Мудрый Экономист

Выплаты сотрудникам, имеющим разъездной характер работы: учет, налоги, взносы

"Налогообложение, учет и отчетность в коммерческом банке", 2013, N 6

В последнее время штат кредитных отделов банков расширяется за счет сотрудников с разъездным характером работы. Эти специалисты выезжают к потенциальному заемщику, чтобы помочь ему заполнить заявку на кредит или для оценки предлагаемых в залог активов. Это позволяет снизить нагрузку на офис банка и оперативно обслужить заявку на кредит, не дожидаясь визита клиента. Какая налоговая нагрузка ожидает кредитную организацию в связи с выплатами сотрудникам за такую работу?

Трудовой кодекс РФ - о разъездном характере работ

Для того чтобы оценить налоговую составляющую организации работы специалистов с разъездным характером работы, рассмотрим особенности трудовых отношений с такими сотрудниками. Они имеют свою специфику, так как работники вправе рассчитывать на дополнительные гарантии и компенсации, предусмотренные трудовым правом.

Документом, на основании которого строятся отношения между работником и работодателем, является, как известно, трудовой договор, содержанию которого посвящена ст. 57 ТК РФ. В соответствии с ней одним из обязательных условий трудового договора является условие, определяющее в необходимых случаях характер работы (подвижной, разъездной, в пути, другой). Так как особый характер работы распространяется на определенные категории работников, условие о характере работы в обязательном порядке вносится в договор с сотрудниками, работа которых носит разъездной или иной характер работы.

Служебные поездки сотрудников, постоянная работа которых имеет разъездной (подвижной) характер или осуществляется в пути, служебными командировками не признаются, на что прямо указано в ст. 166 ТК РФ. Поэтому суточные, выплачиваемые работнику с разъездным характером работы, не подтвержденные документами о понесенных расходах либо подтвержденные документами о питании работников, к компенсационным выплатам, связанным с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей, не относятся и должны облагаться НДФЛ.

Какие же особенности предусмотрены ТК РФ для сотрудников, работа которых осуществляется в пути или имеет подвижной, разъездной характер работы.

Гарантии

Используя производственные и финансовые возможности, работодатели могут самостоятельно устанавливать дополнительные отпуска для работников, если иное не предусмотрено ТК РФ и федеральными законами. Порядок и условия предоставления этих отпусков определяются коллективными договорами или локальными нормативными актами, которые принимаются с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации.

Однако первое, на что следует обратить внимание, - это то, что работники, имеющие особый характер работы, вправе рассчитывать на предоставление ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска согласно ст. 116 ТК РФ. Поэтому в трудовой договор, заключаемый с таким работником, необходимо внести положение о предоставлении дополнительного оплачиваемого отпуска.

Возмещение расходов в виде компенсации

Сотрудники с разъездным, полевым или экспедиционным характером постоянной работы имеют право на возмещение расходов, связанных со служебными поездками. На это указывают ст. ст. 165 и 168.1 ТК РФ.

В соответствии со ст. 168.1 ТК РФ сотрудникам, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, а также работникам, работающим в полевых условиях или участвующим в работах экспедиционного характера, работодатель возмещает расходы, связанные со служебными поездками, в том числе расходы по проезду и найму жилья, если таковое производится, а также при необходимости суточное или полевое довольствие, другие расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя. Поскольку данный перечень является открытым, он может быть мотивированно расширен работодателем. Однако для выплаты работникам так называемых разъездных расходов необходимо соблюсти ряд условий.

В силу того что особый характер работы присущ только определенным категориям работников, работодателю следует определить перечень соответствующих работ, профессий или должностей работников, которым будут возмещаться разъездные расходы. Этот перечень следует закрепить в коллективном договоре, соглашении либо ином локальном нормативном документе организации (внутрибанковском документе).

В коллективном договоре или ином регламенте банка помимо указанного перечня следует закрепить размеры и порядок возмещения разъездных расходов, определяемых им самостоятельно. Кроме того, условие о выплате таких компенсационных сумм можно включить и в трудовой договор, заключаемый с работником.

