Мудрый Экономист

Регламентирование процедуры контроля задолженности контрагентов

"Торговля: бухгалтерский учет и налогообложение", 2013, N 4

Наличие просроченной дебиторской задолженности - ситуация стандартная для любого хозяйствующего субъекта, осуществляющего производственно-торговую деятельность. Опыт работы в сфере торговли показывает, что наибольшую сложность в принятии рациональных решений у работников организации-кредитора вызывает не сам факт образования у контрагентов долгов по оплате товаров (работ, услуг), но отсутствие установленного и понятного порядка действий в такой ситуации.

Итак, если на предприятии не организован оперативный учет обязательств контрагентов-дебиторов, не определен четкий регламент взаимодействия ее структурных подразделений по указанным вопросам, то обязательно возникнут проблемы в управлении дебиторской задолженностью. Автором статьи был разработан локальный нормативный акт (Положение), определяющий обязанности работников в случае возникновения дебиторской задолженности, сроки их исполнения и порядок взаимодействия между структурными подразделениями организациями (административным, коммерческим, юридическим отделами, бухгалтерией). Названное положение было введено в действие и в настоящее время применяется работодателем автора. Полагая, что указанный локальный нормативный акт может быть полезен и читателям, автор решил поделиться своими наработками на страницах нашего журнала.

В то же время отмечаем, что в ходе ведения предпринимательской деятельности следует постоянно осуществлять сбор и анализ отзывов, замечаний и предложений работников организации и контрагентов в отношении данного документа, что позволит проводить своевременную его актуализацию и не допустит превращения его в простую бумажку.

Приложение к приказу

Общества с ограниченной ответственностью "_________"

от __.__. 20__ N ___

Положение о работе с просроченной задолженностью по оплате товаров

  1. Настоящее положение (далее - положение) определяет порядок действий указанных в п. 2 положения работников Общества с ограниченной ответственностью "_______" (далее - общество), направленных на прогнозирование и предупреждение возможного неисполнения покупателями товаров общества (далее - контрагенты) своих обязанностей оплачивать стоимость поставленных товаров, а также направленных на погашение контрагентами задолженности по оплате товаров общества (далее - задолженность) в досудебном порядке.
  2. Положение распространяется на генерального директора и работников следующих структурных подразделений: коммерческого отдела (далее - ответственные сотрудники), бухгалтерии, юридического отдела, административного отдела.
  3. Ответственные сотрудники в ходе исполнения обществом соответствующих договоров поставок обязаны осуществлять сбор информации, относящейся к дееспособности и платежеспособности контрагентов. Особое внимание ответственные сотрудники должны уделять:
  1. Ответственные сотрудники обязаны:

а) ежеквартально письменно запрашивать у контрагентов:

б) не реже одного раза в месяц осуществлять сбор сведений о контрагентах с использованием открытых ресурсов, указанных в п. 7 положения.

  1. Ответственные сотрудники в срок не позднее 5 (пяти) дней до дня окончания срока оплаты товаров, предусмотренных соответствующими договорами поставок, обязаны ежедневно предпринимать действия, направленные на обеспечение своевременного исполнения контрагентами своих обязанностей (направление соответствующих сообщений по электронной почте или факсимильной связи, телефонные переговоры и т.п.).
  2. При наличии данных, свидетельствующих о возможном возникновении задолженности у контрагентов, в том числе полученной при исполнении требований п. 4 положения, ответственные сотрудники обязаны:
  1. Если контрагенты не оплатили товары в сроки, определенные соответствующими договорами поставок, то в первый рабочий день такой просрочки ответственные сотрудники:

а) доводят до сведения коммерческого директора свои предложения о возможности предоставления контрагентам отсрочек (рассрочек) по оплате полученных товаров общества;

б) проводят согласование с контрагентами условий предлагаемых им отсрочек (рассрочек) по оплате полученных товаров общества, одобренных коммерческим директором;

в) оформляют в электронном виде (файл "Документ Microsoft Word") гарантийные письма (форма гарантийного письма содержится в приложении к настоящему положению) и осуществляют их согласование с коммерческим директором;

г) направляют гарантийные письма по электронной почте контрагентам с предложением оформить их в письменном виде (на бумажном носителе) без изменения содержания, подписать, заверить их оттисками печатей и в кратчайший срок направить оригиналы гарантийных писем в общество заказными письмами 1-го класса (иным способом, обеспечивающим кратчайший срок доставки);

д) предлагают контрагентам направить в общество вместе с гарантийными письмами подписанные и заверенные оттисками печатей акты сверки взаимных расчетов.

В дальнейшем ответственные сотрудники самостоятельно осуществляют взаимодействие с контрагентами в целях погашения последними задолженностей.

