Мудрый Экономист

Если сроки командировки изменились

"Зарплата", 2013, N 5

Иногда работодателям приходится отзывать работников из служебной командировки или, наоборот, продлевать ее срок. Как это правильно сделать, читайте в статье.

Порядок направления сотрудников в служебные командировки установлен в Положении об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденном Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 (далее - Положение о командировках), а гарантии командированным сотрудникам - в гл. 24 Трудового кодекса.

Примечание. Служебная командировка - поездка сотрудника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ч. 1 ст. 166 ТК РФ).

Ни один из этих документов не устанавливает ни порядка отзыва работника из командировки, ни порядка продления командировки.

Вспомним, какие документы оформляет работодатель при направлении работника в служебную командировку.

Какими документами оформляется командировка

Принимая решение о направлении сотрудника в командировку, работодатель:

Примечание. Унифицированные формы N N Т-10а, Т-9 и Т-10 утверждены Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1.

Примечание. Формы первичных учетных документов организация вправе разработать самостоятельно

С 1 января 2013 г. коммерческие организации могут использовать в работе формы первичных учетных документов, разработанные ими самостоятельно (Письмо Роструда от 14.02.2013 N ПГ/1487-6-1).

Первичные учетные документы должны быть утверждены руководителем организации по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета.

Каждый первичный учетный документ должен содержать все обязательные реквизиты, установленные ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете".

Срок командировки определяется работодателем с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения (п. 4 Положения о командировках).

По возвращении из служебной командировки сотрудник в течение трех рабочих дней обязан (п. 26 Положения о командировках):

Примечание. Унифицированная форма N АО-1 утверждена Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55.

К авансовому отчету работник должен приложить командировочное удостоверение, документы о найме жилого помещения, фактических расходах по проезду и об иных расходах, связанных с командировкой (п. 26 Положения о командировках).

Кроме авансового расчета, ему также нужно представить письменный отчет о выполненной в командировке работе, согласованный с руководителем своего структурного подразделения (п. 26 Положения о командировках).

Примечание. Отчет о выполненной работе оформляется по унифицированной форме N Т-10а, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1, или по форме, самостоятельно разработанной организацией.

Документальное оформление изменения срока командировки

Положение о командировках. Порядок отзыва из командировки или продления ее срока может быть установлен в положении о командировках, принятом в организации. В нем, в частности, может быть определено, что при необходимости решение об отзыве сотрудника из командировки (продлении первоначально установленного срока) принимает генеральный директор по согласованию с непосредственным руководителем командированного работника и уполномоченным представителем принимающей стороны. Решение оформляется приказом руководителя организации.

Оплата командировочных расходов в этом случае производится за время фактического пребывания в командировке.

В случае изменения срока командировки вносить изменения в служебное задание, приказ или командировочное удостоверение не нужно, но придется оформить дополнительные документы.

Приказ руководителя. Поскольку срок командировки указывается в приказе о направлении работника в командировку, логично, что и решение об отзыве из командировки или продлении ее срока будет также оформлено приказом. С этим согласны и специалисты Минфина России (Письмо от 01.04.2009 N 03-04-06-01/74).

Примечание. Вместо приказа об изменении срока командировки резолюция

На практике нередко бывает, что перерасчет командировочных расходов бухгалтерия производит на основании командировочного удостоверения с резолюцией руководителя организации, например такой:

Приказ об отзыве из командировки или продлении ее срока поможет обосновать возникшие дополнительные расходы и признать их в полной сумме в налоговом учете.

Отзыв из командировки

Отозвать сотрудника из служебной поездки работодатель может в нескольких случаях, например:

Какими документами оформляется отзыв работника из командировки, покажем на примере.

Пример 1. Сотрудник ОАО "Пастораль", ведущий юрисконсульт И.И. Пастушков, направлен в служебную командировку в ООО "Астрея" в г. Владивосток для проведения подготовительной работы по заключению контракта. Согласно приказу срок командировки составит 10 рабочих дней - с 15 по 26 апреля 2013 г. 19 апреля он сообщил начальнику своего структурного подразделения о том, что закончит выполнение служебного задания досрочно 22 апреля.

Какие документы нужно оформить для отзыва сотрудника из командировки?

Решение. Чтобы отозвать сотрудника из командировки, нужен соответствующий приказ руководителя организации.

Унифицированной формы такого приказа нет, поэтому он составляется в произвольной форме на основании служебной записки начальника структурного подразделения, где трудится командированный работник.

