Мудрый Экономист

Трудовая книжка

"Отдел кадров коммерческой организации", 2013, NN 4, 5

Трудовая книжка установленного образца - основной документ о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Любой работодатель (за исключением работодателей - физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) обязан вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной. Однако не все знают, как правильно хранить трудовые книжки, какие записи в них нужно вносить, а какие не обязательно. Сегодня поговорим об аспектах ведения трудовых книжек.

Трудовая книжка является одним из обязательных документов, предъявляемых кандидатом при трудоустройстве, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые - в таком случае трудовую книжку должен завести работодатель. Только работодатель - физическое лицо не вправе оформлять этот документ (заводить или вносить в нее какие-либо записи).

На основании ст. 66 ТК РФ в трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу, увольнении, награждениях за успехи в работе, а также указываются основания прекращения трудового договора. Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случая, когда дисциплинарным взысканием является увольнение.

Форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей регламентируются Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 "О трудовых книжках" <1> (далее - Правила). А Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69 "Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек" (далее - Инструкция) регламентированы порядок внесения записей в книжку и состав сведений, вносимых в нее. Рассмотрим основные положения данных документов.

<1> Действует в ред. Постановления Правительства РФ от 19.05.2008 N 373.

Оформляем титульный лист трудовой книжки

На основании п. 8 Правил оформление трудовой книжки лица, принятого на работу впервые, осуществляется работодателем в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу. В трудовую книжку при ее оформлении вносятся следующие сведения о работнике:

В разд. 2 Инструкции разъясняется, как правильно внести эти сведения. Так, фамилия, имя и отчество указываются полностью, без сокращения или замены имени и отчества инициалами, а дата рождения записывается полностью (число, месяц, год) на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность (например, военного билета, заграничного паспорта, водительских прав). Запись об образовании (основном общем, среднем общем, начальном профессиональном, среднем профессиональном, высшем профессиональном и послевузовском профессиональном) осуществляется только на основании надлежаще заверенных документов (аттестата, удостоверения, диплома и т.п.).

Отметим, что на титульную страницу может быть внесена запись и о незаконченном образовании соответствующего уровня. Для ее внесения работник должен предоставить надлежаще заверенные копии документов - студенческого билета, зачетной книжки, справки образовательного учреждения и т.п. Профессия или специальность указываются работодателем на основании документов об образовании, квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки) либо других надлежаще оформленных документов.

После внесения данных сведений и указания даты заполнения трудовой книжки работник на первой ее странице своей подписью заверяет правильность сведений (п. 2.2 Инструкции). Титульный лист подписывается также лицом, ответственным за выдачу трудовых книжек, после чего ставится печать организации (печать кадровой службы), в которой впервые заполняется этот документ.

К сведению. Ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя (п. 45 Правил). Однако работодатель приказом может назначить специально уполномоченное лицо, которое и будет заниматься трудовыми книжками в фирме.

В нижнем левом углу рядом с подписью ответственного работника проставляется печать организации. Если трудовая книжка оформляется индивидуальным предпринимателем, печать может не ставиться ввиду ее отсутствия у последнего. Об этом предприниматель обязан выдать соответствующую справку. Подпись лица, ответственного за выдачу трудовых книжек, должна быть разборчивой. Поскольку законодательство не разъясняет, что значит "разборчивая", рекомендуем кадровикам не расписываться, а написать свою фамилию полностью и разборчивым почерком.

----------------------------------T---------------------------------------¬
¦ ¦ Трудовая книжка ¦
¦ ¦ ¦
¦ ¦ АТ-IX N 1234567 ¦
¦ ¦ ¦
¦ ¦ Заломова ¦
¦ ¦Фамилия -------------------------------¦
¦ ¦______________________________________ ¦
¦ ¦______________________________________ ¦
¦ ¦ Екатерина ¦
¦ ¦Имя -----------------------------------¦
¦ ¦ Дмитриевна ¦
¦ ¦Отчество ------------------------------¦
¦ ¦ 11.03.1991 ¦
¦ ¦Дата рождения -------------------------¦
¦ ¦ (число, месяц, год) ¦
¦ ¦ высшее ¦
¦ ¦Образование ---------------------------¦
¦ ¦ техник ¦
¦ ¦Профессия, специальность --------------¦
¦ ¦ "02" сентября 2012 г. ¦
¦ ¦Дата заполнения -----------------------¦
¦ ¦ (число, месяц, год) ¦
¦ ¦ Заломова ¦
¦ ¦Подпись владельца книжки --------------¦
¦ ¦ ¦
¦ ¦ М.П. Подпись лица, ¦
¦ ¦ ответственного¦
¦ ¦ за ведение ¦
¦ ¦ трудовых ¦
¦ ¦ книжек ¦
¦ ¦ Кудряшова ¦
¦ ¦ --------------¦
¦ ¦ (разборчиво) ¦
L---------------------------------+----------------------------------------

