Мудрый Экономист

Спецодежде - спецучет

"Главная книга", 2013, N 9

(Когда возникает обязанность по выдаче работникам спецодежды и как ее учитывать)

Работодатели, как того требует трудовое законодательство, должны выдавать своим сотрудникам специальную одежду, специальную обувь и другие средства индивидуальной защиты (далее - СИЗ или спецодежда). Правда, не всем, а только тем, кто занят на работах с вредными или опасными условиями труда, а также на работах, выполняемых в особых температурных условиях или связанных с загрязнением <1>.

Предупреждаем руководителя

Работник, которого не обеспечили СИЗ, вправе отказаться от выполнения своих трудовых обязанностей. Кроме того, ему нужно будет оплатить возникший по этой причине простой в размере не менее 2/3 средней заработной платы <2>.

Как определить, есть ли у вашей организации обязанность выдавать СИЗ, как оформить и учесть передачу спецодежды работникам?

Примечание

Необеспечение работников спецодеждой считается нарушением законодательства об охране труда и грозит административным штрафом <3>. А если неприменение спецодежды привело к неблагоприятным последствиям (например, к несчастному случаю на производстве), это может стать причиной для привлечения должностных лиц еще и к уголовной ответственности <4>.

<1> Статьи 212, 221 ТК РФ.
<2> Статьи 157, 220 ТК РФ.
<3> Статья 5.27 КоАП РФ.
<4> Статья 143 УК РФ.

Определяемся, кому нужна спецодежда

Специальная одежда, обувь и другие средства индивидуальной защиты выдаются по типовым нормам <1>.

Поэтому сверяете должности своих работников, указанные в их трудовых договорах, с перечнем профессий, приведенных в типовых нормах. Эти нормы приняты отдельными документами для разных отраслей экономики. Однако ориентироваться на отраслевую принадлежность организации не нужно. Просто ищите профессии своих сотрудников в разных приказах и постановлениях, утвердивших типовые нормы, и используйте определенные для этой профессии нормы.

Профессии, не упомянутые в типовых нормах, ищем в нормах, которые применяются во всех отраслях экономики:

Имейте в виду: законодательно установлен минимум спецодежды, который вы обязаны выдавать. Вы можете устанавливать свои нормы при условии, что они улучшают по сравнению с типовыми нормами защиту работников <8>. Можно также заменить один из видов СИЗ аналогичным, обеспечивающим равноценную защиту <9>.

Если профессий и должностей, совпадающих с профессиями и должностями в указанных выше нормах, у вас в организации нет, то можете вздохнуть спокойно.

Если выяснилось, что вы обязаны обеспечивать своих работников спецодеждой, разбираемся, как ее выдавать и учитывать.

<5> Утверждены Приказом Минздравсоцразвития России от 01.10.2008 N 541н.
<6> Утверждены Постановлением Минтруда России от 31.12.1997 N 70.
<7> Утверждены Приказом Минздравсоцразвития России от 20.04.2006 N 297.
<8> Статья 221 ТК РФ.
<9> Пункт 7 Межотраслевых правил, утв. Приказом Минздравсоцразвития России от 01.06.2009 N 290н (далее - Правила обеспечения СИЗ).

Приобретение и выдача спецодежды

Приобретаемая спецодежда должна быть сертифицирована или декларирована на соответствие требованиям безопасности, установленным законодательством <10>. Поэтому, покупая спецодежду, лучше взять у поставщика копию таких документов, как сертификат или декларация соответствия требованиям безопасности.

Спецодежду вы выдаете сотрудникам бесплатно <11>. При этом она должна соответствовать полу, росту, размеру сотрудника, а также характеру и условиям выполняемой им работы <12>.

Выдачу и возврат спецодежды обязательно нужно фиксировать первичными документами. Вы можете самостоятельно разработать форму для этого, а можете использовать личную карточку учета выдачи СИЗ, утвержденную Минздравсоцразвития <13>. Она оформляется на каждого сотрудника.

