Мудрый Экономист

Разрабатываем удобный регистр по НДФЛ

"Главная книга", 2013, N 8

Разработка налогового регистра по НДФЛ отдана на откуп самим организациям <1>. Как правило, все налоговые регистры имеются в бухгалтерских программах. Но есть такие организации, у которых нет возможности эти программы купить. Если вы из их числа, тогда эта статья для вас.

<1> Пункт 1 ст. 230 НК РФ.

С чего начать

Прежде чем сделать под себя регистр по НДФЛ, надо определить, для чего он нужен. А необходим он вам как налоговому агенту для того, чтобы:

Поэтому в регистре должны быть обязательные реквизиты, прямо упомянутые в НК, а также все данные, которые есть в справке 2-НДФЛ. Ведь так проще будет ее заполнять.

<2> Пункт 2 ст. 230 НК РФ.

Обязательные реквизиты регистра по НДФЛ

Обязательные реквизиты, которые должны быть в регистре по НДФЛ, таковы <1>:

  1. сведения, позволяющие идентифицировать налогоплательщика (Ф.И.О., ИНН). Также в регистре лучше сразу указать паспортные данные (номер, серию, адрес места жительства), так как они нужны для заполнения справки 2-НДФЛ;
  2. статус налогоплательщика (резидент/нерезидент);
  3. виды выплачиваемых доходов и их коды;
  4. виды предоставленных налоговых вычетов и их коды;
  5. суммы доходов и суммы вычетов;
  6. даты выплаты доходов;
  7. даты удержания налога;
  8. даты перечисления налога;
  9. реквизиты платежного документа на перечисление налога в бюджет (дата и номер).

Первые пять реквизитов вопросов не вызывают, и проблем отразить их в налоговом регистре нет. Все данные о работнике можно оформить так же, как и в разд. 2 справки 2-НДФЛ <3>.

Понятно, что суммы доходов работников вы будете брать из своих первичных документов (расчетно-платежных, расчетных ведомостей, актов и т.п.). Коды доходов и коды вычетов берутся из Справочников, приведенных в Приложениях N N 3 и 4 к Приказу ФНС, которым утверждены форма справки 2-НДФЛ и Рекомендации по ее заполнению <3>.

А статус налогоплательщика можно кодировать так <4>: цифра 1 означает, что работник - резидент и его трудовые доходы облагаются по ставке 13% <5>, а цифра 2 - что нерезидент и его доходы облагаются по ставке 30% <6>.

Если работник - иностранец или просто часто бывает за границей в командировках, то, чтобы фиксировать, как в течение года меняется его статус, можно сделать в начале регистра такую таблицу.

 Месяц
Янв.
Февр.
Март
Апр.
Май 
Июнь
 Июль
 Авг.
Сент.
 Окт.
Нояб.
 Дек.
Статус
  1 
  1  
  1 
  1 
  1 
  1 
  2  
  2  
  2  
  2  
  2  
  2  

Отслеживать в течение года статус нужно еще и потому, что вычеты предоставляются работнику только в отношении доходов, облагаемых по ставке 13% <7>. А вот последние четыре реквизита регистра рассмотрим более подробно.

<3> Утверждена Приказом ФНС России от 17.11.2010 N ММВ-7-3/611@.
<4> Раздел II Рекомендаций, утв. Приказом ФНС России от 17.11.2010 N ММВ-7-3/611@ (далее - Рекомендации).
<5> Пункт 2 ст. 207, п. 1 ст. 224 НК РФ.
<6> Пункт 2 ст. 207, п. 3 ст. 224 НК РФ.
<7> Пункты 3, 4 ст. 210 НК РФ.

Дата выплаты дохода

В гл. 23 НК РФ нет такого понятия, как "дата выплаты дохода". Поэтому надо исходить из буквального смысла этого термина. В регистре по НДФЛ в качестве даты выплаты любого дохода надо указывать дату реального перечисления денег сотруднику. Кстати, так же считает и Минфин. Например, он разъяснил, что если зарплата выплачивается путем зачисления денег на карточные счета работников, то в регистре надо указывать именно дату перечисления денег на карточки работников <8>.