В процессе работы, возможно, потребуется внести исправления (например, при заключении или расторжении брака) или добавить новые сведения (например, об образовании) на титульный лист трудовой книжки. На основании п. 2.3 Инструкции изменения записей в трудовых книжках о фамилии, имени, отчестве и дате рождения производятся на основании паспорта, свидетельств о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов и со ссылкой на их номер и дату.

Указанные изменения вносятся на первую страницу (титульный лист) трудовой книжки. Одной чертой зачеркивается прежняя фамилия (или имя, отчество, дата рождения), и записываются новые данные. Ссылки на соответствующие документы делаются на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью работодателя или специально уполномоченного им лица и печатью организации или кадровой службы.

Изменение (дополнение) на первой странице (титульном листе) трудовой книжки записей о полученных новых образовании, профессии, специальности осуществляется путем дополнения имеющихся записей (если они уже имеются) или заполнения соответствующих строк без зачеркивания ранее внесенных записей (п. 2.4 Инструкции).

Вносим сведения о работе

Первым делом обратите внимание, что записи дат во всех разделах трудовых книжек производятся арабскими цифрами (число и месяц - двузначными, год - четырехзначными). Например, если работник принят на работу 12 февраля 2013 г., то в трудовой книжке делается запись: "12.02.2013".

Записи производятся аккуратно, перьевой или гелевой ручкой, ручкой-роллером (в том числе шариковой), световодостойкими чернилами (пастой, гелем) черного, синего или фиолетового цвета и без каких-либо сокращений. Например, не допускается писать "пр." вместо "приказ", "расп." вместо "распоряжение" (п. 1.1 Инструкции).

Следующее общее правило - все записи о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении, а также о награждении, произведенном работодателем, вносятся в трудовую книжку на основании приказа (распоряжения) работодателя не позднее недельного срока, а при увольнении - в день увольнения и должны точно соответствовать тексту приказа (распоряжения).

Коротко расскажем о наиболее часто встречающихся ошибках при внесении сведений о работе.

Запись о приеме на работу

Итак, вы заключили трудовой договор, издали приказ о приеме на работу, ознакомили с ним работника. Теперь можно делать запись в трудовую книжку. В ней указываются не все условия и сведения, содержащиеся в приказе о приеме на работу, а только структурное подразделение (если условие о нем включено в трудовой договор), наименование должности (специальности, профессии с указанием квалификации) и реквизиты приказа (распоряжения), в соответствии с которым работник был принят на работу. Иные условия, в том числе об испытательном сроке, о характере работы, не указываются в трудовой книжке.

В соответствии с п. 3.1 Инструкции сперва в виде заголовка указывается полное наименование организации, а также сокращенное наименование (при его наличии). Довольно часто это требование игнорируется - кадровики вносят в заголовок сведения либо о полном, либо о сокращенном наименовании предприятия (организации, учреждения). Это ошибка.

Ниже наименования организации производятся следующие записи:

Остановимся на графе 4 подробнее. Иногда кадровики неверно указывают дату приема на работу, указывая вместо нее дату издания приказа (распоряжения) о приеме на работу. А это неверно, ведь данным документом может быть установлена иная дата приема на работу, нежели дата издания самого приказа (распоряжения).

Записи о наименовании должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации производятся, как правило, согласно штатному расписанию организации. Если по закону с выполнением работ по определенным должностям, специальностям или профессиям связано предоставление льгот либо наличие ограничений, то наименования этих должностей, специальностей или профессий и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, предусмотренным квалификационными справочниками. То есть, принимая на работу электрогазосварщика, именно так и нужно записать наименование должности, поскольку именно оно содержится в Списке N 1 <2>, определяющем возможность досрочно уйти на пенсию. Иногда неопытные кадровики указывают "газоэлектросварщик" или просто "сварщик", лишая таким образом работника права на досрочное назначение трудовой пенсии.

