Мудрый Экономист

Организация делопроизводства на малом предприятии

"Кадровик. Кадровое делопроизводство", 2013, N 5

В статье рассказывается, как начать вести делопроизводство на вновь открытом малом предприятии. Автор приводит план действий, примерную инструкцию по делопроизводству и формы необходимых документов.

Каждый год в России открывается значительное число малых предприятий. Так, за 2012 г. количество предпринимателей в России увеличилось на 37%, в основном за счет вновь открывшихся малых предприятий. Есть ли на этих предприятиях делопроизводители, сотрудники отдела кадров? Хорошо, если есть один человек, но скорее всего, что на первых порах эти функции отданы секретарю. Как же наладить систему делопроизводства? Основные задачи делопроизводства - отражение управленческой, производственной и иной деятельности предприятия в соответствующих документах и обеспечение рационального использования документов в деловой практике предприятия.

Документы закрепляют производственные отношения, которые складываются как внутри предприятия, так и с другими организациями. Кроме того, документы нередко служат письменным доказательством при возникновении имущественных, трудовых и иных споров, рассматриваемых гражданскими, арбитражными и третейскими судами.

При работе с документами необходимо руководствоваться нормативными актами Российской Федерации, которые предусматривают составление документов по определенным правилам, ведение номенклатуры (списка) дел, создание архива организации для обеспечения сохранности наиболее ценных документов.

Работа с документами должна следовать настолько отработанному порядку, чтобы работникам не приходилось отвлекаться от главных производственных целей предприятия.

Если делопроизводство существует только ради самого делопроизводства - это такая же крайность, как и полное отсутствие системы в работе с документами. Целесообразность - основной принцип организации делопроизводства и критерий оценки состояния документооборота. Неважно, каким образом ведется делопроизводство на вашем предприятии - традиционным способом или на основе современного безбумажного обмена электронными документами, в любом случае документирование и работа с документами должны осуществляться по установленным правилам.

На малом предприятии, особенно в период его создания и первые годы деятельности, чаще всего отсутствует структурное подразделение, которое занято ведением делопроизводства. Эти функции, как правило, возлагаются на секретаря либо помощника руководителя предприятия. Практика показывает, что, приступая к выполнению своих обязанностей, эти работники считают необходимым составление примерного плана работ по ведению делопроизводства, учитывающего специфику конкретного предприятия. Такой план, утвержденный руководителем предприятия, позволяет организовать работу эффективно, особенно на недавно созданных предприятиях либо предприятиях, где ведению делопроизводства не уделялось должного внимания и в короткие сроки необходимо привести документы в порядок. План работ по совершенствованию делопроизводства на малом предприятии может выглядеть следующим образом.

Примерный образец

    ООО "Максима"                                                 УТВЕРЖДАЮ
Директор
ПЛАН ООО "Максима"
работ по совершенствованию Подпись Д.И. Гурьянов
делопроизводства в ООО "Максима" 00.00.2013
1. Документирование                                                      
 1.1
Определение основных видов документов предприятия, необходимых для  
его работы. Сокращение и выведение из оборота лишних и устаревших
видов документов
 1.2
Доработка основных видов документов                                 
 1.3
Разработка фирменных бланков двух видов (бланка письма и общего     
бланка)
 1.4
Составление файла образцов основных видов документов предприятия    
 1.5
Обучение сотрудников предприятия правилам оформления документов с   
использованием составленных образцов
2. Организация работы с документами                                      
 2.1
Составление номенклатуры дел                                        
 2.2
Оформление папок документов по единой форме                         
 2.3
Определение порядка регистрации, прохождения и хранения документов  
 2.4
Введение единого порядка контроля за исполнением документов         
 2.5
Составление перечня документов, подлежащих утверждению руководителем
 2.6
Составление перечня документов, не подлежащих регистрации           
 2.7
Разработка инструкции по делопроизводству                           
 2.8
Введение единых правил работы с документами, составляющими          
коммерческую тайну
    Заместитель директора                                        Э.К. Липин

Важную роль в постановке работы с документами может сыграть инструкция по делопроизводству, разработанная с учетом специфики конкретного предприятия.