Здесь, по нашему мнению, нужно отметить один нюанс. Несмотря на то что в ТК РФ не содержится упоминания о должностной инструкции, она является очень важным документом, определяющим не только трудовую функцию работника, круг его должностных обязанностей, пределы ответственности, но и квалификационные требования, предъявляемые к занимаемой должности. Поскольку порядок составления должностных инструкций нормативными правовыми актами не урегулирован, работодатель самостоятельно решает, как ее оформлять и вносить в нее изменения. Должностная инструкция может являться приложением к трудовому договору, а также утверждаться как самостоятельный документ. Таким образом, порядок и размеры возмещения расходов на проезд работника, постоянная работа которого имеет разъездной (подвижной) характер, можно закрепить и в должностной инструкции, являющейся неотъемлемой частью трудового договора, без утверждения соответствующей должностной инструкции как самостоятельного документа.

Аналогичные разъяснения дают и налоговые органы в Письме УФНС России по г. Москве от 30.06.2008 N 20-12/061153.

Отметим, что трудовое право подразделяет все виды компенсационных выплат на две категории. Одна из них - это компенсационные выплаты, связанные с особыми условиями труда, которые в силу ст. 129 ТК РФ признаются элементами оплаты труда работника. Второй вид компенсаций определен ст. 164 ТК РФ, согласно которой под компенсациями понимаются денежные выплаты, установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых обязанностей или иных предусмотренных федеральным законом обязанностей. Указанные выплаты не входят в систему оплаты труда, они являются компенсацией затрат работника, связанных с выполнением трудовых обязанностей.

Аналогичные разъяснения относительно квалификации компенсационных выплат дает и Минфин России в Письме от 18.08.2008 N 03-03-05/87, а также налоговые органы - в Письме ФНС России от 10.09.2008 N ШС-6-3/643@.

Следовательно, возмещение работникам расходов в соответствии со ст. 168.1 ТК РФ относится к компенсации затрат, связанных с выполнением ими трудовых обязанностей.

Налоги и социальные взносы

Так какие же права и обязанности работодателя следуют из необходимости возмещать работникам обсуждаемой категории расходы и как это влияет на обязательства банка по уплате налогов и взносов?

Налог на прибыль

Если компенсационные выплаты, связанные с особым характером работы сотрудников, экономически обоснованны, связаны с деятельностью, приносящей доход, и документально подтверждены, то организация вправе их учесть и для целей налогообложения в соответствии с п. 1 ст. 252 НК РФ. Обосновывать свои расходы налогоплательщик вправе и документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в т.ч. таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе согласно договору). Главное, чтобы было очевидно или документально подтверждено, что расходы произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода. Учесть указанные выплаты банк может в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, на основании пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ. На это указывает Письмо ФНС России от 06.08.2010 N ШС-37-3/8488. Такое же мнение изложено Минфином России в Письмах от 14.06.2011 N 03-03-06/1/341, от 18.08.2008 N 03-03-05/87.

Так как согласно ст. 166 ТК РФ служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются, компенсация разъездных расходов при особом характере работы не может подтверждаться документами, оформляемыми при командировании, на что, в частности, указывает Минфин России в Письме от 19.04.2007 N 03-06-06/1/250.

Состав документов, которыми кредитная организация должна подтверждать особый характер труда работников, должен быть предусмотрен ею в учетной политике, частью которой рекомендуется сделать положение о документальном подтверждении таких расходов. Разработать требуемые формы первичных бухгалтерских документов организация должна самостоятельно. Поступить таким образом ей позволяет ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 402-ФЗ). При выполнении всех требований ст. 9 Закона N 402-ФЗ разработанные формы документов вполне могут служить документальным подтверждением разъездных расходов кредитной организации.

Страховые взносы во внебюджетные фонды

Порядок исчисления и уплаты страховых взносов во внебюджетные фонды определен Федеральным законом от 24.07.2009 N 212-ФЗ "О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования" (далее - Закон N 212-ФЗ). В соответствии со ст. 7 Закона N 212-ФЗ выплаты и иные вознаграждения, начисляемые в пользу физических лиц в рамках трудовых отношений, признаются объектом обложения страховыми взносами. При этом, как сказано в ст. 8 Закона N 212-ФЗ, база для начисления страховых взносов для организаций и предпринимателей, производящих выплаты в пользу физических лиц в рамках трудовых отношений, определяется как сумма выплат и иных вознаграждений, предусмотренных ч. 1 ст. 7 Закона N 212-ФЗ, начисленных работодателем за расчетный период в пользу физических лиц, за исключением сумм, указанных в ст. 9 Закона N 212-ФЗ. Напоминаем, что расчетным периодом по страховым взносам признается календарный год.

Пунктом 2 ч. 1 ст. 9 Закона N 212-ФЗ определено, что не подлежат обложению страховыми взносами для плательщиков страховых взносов все виды установленных законодательством Российской Федерации, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ), связанных в том числе с выполнением работником трудовых обязанностей.

