Мудрый Экономист

Шпаргалка по расчету численности работников

"Главная книга", 2014, N 1

Если новогодние праздники и выходные остались позади, значит, у бухгалтеров осталось менее 2 недель, чтобы направить в свою налоговую сведения о среднесписочной численности работников за 2013 г. Информацию должны представить организации и те предприниматели, у которых в 2013 г. были наемные работники <1>. Сведения должны быть поданы по утвержденной форме не позднее 20 января 2014 г. на бумаге или в электронном виде <2>. Наша шпаргалка поможет вспомнить правила расчета, а также разобраться, чем среднесписочная численность отличается от средней и когда каждая из них бывает нужна.

<1> Пункт 3 ст. 80 НК РФ.
<2> Приложение к Приказу ФНС России от 29.03.2007 N ММ-3-25/174@; Формат, утв. Приказом ФНС России от 10.07.2007 N ММ-3-13/421@.

Среднесписочная численность Как рассчитывается

Среднесписочная численность определяется в соответствии с требованиями Росстата <3>. Как следует из названия самого показателя, рассчитывается она на основании списочной численности <4>. На каждый рабочий день месяца в нее включаются ваши работники, в том числе принятые на временную или сезонную работу <5>, как присутствующие на своих рабочих местах, так и отсутствующие в силу определенных причин <6>, например:

В выходной или праздничный день списочная численность считается равной численности за предшествующий рабочий день <7>.

В списочную численность не включаются внешние совместители, а также те, с кем заключены гражданско-правовые договоры <8>. Есть и такие категории работников, которые в списочную численность включаются, но не учитываются при расчете среднесписочной численности. К таковым относятся <9>:

Иными словами, нужно сначала рассчитать списочную численность без указанных лиц и на основании полученных данных определять среднесписочную численность.

Примечание

Внутренний совместитель организации учитывается один раз (как один человек).

Для справки

За непредставление сведений о среднесписочной численности предусмотрен штраф:

- для организации (предпринимателя, у которого были работники в предшествующем году) - 200 руб. <10>;

- для бухгалтера или руководителя - 300 - 500 руб. <11>.

Если все ваши работники трудятся на условиях полной занятости, то, зная списочную численность за каждый день, вы можете определить среднесписочную численность за месяц:

    ---------------------¬   -----------------------¬   ------------------¬
¦ Среднесписочная ¦ ¦ Сумма списочной ¦ ¦ ¦
¦ численность ¦ = ¦ численности полностью¦ / ¦Число календарных¦
¦ полностью занятых ¦ ¦ занятых работников ¦ ¦ дней в месяце ¦
¦ работников за месяц¦ ¦ за каждый день месяца¦ ¦ ¦
L--------------------- L----------------------- L------------------

Если же у вас есть работники, которые работают неполное рабочее время по трудовому договору или по согласованию с вами <12>, то их среднесписочную численность нужно рассчитать пропорционально отработанному времени по следующей формуле <13>:

    ----------------¬   ---------------------------------¬   -------------¬
¦ ¦ ¦Время, отработанное не полностью¦ ¦ ¦
¦Среднесписочная¦ ¦ занятыми работниками за месяц ¦ ¦ ¦
¦ численность ¦ ¦ (в часах) ¦ ¦ ¦
¦ не полностью ¦ L--------------------------------- ¦ Число ¦
¦ занятых ¦ = ---------------------------------- / ¦рабочих дней¦
¦ работников ¦ ---------------------------------¬ ¦ в месяце ¦
¦ за месяц ¦ ¦ Обычная продолжительность ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ рабочего дня в организации ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ (в часах) ¦ ¦ ¦
L---------------- L--------------------------------- L-------------

Поясним на примере. Предположим, ваша организация работает по обычному графику: 5 дней в неделю с 8-часовым рабочим днем. И у вас есть один работник, который в конкретном месяце работал всего 3 недели по 3 рабочих дня в каждой, и другой работник, который весь месяц трудился по 4 часа каждый рабочий день. В месяце было 23 рабочих дня. Тогда среднесписочная численность этих работников составит:

----------------------------------------------¬   ------------¬   ------¬    ----¬
¦8 ч x 3 раб. дн. x 3 нед. + 4 ч x 23 раб. дн.¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
L---------------------------------------------- ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
----------------------------------------------- / ¦23 раб. дн.¦ = ¦0,891¦ ~= ¦ 1 ¦
----------------------------------------------¬ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ 8 ч ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
L---------------------------------------------- L------------ L------ L----

За дни болезни и отпуска сотрудников, работающих неполное рабочее время, учитывается такое же количество часов, как и в их предыдущий рабочий день <13>.

Работники, которые трудятся неполное рабочее время по инициативе работодателя, а также те, кому такой режим работы установлен в силу закона, например работники в возрасте 15 - 17 лет <14>, при расчете включаются как целые единицы, то есть учитываются по тем же правилам, что и работники, занятые полный рабочий день.

Имея сведения о среднесписочной численности теперь уже всех работников за каждый месяц, можно рассчитать показатель за год, который округляется до целых <15>.