Примерный образец

    ЗАО "Малый кадр"                                              УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
ИНСТРУКЦИЯ Подпись В.И. Драгин
по делопроизводству 00.00.2013

1. Общие положения

1.1. Настоящая Инструкция устанавливает в ЗАО "Малый кадр" единую систему подготовки и качественного оформления документов, правила рациональной организации их учета, поиска, контроля за исполнением и хранения.

1.2. Выполнение требований Инструкции обязательно для всех сотрудников ЗАО "Малый кадр".

1.3. Инструкция разработана с учетом использования во всех отделах ЗАО "Малый кадр" автоматизированной системы "XXXXX", предназначенной для составления документов, их регистрации, контроля за исполнением с помощью персональных компьютеров.

1.4. Методическое руководство постановкой делопроизводства и контроль за соблюдением требований Инструкции осуществляются секретарем генерального директора ЗАО "Малый кадр".

1.5. Обеспечение ЗАО "Малый кадр" оборудованием и средствами, необходимыми бланками, штампами и канцелярскими принадлежностями осуществляет административный отдел.

1.6. Обеспечение компьютерного обслуживания делопроизводственных операций осуществляет сектор информационных технологий.

1.7. Ответственность за организацию делопроизводства и соблюдение установленных Инструкцией правил в отделах возлагается на директоров ЗАО "Малый кадр", курирующих соответствующие отделы.

Директора обязаны:

2. Прием, регистрация и рассмотрение входящих документов

2.1. Прием входящей корреспонденции осуществляется помощником менеджера административного отдела, при этом проверяются правильность ее доставки и наличие приложений.

Вскрывается вся корреспонденция, за исключением корреспонденции с пометкой "Лично", которая вручается непосредственно адресату.

2.2. Принятая корреспонденция передается в Дирекцию для последующей обработки и доклада генеральному директору или директорам, если решение вопроса, изложенного в документе, входит в их компетенцию.

2.3. Регистрация документов осуществляется централизованно в Дирекции путем занесения данных в компьютер (в журнал регистрации полученных документов).

2.4. На полученных документах в нижней части лицевой стороны документа проставляется штамп с наименованием ЗАО "Малый кадр" и указанием даты поступления документа, а также его порядкового входящего номера (с начала года).

2.5. Если к поступившему документу имеется приложение, то рядом с входящим номером делается соответствующая отметка: "+ приложение на 2 л.".

2.6. Регистрация документа производится однократно секретарем генерального директора.

2.7. После регистрации входящие документы передаются на рассмотрение генеральному директору. При необходимости детального рассмотрения вопроса секретарь проводит подготовку дополнительных справочных материалов. Если получено письмо-ответ, то к нему прикрепляется инициативное письмо.

2.8. В результате рассмотрения документа генеральным директором на нем проставляется резолюция, содержание которой (исполнитель, срок исполнения) заносится в журнал регистрации полученных документов.

2.9. Не позднее указанного в резолюции срока исполнитель обязан предоставить в Дирекцию информацию об исполнении документа с указанием даты исполнения и номера дела, где он хранится. В случае составления ответного документа сообщаются дата, номер документа и номер дела, в которое он подшит.

2.10. На первом листе исполненного документа в левом нижнем углу исполнитель делает отметку "В дело N", а также отметку о том, когда и как решен вопрос, заверяет подписью и ставит дату. Затем документ подшивается в соответствующее дело.

2.11. Исполненные документы и копии писем-ответов должны подшиваться в дела не позднее следующего дня после их исполнения или отправки ответа.

2.12. Документы, находящиеся на исполнении, хранятся у исполнителей в порядке, исключающем их утрату. В случае потери документа исполнитель немедленно извещает об этом директора-куратора и секретаря генерального директора.