<2> Постановление Кабинета Министров СССР от 26.01.1991 N 10 "Об утверждении Списков производств, работ, профессий, должностей и показателей, дающих право на льготное пенсионное обеспечение".

Приведем пример записи о приеме на работу.

   N  
записи
      Дата      
  Сведения о приеме на 
работу, переводе на
другую постоянную
работу, квалификации,
увольнении (с указанием
причин и ссылкой на
статью, пункт закона)
  Наименование, 
дата и номер
документа, на
основании
которого
внесена
запись
число
месяц
 год
   1  
        2       
           3           
        4       
Общество с ограниченной
    ответственностью   
"Апрель" (ООО "Апрель")
   1  
  11 
  02 
2013
Принят в отдел рекламы 
Приказ от       
на должность           
11.02.2013      
специалиста по связям с
N 17-к          
общественностью        

Когда работник трудоустраивается впервые, некоторые кадровики до записи о приеме на работу вносят запись "Трудового стажа не имел". Такую запись вносить не нужно, ведь она не предусмотрена ни Инструкцией, ни Правилами.

Однако в некоторых случаях перед записью о приеме на работу в трудовую книжку работника все же можно сделать запись. Пунктом 21 Правил установлено, что это может быть запись о времени:

Запись о времени обучения

А вот запись о времени обучения на курсах и в школах по повышению квалификации, по переквалификации и подготовке кадров вносится только в течение трудовой деятельности. То есть, если работник поступает на работу впервые, а до этого он учился, например, в институте, запись о периоде обучения делать не нужно.

   N  
записи
      Дата      
  Сведения о приеме на 
работу, переводе на
другую постоянную
работу, квалификации,
увольнении (с указанием
причин и ссылкой на
статью, пункт закона)
  Наименование, 
дата и номер
документа, на
основании
которого
внесена
запись
число
месяц
 год
   1  
        2       
           3           
        4       
Общество с ограниченной
    ответственностью   
"Апрель" (ООО "Апрель")
   1  
  11 
  02 
2013
Принят в отдел рекламы 
Приказ от       
на должность           
11.02.2013      
специалиста по связям с
N 17-к          
общественностью.       
   2  
  19 
  03 
2013
С 11.02.2013 по        
Удостоверение от
27.02.2013 проходил    
27.02.2013      
курсы повышения        
N 1А-234        
квалификации по        
программе "Управление  
имиджем и репутацией   
компании" в ФГБОУ ВПО  
МГТУ "СТАНКИН",        
г. Москва              

Запись об изменении наименования организации

Если за время работы сотрудника наименование организации изменяется, на основании п. 3.2 Инструкции об этом необходимо сделать запись в трудовой книжке в следующем порядке:

Аналогично вносится запись об изменении организационно-правовой формы или реорганизации (слияние, присоединение, разделение, преобразование).

Обратим внимание на одну особенность таких записей - их не нужно нумеровать, а дату изменений нужно указать в тексте (не в графе 2).

Приведем пример.

   N  
записи
      Дата      
  Сведения о приеме на 
работу, переводе на
другую постоянную
работу, квалификации,
увольнении (с указанием
причин и ссылкой на
статью, пункт закона)
  Наименование, 
дата и номер
документа, на
основании
которого
внесена
запись
число
месяц
 год
   1  
        2       
           3           
        4       
Общество с ограниченной
    ответственностью   
"Апрель" (ООО "Апрель")
   1  
  11 
  02 
2013
Принят в отдел рекламы 
Приказ от       
на должность           
11.02.2013      
специалиста по связям с
N 17-к          
общественностью.       
Общество с ограниченной
Приказ от       
ответственностью       
29.01.2013      
"Апрель" (ООО "Апрель")
N 3             
с 30.01.2013           
переименовано в        
Общество с ограниченной
ответственностью       
"Квадрат"              
(ООО "Квадрат")        

Запись о том, что компания сменила организационно-правовую форму или реорганизовалась, может выглядеть следующим образом: "Общество с ограниченной ответственностью "Апрель" (ООО "Апрель") с 30.01.2013 реорганизовано путем присоединения к обществу с ограниченной ответственностью "Пассат" (ООО "Пассат")".

Запись о присвоении нового разряда или категории

На основании п. 3.1 Инструкции, если работнику в период работы присваивается новый разряд (класс, категория), об этом в установленном порядке производится соответствующая запись в трудовую книжку. Основанием для внесения такой записи, как правило, служит приказ (распоряжение) работодателя о присвоении работнику нового разряда (класса, категории и т.п.) либо иное аналогичное решение работодателя.