                         /                                   
----------------¬ ¦----------------¬ ----------------¬¦ --------¬
¦ ¦ ¦¦ Сумма ¦ ¦ Сумма ¦¦ ¦ ¦
¦Среднесписочная¦ ¦¦среднесписочной¦ ¦среднесписочно馦 ¦ ¦
¦ численность ¦ ¦¦ численности ¦ ¦ численности ¦¦ ¦ 12 ¦
¦ работников ¦ = ¦¦ полностью ¦ + ¦ не полностью ¦¦ / ¦месяцев¦
¦ за год ¦ ¦¦ занятых ¦ ¦ занятых ¦¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦¦ работников ¦ ¦ работников ¦¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦¦ за все месяцы ¦ ¦ за все месяцы ¦¦ ¦ ¦
L---------------- ¦L---------------- L----------------¦ L--------
/

Кстати, если ваша организация была создана только в 2013 г. и работала не целый год, то при расчете среднесписочной численности в делителе заключительной формулы все равно должно быть 12 месяцев <16>.

<3> Приложение к Письму ФНС России от 26.04.2007 N ЧД-6-25/353@.
<4> Пункт 3 Указаний (Приложение N 1 к Приказу Росстата от 29.08.2013 N 349); п. 78 Указаний, утв. Приказом Росстата от 24.10.2011 N 435 (далее - Указания).
<5> Статьи 58, 59 ТК РФ.
<6> Пункт 79 Указаний.
<7> Пункт 78 Указаний.
<8> Подпункты "а", "б" п. 80 Указаний.
<9> Пункт 81.1 Указаний.
<10> Пункт 1 ст. 126 НК РФ.
<11> Статья 2.4, ч. 1 ст. 15.6 КоАП РФ.
<12> Статья 93 ТК РФ.
<13> Пункт 81.3 Указаний.
<14> Статья 94 ТК РФ.
<15> Пункты 81.4, 81.7 Указаний.
<16> Пункт 81.10 Указаний.

Когда еще может понадобиться среднесписочная численность

Среднесписочную численность также надо определять, в частности:

<17> Пункт 5.14 Приложения N 2 к Приказу Минтруда России от 28.12.2012 N 639н; п. 5.15 Приложения N 2 к Приказу Минтруда России от 19.03.2013 N 107н.
<18> Часть 10 ст. 15 Закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ.
<19> Пункт 2 ст. 288 НК РФ.
<20> Пункт 6 ст. 259, пп. 3 п. 1 ст. 254 НК РФ.
<21> Пункт 3 ч. 1 ст. 58 Закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ; пп. 2 п. 3 ст. 149, п. 3 ст. 381, п. 5 ст. 395 НК РФ.

Средняя численность Как рассчитывается

Средняя численность формируется из среднесписочной численности работников, средней численности внешних совместителей и "работающих" по ГПД <22>. Как считать среднесписочную численность работников за месяц и за год, мы рассказали выше. Для подсчета совместителей за месяц используется та же формула, что и для работающих на условиях неполного рабочего времени. Полученные значения можно не округлять до целых, а оставлять для дальнейших вычислений с точностью до одного знака после запятой <23>. А средняя численность лиц, с которыми заключены ГПД на выполнение работ, оказание услуг, за месяц рассчитывается аналогично среднесписочной численности работников исходя из срока действия договора <24>.

Примечание

Если ГПД был заключен с вашим работником (с которым у вас есть и трудовой договор), то этот сотрудник учитывается только при расчете среднесписочной численности работников <24>.

Средние показатели за год и для совместителей, и для "работающих" по ГПД рассчитываются по формуле:

    ---------------------------¬   ---------------------------¬   --------¬
¦ Средняя численность ¦ ¦ Сумма средней численности¦ ¦ ¦
¦ внешних совместителей ¦ ¦ внешних совместителей ¦ ¦ 12 ¦
¦(лиц, с которыми заключены¦ = ¦ (лиц, с которыми ¦ / ¦месяцев¦
¦ ГПД) за год ¦ ¦ заключены ГПД) за все ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ месяцы ¦ ¦ ¦
L--------------------------- L--------------------------- L--------

И когда вы будете знать все три средних показателя за год (по работникам, внешним совместителям и "работающим" по ГПД), то, просуммировав их, получите ту самую среднюю численность своих работников.

<22> Пункт 77 Указаний.
<23> Пункт 82 Указаний.
<24> Пункт 83 Указаний.

Когда может понадобиться средняя численность

Значение показателя "средняя численность работников":

* * *

Благодаря поправкам 2013 г. предприниматели, работающие в одиночку, не должны сдавать сведения о среднесписочной численности за прошедший год <28>. А ведь раньше из-за штрафа в 200 руб. предприниматели порой доходили до суда.

<25> Подпункт 15 п. 3 ст. 346.12, п. 4 ст. 346.13, пп. 1 п. 2.2, п. 2.3 ст. 346.26, пп. 2 п. 2.1, пп. 4, 7 п. 5 ст. 346.2, п. 5 ст. 346.43 НК РФ.
<26> Статья 346.27, п. 3 ст. 346.29 НК РФ; Письмо Минфина России от 25.10.2013 N 03-11-06/3/45218.
<27> Подпункт 3 п. 8 ст. 346.43 НК РФ.
<28> Пункт 1 ст. 6, п. 23 ст. 1 Закона от 23.07.2013 N 248-ФЗ.

Н.Г.Бугаева

Экономист