3. Контроль за исполнением документов

3.1. В ЗАО "Малый кадр" устанавливается контроль за исполнением в указанные сроки документов и поручений руководства.

3.2. Ставить документы на контроль имеет право генеральный директор ЗАО "Малый кадр".

3.3. Осуществление контроля за сроками исполнения возлагается на секретаря генерального директора. Директора проводят выборочный контроль по существу исполнения указаний генерального директора.

3.4. На документы, взятые на контроль, на левом поле у заголовка ставится штамп "Контроль". Вся информация об этих документах заносится в контрольный журнал секретарем генерального директора.

3.5. Задание снимается с контроля только с разрешения генерального директора или временно замещающего его директора.

3.6. В течение установленного срока исполнения поставленные в резолюции вопросы должны быть полностью решены.

Если на документ требуется дать письменный ответ, то документ считается исполненным после отправки ответа по назначению.

Направление в процессе исполнения документа дополнительных запросов не дает основания считать его исполненным.

3.7. Исполнитель обязан давать секретарю генерального директора точные ответы на все вопросы, связанные с ходом исполнения документов.

3.8. Сведения об исполнении контрольного задания должны поступать в Дирекцию не позднее дня исполнения для внесения информации в контрольный журнал и снятия документа с контроля.

3.9. Если документ не исполнен в срок, то исполнитель обязан до истечения контрольного срока предоставить информацию о причине задержки. Ответственность за неисполнение документа (поручения) несут исполнитель и директор, курирующий этот отдел.

3.10. Об изменении срока исполнения документа, согласованного с генеральным директором, необходимо сообщить секретарю, который вносит новый срок в контрольный журнал.

3.11. Для исполнения документов устанавливаются типовые и индивидуальные сроки.

Индивидуальный срок может быть определен в тексте документа или установлен руководством ЗАО "Малый кадр". При определении срока исполнения необходимо учитывать сложность вопросов, содержащихся в документе.

Если в документе или резолюции руководства срок исполнения не указан, документ должен быть исполнен в течение 5 дней.

Срок исполнения исчисляется в рабочих днях со дня, следующего за резолюцией руководства.

3.12. В тех случаях, когда подготовка документа поручается нескольким исполнителям, виза или замечания соисполнителей даются в течение двух рабочих дней после получения подготовленного проекта документа от основного исполнителя.

4. Порядок составления и оформления служебных документов

4.1. Документы оформляются в соответствии с образцами документов ЗАО "Малый кадр", которые находятся в файле exa.doc.

4.2. Документы ЗАО "Малый кадр" приобретают юридическую силу только с момента подписания или утверждения их генеральным директором, а в его отсутствие - заместителем.

4.3. Гриф утверждения проставляется в правом верхнем углу первого листа документа.

Элементами грифа утверждения являются:

Подготовка и оформление приказов и распоряжений.

4.4. Приказ - правовой акт, издаваемый генеральным директором ЗАО "Малый кадр" или в его отсутствие - заместителем. Приказ издается для решения основных задач, стоящих перед ЗАО "Малый кадр". Посредством приказа генеральный директор ставит основные задачи перед сотрудниками, указывает пути решения наиболее важных вопросов.

4.5. Распоряжения являются документами, касающимися конкретного разового случая, и издаются для решения, главным образом, оперативных вопросов. Подписывать распоряжения имеют право как генеральный директор, так и директора.

4.6. Приказы и распоряжения печатаются на общих бланках ЗАО "Малый кадр". Тексты этих документов состоят из двух частей: вводной и распорядительной.

В вводной части излагаются основания для издания документа.

Распорядительная часть начинается словами "Приказываю" (в приказе) и "Предлагаю" (в распоряжении).

4.7. Распорядительная часть должна содержать конкретные задания, поручения или мероприятия с указанием исполнителей и сроков исполнения.

4.8. Проект приказа и распоряжения согласовываются с юристом, а в части оформления - с секретарем генерального директора.