   N  
записи
      Дата      
  Сведения о приеме на 
работу, переводе на
другую постоянную
работу, квалификации,
увольнении (с указанием
причин и ссылкой на
статью, пункт закона)
  Наименование, 
дата и номер
документа, на
основании
которого
внесена
запись
число
месяц
 год
   1  
        2       
           3           
        4       
  ... 
 ... 
 ... 
 ...
          ...          
       ...      
   5  
  15 
  01 
2013
Присвоен пятый разряд  
Приказ от       
такелажника            
15.01.2013 N 7  

Установление работнику второй и последующей профессии, специальности или иной квалификации отмечается в трудовой книжке с указанием разрядов, классов или иных категорий этих профессий, специальностей или уровней квалификации. Например, слесарю-ремонтнику установлена вторая профессия - электрогазосварщик, с присвоением 3-го разряда. В этом случае в трудовой книжке:

Если работник принят для работы вахтовым методом

Заполнение трудовой книжки такого работника имеет свои нюансы. Так, абз. 3 п. 2.4 Основных положений о вахтовом методе организации работ, утвержденных Постановлением Госкомтруда СССР, Секретариата ВЦСПС, Минздрава СССР от 31.12.1987 N 794/33-82 <3>, установлено: во всех случаях при выполнении работ вахтовым методом в трудовой книжке в графе 3 раздела "Сведения о работе" указывается, что работа выполняется вахтовым методом. Соответственно, запись о приеме на работу будет выглядеть следующим образом: "Принят на должность помощника бурильщика для выполнения работ вахтовым методом".

<3> "Об утверждении Основных положений о вахтовом методе организации работ".

Сведения о работе по совместительству

В силу ст. 60.1 ТК РФ работник имеет право заключать трудовые договоры о выполнении в свободное от основной работы время другой регулярной оплачиваемой работы у того же работодателя (внутреннее совместительство) и (или) у другого (внешнее совместительство).

Совместительство - выполнение работником другой регулярной оплачиваемой работы на условиях трудового договора в свободное от основной работы время (ст. 282 ТК РФ), причем количество работодателей, с которыми могут заключаться такие договоры, законодательством не ограничено.

На основании ст. 66 ТК РФ работодатель по основному месту работы по желанию работника может внести в трудовую книжку сведения о работе по совместительству. Такая запись производится на основании документов, подтверждающих совместительство, - надлежаще заверенной копии приказа или справки.

Особенностью записи о работе по совместительству является то, что в графе 3 обязательно должно быть указано: работник принят именно по совместительству. А вот при приеме на основное место работы делать соответствующее уточнение не нужно.

Отметим, что запись о совместительстве может идти в трудовой книжке не в хронологическом порядке после записи о приеме на основное место работы. Связано это с тем, что работник мог начать работать по совместительству раньше, чем заключил трудовой договор по основному месту работы.

Пункт 3.1 Инструкции устанавливает следующий порядок внесения записи о работе по совместительству:

В настоящее время сложилась определенная практика внесения таких записей в трудовые. В частности, кадровики в графе 3 дополнительно указывают наименование должности, по которой работник трудится по совместительству. Конечно, Инструкцией это не предусмотрено, однако, полагаем, это не будет ошибкой. Приведем пример такой записи.

   N  
записи
      Дата      
  Сведения о приеме на 
работу, переводе на
другую постоянную
работу, квалификации,
увольнении (с указанием
причин и ссылкой на
статью, пункт закона)
  Наименование, 
дата и номер
документа, на
основании
которого
внесена
запись
число
месяц
 год
   1  
        2       
           3           
        4       
Общество с ограниченной
    ответственностью   
"Апрель" (ООО "Апрель")
   1  
  11 
  02 
2013
Принят в отдел рекламы 
Приказ от       
на должность           
11.02.2013      
специалиста по связям с
N 17-к          
общественностью.       
   2  
  16 
  07 
2013
Принят на работу по    
Приказ          
совместительству в     
ООО "Фортуна" от
Общество с ограниченной
16.07.2013 N 41 
ответственностью       
"Фортуна" в отдел      
развития продаж на     
должность              
мерчандайзера          

Обратите внимание, что Правилами и Инструкцией не предусмотрено внесение в трудовую книжку записи о совмещении профессий - дополнительной работе по другой профессии или должности (ст. 60.2 ТК РФ).

