Мудрый Экономист

Нерезидент стал резидентом: заполняем справку 2-НДФЛ

"Зарплата", 2013, N 5

У иностранного сотрудника в течение года изменился налоговый статус - он стал резидентом РФ. Как в этом случае нужно заполнить справку по форме 2-НДФЛ в программе "1С", расскажем в статье.

Перед тем, как рассмотреть порядок заполнения справки, напомним об особенностях установления налогового статуса иностранному гражданину.

Особенности установления статуса

Налоговым резидентом становится гражданин РФ или любого иностранного государства, находящийся в России 183 календарных дня и более в течение 12 следующих подряд месяцев (п. 2 ст. 207 НК РФ). В Письме УФНС России по г. Москве от 24.07.2009 N 20-15/3/076408@ уточняется, что такие дни могут не следовать один за другим. При этом период нахождения гражданина в России не прерывается на периоды его выезда за границу для краткосрочного (менее шести месяцев) лечения или обучения (п. 2 ст. 207 НК РФ).

Как определить 183 дня пребывания в РФ

Для этого нужно сложить все календарные дни, в которых иностранец находился в РФ в течение 12 следующих подряд месяцев. При этом:

Определяем налоговый статус

Текущий статус. В налоговом периоде налоговый статус физического лица может измениться. Поэтому в течение календарного года 12-месячный период нужно определять на каждую дату выплаты дохода. Например, датой получения дохода в виде заработной платы признается последний день месяца, за который начислен доход (п. 2 ст. 223 НК РФ). А значит, налоговый статус физического лица следует определять именно на эту дату независимо от даты фактической выплаты денег.

Если в течение налогового периода (например, за семь месяцев) количество дней пребывания физического лица в России достигло 183, он становится резидентом РФ и его статус по итогам данного налогового периода измениться не может (Письмо Минфина России от 29.03.2007 N 03-04-06-01/94).

Окончательный налоговый статус физического лица устанавливается по итогам налогового периода (Письмо ФНС России от 20.08.2012 N ЕД-3-3/2991@). Если он изменится, ко всем доходам, полученным физическим лицом в истекшем календарном году, нужно применить другую налоговую ставку - в зависимости от приобретенного им статуса.

Например, если фактическая длительность пребывания иностранного гражданина на территории РФ к концу календарного года оказалась менее 183 дней, НДФЛ с доходов, полученных в РФ в истекшем году, необходимо пересчитать по ставке 30% (Письмо Минфина России от 05.04.2012 N 03-04-05/6-444).

Налоговый статус, определенный по итогам года, не меняется в зависимости от продолжительности пребывания сотрудника в России в следующем году (Письмо Минфина России от 07.04.2011 N 03-04-06/6-79). То есть если по состоянию на 31 декабря 2012 г. сотрудник был признан нерезидентом, а в январе 2013 г. стал резидентом, сумма НДФЛ, удержанного в 2012 г. по ставке 30%, не пересчитывается.

Заполняем форму 2-НДФЛ при смене налогового статуса

Рассмотрим на примере, как это сделать в программе "1С".

Сотрудница ЗАО "Дельтаон" Е.И. Акимова на начало 2013 г. не являлась налоговым резидентом РФ. Как указать в программе "1С" статус работницы? Ее оклад составляет 30 000 руб. в месяц (иных выплат в 2013 г. у сотрудницы не было).

Для отражения статуса предназначена специальная форма - справочник "Сотрудники". Справочник открывается из меню "Сотрудники"/"Сотрудники" (рис. 1 и 2). В справочнике "Сотрудники" откройте карточку Е.И. Акимовой.

Расчет заработной платы и НДФЛ удобнее вести в интерфейсе "Расчет зарплаты организаций".

Вид некоторых форм различается в конфигурациях "1С: Управление Производственным Предприятием", "1С: Зарплата и Управление Персоналом ПРОФ" и "1С: Зарплата и Управление Персоналом КОРП". Обратите на это внимание при дальнейшем чтении статьи.

Карточка сотрудника в конфигурации "1С: Зарплата и Управление Персоналом КОРП"

В карточке сотрудника на закладке "Налоги и взносы" выберите "Статус налогоплательщика", нажав гиперссылку (рис. 1).

Карточка справочника "Сотрудники" Рисунок 1 Карточка сотрудника в конфигурации "1С: Управление Производственным Предприятием", "1С: Зарплата и Управление Персоналом ПРОФ"

В карточке сотрудника на закладке "Общее" выберите "Статус" (рис. 2).

Карточка справочника "Сотрудники" Рисунок 2 Общие формы для всех конфигураций

В открывшейся карточке "Статус налогоплательщика по НДФЛ" установите статус "Нерезидент" и период, с которого применяется данный статус (рис. 3).

Карточка "Статус налогоплательщика по НДФЛ" для всех конфигураций Рисунок 3

После расчета заработной платы и налогов за январь и февраль 2013 г. в программе зафиксировались сведения о начисленном налоге. Посмотрим, как выглядит справка 2-НДФЛ, сформированная в начале марта 2013 г.

Справку 2-НДФЛ для выдачи на руки сотрудникам можно сформировать, перейдя по меню "Налоги и взносы"/"Справка о доходах (2-НДФЛ) для сотрудников".