  1. Если сроки существования задолженности контрагентов превысят 10 (десять) дней:

а) ответственные сотрудники в течение рабочего дня, следующего за днем истечения срока, указанного в настоящем пункте, представляют коммерческому директору в письменном виде (на бумажном носителе) предложения о подготовке и направлении контрагентам письменных требований об исполнении денежных обязательств (далее - предложения);

б) коммерческий директор в течение одного рабочего дня со дня получения предложений доводит их до сведения генерального директора;

в) генеральный директор в случае согласия с предложениями визирует их своей подписью и указывает даты визирования (далее - одобренные предложения);

г) коммерческий директор в день получения одобренных предложений от генерального директора передает их соответствующим ответственным сотрудникам.

  1. Не позднее рабочего дня после получения одобренных предложений:

а) ответственные сотрудники запрашивают в бухгалтерии копии товарных и транспортных накладных, оформленных в отношении товаров, которые контрагенты не оплатили, а также копии платежных поручений контрагентов, если стоимость товаров оплачена частично;

б) работники бухгалтерии передают ответственным сотрудникам копии документов, указанные в пп. "а" настоящего пункта;

в) ответственные сотрудники передают в юридический отдел копии документов, указанных в пп. "а" настоящего пункта, оригиналы соответствующих договоров поставок и одобренные предложения;

г) соответствующий работник юридического отдела:

  1. Ответственные сотрудники незамедлительно после получения подписанных претензий:

а) направляют их копии по электронной почте и факсимильной связью контрагентам;

б) осуществляют подготовку подписанных претензий к отправке их заказными письмами 1-го класса с заказными уведомлениями о вручении (оформляют конверты и уведомления о вручении);

в) передают в административный отдел подписанные претензии для их дальнейшей отправки контрагентам в порядке, установленном обществом.

  1. В случае получения обществом от контрагентов оригиналов гарантийных писем и актов сверки взаимных расчетов либо подтверждений отправки названных документов обществу ответственные сотрудники незамедлительно информируют об этом коммерческого директора. При этом подготовка претензий не осуществляется (приостанавливается) до особого распоряжения генерального директора.
  2. Общество прекращает поставки товаров контрагентам в случаях превышения ими установленных обществом размеров лимитов дебиторской задолженности.
  3. Решение о взыскании обществом задолженности в судебном порядке принимает генеральный директор.

Приложение

к Положению о работе

с просроченной дебиторской задолженностью

Гарантийное письмо к договору от __.__.20__ N ___

    1. Общество с ограниченной ответственностью "_____" в лице генерального
директора _______ (Ф.И.О. полностью) (индивидуальный предприниматель _____
(Ф.И.О. полностью)) (далее - должник) признает наличие своей задолженности
перед Обществом с ограниченной ответственностью "_____" (далее - кредитор)
по оплате товаров, переданных кредитором в соответствии с договором от
__.__.20__ N ___ (товарная накладная от __.__.20__ N ___, транспортная
накладная от __.__.20__ N ___, счет-фактура от __.__.20__ N ___).
2. Размер задолженности должника, указанной в п. 1 настоящего
гарантийного письма, составляет _____,___ руб. (________________
___________________________________________________________________________
(прописью с большой буквы) рублей __ (цифрами) копеек), включая налог на
добавленную стоимость (ставка __%) в размере _____,___ руб.
3. Должник обязуется произвести оплату задолженности, указанной в
п. п. 1 и 2 настоящего гарантийного письма, в следующем порядке.
3.1. ____,___ руб. (_________________________________________ (прописью
с большой буквы) рублей __ (цифрами) копеек), включая налог на добавленную
стоимость (ставка __%) в размере ____,___ руб., - не позднее __.__.20__.
3.2. ____,___ руб. (_________________________________________ (прописью
с большой буквы) рублей __ (цифрами) копеек), включая налог на добавленную
стоимость (ставка __%) в размере ____,___ руб., - не позднее __.__.20__.
4. Должник будет производить расчеты, предусмотренные настоящим
гарантийным письмом, платежными поручениями путем перечисления денежных
средств на расчетный счет кредитора, указанный в договоре ________ от
__.__.20__ N ___.
Должник:
Общество с ограниченной ответственностью "_______" (индивидуальный
предприниматель _______ (Ф.И.О. полностью))
ИНН: _______
ОГРН (ОГРНИП): _______
Место нахождения (место жительства): _______
Генеральный директор
Индивидуальный предприниматель ______ (подпись) ______ (расшифровка
подписи)
М.П.

Гарантийное письмо оформляется на официальном бланке контрагента (при наличии). Текст письма корректируется ответственным сотрудником самостоятельно, исходя из достигнутой договоренности с контрагентом.

Н.Н.Брюховецкий

Эксперт журнала

"Торговля:

бухгалтерский учет

и налогообложение"