Мудрый Экономист

В расчете отпускных стандартов не бывает

"Практическая бухгалтерия", 2013, N 6

"Московский бухгалтер", 2013, N 7

У каждого сотрудника нет-нет да отыщется какая-нибудь своя особенная история, которую придется учитывать бухгалтерии при начислении отпускных. Один жаждет уйти в отпуск, еще не отработав и полугода, другой трудится по совместительству. В статье вы найдете удобные формулы для расчета и полезные в работе примеры начисления отпускных в нестандартных ситуациях.

Основанием для начисления отпускных является приказ руководителя о предоставлении отпуска сотруднику. Расчет принято оформлять в специальной унифицированной форме N Т-60 "Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику" (Постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1).

Средний заработок

Отпуск оплачивается из расчета среднего заработка за расчетный период. Средний заработок сотрудника независимо от режима его работы определяется исходя из фактически начисленных ему выплат и реально отработанного им времени за 12 календарных месяцев, предшествующих отпуску. При этом календарным месяцем считается период с 1-го по 30-е или 31-е (в феврале - по 28-е или 29-е) число соответствующего месяца включительно.

Средний дневной заработок для оплаты отпусков и выплаты компенсации за неиспользованные отпуска исчисляется за последние 12 календарных месяцев (п. 4 Постановления Правительства РФ от 24 декабря 2007 г. N 922; далее - Постановление N 922).

Итак, чтобы найти средний заработок сотрудника, уходящего в очередной оплачиваемый отпуск, нужно сначала определить его средний дневной заработок. Затем эту сумму нужно умножить на количество дней отпуска (см. формулу):

    --------------------¬   ------------------¬   ------------------------¬
¦ Средний заработок ¦ = ¦ Средний дневной ¦ x ¦Количество дней отпуска¦
¦ ¦ ¦ заработок ¦ ¦ ¦
L-------------------- L------------------ L------------------------

Средний дневной заработок

Средний дневной заработок равен отношению начисленной за расчетный период зарплаты к 12 предыдущим календарным месяцам и к среднемесячному числу календарных дней (29,4). При этом учитываются все выплаты, предусмотренные правилами оплаты труда в организации. Конкретный перечень выплат приведен в п. 2 Положения об особенностях исчисления среднего заработка (утв. Постановлением N 922). Выплаты, не связанные с оплатой труда, например материальную помощь, учитывать не нужно.

Из общей суммы исключают выплаты за время отсутствия работника, когда:

а) за работником сохранялся средний заработок в соответствии с законодательством Российской Федерации, за исключением перерывов для кормления ребенка;

б) работник получал пособие по временной нетрудоспособности или пособие по беременности и родам;

в) сотрудник не работал в связи с простоем по вине работодателя или по причинам, не зависящим от работодателя и работника;

г) работник не участвовал в забастовке, но в связи с этой забастовкой не имел возможности выполнять свою работу;

д) штатнику предоставлялись дополнительные оплачиваемые выходные дни для ухода за детьми-инвалидами и инвалидами с детства;

е) работник в других случаях освобождался от работы с полным или частичным сохранением заработной платы или без оплаты в соответствии с законодательством Российской Федерации (п. 5 Постановления N 922).

Итак, средний дневной заработок работника для оплаты отпускных определяют по формуле:

    ------------¬   -------------------------------------------¬   -------¬
¦ ¦ ¦ Сумма начисленной за расчетный период ¦ ¦ ¦
¦ Средний ¦ ¦ зарплаты, включая премии, надбавки ¦ ¦ ¦
¦ дневной ¦ ¦ и вознаграждения ¦ ¦ 29,4 ¦
¦ заработок ¦ = ¦------------------------------------------¦ : ¦ ¦
¦ ¦ ¦ 12 мес. ¦ ¦ ¦
L------------ L------------------------------------------- L-------

К сожалению, этой простой формулой бухгалтер может ограничиться в расчетах крайне редко. За год работник по меньшей мере болел или был в отпуске, так что не все 12 месяцев бывают отработаны полностью. Поэтому чаще всего определение расчетного периода не такая уж простая задача для бухгалтера.

Расчетный период

Расчетным периодом по общему правилу признаются последние 12 месяцев перед отпуском.

