Мудрый Экономист

Возмещение расходов торговых представителей

"Торговля: бухгалтерский учет и налогообложение", 2013, N 4

Деятельность торговой компании предполагает налаживание деловых контактов с множеством имеющихся и потенциальных клиентов. Часто для этих целей организации торговли пользуются услугами торговых представителей, которые встречаются с клиентами у них в офисах, на дому или на нейтральной территории. В связи со спецификой деятельности торговым представителям помимо платы за их труд возмещаются расходы, связанные с разъездами, например расходы на бензин, ремонт автомобиля, проживание в гостиницах, сотовую связь и т.д. О том, с какими вопросами в сфере налогообложения может столкнуться бухгалтер торговой организации, читайте в статье.

Обратите внимание на договор!

Для бухгалтера принципиальное значение имеет то, как именно оформлены отношения между торговой компанией и торговым представителем.

Первый вариант: обычные трудовые отношения. То есть с лицом, которое должно будет выполнять функции торгового представителя, заключается трудовой договор - его зачисляют в штат. При этом в отношении сотрудника должны выполняться все требования трудового законодательства: торговый представитель будет получать заработную плату, ему может выплачиваться компенсация за использование личного транспорта или иного имущества в служебных целях (ст. 188 ТК РФ), а также могут возмещаться расходы, связанные с разъездным характером работы (при соблюдении условий, установленных ст. 168.1 ТК РФ).

Второй вариант: заключение договора гражданско-правового характера. Чаще всего речь идет о посреднических договорах, например об агентском. Так, согласно ст. 1005 ГК РФ агент вправе совершать юридические и иные действия по поручению принципала: проводить переговоры, заключать договоры, вести поиск потенциальных клиентов, организовывать различные мероприятия и т.д. Действовать агент может либо от своего имени, либо от имени принципала (этот вопрос регулируется непосредственно агентским договором). Исходя из требований ст. ст. 1006 и 1011 ГК РФ в совокупности с нормами ст. ст. 975 и 1001 ГК РФ принципал (доверитель, комитент) обязан не только выплачивать агенту (доверенному, комиссионеру) причитающееся ему вознаграждение, но и возмещать понесенные им расходы, связанные с исполнением данных ему поручений. Это требование (о возмещении расходов) актуально при любом виде посреднического договора.

Возникает ли обособленное подразделение?

Зачастую торговые представители действуют не только в пределах города (области), где компания осуществляет свою деятельность, но и в других регионах, где нет филиалов или представительств данной компании. Более того, нередко организации торговли специально заключают договор с лицом, которое проживает на территории другого региона (вне сферы присутствия данной компании), для того чтобы оно своей деятельностью охватило именно этот район. В таком случае встает вопрос: нужно ли регистрировать в удаленном районе обособленное подразделение?

Примечание. Для целей налогообложения обособленным подразделением признается территориально обособленное подразделение организации, по месту нахождения которого оборудованы стационарные рабочие места на срок более одного месяца (ст. 11 НК РФ).

Сразу оговоримся, что вопрос этот может иметь место только в том случае, если с торговым представителем заключается трудовой договор. Если представитель выступает в качестве посредника или оказывает услуги в рамках договора гражданско-правового характера, об обособленном подразделении вообще речи не идет.

Но даже если с торговым представителем, находящимся в другом регионе, заключен трудовой договор, вопрос о наличии стационарного рабочего места остается открытым. Дело в том, что в соответствии со ст. 209 ТК РФ рабочим местом признается место, где работник должен находиться или куда ему необходимо прибыть в связи с его работой и которое прямо или косвенно находится под контролем работодателя. В нашем случае речь идет не о работе, которая выполняется в офисе, предоставленном работодателем, а о постоянных разъездах. Как правило, работодатель вообще не предоставляет торговому представителю какого-то помещения и оборудования, обычно он пользуется своим личным транспортом, домашним компьютером, сотовым и домашним телефоном и т.д., а личные встречи с клиентами проходят у них на нейтральной территории. Поэтому, например, в Письме Минфина России от 28.07.2011 N 03-02-07/1-265 подчеркивалось, что в подобной ситуации оснований для постановки на учет в налоговых органах по месту осуществления таких работ не возникает.