               Вид доходов              
    Дата выплаты доходов <9>
Любые доходы в денежной форме (включая  
оплату труда, выплаты по ГПД, отпускные,
больничные, дивиденды и др.)
День выплаты дохода из кассы    
либо перечисления денег на счет
работника в банке
Доходы в натуральной форме              
День передачи работнику         
имущества (оказания ему услуг,
выполнения для него работ)
Материальная выгода, полученная         
от экономии на процентах при выдаче
работнику займа
День уплаты работником процентов
по займу
Материальная выгода, полученная         
от приобретения товаров (работ, услуг)
или ценных бумаг
День приобретения работником    
товаров (работ, услуг), ценных
бумаг

Поскольку зарплата должна выплачиваться два раза в месяц (за первую половину месяца - до окончания месяца, как правило, с 16-го по 30-е число, за вторую половину - после окончания месяца, как правило, с 1-го по 15-е число <10>), то в регистре нужно будет указать две даты выплаты.

<8> Письмо Минфина России от 14.02.2012 N 03-04-06/6-37.
<9> Пункт 1 ст. 223 НК РФ.
<10> Статья 136 ТК РФ.

Дата удержания НДФЛ

Организация обязана удержать НДФЛ из доходов работника при их выплате <11>. После чего удержанный налог надо перечислить в бюджет, а доход за вычетом НДФЛ - работнику.

Рассчитать налог, подлежащий удержанию, нужно раньше - в момент начисления дохода работнику. То есть в день начисления зарплаты, премий, надбавок, доплат, пособий по болезни, отпускных, доходов по ГПД и т.п. Это будет налог исчисленный, и его вы указываете в соответствующей графе регистра по НДФЛ.

А вот удержать исчисленный НДФЛ из доходов работника нужно, как мы уже сказали, только при их непосредственной выплате.

В большинстве случаев дата удержания налога будет совпадать с датой выплаты доходов (например, при выплате отпускных, больничных <12>). Но из этого правила есть два исключения - выплата неденежных доходов и доходов в виде оплаты труда.

При выплате доходов в натуральной форме (например, при выдаче подарков) удержать НДФЛ в момент выплаты дохода невозможно. Это нужно сделать при ближайшей выплате денег работнику, например при выплате ему зарплаты, отпускных, пособий по болезни и т.п. <13>.

Теперь разберемся с зарплатой. Она, как мы уже сказали, выплачивается два раза в месяц. И что же, два раза удерживать НДФЛ? Контролирующие органы неоднократно разъясняли, что исчислять, удерживать и перечислять в бюджет НДФЛ с зарплаты (в том числе за первую половину месяца) нужно один раз в месяц при окончательном расчете дохода сотрудника по итогам каждого месяца, за который ему был начислен доход <14>.

Таким образом, датой получения дохода в виде оплаты труда как за первую, так и за вторую половину месяца является последний день месяца, за который зарплата начислена. И на эту же дату нужно исчислить НДФЛ за месяц <15>. А вот удержать налог нужно на дату выплаты дохода - в день получения денег в банке на выдачу зарплаты за вторую половину месяца (при выдаче из кассы) или перечисления на карточки работников <11>.

Казалось бы, все просто: при выплате зарплаты за первую половину месяца (аванса) НДФЛ удерживать не надо. Однако если вы выплатите работнику сумму аванса без удержания НДФЛ, то по окончании месяца может сложиться ситуация, когда вы не сможете перечислить НДФЛ в бюджет, так как вам не из чего будет удержать налог. Например, вы выплатили работнику аванс, НДФЛ с него не удержали. А потом оказалось, что за вторую половину месяца работнику не положена зарплата по какой-то причине (например, он заболел или находился в отпуске за свой счет). И получается, что удержать НДФЛ вам просто не из чего. А перечислять в бюджет НДФЛ за счет собственных средств вы не можете, это прямо запрещено Кодексом <16>. Есть три варианта решения этой проблемы:

(или) выплачивать зарплату за первую половину месяца за вычетом рассчитанного с нее НДФЛ, но НДФЛ не начислять (проводку Дт счета 70 Кт счета 68 не делать) и не удерживать. Тогда в конце месяца вы всегда сможете удержать весь НДФЛ за месяц из доходов работника;

(или) исчислять (делать проводку Дт счета 70 Кт счета 68) и удерживать НДФЛ с аванса, но в бюджет его сразу не перечислять. А перечислить сумму налога, удержанную со всей зарплаты за месяц, один раз - при выплате зарплаты по итогам месяца. Однако такой вариант может вызвать лишние вопросы налоговиков при выездной проверке (мол, раз удержали налог, то почему не перечислили, возможность ведь была);

(или) исчислять, удерживать и перечислять НДФЛ при каждой выплате зарплаты, то есть два раза в месяц (делать проводки: при исчислении НДФЛ - Дт счета 70 Кт счета 68, а при перечислении налога - Дт счета 68 Кт счета 51).

Предупреждаем работника

Если в течение года меняется место работы, то, чтобы на новом месте получать детские вычеты, надо принести в бухгалтерию справку 2-НДФЛ с прежнего места работы. Иначе вычеты просто не дадут.

<11> Пункт 4 ст. 226 НК РФ.
<12> Постановление Президиума ВАС РФ от 07.02.2012 N 11709/11; Письма Минфина России от 06.06.2012 N 03-04-08/8-139, от 10.10.2007 N 03-04-06-01/349.
<13> Пункт 4 ст. 226 НК РФ; Письмо Минфина России от 28.11.2007 N 03-04-06-01/420.
<14> Письма Минфина России от 15.08.2012 N 03-04-06/8-143, от 09.08.2012 N 03-04-06/8-232, от 17.07.2008 N 03-04-06-01/214, от 16.07.2008 N 03-04-06-01/209; УФНС России по г. Москве от 29.04.2008 N 21-11/041841@.
<15> Пункт 2 ст. 223 НК РФ.
<16> Пункт 9 ст. 226 НК РФ.

Дата перечисления НДФЛ и реквизиты платежки

Это дата, которая указана в отметке банка на платежке на перечисление НДФЛ. Напомним, что срок, в который налог должен быть перечислен в бюджет, зависит от способа выплаты доходов <17>.

     Способ выплаты доходов     
         Срок перечисления НДФЛ         
Из кассы за счет денег,         
полученных в банке
В день получения денег в банке          
Из кассы за счет выручки        
Не позднее следующего дня после выплаты 
дохода
Перечисление на банковский счет 
работника или по его поручению
на счета других лиц
В день перечисления дохода              
В неденежной форме              
(в натуральной форме или в форме
материальной выгоды)
Не позднее дня, следующего за днем      
удержания налога. А удержать НДФЛ надо в
ближайший день выплаты денежного дохода

Если вы выплачиваете доход (за исключением зарплаты за первую половину месяца) работнику безналичным путем и перечисляете налог вовремя, то дата выплаты дохода, дата удержания налога и дата его перечисления у вас будут совпадать.

Всем известно, что НДФЛ перечисляется в бюджет сразу за всех работников организации (или работников одного подразделения) одной платежкой. Поэтому если удержанный НДФЛ перечислен в бюджет полностью, то в налоговом регистре у каждого работника будет указан один и тот же номер платежки и ее дата.

<17> Пункт 6 ст. 226 НК РФ.

Общие правила по ведению регистра

Правило 1. На каждого работника ежегодно нужно заводить отдельный регистр <18>. В нем надо отражать все выплачиваемые работнику доходы независимо от того, по какой ставке они облагаются. Облагаемые по разным ставкам (9, 13, 15, 30 или 35%) доходы нужно отражать отдельно, к примеру в разных разделах регистра <19>. Кстати, именно такой принцип действует при заполнении справок 2-НДФЛ (по каждой ставке - отдельные разд. 3 - 5) <20>.