Запись о работе по совместительству

Напомним, что запись о совместительстве (об увольнении с этого места) по желанию работника вносится по месту основной работы в трудовую книжку на основании документа, подтверждающего работу по совместительству (п. 20 Правил ведения и хранения трудовых книжек <1>). Однако работник может попросить работодателя внести сведения о работе по совместительству не только за тот период, в течение которого он у данного работодателя трудится, но и несколькими годами ранее.

<1> Утверждены Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225.

Пример 1. Работник устроился на работу 10 октября 2012 г. В январе 2013 г. он принес документы, подтверждающие работу по совместительству в 2011 г. (с 02.02.2011 по 13.07.2012). Как сделать об этом запись в трудовой?

Запись будет выглядеть следующим образом.

  N   
записи
      Дата      
 Сведения о приеме на  
работу, переводе на
другую постоянную
работу, квалификации,
увольнении (с указанием
причин и ссылкой на
статью, пункт закона)
  Наименование, 
дата и номер
документа, на
основании
которого
внесена
запись
число
месяц
 год
  1   
       2        
            3          
        4       
  ... 
 ... 
 ... 
 ...
          ...          
       ...      
Общество с ограниченной
ответственностью "Март"
      (ООО "Март")     
   3  
  10 
  10 
2012
Принят в отдел рекламы 
Приказ от       
на должность менеджера 
10.10.2012      
по продажам.           
N 62-к          
   4  
  02 
  02 
2011
С 02.02.2011 по        
Приказ          
13.07.2012 работал в   
ООО "Конфета" от
ООО "Конфета" продавцом
02.02.2011      
по совместительству    
N 3-к, приказ   
ООО "Конфета" от
13.07.2012      
N 51-к          

Как внести подобную запись о совместительстве, более или менее понятно. Но что делать, когда работа по совместительству становится основной? Разъяснений нет ни в Правилах ведения и хранения трудовых книжек, ни в Инструкции по заполнению трудовых книжек <2>. Поскольку такая ситуация достаточно распространена, Минтруд в Письме от 22.10.2007 N 4299-6-1 разъяснил, что в таком случае возможны два варианта записи в трудовой книжке.

<2> Утверждена Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69.

Если в трудовой книжке не было записи о совместительстве, то после записи об увольнении с основного места работы в виде заголовка указывается полное наименование организации (а также ее сокращенное наименование при его наличии) и затем вносится запись о принятии работника на работу со дня ее начала у конкретного работодателя со ссылкой на соответствующий приказ (распоряжение) и с указанием периода работы в качестве совместителя (см. образец ниже).

  N   
записи
      Дата      
 Сведения о приеме на  
работу, переводе на
другую постоянную
работу, квалификации,
увольнении (с указанием
причин и ссылкой на
статью, пункт закона)
  Наименование, 
дата и номер
документа, на
основании
которого
внесена
запись
число
месяц
 год
  1   
       2        
            3          
        4       
  ... 
 ... 
 ... 
 ...
          ...          
       ...      
Общество с ограниченной
ответственностью "Март"
      (ООО "Март")     
   3  
  10 
  10 
2012
Принят в отдел рекламы 
Приказ от       
на должность менеджера 
10.10.2012      
по продажам.           
N 62-к          
   4  
  05 
  03 
2013
Трудовой договор       
Приказ от       
расторгнут по          
05.03.2013      
инициативе работника,  
N 22-к          
пункт 3 части первой
статьи 77 Трудового    
кодекса Российской     
Федерации.             
Инспектор ОК Пивоварова
М.П. Ознакомлен, Иванов
  Открытое акционерное 
    общество "Июнь"    
      (ОАО "Июнь")     
   5  
  06 
  12 
2012
Принят на должность    
Приказ от       
специалиста по связям с
06.12.2012      
общественностью.       
N 103-п         
С 06.12.2012 по        
05.03.2013 работал в   
качестве совместителя  

Если же в трудовой книжке имеется запись о совместительстве, внесенная в свое время по основному месту работы, то после записи об увольнении с этого места работы и полного (а также сокращенного при его наличии) наименования организации следует внести запись о том, что с такого-то числа работа в должности такой-то стала для работника основной. В графе 4 делают ссылку на соответствующий приказ (распоряжение).

Записи о переводе работника

На основании ст. 72 ТК РФ переводом на другую работу считается постоянное или временное изменение трудовой функции работника и (или) структурного подразделения, в котором он работает (если оно было указано в трудовом договоре), при продолжении работы у того же работодателя, а также перевод на работу в другую местность вместе с работодателем.