А вот если работодатель предоставляет торговому представителю рабочее место (к примеру, арендует для него помещение в другом городе), обособленное подразделение придется зарегистрировать, вне зависимости от того, зафиксировано его создание в учредительных документах или нет (Письмо Минфина России от 18.01.2012 N 03-02-07/1-20).

Возмещение расходов, связанных со служебными поездками работников

Как уже отмечалось, в случае если выбрана первая схема взаимодействия и с торговым представителем заключен трудовой договор, необходимо обеспечить исполнение требований ст. 168.1 ТК РФ.

Утвердите перечень работ

Важный нюанс, о котором иногда забывают работодатели, заключается в том, что оговорку о разъездном характере работы недостаточно просто включить в трудовой договор с конкретным сотрудником. В ст. 168.1 ТК РФ есть четкое требование о том, что перечень работ, профессий, должностей работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, должен быть установлен коллективным договором, соглашением или локальным нормативным актом (например, отдельным приказом или положением). Если этого не сделать, у налоговых инспекторов будет веский повод придраться и не принимать расходы, связанные с разъездной деятельностью сотрудников, в целях налогообложения.

Установите правила возмещения расходов

Согласно все той же ст. 168.1 ТК РФ размеры и порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками работников, находящихся в разъезде, каждая организация устанавливает самостоятельно. Причем тут есть два варианта. Их можно прописать либо в коллективном договоре (соглашении, локальном нормативном акте), либо непосредственно в трудовом договоре с конкретным работником.

В ст. 168.1 ТК РФ приведен открытый перечень расходов, которые подлежат возмещению работодателем. Основное условие: расходы должны быть произведены с разрешения или ведома работодателя. Возмещаемыми расходами являются:

Аналогичный перечень расходов, подлежащих компенсации работодателем, приведен в ст. 168 "Возмещение расходов, связанных со служебной командировкой" ТК РФ. Однако обращаем внимание бухгалтеров, что согласно ст. 166 ТК РФ служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются. А это значит, что возмещение командировочных расходов и расходов торговым представителям - это совершенно разные вещи, поэтому нужно прописать порядки и размеры их возмещения по отдельности.

В частности, размеры суточных для командированных работников могут отличаться от размеров суточных, предусмотренных для тех работников, чья работа имеет разъездной характер. Более того, для командировок есть официальные правила расчета размера суточных, в частности, количества оплачиваемых дней и особенностей выбора размеров суточных за отдельные дни в случаях направления работника в заграничную командировку (п. п. 4, 11, 17 - 19 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки <1>). А для служебных поездок торговых представителей ничего подобного нет, за исключением, пожалуй, некоторых отраслевых соглашений (например, в строительстве).

<1> Утверждено Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749.

Это значит, что все вопросы должны быть урегулированы в рамках коллективного договора (соглашения, локального нормативного акта) либо конкретного трудового договора. К примеру, имеет смысл продумать, в каком порядке будут выплачиваться суточные за день отъезда (приезда) в случаях, когда торговый представитель выезжает в другой город (возвращается домой) рано утром или поздно вечером, день нахождения в пути приходится на выходной день и т.д. Также не запрещено дифференцировать размеры суточных для сотрудников, чья постоянная работа имеет разъездной характер (см. Постановление ФАС МО от 12.03.2012 N А40-47608/11-91-203), в том числе в зависимости от того, как часто или куда именно направляется работник (насколько удалены соответствующие населенные пункты, сколько времени уходит, чтобы туда добраться, и т.п.).

Признавайте в целях налогообложения только документально подтвержденные расходы

При установлении размеров возмещения расходов и выборе схем взаимодействия с торговыми представителями нужно учитывать тот факт, что выплатить работникам и отразить в бухгалтерском учете можно практически любую сумму, а вот доказать обоснованность расходов для их признания в налоговом учете бывает непросто.

