Мудрый Экономист

Командировки: минтруд разъясняет

"Просто для бизнеса", 2013, N 4

В связи со служебной необходимостью компании отправляют своих сотрудников в командировки, поэтому нюансы оплаты и оформления командировочных расходов занимают умы многих работодателей. Минтруд в Письме от 14.02.2013 N 14-2-291 ответил на наиболее распространенные вопросы компаний.

Командировка - поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

Особенности направления работников в служебные командировки установлены Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749.

Срок командировки определяется работодателем с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения. Цель командировки работника определяется руководителем компании и указывается в служебном задании, которое утверждается работодателем.

Как оформить командировочное удостоверение

Фактический срок пребывания в месте командирования определяется по отметкам о дате приезда в место командирования и дате выезда из него, которые делаются в командировочном удостоверении и заверяются подписью и печатью организации, в которую командирован сотрудник.

Направляя работника в командировку, руководитель структурного подразделения оформляет и подписывает соответствующие документы по формам, утвержденным Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1. Однако согласно Федеральному закону от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" с 01.01.2013 унифицированные формы первичных документов применять не обязательно.

Следовательно, компания вправе разработать форму командировочного удостоверения. Это особенно важно, если сотрудник отправляется из одной командировки в другую. Ведь унифицированная форма предусматривает только одно место назначения.

Примечание. Обязательно должны применяться формы документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов (например, кассовые документы).

Командировочное удостоверение оформляется в одном экземпляре и подписывается работодателем, вручается работнику и находится у него в течение всего срока командировки.

Фактический срок пребывания в месте командирования определяется по отметкам о дате приезда в место командирования и дате выезда из него. Данные записи делаются в командировочном удостоверении и заверяются подписью и печатью компании, в которую приехал работник.

По мнению Минфина России, в случае невозможности проставить в командировочном удостоверении отметки о прибытии и выбытии факт нахождения в командировке в установленное время может быть подтвержден иными документами, в частности:

Такие разъяснения содержатся в Письме от 16.08.2011 N 03-03-06/3/7.

Указанный порядок документального оформления командировочного удостоверения следует закрепить внутренним локальным документом организации.

Если компания отправляет сотрудников в однодневные командировки, нужно ли выписывать командировочное удостоверение?

Инструкцией Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.1988 N 62 установлено, что командировочное удостоверение может не выписываться, если работник должен вернуться из командировки в тот же день, в который он был командирован.

При этом ни Трудовым кодексом, ни Положением о командировках особенности оформления командировочного удостоверения при однодневных командировках не устанавливаются.

По мнению Минтруда, в случае однодневной командировки фактически отсутствует целесообразность оформления такого удостоверения. Ведь в этом случае отсутствие работника будет подтверждаться проездными документами с соответствующей датой и отчетом по командировке.

Однако Роструд считает, что законодательство предусматривает только один случай, при котором командировочное удостоверение не выписывается, а именно при командировке за границу. Во всех остальных случаях работодатель обязан выписать командировочное удостоверение, в том числе при командировке на один день (Письмо от 04.03.2013 N 164-6-1).

Следует отметить, что, по мнению финансового ведомства, при направлении работника в командировку на срок более одного дня ему должно быть оформлено командировочное удостоверение. Это соответствует требованиям о документальном подтверждении расходов. Такие выводы сделаны Минфином в Письмах от 26.05.2008 N 03-03-06/2/60, от 24.04.2008 N 03-03-06/2/45, от 07.11.2007 N 03-03-06/2/206.

Учитывая неоднозначность мнений чиновников по вопросу оформления командировочных удостоверений при однодневных командировках сотрудников, советуем все же выписать указанный документ. Это поможет избежать ненужных споров с контролирующими органами по вопросу соблюдения трудового законодательства, а также по учету командировочных расходов.

Как заполнить табель по командированному сотруднику

Учет рабочего времени ведется работодателем в табеле (формы N Т-12 и N Т-13, утвержденные Постановлением N 1).

Если работник отправился в командировку, дни его отсутствия в табеле обозначаются кодом "К" ("06" - служебная командировка). При этом количество отработанных часов не проставляется.

Если работник в командировке привлекался к работе в выходной для него по основному месту работы день, то такой день в табеле учета рабочего времени нужно дополнительно отразить буквенным кодом "РВ" или цифровым кодом "03". Указывать количество часов, отработанных в такой день, нужно, если работодатель давал ему указание о продолжительности работы в выходной день.

Возмещение командировочных расходов

При направлении работника в служебную командировку ему гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных с поездкой.

Работодатель обязан возмещать работнику следующие расходы:

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом работодателя. При этом на законодательном уровне не определены ни максимальные, ни минимальные размеры, которые ограничивали бы пределы указанных расходов, закрепляемых на локальном уровне.

Следует отметить, что трудовое законодательство не устанавливает обязанности выплачивать расходы, связанные со служебной командировкой, всем работникам в одинаковом размере.

Размер возмещения определяется исходя из финансовых возможностей компании. Работодатель вправе предусмотреть дифференцированный размер данных расходов для работников, занимающих различные должности.

Т.Шишкина

Ведущий редактор-эксперт