Мудрый Экономист

Решаем проблемы командировки на один день

"Налоговый вестник", 2013, N 4

Самые распространенные проблемы по однодневным командировкам, которые приходится решать практически всем бухгалтерам, - это положены ли суточные, как документально оформлять данные командировки и что делать с налогами в отношении компенсируемых работнику расходов. Актуальность этого подтверждают и последние разъяснения контролирующих органов (Письма Минфина России от 01.03.2013 N 03-04-07/6189, Минтруда России от 14.02.2013 N 14-2-291). Разберемся, как решить проблемы командировки на один день и избежать споров с проверяющими.

Что такое однодневная командировка?

Служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ч. 1 ст. 166 ТК РФ, абз. 2 п. 3 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749, далее - Положение N 749). При этом минимальный срок командировки нормативными правовыми актами не установлен. Фактически любое перемещение работника с места постоянной работы по служебным заданиям, согласно Трудовому кодексу РФ, является служебной командировкой. Поэтому и однодневная поездка признается таковой.

Так, если работник направлен в местность, откуда он ежедневно возвращается домой, это и есть однодневная командировка (абз. 4, 5 п. 11 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749, далее - Положение N 749). Причем такой местностью может быть как ближайший населенный пункт (например, Одинцово для Москвы), так и удаленный населенный пункт (например, Сочи для Москвы).

Однодневные командировки нельзя путать с разъездной работой (ч. 1 ст. 166 ТК РФ, абз. 3 п. 3 Положения N 749). При разъездной работе сотрудники постоянно трудятся вне места нахождения работодателя (абз. 8 ч. 2 ст. 57, ст. 168.1 ТК РФ). Это, например, водители, занятые на междугородных перевозках. Нормы Трудового кодекса РФ и других нормативно-правовых актов, регулирующих направление работника в командировку, к служебным поездкам работников с разъездным характером работы не применяются, поэтому оформлять однодневные командировки в таких случаях не нужно.

Документальное оформление

По общему правилу служебная командировка по Российской Федерации оформляется в обычном порядке - приказом о направлении работника в командировку, командировочным удостоверением, служебным заданием для направления в командировку и отчетом о его выполнении по формам N N Т-9, Т-9а, Т-10, Т-10а, утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1, или по самостоятельно разработанным формам в зависимости от принятой бухгалтерской учетной политики организации. Основание - ст. 8, ч. 2, 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете", п. 4 ПБУ 1/2008 "Учетная политика организации", утв. Приказом Минфина России от 06.10.2008 N 106н, Информация Минфина России N ПЗ-10/2012 "О вступлении в силу с 1 января 2013 года Федерального закона от 6 декабря 2011 г. N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете", Письма Роструда от 14.02.2013 N ПГ-1487-6-1, Минтруда России от 14.02.2013 N 14-2-291.

В журнале учета работников, выбывающих в командировки (Приложение N 2 к Приказу Минздравсоцразвития России от 11.09.2009 N 739н), производится запись о направлении сотрудника в однодневную командировку (п. 8 Положения N 749).

При этом порядок оформления однодневных командировок в настоящее время трудовым законодательством не урегулирован, что подтверждает и Минтруд России в Письме от 14.02.2013 N 14-2-291 (п. 5). А ведь именно от документального оформления возмещаемых расходов на командировки (особенно однодневные) зависит налогообложение компенсации таких затрат (Письмо Минфина России от 01.03.2013 N 03-04-07/6189).

На практике некоторые организации вообще не оформляют однодневные служебные поездки работников именно как командировки и без этого компенсируют работникам расходы на проезд. Автор не рекомендует так поступать, потому что:

Так что при однодневной командировке нужно оформить документы, перечисленные выше. Но на практике обычно под вопрос ставится необходимость оформления командировочного удостоверения при командировке на один день.

Ни Трудовой кодекс РФ, ни Положение N 749 не позволяют сделать однозначного вывода о том, что оформлять командировочное удостоверение при однодневных командировках необязательно.

В п. п. 7, 15 Положения N 749 установлено, что командировочное удостоверение не оформляется при направлении работника в командировку за пределы РФ, кроме стран СНГ, с которыми заключены межправительственные соглашения (на основании чего в документах для въезда и выезда пограничная служба не проставляет отметки о пересечении государственной границы). Положение N 749 прямо не предусматривает, что при направлении в командировку, из которой работник возвращается в тот же день, командировочное удостоверение можно не оформлять.