Например, хотя в ст. 168.1 ТК РФ одна из возмещаемых сумм и названа "суточные", признать эти расходы на основании пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ не получится. Как уже подчеркивалось, служебные поездки сотрудников, чья работа имеет разъездной характер, не являются командировками, а данная норма налогового законодательства регулирует только расходы на командировки. С другой стороны, затраты такого работника связаны с выполнением им трудовых обязанностей, поэтому их возмещение (и это касается не только суточных, но и расходов на проезд, наем помещения и т.д.) включается в расходы на основании пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ (см. Письма Минфина России от 18.08.2008 N 03-03-05/87, ФНС России от 06.08.2010 N ШС-37-3/8488). Ограничений размера для таких затрат положениями гл. 25 НК РФ не установлено, однако необходимо обеспечивать соблюдение общих критериев, предусмотренных п. 1 ст. 252 НК РФ.

К примеру, расходы по найму жилого помещения (при поездках в другие населенные пункты) обычно возмещают на основании предъявляемых документов, подтверждающих факт найма и оплаты (например, квитанций или счетов из гостиниц). Но бывают случаи, когда работники снимают квартиру у частных лиц посуточно и подтверждающих документов не имеют. Другой вариант: работники организации останавливаются у родственников, знакомых и тоже никаких документов о найме жилья предъявить не могут. Поскольку конкретный порядок возмещения расходов каждый работодатель устанавливает сам, не возбраняется прописать в локальном нормативном акте (ином документе) определенные фиксированные суммы возмещения в случаях, когда подтверждающие документы отсутствуют. Другое дело, что у налоговых инспекторов в таких ситуациях возникнут вполне обоснованные претензии относительно неисполнения требований ст. 252 НК РФ.

Возмещение расходов на проезд сотрудников, чья постоянная работа имеет разъездной характер, также принимает различные формы в зависимости от конкретных обстоятельств. Это могут быть предоставление проездных билетов, приобретаемых работодателем, выплата компенсации за использование личного транспорта в служебных целях, возмещение работнику расходов на ГСМ и ремонт личного транспорта. В некоторых организациях работникам выплачивают фиксированную сумму, определяемую пропорционально отработанному времени. С позиции права и бухгалтерского учета приемлем любой вариант, главное, чтобы были исполнены требования ст. 168.1 ТК РФ. А вот в целях налогообложения нужно помнить о необходимости подтверждать экономическую обоснованность расходов и отражать их в документах надлежащим образом. Особенно внимательными нужно быть в случаях, когда работники пользуются личным транспортом. И дело даже не в том, что в целях налогообложения расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей признаются только в пределах установленных норм <2> (пп. 11 п. 1 ст. 264, пп. 12 п. 1 ст. 316.16 НК РФ), то есть неважно, в каком размере организация компенсирует понесенные затраты - в расходы принимается только нормируемая сумма.

<2> Нормы расходов организаций на выплату компенсаций за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, утв. Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 N 92.

Нормы расходов организаций на выплату компенсаций за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов

  Легковые автомобили с рабочим объемом двигателя 
   Размер компенсации
(в руб.)
 До 2000 куб. см                                  
          1200
 Свыше 2000 куб. см                               
          1500
 Мотоциклы                                        
           600

Куда важнее, что чиновники продолжают, ссылаясь на Письмо Минфина России от 21.07.1992 N 57 "Об условиях выплаты компенсации работникам за использование ими легковых личных легковых автомобилей для служебных поездок", настаивать на том, что в утвержденных нормах уже учтено возмещение затрат по эксплуатации используемого для служебных поездок личного легкового автомобиля, то есть и сумма износа, и затраты на ГСМ, и техническое обслуживание, и текущий ремонт (Письма Минфина России от 05.12.2012 N 03-03-06/1/629, от 16.11.2006 N 03-03-02/275). Следовательно, если работнику выплачивается компенсация, то в целях налогообложения можно учесть только нормируемую сумму компенсации и никаких дополнительных расходов на ГСМ, ремонт и т.д. по этому автомобилю признать уже нельзя.

