товарно-материальных и денежных ценностей, работодатель должен обеспечить правильную передачу товарно-материальных ценностей и денежных средств. На основании ст. 11 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" и Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утв. Приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. N 49, в частности п. 1.5, при смене материально ответственных лиц (на день приемки-передачи дел) в обязательном порядке проводится инвентаризация.

В соответствии с п. п. 2.2 - 2.13 этих Методических указаний для проведения инвентаризации в организации создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия, в состав которой включаются представители администрации, работники бухгалтерской службы и другие специалисты. Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными. Руководитель предприятия должен издать приказ о проведении инвентаризации и назначить состав инвентаризационной комиссии. Форма приказа приведена в приложении 2. При смене материально ответственных лиц (прием, увольнение, отпуск, больничный) необходимо, чтобы к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество были сданы в бухгалтерию или переданы комиссии, и все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие - списаны в расход. Для этого принимаемый материально ответственный работник должен выйти на участок и на основании сличительной (инвентаризационной) ведомости проверить фактическое наличие основных средств (ОС) и товарно-материальных ценностей (ТМЦ), инструмент, остатки материалов, сырья, денежные средства и т.д. Фактическое наличие имущества при инвентаризации определяют путем обязательного подсчета, взвешивания, обмера. Далее, после проверки наличия ТМЦ и ОС, работник должен сдать в бухгалтерию подписанный акт (сличительную ведомость), где указать фактическое наличие имущества.

В случае смены материально ответственного лица принявший имущество работник расписывается в описи в получении, а сдавший - в сдаче этого имущества. Согласно п. 2.14 Методических указаний для оформления инвентаризации необходимо применять формы первичной учетной документации по инвентаризации имущества и финансовых обязательств.

В соответствии с п. 5.4 Методических указаний предложения о регулировании расхождений, выявленных при инвентаризации фактического наличия ценностей и данных бухгалтерского учета, представляются на рассмотрение руководителю организации. Дальнейшее оформление материально ответственного сотрудника на работу производится в соответствии с Трудовым кодексом РФ.

Наличие правомерно заключенного договора о полной индивидуальной материальной ответственности и отсутствие обстоятельств, исключающих такую ответственность, являются достаточным основанием для взыскания с работника причиненного им материального ущерба.

<1> См.: Положение о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетами банка России на территории РФ от 12.10.2011 N 373-П.
<2> См.: Правила учета и хранения драгоценных металлов, драгоценных камней и продукции из них, а также ведения соответствующей отчетности, утв. Постановлением Правительства РФ от 28 сентября 2000 г. N 731.

Приложение 1

Договор о полной материальной ответственности (примерный образец) Договор о полной индивидуальной материальной ответственности

1 октября 2013 г.

Москва

Закрытое акционерное общество "Фокус-групп", далее именуемое "Работодатель", в лице генерального директора Мукашевского Алексея Михайловича, действующего на основании Устава, с одной стороны, и кладовщик Драгункин Константин Максимович, именуемый в дальнейшем "Работник", с другой стороны, заключили настоящий Договор о нижеследующем.

  1. Работник принимает на себя полную материальную ответственность за недостачу вверенного ему Работодателем имущества, а также за ущерб, возникший у Работодателя в результате возмещения им ущерба иным лицам, и в связи с изложенным обязуется:

а) бережно относиться к переданному ему для осуществления возложенных на него функций (обязанностей) имуществу Работодателя и принимать меры по предотвращению ущерба;

б) своевременно сообщать Работодателю либо непосредственному руководителю обо всех обстоятельствах, угрожающих обеспечению сохранности вверенного ему имущества;

в) вести учет, составлять и представлять в установленном порядке товарно-денежные и другие отчеты о движении и остатках вверенного ему имущества;

г) участвовать в проведении инвентаризации, ревизии, иной проверке сохранности и состояния вверенного ему имущества.

  1. Работодатель обязуется:

а) создавать Работнику условия, необходимые для нормальной работы и обеспечения полной сохранности вверенного ему имущества;

б) знакомить Работника с действующим законодательством о материальной ответственности работников за ущерб, причиненный Работодателю, а также иными нормативными правовыми актами (в том числе локальными) о порядке хранения, приема, обработки, продажи (отпуска), перевозки, применения в процессе производства и осуществления других операций с переданным ему имуществом;

в) проводить в установленном порядке инвентаризацию, ревизии и другие проверки сохранности и состояния имущества.

  1. Определение размера ущерба, причиненного Работником Работодателю, а также ущерба, возникшего у Работодателя в результате возмещения им ущерба иным лицам, и порядок их возмещения производятся в соответствии с действующим законодательством.
  2. Работник не несет материальной ответственности, если ущерб причинен не по его вине.
  3. Настоящий Договор вступает в силу с момента его подписания. Действие настоящего Договора распространяется на все время работы с вверенным Работнику имуществом Работодателя.
  4. Настоящий Договор составлен в двух, имеющих одинаковую юридическую силу экземплярах, из которых один находится у Работодателя, а второй - у Работника.
  5. Изменение условий настоящего Договора, дополнение, расторжение или прекращение его действия осуществляются по письменному соглашению сторон, являющемуся неотъемлемой частью настоящего Договора.

Адреса сторон Договора:

Работодатель:                           Работник:
ЗАО "Фокус-групп" Драгункин Константин Максимович
119 296, г. Москва, Паспорт: 4710 N 845091
ул. Молодежная, д. 25, корп. 1, Выдан: Кунцевским ОУФМС России
нежилое помещение, офис 2 по г. Москве
ИНН 4647042930 КПП 464701001 Дата выдачи: 01.09.2010
Р/с 40702510000390000008 Адрес: 121 354, г. Москва,
в ОАО "НОМОС-БАНК" г. Москвы ул. Кубинка, д. 32 кв. 57
к/с 30101510300000000985 Тел.: +7 (916) 610-99-10
БИК 044527985
Тел/факс: +7 (495) 446-54-35
Подпись: _________ /А.М. Мукашевский/ Подпись: _________ /К.М. Драгункин/
Дата: "01" октября 2013 г.
Место печати

Приложение 2

Приказ о проведении инвентаризации имущества и финансовых обязательств (примерный образец)

                Закрытое Акционерное Общество "Фокус-групп"
ПРИКАЗ
1 октября 2013 г. N 38
Москва
О проведении инвентаризации
Для проведения инвентаризации склада назначается рабочая
инвентаризационная комиссия в составе:
1. Председатель комиссии: зам. директора по общим вопросам
В.В. Дементьев.
2. Члены комиссии: главный бухгалтер О.В. Дубова; юрисконсульт
Н.А. Нагиева; специалист по кадрам И.А. Самарина.
склад
Инвентаризации подлежит -----------------------------------------------
наименование активов, финансовых обязательств
К инвентаризации приступить 2 октября 2013 г. и закончить 4 октября
2013 г.
смена материально ответственного лица
Причина инвентаризации ----------------------------------------------------
контрольная проверка, смена материально
___________________________________________________________________________
ответственных лиц, переоценка и т.д.
Материалы по инвентаризации сдать в бухгалтерию не позднее 5 октября
2013 г.
Генеральный директор Мукашевский А.М. Мукашевский
С приказом ознакомлены:
Зам. директора по общим вопросам Дементьев В.В. Дементьев
Главный бухгалтер Дубова О.В. Дубова
Юрисконсульт Нагиева Н.А. Нагиева
Специалист по кадрам Самарина И.А. Самарина

Т.Скоробогатова

Москва