Среднее число календарных дней в месяце - 29,4.

Для определения размера отпускных человеку, отработавшему меньше 12 месяцев, расчет усложняется. Если один или несколько месяцев расчетного периода отработаны не полностью или из него исключалось время в соответствии с п. 5 Постановления N 922, средний дневной заработок исчисляется путем деления суммы фактически начисленной заработной платы за расчетный период на сумму среднемесячного числа календарных дней (29,4), умноженного на количество полных календарных месяцев, и количества календарных дней в неполных календарных месяцах (п. 10 Постановления N 922).

Разобьем эту сложную формулу на несколько простых.

    --------------------------¬   ----------------------------------------¬
¦ ¦ ¦ Начисленные выплаты ¦
¦Средний дневной заработок¦ = ¦---------------------------------------¦
¦ ¦ ¦ Количество дней за расчетный период ¦
L-------------------------- L----------------------------------------

Чтобы найти количество отработанных за расчетный период дней, нужно сложить дни из полностью отработанных месяцев с остальными фактически отработанными днями.

    ----------------------¬   ----------------------¬   ------------------¬
¦ Количество дней ¦ = ¦Дни из полных месяцев¦ + ¦ Дни из неполных ¦
¦ за расчетный период ¦ ¦ ¦ ¦ месяцев ¦
L---------------------- L---------------------- L------------------

С расчетом календарных дней из полностью отработанных месяцев все понятно: умножаем среднее число календарных дней на количество полностью отработанных месяцев.

    ------------------------¬   -------------------------------¬   -------¬
¦ Дни из полных месяцев ¦ = ¦ Количество полных месяцев ¦ x ¦ 29,4 ¦
L------------------------ L------------------------------- L-------

А вот с определением среднего числа отработанных дней в месяце, когда, допустим, человек болел или уже был в отпуске, придется повозиться. Количество календарных дней в не полностью отработанном месяце, включаемых в расчет, определяют по формуле:

    ----------------¬   ----------------------------¬   ------------------¬
¦ Количество ¦ ¦ 29,4 (среднемесячное число¦ ¦ Количество ¦
¦ календарных ¦ ¦ календарных дней в месяце)¦ ¦календарных дней,¦
¦дней в неполном¦ = ¦---------------------------¦ x ¦ приходящихся ¦
¦ отработанном ¦ ¦ Количество календарных ¦ ¦ на отработанное ¦
¦ месяце ¦ ¦ дней этого месяца ¦ ¦ время ¦
L---------------- L---------------------------- L------------------

Без примера здесь не обойтись.

Пример 1. Офисный работник ООО "Снежинка" А.П. Смехов собирается в основной оплачиваемый отпуск на 14 календарных дней. Оклад Смехова составляет 30 000 руб. На основании заявления работодатель предоставляет ему отпуск с 4 по 17 июля 2013 г. В прошлом году Смехов брал отпуск со 2 по 15 августа, а с 19 по 27 сентября он болел. Допустим, остальные месяцы расчетного периода отработаны полностью. Рассчитаем средний заработок для оплаты отпуска.

Прежде всего определим расчетный период - 12 календарных месяцев перед отпуском: с 1 июля 2012 г. по 30 июня 2013 г. (ст. 139 ТК РФ, п. 4 Постановления N 922). Начисленные больничные и прошлогодние отпускные в расчете не участвуют, равно как и дни болезни и отпуска (п. 5 Постановления N 922). Общее количество рабочих дней в августе 2012 г. составило 23, а в сентябре - 20. Число отработанных в августе дней за минусом отпуска - 13, а в сентябре за минусом дней болезни - тоже 13.

Рассчитаем зарплату за не полностью отработанные месяцы.

Зарплата за август 2012 г. будет равна:

30 000 руб. : 23 дн. x 13 дн. = 16 956,52 руб.

Зарплата за сентябрь 2012 г. составит:

30 000 руб. : 20 дн. x 13 дн. = 19 500 руб.

Определим общую сумму выплат, необходимых для расчета:

30 000 руб. x 10 мес. + 16 956,52 руб. + 19 500 руб. = 336 456,52 руб.