Безусловно, эти суммы по нынешним временам просто ничтожны, поэтому на практике гораздо логичнее отойти от схемы "компенсация" в пользу аренды. Иными словами, помимо трудового договора с сотрудником, чья постоянная работа имеет разъездной характер, можно заключить еще и отдельный договор аренды автомобиля. Смысл в том, что:

  1. выплаты по договору аренды не подпадают под обложение страховыми взносами, так как не связаны с трудовыми отношениями, а производятся в рамках отдельного договора гражданско-правового характера, не предусматривающего выполнение работ или оказание услуг (ч. 3 ст. 7 Закона о страховых взносах <3>). Правда, нужно быть осторожными с договорами аренды транспортных средств с экипажем, так как в них обычно указывается на предоставление услуг по вождению и технической эксплуатации, и в этой части могут быть претензии о необходимости начисления взносов;
  2. арендную плату можно признавать в полном объеме в налоговом учете как при ТСНО, так и при УСНО (пп. 10 п. 1 ст. 264, пп. 4 п. 1 ст. 346.16 НК РФ);
  3. значительно проще признавать расходы, связанные с содержанием арендованного имущества, включая ГСМ, текущий ремонт, эксплуатационные расходы, ведь исходя из требований гражданского законодательства такие обязанности лежат на арендаторе (ст. ст. 636, 644 - 646 ГК РФ).
<3> Федеральный закон от 24.07.2009 N 212-ФЗ "О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования".

При этом тот факт, что по закону оплачивать ГСМ и расходы на ремонт в случае заключения договора аренды должен работодатель-арендатор, не исключает возможности осуществления этих расходов самим работником-арендодателем с последующим их возмещением работодателем. Последний может также выдавать аванс (подотчетную сумму) на приобретение ГСМ или топливную карту.

В случаях, когда торговый представитель проводит переговоры и для этих целей приглашает представителей другой фирмы в ресторан или кафе, можно говорить о том, что данные расходы носят представительский характер и необходимо применять положения п. 2 ст. 264 НК РФ (см., например, Письмо Минфина России от 01.11.2010 N 03-03-06/1/675). Напомним, что представительские расходы в течение отчетного (налогового) периода включаются в состав прочих расходов в размере, не превышающем 4% от расходов налогоплательщика на оплату труда за этот отчетный (налоговый) период, и существует целый ряд требований к их признанию.

Обратите внимание на формулировки

Еще один нюанс, который нужно учесть при разработке положений коллективного договора, локального нормативного акта или трудового договора с торговым представителем, - влияние выбранных формулировок на процедуры исчисления НДФЛ и страховых взносов.

Дело в том, что на основании п. 3 ст. 217 НК РФ из облагаемой базы по НДФЛ исключены выплаты, связанные с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей (включая переезд на работу в другую местность и возмещение командировочных расходов). Аналогичная формулировка содержится в пп. "и" п. 2 ч. 1 ст. 9 Закона о страховых взносах: не подлежат обложению страховыми взносами все виды установленных законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, предусмотренных законодательством РФ), связанных в том числе с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей, включая переезд на работу в другую местность. Как мы установили выше, трудовое законодательство предоставляет работодателям право самостоятельно устанавливать размер компенсации, причем ограничение по признанию суточных в целях исчисления НДФЛ (не более 700 руб. в сутки на территории РФ и не более 2500 руб. при поездках за рубеж) установлено конкретно в отношении командировочных расходов. Это значит, к тем суточным, которые выплачиваются сотрудникам, чья постоянная работа имеет разъездной характер, данные лимиты отношения не имеют. Получается, что если работа физических лиц по занимаемой должности носит разъездной характер и это отражено в коллективном договоре, соглашениях, локальных нормативных актах, то выплаты, направленные на возмещение работодателем расходов, связанных со служебными поездками таких категорий работников, не подлежат обложению НДФЛ в размерах, установленных коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами или трудовым договором (Письма Минфина России от 07.06.2011 N 03-04-06/6-131, ФНС России от 10.11.2011 N ЕД-4-3/18794@, ФСС РФ от 02.04.2010 N 02-03-16/08-526П).