Получив от начальника структурного подразделения служебную записку об отзыве работника из командировки (образец приведен на с. 98), руководитель организации поставит на ней:

Образец 1

Образец служебной записки

--------------------------------------------------------------------------¬
¦Не возражаю. Генеральному директору ОАО "Пастораль"¦
¦Отделу кадров подготовить П.П. Глостеру¦
¦приказ об отзыве И.И. Пастушкова от начальника юридического отдела¦
¦из командировки с 23 апреля 2013 г. Н.Н. Аркадиева¦
¦Глостер ¦
¦ ¦
¦ СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА ¦
¦ ¦
¦ Довожу до Вашего сведения, что в настоящее время ведущий юрисконсульт¦
¦И.И. Пастушков находится в служебной командировке в ООО "Астрея" в¦
¦г. Владивостоке. 22 апреля 2013 г. он планирует досрочно выполнить¦
¦служебное задание. ¦
¦ Прошу Вас дать разрешение на отзыв И.И. Пастушкова из служебной¦
¦командировки с 23 апреля 2013 г. ¦
¦ ¦
¦Начальник юридического отдела Аркадиев Н.Н. Аркадиев¦
¦ 19 апреля 2013 г. ¦
L--------------------------------------------------------------------------

После этого отдел кадров подготовит приказ от отзыве работника из командировки. Образец приказа смотрите на с. 99.

Образец 2

Образец приказа

--------------------------------------------------------------------------¬
¦ Открытое акционерное общество "Пастораль" ¦
¦ ОАО "Пастораль" ¦
¦ ¦
¦ ПРИКАЗ N 311-К ¦
¦ об отзыве работника из командировки ¦
¦ ¦
¦г. Москва 22 апреля 2013 г.¦
¦ ¦
¦ В связи с досрочным выполнением командировочного задания¦
¦в ООО "Астрея" ¦
¦ ¦
¦ ПРИКАЗЫВАЮ: ¦
¦ 1. Отозвать с 23 апреля 2013 г. ведущего юрисконсульта¦
¦И.И. Пастушкова из служебной командировки в ООО "Астрея"¦
¦(г. Владивосток), оформленной приказом от 11.04.2013 N 321-К. ¦
¦ 2. Контроль за выполнением приказа возложить на начальника отдела¦
¦кадров О.О. Севильскую, срок - 23 апреля 2013 г. ¦
¦ 3. Главному бухгалтеру Е.Е. Аметовой по возвращении И.И. Пастушкова¦
¦произвести перерасчет командировочных расходов в срок до 30 апреля¦
¦2013 г. ¦
¦ ¦
¦ Основание: служебная записка начальника юридического отдела¦
¦Н.Н. Аркадиева от 22.04.2013. ¦
¦ ¦
¦Генеральный директор Глостер П.П. Глостер ¦
¦ ¦
¦С приказом ознакомлены: ¦
¦ ¦
¦начальник отдела кадров Севильская О.О. Севильская 22 апреля 2013 г.¦
¦ ¦
¦главный бухгалтер Аметова Е.Е. Аметова 22 апреля 2013 г.¦
¦ ¦
¦начальник юридического отдела Аркадиев Н.Н. Аркадиев 22 апреля 2013 г.¦
¦ ¦
¦ведущий юрисконсульт Пастушков И.И. Пастушков 24 апреля 2013 г.¦
L--------------------------------------------------------------------------

При наличии приказа руководителя организации начальник структурного подразделения, в котором трудится командированный работник, должен сообщить работнику об отзыве из командировки.

С приказом сотрудник будет ознакомлен под роспись по возвращении из командировки.

А причины, по которым он вернулся раньше, работник изложит в отчете о выполненной работе по унифицированной форме N Т-10а или форме, самостоятельно разработанной организацией и утвержденной ее руководителем.

Табель. Если сотрудник вернулся из командировки досрочно, в табеле учета рабочего времени со дня его выхода на работу будет проставляться один из "рабочих" кодов в зависимости от графика его работы, например буквенный код Я или цифровой 01 (продолжительность работы в дневное время).

Примечание. Унифицированные формы N N Т-12 и Т-13 утверждены Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1.

Перерасчет аванса. На основании приказа об отзыве из командировки бухгалтерия произведет перерасчет суммы денежного аванса на командировочные расходы, выданного работнику перед отъездом в командировку.

Неизрасходованный остаток сотрудник может вернуть в кассу организации, или эта сумма будет удержана из его заработной платы (ч. 2 ст. 137 ТК РФ).

При выплате заработной платы можно удерживать не более 20% начисленной суммы (ч. 1 ст. 138 ТК РФ).

Продление срока служебной командировки

По каким причинам может понадобиться продление срока командировки? Командировка может быть продлена, например, в связи с производственной необходимостью, когда:

Продление возможно и по причине болезни сотрудника, а также в связи с транспортными проблемами (например, опозданием поезда, самолета, отсутствием билетов и т.д.).

Пример 2. Воспользуемся условием примера 1, только теперь накануне окончания командировки 25 апреля И.И. Пастушков сообщил начальнику своего структурного подразделения о том, что для выполнения служебного задания ему необходимо еще четыре дня.

Какие документы нужно оформить для продления командировки?