Теперь найдем количество календарных дней в неполных месяцах расчетного периода. Для этого разделим 29,4 на количество календарных дней месяца и умножим на календарные дни, приходящиеся на отработанное время (п. 10 Постановления N 922).

В августе 2012 г.:

29,4 дн. : 31 дн. x (31 дн. - 14 дн. отпуска) = 16,12 дн.

В сентябре 2012 г.:

29,4 дн. : 30 дн. x (30 дн. - 9 дн. болезни) = 20,58 дн.

Всего календарных дней в расчетном периоде:

29,4 дн. x 10 мес. + 16,12 дн. + 20,58 дн. = 330,70 дн.

Теперь можно рассчитать средний дневной заработок. Он составит:

336 456,52 руб. : 330,70 дн. = 1017,41 руб.

Чтобы узнать сумму среднего заработка для оплаты отпуска нашего работника, нужно умножить эту сумму на дни отпуска (п. 9 Постановления N 922).

Сумма среднего заработка для оплаты отпуска:

1017,41 руб. x 14 дн. = 14 243,74 руб.

При выплате работнику отпускных необходимо заплатить за него НДФЛ и страховые взносы (п. 1 ст. 210, п. 1 ст. 224, п. п. 1, 2, 4, 6 ст. 226 НК РФ; ст. ст. 7, 8 Федерального закона от 24 июля 2009 г. N 212-ФЗ; п. 1 ст. 5, п. п. 1, 2 ст. 20.1 Федерального закона от 24 июля 1998 г. N 125-ФЗ).

Обратите внимание: с 2013 г. размер тарифов страховых взносов зависит от того, превышает ли сумма произведенных работнику выплат и иных вознаграждений нарастающим итогом с начала календарного года лимит 568 000 руб. (ст. ст. 8, 10 Федерального закона N 212-ФЗ, п. 1 Постановления Правительства РФ от 10 декабря 2012 г. N 1276).

Если трудовая деятельность работника не связана с приобретением или созданием объектов основных средств или нематериальных активов, сумму отпускных выплат можно признать расходом на оплату труда в целях налогообложения прибыли (п. 7 ст. 255, п. 4 ст. 272 НК РФ). Сумму страховых взносов включают в состав прочих расходов (пп. 1, 45 п. 1 ст. 264, пп. 1 п. 7 ст. 272 НК РФ).

Досрочный отпуск

Право брать ежегодный оплачиваемый отпуск возникает у человека после полугода работы. При этом он может взять отпуск и раньше, если работодатель не против (ст. 122 ТК РФ). Длительность согласованного с работодателем досрочного отпуска не зависит от отработанного новым сотрудником времени. Вот как смотрит на этот вопрос Федеральная служба по труду и занятости: "Кодекс не предусматривает предоставления в натуре неполного ежегодного оплачиваемого отпуска, т.е. пропорционально отработанному в данном рабочем году времени. В связи с этим отпуск (независимо от времени, проработанного в рабочем году) предоставляется полным, т.е. установленной продолжительности" (Письмо Роструда от 24 декабря 2007 г. N 5277-6-1). Так что человек с согласия своего работодателя может отдыхать 28 дней независимо от того, сколько он фактически отработал.

Надо сказать, что отпуск авансом уже не пугает работодателей. Если сотрудник захочет уволиться до окончания того рабочего года, в счет которого он уже получил ежегодный оплачиваемый отпуск, то работодатель имеет полное право удержать из его зарплаты сумму задолженности за неотработанные дни отпуска (ст. 137 ТК РФ).

Другой вопрос: как рассчитать отпускные в этом случае? Положением об особенностях порядка исчисления средней заработной платы такая ситуация предусмотрена. Так, если у работника за расчетный период и до него не было фактически начисленной зарплаты или фактически отработанных дней, то средний заработок нужно рассчитывать исходя из размера фактически начисленной зарплаты за фактически отработанные дни в месяце, когда человек идет в отпуск (п. 7 Постановления N 922).

Определение среднего дневного заработка в этом случае аналогично расчету среднего заработка в не полностью отработанных месяцах. То есть средний дневной заработок исчисляется путем деления суммы фактически начисленной зарплаты за расчетный период на сумму среднемесячного числа календарных дней (29,4), умноженного на количество полных календарных месяцев, и количества календарных дней в неполных календарных месяцах (п. 10 Постановления N 922).