Предупреждаем работника

Если работник не будет использовать выданную спецодежду, можно объявить ему замечание или выговор. А при повторном неиспользовании СИЗ его даже можно уволить <14>.

Если вы решили выдавать спецодежду по повышенным нормам, то лучше утвердить правила и нормы выдачи СИЗ, например, в качестве приложений к коллективному договору или самостоятельного локального акта.

Обратите внимание, что вы должны не только своевременно выдавать работникам СИЗ, но и обеспечивать их хранение, стирку, сушку, ремонт и замену <15>. Часто все эти обязанности перекладываются на плечи работников. То есть они сами ухаживают за своей спецодеждой - стирают, сушат. Однако следует помнить, что работникам запрещается выносить по окончании рабочего дня СИЗ за пределы территории организации. И оставлять СИЗ у себя работники могут только в отдельных случаях, когда по условиям работы указанный порядок невозможно соблюсти (например, на лесозаготовках, на геологических работах и т.п.) <16>.

Вынос некоторой одежды категорически запрещается еще и санитарными нормами и правилами.

Кроме того, если работник потеряет или испортит спецодежду, вы вряд ли сможете предъявить ему претензии и взыскать с него какую-либо компенсацию, так как следить за спецодеждой - это ваша обязанность.

Иногда работодателям не только проще, но и экономически выгоднее арендовать спецодежду по договору со специализированной организацией <11>. В таком договоре, наряду с арендой, может предусматриваться еще и комплексное обслуживание спецодежды арендодателем (ремонт, стирка в прачечной, доставка и пр.).

<10> Статьи 212, 221 ТК РФ; п. п. 5, 6, 8 Правил обеспечения СИЗ.
<11> Пункт 4 Правил обеспечения СИЗ.
<12> Пункт 12 Правил обеспечения СИЗ.
<13> Утвержденную Приказом Минздравсоцразвития России от 01.06.2009 N 290н.
<14> Пункт 5 ч. 1 ст. 81, ст. ст. 192, 220 ТК РФ.
<15> Пункт 30 Правил обеспечения СИЗ.
<16> Пункт 27 Правил обеспечения СИЗ.

Возврат спецодежды

Спецодежда, выданная работникам, является собственностью организации и подлежит возврату:

Если СИЗ, например, пропали в местах, предусмотренных для их хранения, либо пришли в негодность по независящим от работника причинам, а срок носки одежды еще не истек, вы должны выдать работнику новую спецодежду или отремонтировать старую, если она испорчена <17>.

Если сотрудник сам потерял спецодежду, повредил или просто не отдал ее при увольнении, вы можете взыскать с него причиненный ущерб в размере стоимости спецодежды с учетом ее износа <18>. То есть сотрудник будет нести материальную ответственность в полном объеме причиненного ущерба <19>. Однако учтите, что процедура возмещения ущерба довольно муторная - нужно будет оценивать размер ущерба, получать объяснения от работника, проводить проверку, чтобы установить причины утери или порчи одежды <20>. И если процедура взыскания ущерба не будет полностью соблюдена, то работник может обжаловать ваши действия в суде <21>. Поэтому иногда проще от взыскания ущерба отказаться <22>.

<17> Пункт 25 Правил обеспечения СИЗ.
<18> Статьи 238, 246 ТК РФ.
<19> Пункт 2 ч. 1 ст. 243 ТК РФ.
<20> Статьи 246, 247 ТК РФ.
<21> Статья 248 ТК РФ.
<22> Статья 240 ТК РФ.

Налоговый учет спецодежды Налог на прибыль

Налоговый учет зависит от срока использования и стоимости спецодежды <23>:

(если) срок полезного использования спецодежды превышает 12 месяцев и первоначальная стоимость больше 40 000 руб., то спецодежда включается в состав амортизируемых основных средств и ее стоимость списывается в течение нормативного срока носки <24>;

(если) срок полезного использования меньше 12 месяцев или стоимость не более 40 000 руб., то стоимость приобретенной спецодежды включается в материальные расходы единовременно в момент передачи работнику <25>.