Правило 2. В регистре все выплаченные работнику доходы, облагаемые по ставке 13%, и предоставленные вычеты отражаются как помесячно, так и нарастающим итогом с начала года. Ведь НДФЛ по этим доходам рассчитывается нарастающим итогом с начала года по итогам каждого месяца за вычетом НДФЛ, удержанного в предыдущих месяцах текущего года <21>.

А вот доходы, облагаемые по другим ставкам, можно отражать только помесячно. В этом случае НДФЛ исчисляется отдельно по каждой сумме дохода без предоставления вычетов <22>.

Правило 3. Если работник принят на работу не с начала года, то в начале регистра можно указать такие сведения.

Сумма дохода, облагаемого по ставке 13% на предыдущем
месте работы, руб.

Сумма дохода берется из справки 2-НДФЛ с прежнего места работы <23>. Эта информация нужна для принятия решения о том, давать работнику вычеты на детей или нет. Ведь если доход с начала года превышает 280 000 руб., то вычеты уже не предоставляются <24>.

Если работник имеет право на детские вычеты, то в начале регистра лучше сделать еще одну табличку.

 Ф.И.О. ребенка
 Дата рождения 
            Категория ребенка            
(первый, второй, третий и т.д., инвалид)

Из нее будет сразу видно: с какого месяца надо начать предоставлять вычет и когда перестать это делать, какую сумму вычета предоставить и какой код вычета присвоить.

Правило 4. В регистре можно не отражать доходы, которые в полной сумме не облагаются НДФЛ, например пособия по беременности и родам, ежемесячное пособие по уходу за ребенком до полутора лет <25>.

А вот доходы, которые не облагаются НДФЛ в пределах установленного лимита (например, суточные свыше 700 руб., материальная помощь и подарки, облагаемые в части, превышающей 4000 руб. в год и др.), в регистре отражать надо <26>. Причем в регистре доходы надо отражать в полной сумме, а на необлагаемую сумму указывать код вычета <27>.

Внимание! Вычеты на детей сотруднику предоставляются за каждый месяц календарного года независимо от того, были в этих месяцах доходы, облагаемые по ставке 13%, или нет <28>.

Правило 5. Если у организации есть обособленные подразделения, то налоговые регистры по НДФЛ нужно вести в каждом ОП отдельно.

А если работник одновременно получает доходы и в ГП, и в ОП, то на него надо завести два регистра по НДФЛ. В этом случае для правильного расчета НДФЛ вычеты на детей удобнее предоставлять в каком-то одном месте - либо в ГП, либо в ОП.

Вести регистры в каждом ОП нужно для того, чтобы не было проблем с перечислением НДФЛ и представлением справок 2-НДФЛ. Ведь НДФЛ, удержанный с доходов работников ОП, нужно перечислять в бюджет именно по месту нахождения каждого ОП <29>. И как неоднократно разъясняли Минфин и ФНС, справки 2-НДФЛ надо представлять туда, куда перечисляется НДФЛ <30>. То есть справки 2-НДФЛ о доходах работников ГП надо представлять в ИФНС по месту нахождения ГП, а справки 2-НДФЛ о доходах работников ОП - в ИФНС по месту нахождения ОП <31>.

Правило 6. Суммы НДФЛ отражаются в регистре в целых рублях, а все остальные суммы - в рублях и копейках <32>.

Правило 7. Форму регистра по НДФЛ лучше утвердить приказом руководителя.