Но компенсация компенсации рознь. В Письме Минфина России N 03-03-05/87, уже упоминавшемся ранее, подчеркивалось, что трудовое законодательство выделяет два вида компенсационных выплат:

Соответственно, выплаты по ст. 168.1 ТК РФ - это второй вид компенсаций. Именно на них распространяется действие льгот по НДФЛ и страховым взносам.

Если же работнику выплачивается надбавка за разъездной характер работы, даже если такая надбавка установлена коллективным или трудовым договором, речь идет уже о первом виде компенсационной выплаты, которая является частью оплаты труда и, как следствие, облагается и НДФЛ, и страховыми взносами. На это обращалось внимание в Письме Минфина России от 26.03.2012 N 03-04-06/9-76.

О надбавках за разъездной характер работы

Традиционная система налогообложения. Итак, в рамках общего режима налогообложения гораздо выгоднее, чтобы возмещение расходов, возникающих при разъездном характере работы, было квалифицировано именно как компенсация по ст. 168.1 ТК РФ. Тогда в целях налогообложения прибыли расходы будут признаны на основании пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ, а начислять страховые взносы и удерживать НДФЛ не придется. Таким образом, формулируя условия коллективного договора, положения или иного локального нормативного акта и трудовых договоров, нужно избегать терминов "надбавка", "доплата" и т.д. и оперировать понятиями "компенсация" или "возмещение расходов".

Более того, как подчеркивалось в Постановлении ФАС МО от 12.03.2012 N А40-47608/11-91-203, трудовое законодательство не содержит требования о выплате надбавки в связи с разъездным характером работы - работнику гарантированы только компенсации, предусмотренные ст. 168.1 ТК РФ. Значит, совершенно не обязательно помимо этих компенсаций назначать еще и дополнительные надбавки (повышать оплату труда), хотя, конечно, это и не возбраняется. При этом, по мнению судей, если трудовой договор или локальный акт все-таки предусматривают выплату надбавки, выплачиваться она может только в дополнение к установленной компенсации.

Иными словами, полностью заменять компенсацию фактических расходов, предусмотренную ст. 168.1 ТК РФ, фиксированной надбавкой за разъездной характер работы некорректно. Но если это все-таки произошло или если помимо компенсации работникам выплачивается дополнительная надбавка, сумму надбавки в целях налогообложения прибыли можно будет признать на основании п. 25 ст. 255 НК РФ (при условии, что ее выплата зафиксирована в коллективном и (или) трудовом договоре), но ее придется облагать страховыми взносами и НДФЛ.

Упрощенная система налогообложения. Использование механизма "надбавки" вместо "компенсации" (хотя, как мы уже выяснили, это не вполне корректно) может выручить упрощенцев. Дело в том, что в закрытом перечне расходов, приведенном в п. 1 ст. 346.16 НК РФ, компенсации для работников, чья работа носит разъездной характер, в отличие, например, от оплаты командировочных расходов, не упоминаются. И ссылаться на пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ, как при ТСНО, просто бессмысленно. Следовательно, признать такие расходы в уменьшение доходов при УСНО нельзя (см. Письма Минфина России от 16.12.2011 N 03-11-06/2/174, ФНС России от 04.04.2011 N КЕ-4-3/5226).

Если же назвать компенсацию надбавкой за разъездной характер работы и утвердить ее размер в коллективном и трудовом договорах, то можно будет претендовать на ее признание в составе расходов на оплату труда (п. 25 ст. 255 НК РФ, пп. 6 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). В этом случае придется удерживать НДФЛ и начислять страховые взносы. Плюс ко всему при таком варианте вероятны претензии со стороны налоговых органов по уже озвученным выше причинам некорректности такого подхода.

Таким образом, для упрощенцев особенно привлекателен второй вариант построения отношений с торговыми представителями - через посреднические договоры. Ведь расходы на выплату любых посреднических вознаграждений (комиссионных, агентских и вознаграждений по договорам поручения) можно с полным правом признавать на основании пп. 24 п. 1 ст. 346.16 НК РФ.