В то же время абз. 3 п. 2 Инструкции о служебных командировках N 62 установлено, что командировочное удостоверение может не выписываться, если работник должен возвратиться из командировки в место постоянной работы в тот же день, в который он был командирован. Данная Инструкция продолжает применяться в части, не противоречащей Трудовому кодексу РФ (ст. 423 ТК РФ) и Положению N 749 (ст. 423 ТК РФ, п. 5 Письма Минтруда России от 14.02.2013 N 14-2-291). Последние же документы не устанавливают особенности оформления командировочного удостоверения при однодневных командировках.

Вместе с тем согласно п. 7 Положения N 749 командировочное удостоверение оформляется с целью подтверждения срока пребывания в командировке, соответственно, в случае однодневной командировки фактически отсутствует целесообразность оформления такого удостоверения, поскольку отсутствие работника будет подтверждаться проездными документами с соответствующей датой и отчетом по командировке (п. 5 Письма Минтруда России от 14.02.2013 N 14-2-291).

Финансовое ведомство неоднократно разъясняло, что командировочное удостоверение может не выписываться, если работник должен возвратиться из командировки в место постоянной работы в тот же день, в который он был командирован (см. Письма Минфина России от 26.05.2008 N 03-03-06/2/60, от 24.04.2008 N 03-03-06/2/45, от 07.11.2007 N 03-03-06/2/206, от 23.05.2007 N 03-03-06/2/89). А в Письме Минфина России от 26.05.2008 N 03-03-06/2/60 прямо разъяснено, что оформление командировочного удостоверения при направлении работников в командировку продолжительностью свыше одного дня на территории Российской Федерации соответствует требованиям по документальному подтверждению расходов в целях налогообложения. Учитывая изложенное, с целью правильного документального подтверждения командировочных расходов при исчислении налога на прибыль при направлении работника в командировку продолжительностью не более одного дня допускается не оформлять командировочное удостоверение (п. 5 Письма Минтруда России от 14.02.2013 N 14-2-291). Ведь оно предназначено для подтверждения срока командировки (п. 7 Положения N 749). А когда служебная поездка длится один день, то ее срок и так понятен из приказа о направлении командированного работника и билетов.

"Суточные" /= "выплаты взамен суточных"

Проверяющие традиционно обращают самое пристальное внимание на расходы организации, связанные с командировками сотрудников. Одна из самых популярных претензий инспекторов - необоснованность выплаты суточных по однодневным командировкам.

Экономическое содержание суточных

Согласно ст. 168 ТК РФ в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику:

При направлении в однодневную командировку сотрудник вне постоянного места жительства, используя терминологию Трудового кодекса РФ, не проживает. Поэтому по общему правилу выплата суточных при однодневных командировках не производится.

Это подтверждает и абз. 4 п. 11 Положения N 749, согласно которому при командировках в местность, откуда работник исходя из условий транспортного сообщения и характера выполняемой в командировке работы имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства, суточные не выплачиваются. Поскольку при однодневной командировке у сотрудника есть возможность в тот же день вернуться к месту постоянного жительства, суточные в этом случае выплачивать не требуется.

Логика рассуждений здесь такова (см. Решение Верховного Суда РФ от 04.03.2005 N ГКПИ05-147).

Обратите внимание! Вопрос о целесообразности ежедневного возвращения работника из командировки в конкретном случае решает руководитель организации. При этом учитывается целый ряд факторов: расстояние, транспортное сообщение, характер служебного задания, а также необходимость создать работнику условия для отдыха. В Постановлении ФАС Северо-Западного округа от 13.03.2008 по делу N А56-17909/2007 (Определением от 22.09.2008 N 8253/08 ВАС РФ отказал в передаче данного дела в Президиум ВАС РФ) судьи указали, что в случае невозможности или затруднительности ежедневного возвращения работника к месту постоянного жительства допускается выплата суточных. При этом их сумма не обусловлена конкретным количеством часов, в течение которых работник находится вне места проживания.

Из содержания ст. ст. 167, 168 Трудового кодекса РФ следует, что суточные имеют своей целью покрытие личных расходов работника на срок служебной командировки, поскольку средний заработок работнику на время командировки сохраняется, проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы оплачивается, возмещаются расходы на наем жилого помещения. Выплату же суточных работнику законодатель обусловил проживанием работника вне места постоянного жительства более 24 часов. То обстоятельство, что в сутках 24 часа, является общепризнанным и не нуждается в доказывании в силу ст. 61 ГПК РФ.