Расходы на спецодежду сверх норм также можно учесть при налогообложении прибыли <26>.

Примечание

ФАС ЗСО, например, считает, что на государственном уровне установлены минимальные нормы обеспечения работников средствами индивидуальной защиты с целью защиты прав и интересов работников в сфере охраны труда. И работодатель вправе по собственной инициативе создавать работникам более выгодные условия работы и обеспечивать их средствами защиты выше установленных норм, выдавать специальную одежду работникам по специальностям, не поименованным в Типовых правилах, выбирать лучшие средства защиты <27>.

Расходы на содержание спецодежды (на стирку, чистку, ремонт и т.д. <28>) учитываются как расходы на обеспечение нормальных условий труда <29>. Затраты на аренду спецодежды учитываются как прочие расходы, связанные с производством и реализацией <30>.

Учтите также следующий момент. Минфин считает, что одним из условий обоснованности учета затрат на приобретение спецодежды в целях исчисления налога на прибыль является проведение аттестации рабочих мест <31>. В особенности это касается ситуаций, когда спецодежда выдается по повышенным нормам <32>. И хотя ТК РФ не устанавливает зависимости между обеспечением работников спецодеждой и проведением аттестации рабочих мест, это требование представляется вполне логичным. Ведь спецодежда выдается сотрудникам, занятым на работах с вредными или опасными условиями труда, а также на работах, выполняемых в особых температурных условиях или связанных с загрязнением. А такие условия должны быть подтверждены аттестацией. К тому же Правила обеспечения СИЗ также указывают, что спецодежда выдается работникам на основании результатов аттестации рабочих мест по условиям труда <33>.

К сведению

Подробнее об изменениях, внесенных в правила аттестации, написано: журнал "Главная книга" 2013, N 5, с. 4.

<23> Письмо Минфина России от 16.04.2009 N 03-03-06/1/244.
<24> Пункт 1 ст. 256 НК РФ.
<25> Подпункт 3 п. 1 ст. 254 НК РФ.
<26> Письма Минфина России от 16.02.2012 N 03-03-06/4/8, от 16.03.2011 N 03-03-06/1/143.
<27> Постановление ФАС ЗСО от 26.12.2012 N А45-15510/2012.
<28> Пункт 30 Правил обеспечения СИЗ.
<29> Подпункт 7 п. 1 ст. 264, пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ; Постановление ФАС СЗО от 15.04.2008 N А56-9310/2007.
<30> Подпункт 10 п. 1 ст. 264 НК РФ.
<31> Письма Минфина России от 16.02.2012 N 03-03-06/4/8, от 16.03.2011 N 03-03-06/1/143.
<32> Письмо Минфина России от 11.12.2012 N 03-03-06/1/645.
<33> Пункт 5 Правил обеспечения СИЗ.

НДФЛ и страховые взносы

Стоимость выдаваемой сотрудникам спецодежды не признается экономической выгодой (доходом) сотрудника и не является объектом налогообложения НДФЛ, а также не облагается страховыми взносами <34>.

Примечание

НДФЛ придется начислить, если при увольнении или переводе сотрудника на должность, не требующую обеспечения средствами защиты, он не вернет спецодежду и вы решите не взыскивать с него ее стоимость. В этом случае стоимость спецодежды признается натуральным доходом работника <35>. Если остаточная стоимость СИЗ невелика и вы хотите избежать волокиты, можно просто оформить списание такой спецодежды как изношенной.

<34> Письма Минфина России от 08.08.2012 N 03-04-06/9-227, от 31.08.2009 N 03-04-06-01/226; ч. 1 ст. 7 Закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ; ст. 20.1 Закона от 24.07.1998 N 125-ФЗ; п. 3 Письма Минздравсоцразвития России от 05.08.2010 N 2519-19.
<35> Пункт 1 ст. 210, п. 1 ст. 211 НК РФ.

