Мудрый Экономист

Отражение в учете учреждения поступления, хранения и выбытия денежных документов

"Бухгалтерский учет в бюджетных и некоммерческих организациях", 2013, N 23

Бухгалтерский учет. Как разъяснено в Информации Минфина России N ПЗ-10/2012 "О вступлении в силу с 1 января 2013 г. Федерального закона от 6 декабря 2011 г. N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете", исходя из ч. 4 ст. 9 "Первичные учетные документы" Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Федеральный закон N 402-ФЗ) формы первичных учетных документов утверждает руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. При этом каждый первичный учетный документ должен содержать все обязательные реквизиты, установленные ч. 2 ст. 9 Федерального закона N 402-ФЗ.

В соответствии со ст. 9 Федерального закона N 402-ФЗ каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Обязательными реквизитами первичного учетного документа являются:

  1. наименование документа;
  2. дата составления документа;
  3. наименование экономического субъекта, составившего документ;
  4. содержание факта хозяйственной жизни;
  5. величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
  6. наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за правильность ее оформления, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за правильность оформления свершившегося события;
  7. подписи лиц, предусмотренных п. 6 ч. 1 ст. 9 Федерального закона N 402-ФЗ, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным, то непосредственно после его окончания.

Формы первичных учетных документов утверждает руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. Формы первичных учетных документов для организаций государственного сектора устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством Российской Федерации.

Первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью. В случае если законодательством Российской Федерации или договором предусмотрено представление первичного учетного документа другому лицу или в государственный орган на бумажном носителе, экономический субъект обязан по требованию другого лица или государственного органа за свой счет изготавливать на бумажном носителе копии первичного учетного документа, составленного в виде электронного документа.

В первичном учетном документе допускаются исправления, если иное не установлено федеральными законами или нормативными правовыми актами органов государственного регулирования бухгалтерского учета. Исправление в первичном учетном документе должно содержать дату исправления, а также подписи лиц, составивших документ, в котором произведено исправление, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

В случае если в соответствии с законодательством Российской Федерации первичные учетные документы, в том числе в виде электронного документа, изымаются, копии изъятых документов, изготовленные в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, включаются в документы бухгалтерского учета.

Для справки. С 1 января 2013 г. формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению. Вместе с тем обязательными к применению продолжают оставаться формы документов, используемых в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов (например, кассовые документы).

Следовательно, организация должна разработать и утвердить в учетной политике (приложении к учетной политике) форму первичного учетного документа по учету денежных документов - форму книги (журнала) учета и выдачи денежных документов. При поступлении и выбытии денежных документов должны быть оформлены приходный и расходный кассовые ордера.

Исходя из Инструкции по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденной Приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н "Об утверждении Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкции по его применению", денежные документы учитываются на сч. 50 "Касса", субсчет 50.3 "Денежные документы".

Заметим, что путевки, полученные в отделении Фонда социального страхования РФ, учитываются на забалансовом сч. 006 "Бланки строгой отчетности", а путевки собственных санаториев и домов отдыха, принадлежащих организации, учитываются на сч. 29 "Обслуживающие производства и хозяйства".

Как следует из п. п. 5 и 11 Положения по бухгалтерскому учету "Расходы организации" ПБУ 10/99, утвержденного Приказом Минфина России от 06.05.1999 N 33н, расходы по приобретению денежных документов учитываются в составе расходов по обычным видам деятельности либо в составе прочих расходов в зависимости от того, о каком конкретно денежном документе идет речь.

Например, расходы на приобретение проездных билетов для работников рассматриваются как расходы по обычным видам деятельности, так как они связаны с исполнением обязательств, возникающих у организации в рамках трудовых отношений с работниками при исполнении работниками трудовых обязанностей. Само по себе хранение денежных документов в учете не отражается.

Налоговый учет. Как и для целей бухгалтерского учета, для целей налогового учета конкретная группа расходов применительно к затратам на приобретение денежных документов определяется в зависимости от их вида. Например, расходы на приобретение проездных билетов для работников рассматриваются как расходы по оплате труда (ст. 255 Налогового кодекса РФ).

Отметим, что в любом случае, для того чтобы затраты на приобретение денежных документов можно было учесть в целях налогообложения прибыли, они должны соответствовать требованиям п. 1 ст. 252 "Расходы. Группировка расходов" Налогового кодекса РФ (НК РФ). В соответствии с п. 1 ст. 252 НК РФ налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов. Исключение составляют расходы, указанные в ст. 270 НК РФ, а именно:

Расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных ст. 265 НК РФ, - убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком. Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.

Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором). Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода. Само по себе хранение денежных документов в учете не отражается. Рассмотрим бухгалтерские проводки по учету денежных документов (см. таблицу).

Бухгалтерские проводки по учету денежных документов организации

 N 
п/п
    Содержание    
операций
     Корреспонденция счетов    
   Наименование   
первичного
документа
     Дебет    
     Кредит     
 1 
Приобретен        
денежный документ
50 "Касса",   
субсчет 3
60 "Расчеты     
с поставщиками
и подрядчиками",
71 "Расчеты
с подотчетными
лицами"
Приходный кассовый
ордер.
Журнал учета
и выдачи денежных
документов
 2 
Отражено выбытие  
денежного
документа -
в данном случае
отражена выдача
проездных
работникам
71 "Расчеты   
с подотчетными
лицами"
50 "Касса",     
субсчет 3
Расходный кассовый
ордер.
Журнал учета
и выдачи денежных
документов
 3 
Признаны расходы  
на проезд
работников
44 "Расходы на
продажу"
71 "Расчеты с   
подотчетными
лицами"
Журнал учета      
и выдачи денежных
документов.
Бухгалтерская
справка

Заключение. Поступление, хранение и выбытие денежных документов необходимо отражать в бухгалтерском и налоговом учете с учетом приведенных выше рекомендаций.

Список литературы

  1. Налоговый кодекс РФ (часть вторая): Федеральный закон от 05.08.2000 N 117-ФЗ.
  2. О бухгалтерском учете: Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ.
  3. О вступлении в силу с 1 января 2013 г. Федерального закона от 6 декабря 2011 г. N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете": Информация Минфина России N ПЗ-10/2012.
  4. Об утверждении Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкции по его применению: Приказ Минфина России от 31.10.2000 N 94н.
  5. Об утверждении Положения по бухгалтерскому учету "Расходы организации" ПБУ 10/99: Приказ Минфина России от 06.05.1999 N 33н.

Л.Л.Горшкова

Руководитель

ООО "Центр методологии

бухгалтерского учета и налогообложения"