Мудрый Экономист

Опасная передача

"Расчет", 2013, N 8

Передача полномочий начальника другим сотрудникам происходит либо из-за грядущего временного отсутствия шефа, либо из-за его банальной "перегруженности". На что именно следует обращать внимание при наделении рядовых сотрудников дополнительными правами и обязанностями и как это верно юридически оформить, узнала Анна Мишина.

Не более - не менее

Начальству, как и всем остальным работникам, иногда очень нужно себя немного разгрузить и передать часть своих полномочий своему заместителю или другому сотруднику. Необходимость в этом может возникнуть, и если руководитель намерен какое-то время отсутствовать на фирме, и если он будет оставаться на рабочем месте, но заниматься другими (также предусмотренными должностной инструкцией) делами. Вот тут-то самое время вспомнить о таком явлении, как делегирование, или передача, полномочий.

Если вы считаете, что такая необходимость назрела, сначала надо разобраться, какие именно полномочия нужно передать. Для этого нужно четко знать, выполнение каких заданий вы перепоручите, и согласно этому оцените, какие полномочия нужны для выполнения того или иного задания, а какие будут излишними. "Здесь очень важно найти пресловутую "золотую середину": ведь недостаток полномочий может быть также вреден для общего дела, как и их излишек, - объясняет Светлана Лапина, руководитель отдела персонала производственного предприятия. - Ведь в первом случае сотрудник не сможет делать дело "в полную силу", а во втором есть риск злоупотребления предоставленными возможностями и направления порученного задания не по тому пути, который был запланирован изначально".

Необходимо, чтобы об "уступке" полномочий знали все, кому предстоит работать с вашим "делегатом". "Будет лучше, - уверен коммерческий директор логистической компании Сергей Алькович, - чтобы как люди в вашей компании, так и работники фирм-контрагентов узнали об этом не из документа или от самого "заместителя", а именно от вас. В разговоре по телефону или "Скайпу" или при личной встрече объясните им, какие именно полномочия и для чего вы передаете. Так вы сами сможете ответить на возникающие (иногда - негативные) вопросы, сгладить "острые углы" и не подставлять сразу под удар ваше "доверенное лицо". Возможно, об этом придется напоминать несколько раз в течение разговора. В любом случае надо постараться добиться того, чтобы другие участники проекта привыкли к факту будущего замещения и к началу работы "заместителя" уже воспринимали его как нечто само собой разумеющееся".

Перевод, возложение и доверие

После того как руководитель фирмы или подразделения четко определил, какие именно полномочия и для чего он собирается передавать, к тому же "утряс" этот факт с другими сотрудниками и партнерами, самое время разобраться, с помощью каких документов эта передача может состояться. Начнем с того, что начальник может "осчастливить" особо успешного подчиненного, как находясь в это время на рабочем месте, так и на период своего временного отсутствия.

Итак, временное поручение и без того занятому человеку чужих обязанностей возможно двумя способами. "Избранника" можно вообще освободить от его собственной работы на время замещения или "наградить" чужими задачами сверх его трудовых функций. В последнем случае это можно сделать исключительно с письменного согласия работника и за дополнительную плату. Для документального оформления такой передачи полномочий необходимо, чтобы сначала сотрудник написал заявление с просьбой разрешить совмещение должностей на период отсутствия начальства. После этого следует издать приказ о назначении его исполняющим обязанности руководителя примерно с такой формулировкой: "...назначить исполняющим обязанности директора с передачей полномочий на совершение всех действий, входящих в компетенцию директора...".

Далее, издается еще один приказ, где должна устанавливаться доплата за временное совмещение должностей. Кроме всего вышеперечисленного, можно оформить допсоглашение к трудовому договору работника, получающего временные полномочия.

Если же будущему заместителю разрешат выполнять только функции руководителя и временно оставить его непосредственные обязанности, юридически такая операция является временным переводом на другую работу и регулируется правилами ст. 72 Трудового кодекса. В этом случае необходимо издать приказ о временном переводе на другую работу в связи с необходимостью замещения отсутствующего начальника. А во-вторых, заключить дополнительное соглашение к трудовому договору с замещающим сотрудником. Ведь в данном случае его основные трудовые функции, как и оплата труда, меняются.

Что же касается работников, должность которых изначально подразумевает замещение (зам. директора, зам. начальника отдела продаж и т.п.). Скажу сразу - прибегнув к их "помощи", нужно сразу готовиться решить вопрос - доплачивать ли им за совместительство, возможность которого, с одной стороны, является их трудовой функцией и, соответственно, была "заложена" в их зарплате изначально (Письмо Минздравсоцразвития России от 12.03.2012 N 22-2-897), или же временно увеличить вознаграждение, поскольку сложность труда и количество выполняемой штатным заместителем работы в период отсутствия руководителя намного больше, чем обычно (Определение ВС РФ от 11.03.2003 N КАС03-25).

"На данный момент каких-либо официальных разъяснений или рекомендаций на этот счет не существует, - признается Светлана Лапина. - Учитывая то, что, во-первых, мнение о том, что штатному заму не положено дополнительных денег за совместительство, - более позднее и принадлежит профильному ведомству, а убеждение о целесообразности доплаты - более раннее и высказано судьями, чьи акты, как известно, носят рекомендательный, а не обязательный характер (да и направлены они вообще на разрешение "третьей", сторонней, ситуации), я бы посоветовала не устанавливать штатному заму дополнительные выплаты".