<18> Статья 216, п. 1 ст. 230 НК РФ.
<19> Пункты 1, 3 ст. 226, ст. 224, п. 1 ст. 230 НК РФ.
<20> Раздел II Рекомендаций.
<21> Пункт 3 ст. 226 НК РФ.
<22> Пункты 3, 4 ст. 210, п. 3 ст. 226 НК РФ.
<23> Пункт 3 ст. 218 НК РФ.
<24> Подпункт 4 п. 1 ст. 218 НК РФ.
<25> Статья 217 НК РФ.
<26> Пункты 3, 28 ст. 217 НК РФ; Письмо Минфина России от 20.07.2010 N 03-04-06/6-155.
<27> Письмо Минфина России от 02.03.2012 N 03-04-06/9-54.
<28> Подпункт 4 п. 1 ст. 218, п. 3 ст. 210, п. 3 ст. 226, ст. 216 НК РФ; Письмо Минфина России от 19.01.2012 N 03-04-05/8-36; Постановление Президиума ВАС РФ от 14.07.2009 N 4431/09.
<29> Пункт 7 ст. 226 НК РФ.
<30> Письма ФНС России от 30.05.2012 N ЕД-4-3/8816@; Минфина России от 07.08.2012 N 03-04-06/3-222, от 23.03.2012 N 03-04-08/8-58.
<31> Раздел II Рекомендаций.
<32> Пункт 4 ст. 225 НК РФ.

Заполняем регистр по НДФЛ

Как это сделать, покажем на примере.

Пример. Заполнение регистра по НДФЛ

Условие

В организации работает Неунывающий Иван Петрович. Его оклад - 20 000 руб. Сроки выплаты зарплаты: за первую половину месяца - 22-е число текущего месяца, за вторую половину месяца - 7-е число следующего месяца. У работника есть дочь в возрасте 10 лет. В связи с этим он принес в бухгалтерию заявление о предоставлении вычета и копию свидетельства о рождении ребенка. С 4 по 8 февраля работник болел. После того как Неунывающий И.П. принес больничный, ему было начислено пособие в сумме 4000 руб., которое было выплачено 22-го числа вместе с зарплатой за первую половину февраля <33>.

С 11 по 24 марта работник был в отпуске. Сумма отпускных была выплачена работнику 5 марта до начала отпуска вместе с зарплатой за февраль <34>.

Кроме того, Неунывающему И.П. организация вручила два подарка:

НДФЛ со стоимости подарка на 23 февраля был удержан из февральской зарплаты работника.

НДФЛ, удержанный с зарплаты работников, перечислялся в бюджет в день получения в банке денег для выплаты зарплаты.

Решение

В регистре мы приводим только те данные, которые нужны для расчета налога. Заполненный регистр приведен на с. 75.