4.9. Регистрация приказов и распоряжений осуществляется в Дирекции.

4.10. На оборотной стороне листа приказа, распоряжения дается список лиц для ознакомления, которые ставят подпись и дату против своей фамилии.

4.11. Первые экземпляры приказов и распоряжений формируются в соответствующие дела в Дирекции, вторые - вывешиваются секретарем на доске объявлений для ознакомления сотрудников ЗАО "Малый кадр".

5. Порядок работы с исходящими документами

5.1. Исходящие документы готовятся на бланках писем ЗАО "Малый кадр".

Служебные письма должны быть написаны кратко, ясно, обоснованно. Формулировки в письмах не должны допускать различных толкований.

5.2. Внесение в подлинник документа после его подписания каких-либо добавлений или изменений может производиться только лицом, подписавшим его.

5.3. Передавать документы на подпись генеральному директору следует через секретаря, который вправе вернуть документы исполнителю на доработку, если они оформлены неправильно. Если при подписании документа генеральному директору требуется дать пояснения по существу подготовленного документа, то такие документы на подпись представляют лично директора или ответственные исполнители.

5.4. Наименование адресата и почтовый адрес проставляют в правой верхней части документа, помеченной на бланке уголками. Дата документа и исходящий номер - в левой верхней части. При составлении письма-ответа обязательно заполняется реквизит "На N ___ от _________" с указанием даты и номера инициативного письма (письма-запроса). В левом нижнем углу указываются фамилия, имя, отчество и номер телефона исполнителя (при отсутствии места на лицевой стороне они указываются на обороте листа).

5.5. Документ не должен содержать более 4 адресатов. При направлении документа более чем в 4 адреса составляется список на их рассылку, и на каждом экземпляре документа указывается только один адрес.

Слово "Копия" перед 2-м, 3-м, 4-м адресатом не проставляется.

6. Регистрация исходящих документов

6.1. После проверки правильности оформления документа проставляется исходящий номер.

Исходящий номер состоит из: индекса отдела, номера дела по номенклатуре, в которое будет подшита копия исходящего документа, и порядкового номера, который проставляется в Дирекции. Если документ подписан генеральным директором, то копия остается в деле Дирекции. В случае необходимости исполнитель может подготовить рабочий экземпляр документа для хранения в своем деле.

6.2. Данные об исходящем документе заносятся в журнал регистрации отправленных документов секретарем генерального директора.

    Индексация отделов ЗАО "Малый кадр":
Дирекция 2
Отдел маркетинга 3
Технический отдел 4
Отдел эксплуатации 5
Бухгалтерия 6
Административный отдел 1

При необходимости дополнительной индексации исходящего номера письма этот вопрос согласовывается с Дирекцией в рабочем порядке.

6.3. Подписанные руководством документы должны отправляться не позднее первой половины дня, следующего за днем подписания.

6.4. Копии отправленных документов в день отправки подшиваются в дела. Если отправленный документ является ответом, на входящем документе должна быть проставлена отметка об исполнении, имеющая следующий вид:

"В дело N ___.

Отправлено письмо от ___________ N ___.

Подпись исполнителя, дата".

7. Составление номенклатуры дел

7.1. Номенклатура дел - это систематизированный список наименований дел, которые образуются в делопроизводстве ЗАО "Малый кадр".



Сводная номенклатура дела должна отражать полный комплекс дел всех отделов ЗАО "Малый кадр".

7.2. Не включаются в номенклатуру дел печатные издания, брошюры, справочники, информационные листки, бюллетени, реферативные журналы, экспресс-информация и другие подобные материалы.

7.3. Номенклатуры дел отделов подготавливают сотрудники отделов, хорошо знающие задачи и документацию отдела, и визируют руководители отделов. Затем номенклатуры дел представляются на согласование секретарю генерального директора для последующего их включения в сводную номенклатуру дел ЗАО "МАЛЫЙ КАДР" и утверждения. Утверждает сводную номенклатуру дел генеральный директор.