Кроме передачи полномочий по приказу есть еще один способ наделить сотрудника властью: выдать доверенность на право представлять определенные интересы предприятия. Такое оформление делегирования полномочий будет удобно в том случае, если передается лишь часть обязанностей - например, право согласовывать технические задания, принимать работу и подписывать акты в рамках одного-единственного проекта. Обратите внимание - выдача доверенности на право представления фирмы в рамках определенного проекта вовсе не означает, что руководитель данное право теряет (т.е., грубо говоря, "отдает и себе ничего не "оставляет"). В данном случае одними и теми же полномочиями будут обладать два человека, которые смогут параллельно работать над решением одной и той же задачи, встречаться с партнерами, подписывать документы и пр.

Примечание. Если начальник собирается передать все свои полномочия, то необходимо оформить приказ, если же он будет делегировать лишь часть своих обязанностей (например, право согласовывать технические задания, принимать работу и подписывать акты в рамках одного единственного проекта), то лучше составить доверенность.

Примечание. Налоговикам приказа мало

"Для представления интересов компании в налоговой инспекции заместителю директора мало предъявить приказ о возложении на него обязанностей руководителя, - предупреждает налоговый адвокат Сергей Воронин. - Налоговики считают, что на этот случай сотруднику обязательно надо иметь при себе и доверенность. Ведь без этого документа от имени компании имеет право действовать лишь руководитель. А все остальные работники, даже временно находящиеся "у руля", вправе действовать только на основании доверенности. Ни один приказ (в том числе и о возложении всех обязанностей руководителя фирмы на его заместителя) не может заменить доверенность, в том числе и в налоговых правоотношениях (п. 3 ст. 29 НК РФ, Письмо Минфина России от 25.09.2012 N 03-02-07/1-227)".

Это временно

Отдельно следует остановиться на проблеме подписей в банке в исполнении временных заместителей. Первое, что приходит в голову, - это внести автографы замов в карточку изначально. Впрочем, некоторые специалисты не уверены в безопасности такого шага для компании. "Как сотрудник банка я бы порекомендовал бизнесменам не делать этого, - предупреждает Игорь Митинчук, юрист коммерческого банка. - К сожалению, несколько раз мне пришлось столкнуться с инцидентами, когда уполномоченный зам одобрял операции на списание приличных сумм, а директор и главбух (в некоторых случаях вообще забывшие о том, кто еще кроме них расписывался в карточке) потом предъявляли претензии банку, да еще и пытались обжаловать наши действия в суде. Помните - такие полномочия предоставляются заместителям на постоянной основе, а не на время отсутствия директора".

По словам банковского юриста, лучше всего не делать ничего "на будущее", а по мере возникновения необходимости оформлять временные банковские карточки. По процедуре оформления они практически ничем не отличаются от основных. Единственное, в поле "Подпись клиента" проставляется собственноручная подпись руководителя организации, а также автограф того, кто будет временно представлять фирму (см. Приложение 2 к Инструкции Банка России от 14.09.2006 N 28-И). Одновременно здесь же указываются номер и дата соответствующей доверенности, а также реквизиты приказа.

"Палочка" - вне закона

И напоследок пару слов о таком реквизите, как "/". Согласна - для кого-то это пережиток прошлого, но кто-то по сей день "натыкается" на подобный "реквизит". В любом случае у большинства из нас эта "палочка" ассоциируется как раз с подписанием документов вместо начальника (под Ф.И.О. и должностью последнего) кем-то из его замов или иных "нижестоящих" работников. Но самое удивительное, что этот "реквизит" встречается до сих пор - на договорах и их приложениях, технических заданиях, актах и даже счетах-фактурах (!). И при этом никто из "подающей" или "принимающей" бумагу стороны не задумывается, что документ незаконен.

Обратите внимание, ст. 3.22 Государственного стандарта Р 6.30-2003 предусматривает, что в состав реквизита "подпись" входят наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное на документе, оформленном на бланке), и его личная подпись с расшифровкой.

А если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая (!) должность "подписанта" и его фамилия (исправления можно внести от руки или машинописным способом, например: "и.о.", "зам"). При этом в законе однозначно указано, что подписывать документы с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности недопустимо (п. 2.3.1.11 действующего Приказа Главархива СССР от 23.05.1988 N 33).

Примечание. А подпись - чья?

"Несколько раз возникала неприятная ситуация из-за подписи поставщика на ТОРГ-12, - рассказывает заместитель главного бухгалтера небольшой торговой компании Наталья Федорова. - Вопреки правилам на документе стояла только одна подпись сотрудника, уполномоченного заверять данные документы приказом и доверенностью фирмы-продавца, а расшифровка - директора. И тут же, на счете-фактуре, уже подпись и расшифровка директора. Пришлось отправлять документы обратно и просить партнеров, чтобы они заменили расшифровку руководства на Ф.И.О. уполномоченного сотрудника и сюда же приложили копию соответствующей доверенности или приказа. Поэтому хочу посоветовать коллегам - сразу запрашивайте у поставщиков документы, где было бы отражено право подписи на документах с перечнем конкретных лиц и образцами их же подписи. По прошествии времени это будет сделать гораздо сложнее, чем по "горячим следам".

А.Мишина