Для примера рассчитаем средний заработок сотрудницы, отработавшей в организации меньше месяца, которая по просьбе работодателя отправляется в основной оплачиваемый отпуск.

Пример 2. Е.П. Хорошева принята на должность с 1 июня 2013 г. Оклад сотрудницы установлен в размере 40 000 руб. В организации принято отдыхать одновременно всем коллективом. По согласованию между работницей и работодателем ей досрочно предоставлен основной оплачиваемый отпуск - с 13 июня по 12 июля 2013 г.

В расчетном периоде фактически отработано 7 рабочих дней: с 3 по 7, 10 и 11 июня 2013 г.

В июне 2013 г. 19 рабочих дней. Рассчитаем зарплату за фактически отработанные в июне дни:

40 000 руб. : 19 дн. x 7 дн. = 14 736,84 руб.

На отработанный период приходится 12 календарных дней (с 1 по 12 июня 2013 г.). Найдем количество календарных дней, учитываемых при определении среднего заработка:

29,4 дн. : 30 дн. x 12 дн. = 11,76 дн.

Средний дневной заработок составит:

14 736,84 руб. : 11,76 дн. = 1253,13 руб.

Средний заработок будет равен:

1253,13 руб. x 30 дн. = 37 593,90 руб.

Переведенный сотрудник

Похожая ситуация складывается при переводе сотрудника из другой организации. При расчете среднего заработка человека, который принят в порядке перевода и досрочно уходит в основной оплачиваемый отпуск, бухгалтер часто задумывается, какой период учитывать. Давайте разберемся.

Согласно Трудовому кодексу по письменной просьбе работника или с его письменного согласия может быть осуществлен перевод человека на постоянной основе к другому работодателю (ст. 72.1 ТК РФ). При расчете среднего заработка учитывать стаж и выплаты от прежнего работодателя в этом случае не нужно. И вот почему: перевод работника по его просьбе или с его согласия на работу к другому работодателю является основанием прекращения трудового договора (п. 5 ст. 77 ТК РФ).

Как следствие, при увольнении предыдущий работодатель выплачивает человеку денежную компенсацию за все время неиспользованного отпуска (ст. 127 ТК РФ). Таким образом, у переведенного работника не остается неиспользованных отпусков, так как его трудовой договор с прежним работодателем расторгнут. Поэтому порядок расчета среднего заработка работника, принятого в порядке перевода, такой же, как в примере 2:

Отпуск совместителю

Еще одна особенная ситуация возникает, когда сотрудник работает по совместительству. Дело в том, что таким работникам нужно предоставлять отпуск одновременно с отпуском по основному месту работы (ст. 286 ТК РФ). Надеемся, что досрочный отпуск больше никого не пугает (см. пример 2). Теперь обратим внимание на случай, когда продолжительность отпуска по основному месту работы совместителя превышает количество дней, которые он может отгулять по совместительству. Что делать в такой ситуации?

Удлиненный оплачиваемый отпуск положен, например, педагогическим работникам. Количество дней отпуска таких сотрудников варьируется в зависимости от места работы до 56 дней (ст. 334 ТК РФ, Приложение к Постановлению Правительства РФ от 1 октября 2002 г. N 724). Работодатель не обязан оплачивать совместителю дни удлиненного отпуска по основному месту работы. При этом не предоставить эти дни нельзя - будут нарушены требования ст. 286 Трудового кодекса.

Достойный выход из ситуации - добрать недостающие к оплачиваемому отпуску дни за счет отпуска без содержания. Письменное заявление от работника обязательно, так как отпуск без сохранения заработной платы предоставляется на основании такого заявления (ст. 128 ТК РФ). Кроме этого, от сотрудника потребуются документы с основного места работы, которые подтвердят продолжительность его отпуска. Сумма отпускных совместителю рассчитывается в общем порядке (см. пример 1). Дополнительные дни к отпуску не оплачиваются, то есть с 29-го дня отпуск за свой счет.

Е.П.Ирхина

Редактор-эксперт

по бухучету и налогообложению