Справку 2-НДФЛ для передачи в ИФНС можно создать, перейдя по меню "Налоги и взносы"/"Справка 2-НДФЛ для передачи в ИФНС". Заметим, что форма 2-НДФЛ в обоих случаях заполняется по одинаковым правилам.

Сформируем в программе справку для передачи в ИФНС. Добавим новый документ и заполним его "физлицами, получавшими доходы" (рис. 4).

Документ "Справка 2-НДФЛ для передачи в ИФНС" Рисунок 4

Как видим, в справке отразились только доходы по ставке 30%.

Теперь посмотрим, как выглядит сама справка 2-НДФЛ.

Распечатать ее можно, нажав кнопку в нижней части справки (рис. 4). В ней также будут указаны выплаченные работнице доходы, облагаемые по ставке 30% (рис. 5).

Печатная форма "Справка 2-НДФЛ для передачи в ИФНС" Рисунок 5

В марте 2013 г. налоговый статус Е.И. Акимовой изменился - она стала налоговым резидентом РФ. Отразим этот факт в карточке статуса налогоплательщика по НДФЛ (рис. 6) (как открыть эту форму, см. рис. 1 - 3).

Карточка "Статус налогоплательщика по НДФЛ" Рисунок 6

Начиная с марта расчет НДФЛ должен выполняться по ставке 13%. Кроме того, нужно пересчитать НДФЛ с начала года. При этом следует учесть, что возврат сумм налога, исчисленных по ставке 30%, налоговый агент не производит. Излишне удержанный налог по ставке 30% можно зачесть в счет будущих платежей текущего года, если в течение налогового периода работник приобрел статус налогового резидента и этот его статус больше не изменится (Письмо Минфина России от 12.08.2011 N 03-04-08/4-146).

Рассчитаем заработную плату Е.И. Акимовой и налог на доходы физических лиц за март 2013 г. в документе "Начисление зарплаты" и посмотрим, как программа рассчитала НДФЛ (меню "Расчет зарплаты"/"Начисление зарплаты"/закладка "НДФЛ") (рис. 7).

Документ "Начисление зарплаты" Рисунок 7

После пересчета с начала года налога на доходы физических лиц по ставке 13% программа зафиксировала необходимость возврата сумм. Всего излишне было удержано 10 200,00 руб. [(30 000,00 руб. x 30% - 30 000,00 руб. x 13%) + (30 000,00 руб. x 30% - 30 000,00 руб. x 13%)].

Поскольку в марте НДФЛ был начислен в сумме 3900,00 руб., зачесть в счет излишне удержанного налога можно только эту сумму.

Долг в размере 6300,00 руб. (10 200,00 руб. - 3900,00 руб.) переносится на следующие месяцы. Эту информацию можно увидеть в расчетном листке (меню "Отчеты"/"Расчетные листки") (рис. 8).

Отчет "Расчетные листки". Вид расчетного листка "Подробно". Март 2013 г. Рисунок 8

При автоматическом формировании ведомости на выплату зарплаты (меню "Расчет зарплаты"/"Касса и банк"/"Зарплата к выплате организаций") программа предложит выплатить не полную задолженность предприятия, указанную в расчетном листке (36 300,00 руб.), а только 30 000,00 руб. (рис. 9).

Документ "Зарплата к выплате организаций" Рисунок 9

Дело в том, что задолженность по НДФЛ выплачивать нельзя (Письма Минфина России от 12.08.2011 N 03-04-08/4-146 и ФНС России от 09.06.2011 N ЕД-4-3/9150). Эту сумму можно только зачесть в счет очередных платежей.

Программа запоминает сумму задолженности в специальном служебном регистре "НДФЛ к зачету" и учитывает в следующих месяцах при расчете налога.

На рис. 10 - 12 можно увидеть, как постепенно уменьшается задолженность организации перед работницей по налогу на доходы физических лиц.

Регистр накопления "НДФЛ к зачету" Рисунок 10 Отчет "Расчетные листки". Апрель 2013 г. Рисунок 11 Отчет "Расчетные листки". Май 2013 г. Рисунок 12

В итоге после зачета всей суммы налога справка 2-НДФЛ будет выглядеть так, как показано на рис. 13.

Документ "Справка 2-НДФЛ для передачи в ИФНС" Рисунок 13

Примечание. Если в вашей компании трудятся иностранные работники или работники, часто выезжающие в длительные загранкомандировки, то их налоговый статус в течение года может меняться с нерезидента на резидента РФ и наоборот.

Однако на практике организация не всегда может зачесть полную сумму задолженности по НДФЛ перед работником. Например, если сотрудник уволился или закончился налоговый период - календарный год. Тогда налогоплательщик должен обратиться с заявлением в ИФНС по месту жительства, где и получит причитающуюся ему сумму налога (п. 1.1 ст. 231 НК РФ).

Налоговый агент в этом случае формирует отчетность, в которой отражена сумма излишне удержанного налога (рис. 14), и сообщает сотруднику о необходимости обратиться в налоговую инспекцию.

Документ "Справка 2-НДФЛ для передачи в ИФНС" Рисунок 14

О.Я.Леонова

Руководитель

отдела автоматизации кадрового учета

и расчета заработной платы

компании "Микротест"