  Общая сумма вычета по всем
выданным в течение года
подаркам составляет
4000 руб. С суммы
превышения - 500 руб. - НДФЛ с зарплаты за первую и вторую Удержать и перечислить НДФЛ с зарплаты
надо исчислить и удержать половину месяца надо исчислить в последний за месяц надо в день выплаты работникам
НДФЛ день месяца - в день начисления дохода зарплаты за вторую половину месяца
----------------------------¬ -----------------------------------------¬ ---------------------------------------¬
¦ ¦ ¦
¦ Налоговый регистр по НДФЛ¦ ¦
----------------------------+--T------------------------------------------------+T---------------------------------------------------¬¦
¦ Ф.И.О. ребенка ¦ ¦ Дата рождения ¦¦ Категория ребенка ¦¦
+---------------------------+--+------------------------------------------------++---------------------------------------------------+¦
¦Неунывающая Катерина ¦ ¦07.01.2003 ¦¦- ребенок первый; ¦¦
¦Ивановна ¦ ¦ ¦¦- код вычета - 114; ¦¦
¦ ¦ ¦ ¦¦- сумма вычета - 1400 руб. ¦¦
L---------------------------+--+------------------------------------------------++----------------------------------------------------¦
---------T------------------+-----------T--------------T-----------T------------+T------------------T--------------------------------¬¦
¦ Месяц ¦ Доход¦ ¦ Налоговый ¦ Облагаемая¦ НДФЛ ¦¦ НДФЛ удержанный ¦ НДФЛ перечисленный ¦¦
¦ ¦ ¦ ¦ вычет ¦ сумма, ¦исчисленный,¦¦ ¦ ¦¦
¦ +----------T------T+-----------+------T-------+ руб. ¦ руб. ¦+-------T----------+-------T----------T-------------+¦
¦ ¦ Вид и код¦Сумма,¦¦ Дата ¦ Код ¦ Сумма,¦ (гр. 3 - ¦ (гр. 7 x ¦¦ Сумма,¦ Дата ¦ Сумма,¦ Дата ¦ Платежный ¦¦
¦ ¦ дохода ¦ руб. ¦¦ выплаты ¦вычета¦ руб. ¦ гр. 6) ¦ 13%) ¦¦ руб. ¦ ¦ руб. ¦ ¦ документ ¦¦
+--------+----------+------++-----------+------+-------+-----------+------------++-------+----------+-------+----------+-------------+¦
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦ 8 ¦¦ 9 ¦ 10 ¦ 11 ¦ 12 ¦ 13 ¦¦
+--------+----------+------++-----------+------+-------+-----------+------------++-------+----------+-------+----------+-------------+¦
¦ ¦ ¦ ¦¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ------T---¦------¬¦ ¦------¬¦ ¦ ¦¦
¦Январь ¦Зарплата ¦20 000¦¦22.01.2013,¦ 114¦ 1 400 ¦ 18 600 ¦ ¦2 418¦ ¦¦2 418¦¦07.02.2013¦¦2 418¦¦07.02.2013¦N 11 ¦¦
¦ ¦(2000) ¦ ¦¦07.02.2013 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦¦ ¦¦ ¦¦ ¦¦ ¦от 07.02.2013¦¦
¦ ¦ ¦ ¦¦ ¦ ¦ ¦ ¦ L------ ¦L-----++----------++-----++----------+-------------+-
¦ +----------+------++-----------+------+-------+-----------+-------------+-------+----------+-------+----------+-------------+
¦ ¦Подарок ¦ ¦¦ ¦ ¦------¬¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦на юбилей ¦ 3 000¦¦25.01.2013 ¦ 501¦¦3 000¦¦ - ¦ - ¦ - ¦ ¦ - ¦ ¦ ¦
¦ ¦(2720) ¦ ¦+-----------+------++------¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+--------+----------+------++-----------+------+-------+-----------+-------------+-------+----------+-------+----------+-------------+
¦Итого ¦ х ¦23 000¦¦ х ¦ х ¦ 4 400 ¦ 18 600 ¦ 2 418 ¦ 2 418 ¦ х ¦ 2 418 ¦ х ¦ х ¦
¦за месяц¦ ¦ ¦¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+--------+----------+------++-----------+------+-------+-----------+-------------+-------+----------+-------+----------+-------------+
¦Итого ¦ х ¦23 000¦¦ х ¦ х ¦ 4 400 ¦ 18 600 ¦ 2 418 ¦ 2 418 ¦ х ¦ 2 418 ¦ х ¦ х ¦
¦с начала¦ ¦ ¦¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦года ¦ ¦ ¦¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+--------+----------+------++-----------+------+-------+-----------+-------------+-------+----------+-------+----------+-------------+
¦Февраль ¦Больничный¦ 4 000¦¦22.02.2013 ¦ - ¦ - ¦ 4 000 ¦ 520 ¦ 520 ¦22.02.2013¦ 520 ¦22.02.2013¦N 35 ¦
¦ ¦(2300) ¦ ¦¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦от 22.02.2013¦
¦ +----------+------++-----------+------+-------+-----------+-------------+-------+----------+-------+----------+-------------+