Как отмечено выше, обязанность работодателя по выплате компенсаций за особый характер работы установлена ст. 168.1 ТК РФ, ею же определен и состав возмещаемых расходов, связанных со служебными поездками работников, чей труд носит разъездной характер. Причем порядок их выплаты и размеры возмещения определяются банком самостоятельно и закрепляются в коллективном договоре, соглашении или ином нормативном документе компании, кроме того, эта информация может вноситься и в трудовой договор с работником.

На основании ч. 1 ст. 9 Закона N 212-ФЗ у организации, производящей компенсации расходов, связанных со служебными поездками, в размерах, закрепленных внутренними нормами компании, не возникает обязанности по начислению сумм страховых взносов на обязательные виды социального страхования. Если же возмещение выплачивается в большем, так сказать персональном, размере, то суммы возмещения, превышающие внутренние нормы компании, облагаются страховыми взносами в общем порядке.

Налог на доходы физических лиц

Относительно налога на доходы физических лиц можно сказать следующее.

В соответствии с п. 3 ст. 217 НК РФ налогообложению НДФЛ не подлежат все виды компенсационных выплат (в пределах норм в соответствии с законодательством РФ), установленных законодательством Российской Федерации, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления, связанных в том числе и с выполнением физическим лицом своих трудовых обязанностей. Однако, если в коллективном договоре, соглашении, локальных нормативных актах или трудовом договоре установлено, что работа физических лиц в соответствии с занимаемой должностью носит особый характер работы, компенсационные выплаты, направленные на возмещение работодателем расходов, связанных со служебными поездками этих лиц, не облагаются НДФЛ.

Аналогичные разъяснения на этот счет содержатся в Письмах Минфина России от 19.07.2010 N 03-04-06/6-154, от 04.09.2009 N 03-04-06-01/230.

Как известно, в соответствии со ст. 168.1 ТК РФ в состав возмещаемых разъездных расходов включены суточные. Однако для целей НДФЛ нормированию подлежат лишь суточные, выплачиваемые при командировках, на что прямо указывает п. 3 ст. 217 НК РФ. Так как служебные поездки сотрудников, чей труд осуществляется в пути, носит разъездной, полевой или экспедиционный характер, не признаются командировками, разъездные суточные, установленные внутренними нормами компании, не облагаются НДФЛ даже в том случае, если они выплачиваются в размере, превышающем нормы суточных при командировании. Такое мнение изложено в Письме Минфина России от 07.06.2011 N 03-04-06/6-131. Но в отличие от командировок суточные при разъездном характере работы должны быть подтвержденными расходами, а не фиксированной суммой, и если их выплата осуществляется в фиксированной сумме или, что еще хуже, в процентах от заработной платы, не подтвержденных документально, то считать выплату компенсационными выплатами, связанными с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей, нельзя и они должны облагаться НДФЛ. Аналогичная точка зрения излагается в Письме ФНС России от 06.08.2010 N ШС-37-3/8488.

Банк может предусмотреть и выплату надбавки к заработной плате работника за особый характер работы.

Налогообложение НДФЛ надбавок, выплачиваемых организацией за разъездной характер работы, производится в ином порядке. По мнению финансистов, изложенному в Письме Минфина России от 26.03.2012 N 03-04-06/9-76, надбавки к заработной плате работников за разъездной характер работы, установленные коллективным или трудовыми договорами, не могут рассматриваться в качестве компенсаций согласно ст. 164 ТК РФ, а повышают размер оплаты труда работников, работа которых носит разъездной характер. Поэтому такие надбавки подлежат обложению налогом на доходы физических лиц в общем порядке. Такой же вывод следует из Письма Минфина России от 03.10.2007 N 03-04-06-02/196.

Выводы

В связи с общеизвестными рыночными тенденциями в период разрастания штата за счет сотрудников, оказывающих выездные услуги клиентам, банкам необходимо позаботиться о содержании своих внутренних документов, касающихся работ разъездного характера, прежде всего таких, как индивидуальные и коллективные трудовые договоры, учетная политика и ее приложения. Отсутствие в этих документах тех или иных оговорок может привести к дополнительному налогообложению, и, напротив, скрупулезное их составление может его оптимизировать.

В.Н.Шубина

Заместитель начальника

отдела методологии налогообложения

КБ "Гефест",

советник налоговой службы

3 ранга,

член Палаты

налоговых консультантов