Прежде всего отметим, что в трудовую книжку нужно вносить запись только о постоянном переводе. Если перевод временный, запись не вносится. Как и запись о приеме на работу, сведения о переводе вносятся на основании приказа не позднее недельного срока. Запись о переводе на другую должность может выглядеть следующим образом.

  N   
записи
      Дата      
 Сведения о приеме на  
работу, переводе на
другую постоянную
работу, квалификации,
увольнении (с указанием
причин и ссылкой на
статью, пункт закона)
  Наименование, 
дата и номер
документа, на
основании
которого
внесена
запись
число
месяц
 год
  1   
       2        
            3          
        4       
  ... 
 ... 
 ... 
 ...
          ...          
       ...      
Общество с ограниченной
ответственностью "Март"
      (ООО "Март")     
   3  
  10 
  10 
2012
Принят в отдел рекламы 
Приказ от       
на должность менеджера 
10.10.2012      
по продажам.           
N 62-к          
   4  
  21 
  01 
2013
Переведен на должность 
Приказ от       
заместителя начальника 
18.01.2013      
отдела рекламы         
N 14-к          

Если работника переводят в другое структурное подразделение, запись может выглядеть следующим образом: "Переведен в отдел подписки менеджером по продажам".

Как быть, если происходит изменение наименования должности работника или структурного подразделения, в котором он трудится, а трудовые функции остаются прежними? В таком случае перевода не происходит, но запись в трудовую книжку внести все-таки нужно. Выглядеть она может, например, так: "Должность "Заместитель директора по финансовым вопросам" переименована в "Финансовый директор". Аналогичной будет запись об изменении наименования структурного подразделения.

А как быть в ситуации, когда сотрудник определенное время отработал в рамках временного перевода, а затем по каким-либо причинам занял это место на постоянной основе? Такой вопрос может возникнуть, если временная работа связана с предоставлением определенных гарантий и льгот. Но ведь запись о временном переводе не вносится в трудовую книжку... Разберем пример.

Пример 2. Работник с 21.01.2013 был временно переведен в другой отдел, а с 10.04.2013 стал работать там постоянно. Как внести запись в трудовую книжку?

Ни Правилами ведения и хранения трудовых книжек, ни Инструкцией по заполнению трудовых книжек данный вопрос не урегулирован, поэтому полагаем, что в графе 2 нужно указать дату начала временного перевода, а в графе 4 два приказа - о временном и постоянном переводах. Следовательно, запись может выглядеть так:

  N   
записи
      Дата      
 Сведения о приеме на  
работу, переводе на
другую постоянную
работу, квалификации,
увольнении (с указанием
причин и ссылкой на
статью, пункт закона)
  Наименование, 
дата и номер
документа, на
основании
которого
внесена
запись
число
месяц
 год
  1   
       2        
            3          
        4       
  ... 
 ... 
 ... 
 ...
          ...          
       ...      
Общество с ограниченной
ответственностью "Март"
      (ООО "Март")     
   3  
  10 
  10 
2012
Принят в отдел рекламы 
Приказ от       
на должность менеджера 
10.10.2012      
по продажам.           
N 62-к          
   4  
  21 
  01 
2013
Переведен в отдел      
Приказ от       
подписки менеджером по 
18.01.2013      
продажам               
N 18-к, приказ  
от 10.04.2013   
N 25            

Сведения о награждении

Сведения о награждении обязательно вносятся в трудовую книжку, однако не всякие поощрения должны фиксироваться. Так, внесению подлежат сведения:

Запись о поощрении вносится в соответствующий раздел трудовой книжки работника на основании указа, приказа (распоряжения) работодателя или иных документов.

Обратите внимание! Трудовые книжки образца 1973 г. (утв. Постановлением Совмина СССР и ВЦСПС от 06.09.1973 N 656) имеют два раздела - "Сведения о поощрении" и "Сведения о награждении". Запись нужно вносить в соответствующий раздел в зависимости от вида поощрения.

Отметим, что записи о премиях, предусмотренных системой оплаты труда или выплачиваемых на регулярной основе, в трудовые книжки не вносятся (п. 25 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

Как внести в трудовую книжку сведения о награждении, разъясняет разд. 4 Инструкции по заполнению трудовых книжек:

Приведем пример записи о награждении.