¦ ¦Подарок на¦ ¦¦ ¦ ¦-------+---------¬ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦23 февраля¦ 1 500¦¦22.02.2013 ¦ 501¦¦1 000 ¦ 500¦ ¦ 65 ¦ 65 ¦07.03.2013¦ 65 ¦07.03.2013¦N 50 ¦
¦ ¦(2720) ¦ ¦L-----------+------++------+---------- ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦от 07.03.2013¦
¦ +----------+------+------------+------+-------+-----------+-------------+-------+----------+-------+----------+-------------+
¦ ¦Зарплата ¦15 000¦ 22.02.2013,¦ 114¦ 1 400 ¦ 13 600 ¦ 1 768 ¦ 1 768 ¦07.03.2013¦ 1 768 ¦07.03.2013¦N 50 ¦
¦ ¦(2000) ¦ ¦ 07.03.2013 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦от 07.03.2013¦
+--------+----------+------+------------+------+-------+-----------+-------------+-------+----------+-------+----------+-------------+
¦Итого ¦ х ¦20 500¦ х ¦ х ¦ 2 400 ¦ 18 100 ¦ 2 353 ¦ 2 353 ¦ х ¦ 2 353 ¦ х ¦ х ¦
¦за месяц¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+--------+----------+------+------------+------+-------+-----------+-------------+-------+----------+-------+----------+-------------+
¦Итого ¦ х ¦43 500¦ х ¦ х ¦ 6 800 ¦ 36 700 ¦ 4 771 ¦ 4 771 ¦ х ¦ 4 771 ¦ х ¦ х ¦
¦с начала¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦года ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+--------+----------+------+------------+------+-------+-----------+-------------+-------+----------+-------+----------+-------------+
¦Март ¦Отпускные ¦14 000¦ 07.03.2013 ¦ - ¦ - ¦ 14 000 ¦ 1 820 ¦ 1 820 ¦07.03.2013¦ 1 820 ¦07.03.2013¦N 50 ¦
¦ ¦(2012) ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦от 07.03.2013¦
¦ +----------+------+------------+------+-------+-----------+-------------+-------+----------+-------+----------+-------------+
¦ ¦Зарплата ¦10 000¦ 05.04.2013 ¦ 114¦ 1 400 ¦ 8 600 ¦ 1 118 ¦ 1 118 ¦05.04.2013¦ 1 118 ¦05.04.2013¦N 63 ¦
¦ ¦(2000) ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦от 05.04.2013¦
+--------+----------+------+------------+------+-------+-----------+-------------+-------+----------+-------+----------+-------------+
¦Итого ¦ х ¦24 000¦ х ¦ х ¦ 1 400 ¦ 22 600 ¦ 2 938 ¦ 2 938 ¦ х ¦ 2 938 ¦ х ¦ х ¦
¦за месяц¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+--------+----------+------+------------+------+-------+-----------+-------------+-------+----------+-------+----------+-------------+
¦Итого ¦ х ¦67 500¦ х ¦ х ¦ 8 200 ¦ 59 300 ¦ 7 709 ¦ 7 709 ¦ х ¦ 7 709 ¦ х ¦ х ¦
¦с начала¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦года ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+--------+----------+------+------------+------+-------+-----------+-------------+-------+----------+-------+----------+-------------+
¦ ... ¦ ... ¦ ... ¦ ... ¦ ... ¦ ... ¦ ... ¦ ... ¦ ... ¦ ... ¦ ... ¦ ... ¦ ... ¦
L--------+----------+------+------------+------+-------+-----------+-------------+-------+----------+-------+----------+--------------
1. Сумма НДФЛ, излишне удержанная по итогам года (гр. 9 - гр. 8)                             
2. Сумма НДФЛ, не удержанная по итогам года (гр. 8 - гр. 9)                                  
                           Главный бухгалтер                           Правильная Мария Ивановна          Правильная
----------------- ------------------------- ----------
(должность) (фамилия, имя, отчество) (подпись)

* * *

При желании вы можете дополнять регистр любыми данными, которые вам нужны. Если доходы облагаются по разным ставкам, то можно сделать обобщающую таблицу, где будут указываться общая сумма дохода и общая сумма удержанного и перечисленного налога.

Если на конец года вы не успели возвратить работнику излишне удержанный с его дохода НДФЛ и продолжаете возвращать его в следующем году, то сумму долга перед работником можно показать в дополнительной таблице в начале регистра.

А в конце регистра вы можете указать номер справки 2-НДФЛ и дату ее представления в ИФНС и работнику.

<33> Пункт 1 ст. 15 Закона от 29.12.2006 N 255-ФЗ.
<34> Статья 136 ТК РФ.

Е.А.Шаронова

Экономист