НДС

Суммы "входного" НДС, предъявленного поставщиком спецодежды, вы вправе принять к вычету, если спецодежда используется в деятельности, облагаемой НДС, и есть счет-фактура поставщика.

Так как спецодежда выдается работнику только на время выполнения им служебных обязанностей и передачи права собственности не происходит, значит, нет реализации спецодежды и нет объекта обложения НДС <36>.

Если сотрудник не вернул спецодежду, выданную ему ранее, и стоимость одежды с учетом НДС была удержана из его заработной платы, объекта НДС также не возникает. В данном случае такое удержание не оплата СИЗ, а возмещение работником ущерба <37>. Восстанавливать НДС со стоимости невозвращенной спецодежды не нужно <38>.

<36> Подпункт 1 п. 1 ст. 146 НК РФ.
<37> Статья 232 ТК РФ; Постановление 7 ААС от 18.06.2010 N 07АП-4338/10.
<38> Постановление 18 ААС от 23.04.2009 N А76-24350/2008.

Бухгалтерский учет спецодежды

Спецодежду, стоимость которой превышает 40 000 руб., а срок использования свыше 12 месяцев, нужно учесть в составе основных средств <39>.

А спецодежду стоимостью менее 40 000 руб. можно учитывать в составе МПЗ вне зависимости от срока ее использования <40>. При этом списывать ее стоимость в расходы можно:

(или) единовременно в моменты выдачи сотруднику;

(или) равномерно в течение срока полезного использования.

Тогда движение спецодежды оформляется следующими проводками.

Содержание операции
            Дт            
            Кт            
                     На дату приобретения спецодежды                     
Спецодежда принята 
к учету
10-10 "Спецодежда         
на складе"
60 "Расчеты с поставщиками
и подрядчиками"
Отражен "входной"  
НДС
19-3 "НДС по приобретенным
МПЗ"
60 "Расчеты с поставщиками
и подрядчиками"
НДС принят к вычету
68 "Расчеты по налогам и  
сборам", субсчет "НДС"
19-3 "НДС по приобретенным
МПЗ"
                        На дату выдачи спецодежды                        
Спецодежда выдана  
сотрудникам
10-11 "Спецодежда         
в эксплуатации"
10-10 "Спецодежда         
на складе"
         При единовременном списании - на дату выдачи спецодежды         
Стоимость          
спецодежды списана
на расходы
20 "Основное производство"
(23 "Вспомогательное
производство",
25 "Общепроизводственные
расходы")
10-11 "Спецодежда         
в эксплуатации"
    При равномерном списании в течение срока полезного использования -   
ежемесячно в течение срока полезного использования спецодежды
Погашена часть     
стоимости
спецодежды
20 "Основное производство"
(23 "Вспомогательное
производство",
25 "Общепроизводственные
расходы")
10-11 "Спецодежда         
в эксплуатации"
     На дату выбытия спецодежды раньше срока полезного использования     
Списана остаточная 
стоимость
спецодежды
при досрочном
выбытии (например,
при порче одежды)
91 "Прочие доходы и       
расходы"
10-11 "Спецодежда         
в эксплуатации"
Если спецодежда просто возвращается на склад раньше срока (например, при 
увольнении сотрудник вернул спецодежду), то на счете 10 остается часть ее
неучтенной стоимости. Остаточная стоимость с субсчета "Спецодежда в
эксплуатации" переводится на субсчет "Спецодежда на складе". И списание
остатка ее стоимости приостанавливается

* * *

Помимо специальной одежды, работникам может выдаваться еще и форменная одежда. Важно не путать эти понятия, так как предназначение у такой одежды разное. О том, как учитывать и выдавать форменную одежду, мы расскажем в одном из следующих номеров.

<39> Пункты 4, 5 ПБУ 6/01.
<40> Пункт 5 ПБУ 6/01.

В.А.Полянская

Экономист