Услуги торгового представителя по договору гражданско-правового характера

Как уже отмечалось, в отношениях между организацией и торговым представителем, оформляемых договором гражданско-правового характера, чаще всего используются посреднические договоры (прежде всего агентские).

Использование "простого" договора возмездного оказания услуг для привлечения физического лица, не являющегося индивидуальным предпринимателем, то есть по сути простая подмена трудового договора на договор гражданско-правового характера, не решает большинства проблем. Поскольку такой договор изначально предполагает оказание услуг, выгода в части страховых взносов заключается только в отсутствии необходимости платить взносы в ФСС. Также отпадает вопрос о регистрации обособленного подразделения. Но при разъездном характере работы он чаще всего неактуален и в случае, если с торговым представителем заключен трудовой договор. Более того, если фактические отношения между физическим лицом и организацией носят характер трудовых отношений, а оформлены договором гражданско-правового характера, вполне реальна угроза реклассификации такого договора контролирующими органами со всеми вытекающими последствиями.

Получается, реальной альтернативой заключению трудовых договоров с физическими лицами, принимаемыми на должность торговых представителей, является заключение агентских договоров с индивидуальными предпринимателями (или даже организациями), которые будут выполнять функции торговых представителей в "посредническом" формате взаимодействия с торговой компанией. Причем нередко ИП, выступающие в качестве агентов - торговых представителей, применяют УСНО и вполне укладываются в установленные лимиты доходов. Ведь доходом (выручкой) посредника является только его вознаграждение, даже если он участвует в расчетах между покупателями и продавцом (принципалом) и через его счета проходят значительно более крупные суммы.

При общем режиме налогообложения и посредническое вознаграждение, и возмещаемые посреднику расходы, непосредственно связанные с исполнением поручений принципала, отражаются в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, на основании пп. 3 п. 1 ст. 264 НК РФ. При методе начисления расходы в виде посреднического вознаграждения признаются либо на дату расчетов в соответствии с условиями заключенных договоров, либо на дату предъявления налогоплательщику документов, служащих основанием для произведения расчетов, либо на последнее число отчетного (налогового) периода, а вот расходы, возмещаемые агенту, признаются на дату утверждения отчета агента (Письмо Минфина России от 07.03.2013 N 03-03-06/4/6906).

При УСНО, как уже подчеркивалось, расходы на выплату посреднических вознаграждений признаются на основании пп. 24 п. 1 ст. 346.16 НК РФ. А вот о возмещаемых посреднику расходах речи в этой норме нет. Значит, фактически признать в целях исчисления единого налога удастся только те расходы, которые поименованы в перечне разрешенных. Так, если расходы непосредственно связаны с приобретением и реализацией товаров, их можно учесть на основании пп. 23 п. 1 ст. 346.16 НК РФ. Небольшие расходы удобнее сразу заложить в сумму посреднического вознаграждения и не возмещать отдельно.

В любом случае для того, чтобы признавать в целях налогообложения и суммы посреднического вознаграждения, и возмещаемые посреднику расходы, необходимо исполнять требования гражданского законодательства об оформлении отчетов посредника. Это может делаться с определенной периодичностью (установленной в посредническом договоре) или по мере исполнения поручений. Для возмещения расходов следует также получать от посредника документы, подтверждающие понесенные им расходы, акт об оказании услуг и счет-фактуру (если торговая организация и посредник являются плательщиками НДС), ну и, конечно, должен иметься сам посреднический договор.

* * *

Взаимодействие с торговыми представителями может строиться в рамках трудовых отношений или гражданско-правовых договоров (прежде всего посреднических). В первом случае необходимо исполнять требования трудового законодательства и тщательно продумать положения коллективного договора, локального нормативного акта и трудовых договоров, чтобы оптимизировать налогообложение данных операций. Во втором случае важно руководствоваться нормами гражданского законодательства и, в частности, грамотно составлять отчеты посредника.

Н.Н.Шишкоедова

Эксперт журнала

"Торговля:

бухгалтерский учет

и налогообложение"