  N   
записи
      Дата      
 Сведения о приеме на  
работу, переводе на
другую постоянную
работу, квалификации,
увольнении (с указанием
причин и ссылкой на
статью, пункт закона)
  Наименование, 
дата и номер
документа, на
основании
которого
внесена
запись
число
месяц
 год
  1   
       2        
            3          
        4       
  ... 
 ... 
 ... 
 ...
          ...          
       ...      
Общество с ограниченной
ответственностью "Март"
      (ООО "Март")     
   1  
  27 
  12 
2012
Награжден почетной     
Приказ от       
грамотой ООО "Март" за 
27.12.2012      
активное участие в     
N 14-п          
подготовке и проведении
вебинара "Иностранные  
работники в 2013 году: 
особенности трудовых   
отношений"             

Сведения о прекращении трудовых отношений

На основании п. 14 Правил ведения и хранения трудовых книжек записи в трудовую книжку о причинах прекращения трудового договора вносятся в точном соответствии с формулировками Трудового кодекса или иного федерального закона. И тут возникает очень неоднозначный момент: какую формулировку использовать - "Уволен" или "Трудовой договор расторгнут"? Мнения специалистов в области кадрового делопроизводства разделились. Одни считают, что более уместно начинать запись со слова "Уволен", так как в силу ст. 66 ТК РФ в трудовую книжку вносятся сведения об увольнении работника. Другие полагают - с формулировки "Трудовой договор расторгнут" или "Трудовой договор прекращен", так как ч. 5 ст. 84.1 ТК РФ обязывает формулировать записи в трудовой книжке в точном соответствии с формулировками причин расторжения трудового договора, указанными в Трудовом кодексе или ином федеральном законе.

Мы полагаем, что ни та ни другая формулировка не нарушает положения нормативных актов, поэтому могут применяться обе. Однако все же рекомендуем использовать формулировку "Трудовой договор расторгнут...", так как возможны ситуации, когда работника уволить нельзя (например, в связи с его смертью), а трудовой договор прекратить нужно.

На основании п. 5.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек запись об увольнении (прекращении трудового договора) в трудовой книжке работника производится в следующем порядке:

К сведению. Датой увольнения (прекращения трудового договора) считается последний день работы, если иное не установлено федеральным законом, трудовым договором или соглашением между работодателем и работником.

Какие требования предъявляются к записям об увольнении?

При прекращении трудовых отношений по основаниям, предусмотренным ст. 77 ТК РФ (за исключением случаев расторжения трудового договора по инициативе работодателя и по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон), в трудовую книжку вносится запись об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующий пункт указанной статьи. Например: "Трудовой договор расторгнут по инициативе работника, пункт 3 части 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации".

  N   
записи
      Дата      
 Сведения о приеме на  
работу, переводе на
другую постоянную
работу, квалификации,
увольнении (с указанием
причин и ссылкой на
статью, пункт закона)
  Наименование, 
дата и номер
документа, на
основании
которого
внесена
запись
число
месяц
 год
  1   
       2        
            3          
        4       
  ... 
 ... 
 ... 
 ...
          ...          
       ...      
Общество с ограниченной
ответственностью "Март"
      (ООО "Март")     
   3  
  10 
  10 
2012
Принят в отдел рекламы 
Приказ от       
на должность менеджера 
10.10.2012      
по продажам.           
N 62-к          
   4  
  11 
  03 
2013
Трудовой договор       
Приказ от       
расторгнут по          
11.03.2013      
соглашению сторон,     
N 8-у           
пункт 1 части первой
статьи 77 Трудового    
кодекса Российской     
Федерации.             
Инспектор ОК Прошина   
М.П. Ознакомлен, Иванов

При расторжении трудового договора по инициативе работодателя в трудовую книжку вносится запись об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующий пункт ст. 81 ТК РФ либо иные основания расторжения трудового договора по инициативе работодателя, предусмотренные законодательством. Например: "Трудовой договор расторгнут в связи с сокращением численности работников организации, пункт 2 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации".

На основании п. 5.4 Инструкции по заполнению трудовых книжек при расторжении трудового договора по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон, в трудовую книжку вносится запись об основаниях прекращения трудового договора со ссылкой на соответствующий пункт ст. 83 ТК РФ. Например: "Трудовой договор прекращен в связи с призывом работника на военную службу, пункт 1 части первой статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации".