7.4. Заголовки дел в номенклатуре должны кратко, четко и конкретно отражать состав и содержание документов, которые предполагается группировать в дела.

Заголовок содержит:

Если дело содержит переписку, следует указывать - с кем и по какому вопросу она ведется, вид переписки (исходящая, входящая).

При формулировании заголовка употребляются термины "дело" и "документы", если в дело включены документы различных видов.



7.5. Составление заголовков "Разная переписка", "Дело с отчетностью", "Руководящие материалы", "Документы по общим вопросам" и т.п. не допускается.

7.6. Образец номенклатуры дел, представляемой в Дирекцию:

Примерная форма

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

(название отдела)

на _____ г.

Индекс
дела
Заголовок
дела
Наименование
сектора
Ответственный
исполнитель
  Кол-во 
дел
(томов)
  Срок  
хранения
Примечание
   1  
    2    
      3     
      4      
    5    
    6   
     7    
Начальник отдела                     Подпись                   И.О. Фамилия

7.7. Номенклатура дел отделов на следующий год представляется в Дирекцию не позднее 15 декабря текущего года.



7.8. Ведение дел вне номенклатуры в отделах ЗАО "Малый кадр" не допускается.

8. Формирование дел

8.1. Исполненные документы группируются в дела в строгом соответствии с номенклатурой дел ЗАО "Малый кадр".

8.2. В дело подшиваются документы одного года, за исключением личных и переходящих на следующий год дел. Если в дело включены документы за разные годы, они разделяются между собой индикаторами-разделителями с указанием года. На обложке дела также следует указать, за какие годы подшиты документы.

8.3. В дело подшиваются только исполненные документы с отметкой об исполнении и подписью исполнителя, что свидетельствует о завершении работы над документом.

8.4. Включение в дело документов, не относящихся к нему, а также черновиков и копий не допускается.

Расположение документов внутри дел производится в обратном хронологическом порядке (документы, поступившие последними, в деле будут первыми).



8.5. Приказы по личному составу группируются отдельно от приказов по основной деятельности.

8.6. Формирование дел и их хранение организуется так, чтобы обеспечивалась возможность их быстрого поиска и использования, а также полная сохранность. В местах текущего хранения дел должна быть вывешена выписка из сводной номенклатуры дел соответствующего отдела.

8.7. Обложка дела оформляется следующим образом:

9. Обеспечение сохранности документов

9.1. Законченные делопроизводством дела хранятся в отделах, в которых они формировались. Ответственность за сохранность документов несут начальники отделов и директора, курирующие данный отдел.

9.2. Дела могут храниться как в рабочих комнатах, так и в специально отведенных для их хранения помещениях, обеспечивающих надежную сохранность документов и оборудованных сигнализацией от несанкционированного доступа.

9.3. Дела помещаются корешками наружу в закрывающихся шкафах или сейфах.

9.4. Изъятие и выдача каких-либо документов из дел не разрешаются. В исключительных случаях такое изъятие производится с разрешения директора, курирующего отдел.



9.5. В течение делопроизводственного года на выданные по служебной необходимости дела заполняется карточка-заместитель дела. В ней указываются отдел, номер дела, дата выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении исполнителем и приеме дела на текущее хранение.

Примерная форма

Форма карточки-заместителя дела

Отдел _________

Дело N ________

Кол-во листов
 Дата выдачи 
Кому выдано
Расписка в
получении
    Дата   
возвращения
Расписка в
приеме

9.6. В случае утраты какого-либо дела или документа ответственный исполнитель обязан незамедлительно известить об этом начальника отдела и директора-куратора.

9.7. Секретарь генерального директора один раз в квартал выборочно проводит проверку наличия дел и документов в отделах и информирует начальника отдела и директора-куратора о ее результатах.