Решение. Как и в случае отзыва из командировки, для продления срока командировки нужен приказ руководителя организации. Он оформляется на основании служебной записки начальника структурного подразделения, где трудится командированный работник. Образец служебной записки смотрите на с. 101.

Образец 3

Образец служебной записки

--------------------------------------------------------------------------¬
¦Не возражаю Генеральному директору ОАО "Пастораль"¦
¦Отделу кадров подготовить П.П. Глостеру ¦
¦приказ о продлении командировки от начальника юридического отдела ¦
¦И.И. Пастушкова Н.Н. Аркадиева ¦
¦с 27 по 30 апреля 2013 г. ¦
¦Глостер ¦
¦ ¦
¦ СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА ¦
¦ ¦
¦ Довожу до Вашего сведения, что в настоящее время ведущий юрисконсульт¦
¦И.И. Пастушков находится в служебной командировке в ООО "Астрея"¦
¦(г. Владивосток), где проводит подготовительную работу по заключению¦
¦контракта. 25 апреля он сообщил, что должен задержаться еще на четыре дня¦
¦в связи с переносом даты подписания контракта. ¦
¦ Прошу Вас дать разрешение на продление командировки И.И. Пастушкова¦
¦с 27 по 30 апреля. ¦
¦ ¦
¦Начальник юридического отдела Аркадиев Н.Н. Аркадиев¦
¦ 25 апреля 2013 г. ¦
L--------------------------------------------------------------------------

Получив от начальника структурного подразделения служебную записку, руководитель организации принимает решение и ставит на ней:

Далее отдел кадров подготовит приказ о продлении срока командировки. Образец приказа представлен на с. 102.

Образец 4

Образец приказа

--------------------------------------------------------------------------¬
¦ Открытое акционерное общество "Пастораль" ¦
¦ ОАО "Пастораль" ¦
¦ ¦
¦ ПРИКАЗ N 311-К ¦
¦ о продлении срока командировки ¦
¦ ¦
¦г. Москва 26 апреля 2013 г.¦
¦ ¦
¦ В связи с производственной необходимостью (подготовительная работа¦
¦по заключению контракта) ¦
¦ ¦
¦ ПРИКАЗЫВАЮ: ¦
¦ 1. Продлить срок пребывания в служебной командировке в ООО "Астрея"¦
¦(приказ от 11.04.2013 N 321-К) ведущего юрисконсульта И.И. Пастушкова на¦
¦четыре дня: с 27 по 30 апреля 2013 г. ¦
¦ 2. Контроль за выполнением приказа возложить на начальника отдела¦
¦кадров О.О. Севильскую, срок - 26 апреля 2013 г. ¦
¦ 3. Главному бухгалтеру Е.Е. Аметовой в течение трех рабочих дней¦
¦компенсировать И.И. Пастушкову суточные и другие документально¦
¦подтвержденные командировочные расходы за время вынужденной задержки. ¦
¦ Основание: служебная записка начальника юридического отдела¦
¦Н.Н. Аркадиева от 25.04.2013. ¦
¦ ¦
¦Генеральный директор Глостер П.П. Глостер ¦
¦ ¦
¦С приказом ознакомлены: ¦
¦ ¦
¦начальник отдела кадров Севильская О.О. Севильская 26 апреля 2013 г.¦
¦ ¦
¦главный бухгалтер Аметова Е.Е. Аметова 26 апреля 2013 г.¦
¦ ¦
¦начальник юридического отдела Аркадиев Н.Н. Аркадиев 26 апреля 2013 г.¦
¦ ¦
¦ведущий юрисконсульт Пастушков И.И. Пастушков 6 мая 2013 г.¦
L--------------------------------------------------------------------------

О продлении срока командировки работнику сообщит начальник структурного подразделения, в котором он трудится.

С приказом сотрудник сможет ознакомиться по возвращении из командировки. В отчете о выполненной работе по унифицированной форме N Т-10а или форме, самостоятельно разработанной организацией, он укажет причины, по которым задержался в командировке.

Табель учета рабочего времени. Если сотрудник задержался в командировке, в табеле эти дни будут отмечены буквенным кодом К или цифровым 06 без указания отработанных часов.

Если работник в командировке привлекался к работе в выходной для него по основному месту работы день, такой день в табеле нужно дополнительно отразить буквенным кодом РВ или цифровым кодом 03: К/РВ или 06/03. Указывать количество отработанных часов нужно только в случае, когда работодатель давал ему указание о продолжительности работы в выходной день. Такие разъяснения дали специалисты Минтруда России в недавно опубликованном Письме от 14.02.2013 N 14-2-291.

Примечание. Привлечение работников к работе в выходные и нерабочие праздничные дни производится с их письменного согласия (ч. 2 ст. 113 ТК РФ).

Расчет с работником. По возвращении из командировки с сотрудником будет произведен расчет, а именно:

Н.А.Яманова

Научный редактор

журнала "Зарплата"