Обратите внимание! В случае расторжения трудового договора по инициативе работника по причинам, с которыми законодательство связывает предоставление определенных льгот и преимуществ, запись об увольнении (прекращении трудового договора) вносится в трудовую книжку с указанием этих причин. Например: "Трудовой договор расторгнут по инициативе работника в связи с необходимостью осуществления ухода за ребенком в возрасте до 14 лет, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации".

Если же трудовые отношения прекращаются по дополнительным основаниям, предусмотренным Трудовым кодексом или иными федеральными законами, в трудовую книжку вносятся записи об увольнении (расторжении трудового договора) со ссылкой на соответствующую статью ТК РФ или иного федерального закона. Например: "Трудовой договор расторгнут в связи с неудовлетворительным результатом испытания, части первой статьи 71 Трудового кодекса Российской Федерации" или "Трудовой договор расторгнут по инициативе работодателя в связи с применением административного наказания в виде дисквалификации, пункт 4 части первой статьи 19 Федерального закона от 02.03.2007 N 25-ФЗ "О муниципальной службе в Российской Федерации".

Свои особенности имеет внесение записи об увольнении в связи с переводом работника на другую постоянную работу к другому работодателю (в другую организацию) или его переходом на выборную работу (должность). В частности, при увольнении в связи с переводом работника на другую постоянную работу к другому работодателю (в другую организацию) в графе 3 раздела "Сведения о работе" трудовой книжки указывается, в каком порядке осуществляется перевод: по просьбе работника или с его согласия. А при приеме на новое место работы в этой же графе после указания наименования организации в соответствии с п. 3.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек делается запись о том, что работник принят (назначен) в порядке перевода (см. пример ниже).

  N   
записи
      Дата      
 Сведения о приеме на  
работу, переводе на
другую постоянную
работу, квалификации,
увольнении (с указанием
причин и ссылкой на
статью, пункт закона)
  Наименование, 
дата и номер
документа, на
основании
которого
внесена
запись
число
месяц
 год
  1   
       2        
            3          
        4       
  ... 
 ... 
 ... 
 ...
          ...          
       ...      
Общество с ограниченной
ответственностью "Март"
      (ООО "Март")     
   3  
  10 
  10 
2012
Принят в отдел рекламы 
Приказ от       
на должность менеджера 
10.10.2012      
по продажам.           
N 62-к          
   4  
  05 
  03 
2013
Трудовой договор       
Приказ от       
расторгнут в связи с   
05.03.2013      
переводом работника с  
N 8-у           
его согласия на работу 
к другому работодателю,
пункт 5 части первой
статьи 77 Трудового    
кодекса Российской     
Федерации.             
Инспектор ОК Прошина   
М.П. Ознакомлен, Иванов
Общество с ограниченной
    ответственностью   
       "Сентябрь"      
    (ООО "Сентябрь")   
   5  
  12 
  03 
2013
Принят в порядке       
Приказ от       
перевода на должность  
12.03.2013      
заместителя начальника 
N 13-к          
отдела рекламы         

На основании п. 6.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек при увольнении работника в связи с переходом на выборную работу (должность) к другому работодателю (в другую организацию) в трудовой книжке делается запись: "Трудовой договор расторгнут в связи с переходом на выборную работу (должность) в... (указывается наименование организации), пункт 5 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации". На новом месте работы после полного наименования выборного органа в графе 3 раздела "Сведения о работе" трудовой книжки делается запись о том, на какую работу (должность) избран работник, а в графе 4 указываются решение выборного органа, дата и номер его принятия.

В заключение

Мы рассмотрели основные моменты внесения записей в трудовую книжку. Конечно, это далеко не все варианты формулировок: осталось немало вопросов насчет изменения записей в разделе "Сведения о работе", оформления дубликата трудовой книжки, их учета и уничтожения. Кроме этого, достаточно много вопросов не урегулировано ни Инструкцией по заполнению трудовых книжек, ни Правилами ведения и хранения трудовых книжек. Например, как внести запись об аннулировании трудового договора? Ведь на практике вполне возможна ситуация, когда работодатель внес запись о приеме на работу, а сотрудник так и не приступил к исполнению трудовых обязанностей. Поскольку порядок действий работодателя в этом случае не регламентирован законодательством, можно внести запись об аннулировании трудового договора или признать запись о приеме на работу недействительной.

В следующих номерах журнала мы будем рассматривать озвученные спорные моменты и разъясним, как скорректировать, изменить записи, внесенные в трудовую книжку.

Т.В.Шадрина

Редактор журнала

"Отдел кадров

коммерческой организации"