9.8. Полная проверка наличия дел и документов проводится в отделах ежегодно по завершении делопроизводственного года (не позднее 20 января).

10. Экспертиза практической ценности документов

10.1. Под экспертизой ценности документов понимается определение значения документов в целях отбора их для дальнейшего хранения или уничтожения.

10.2. Для организации и проведения работы по экспертизе создается экспертная комиссия ЗАО "Малый кадр" (не менее 3 человек). В состав экспертной комиссии включаются наиболее квалифицированные и опытные работники отделов, юрист ЗАО "Малый кадр", а также представитель Дирекции.

10.3. Если в процессе отбора документов на хранение обнаружится недостача отдельных документов, должны быть приняты меры к их розыску.

10.4. Отбор документов на хранение и уничтожение должен проводиться путем полистного просмотра экспертной комиссией дел, законченных делопроизводством три года назад.

10.5. Дела, отобранные в результате экспертизы на долговременное хранение, вносятся в опись и передаются в архив.

Примерная форма

    ЗАО "Малый кадр"                                             УТВЕРЖДЕНО
Протоколом заседания экспертной комиссией
от ___________ N ___

ОПИСЬ N _______

долговременного хранения

за ________ год

    N п/п    
 Индексы дел 
 Заголовок дела
  Количество  
листов
  Примечание  
    В опись N _________ включены ______________________________________ дел
(цифрами и прописью)
с N ___ по N ___.
Председатель экспертной комиссии Подпись И.О. Фамилия
Члены экспертной комиссии: Подпись И.О. Фамилия
Подпись И.О. Фамилия

10.6. После утверждения описей дел долговременного хранения производится отбор документов и дел на уничтожение. Отобранные дела включаются в акт.

Примерная форма

    ЗАО "Малый кадр"                                              УТВЕРЖДАЮ
АКТ Генеральный директор
о выделении документов к уничтожению Подпись В.И. Драгин
00.00.2001
Экспертная комиссия ЗАО "Малый кадр" отобрала к уничтожению следующие
дела и документы, утратившие практическое значение:
  N  
п/п
 Заголовок дела 
(групповой
заголовок дел)
  Дата дела или 
крайние даты дел
   Кол-во дел   
(томов)
   Примечание   
  1  
        2       
        3       
        4       
        5       
    Итого: _________ дел за годы _______________________.
Описи дел за __________ годы утверждены экспертной комиссией.
Председатель экспертной комиссии Подпись И.О. Фамилия
Члены экспертной комиссии: Подпись И.О. Фамилия
Подпись И.О. Фамилия

Акт на уничтожение подписывается председателем и членами экспертной комиссии и утверждается генеральным директором.

10.7. Контроль за правильностью проведения экспертизы ценности документов осуществляет Дирекция ЗАО "Малый кадр".

10.8. Дела, подготовленные для архивного хранения, должны иметь заголовки, пронумерованные листы, прямой хронологический порядок расположения документов в деле, заверительный лист с указанием количества листов.

10.9. Уничтожение документов производится после сдачи-приема дел на архивное хранение. Измельчение документов в машине для уничтожения бумаг проводится в присутствии членов экспертной комиссии.

10.10. Экспертная комиссия осуществляет свою работу ежегодно в первой декаде января. Описи и акты представляются на утверждение генеральному директору не позднее 20 января. В случае невозможности кого-либо из членов экспертной комиссии участвовать в проведении экспертизы ценности документов его функции выполняет сотрудник того же отдела, уполномоченный директором-куратором.

    Директор                       Подпись                      А.С. Волгин

Важно помнить, что без наведения порядка в работе с документами, без оперативной информации руководителю предприятия сложно принимать обоснованные решения.

Библиографический список

  1. Стенюков М.В., Пустозерова В.М., Аринина П.С. Делопроизводство на малом предприятии. Документы по личному составу. М.: ПРИОР, 2001. 208 с.

М.Стенюков

Преподаватель

Центрального института

повышения квалификации

Московской школы секретарей