Судьи в Определении Верховного Суда РФ от 26.04.2005 N КАС05-151 также указали, что законодатель связывает право на возмещение дополнительных расходов (суточных) не только с фактом выполнения служебного поручения вне места постоянной работы, но и с проживанием работника вне постоянного места жительства. При этом исходя из содержания ст. 168 ТК РФ под проживанием понимается пребывание в жилом помещении, необходимость иметь которое обусловлена отсутствием у сотрудника возможности возвращаться и проживать по месту своего жительства. В таких случаях на работодателя возлагается обязанность обеспечить бытовые нужды работника, связанные с исполнением им трудовых обязанностей, в частности создать работнику условия для отдыха в месте выполнения им служебного поручения. Поэтому, если работник имеет возможность ежедневно возвращаться и проживать по месту своего жительства, то дополнительных расходов, связанных с проживанием в другом месте, он не несет и права на получение суточных не имеет.

Таким образом, учитывая, что при однодневной командировке (длится не более 24 часов) сотрудник не только может, но и должен вернуться из командировки в тот же день, суточные при таких командировках не выплачиваются.

Исключение составляют командировки за границу, при которых компания вправе выплачивать суточные даже при однодневной служебной поездке, но только в размере 50% нормы расходов на выплату суточных, установленных компанией для зарубежных командировок в коллективном договоре или локальном нормативном акте (п. 20 Положения N 749).

Тем не менее что касается однодневных командировок по России, то компания вправе предусмотреть в коллективном договоре или локальном нормативном акте возмещение дополнительных расходов, связанных с выполнением трудовых функций вне места постоянной работы (на питание, служебные телефонные разговоры, Интернет), которое по своему экономическому содержанию не является суточными (например, в положении о служебных командировках компании). При этом сам термин "суточные" в данном случае лучше не употреблять. Основание - ст. 168 ТК РФ, абз. 2 п. 11 Положения N 749, согласно которому размеры суточных и иных расходов, возмещаемых работнику в связи с командировкой, определяет работодатель. По мнению судей, ни трудовым, ни налоговым законодательством работодателям не запрещено в своих локальных нормативных актах в случае однодневных командировок предусматривать возможность выплаты возмещения иных расходов при командировках на один день (Постановления Президиума ВАС РФ от 11.09.2012 N 4357/12, ФАС Центрального округа от 06.06.2008 по делу N А48-5692/06-15).

При этом трудовое законодательство не устанавливает обязанности выплачивать расходы, связанные со служебной командировкой, всем работникам в одинаковом размере. Размер возмещения определяется исходя из финансовых возможностей организации. Работодатель вправе своим локальным нормативным актом предусмотреть дифференцированный размер данных расходов для работников, занимающих различные должности (п. 3 Письма Минтруда России от 14.02.2013 N 14-2-291). Это в полной мере относится и к однодневным командировкам. Иными словами, при однодневных командировках вы можете установить разный размер возмещения дополнительных расходов, связанных с выполнением трудовых функций вне места постоянной работы (на питание, служебные телефонные разговоры, Интернет), в зависимости от должности работника. Позиция Минтруда России по этому вопросу, изложенная в п. 3 Письма от 14.02.2013 N 14-2-291, поможет вам в обосновании своей позиции в случае возникновения налогового спора.

НДФЛ с выплат взамен суточных

При оплате работодателем сотруднику командировочных расходов не подлежат обложению налогом на доходы физических лиц суточные в пределах (абз. 12 п. 3 ст. 217 НК РФ):

Суммы, превышающие названные пределы, облагаются НДФЛ (Письмо Минфина России от 10.02.2011 N 03-04-06/6-22). Это общие правила налогообложения суточных налогом на доходы физических лиц в отношении командировок любой продолжительности.

Но, как мы уже рассмотрели выше, при однодневных командировках в коллективном договоре или локальном нормативном акте работодатель вправе предусмотреть взамен суточных выплату возмещения иных расходов работнику. Что будет с НДФЛ в этом случае?

В Постановлении Президиума ВАС РФ от 11.09.2012 N 4357/12 по делу N А27-2997/2011 судьи разъяснили, что денежные средства в размере 150 руб. (названные суточными), выплаченные обществом своим работникам при направлении их в служебные командировки сроком на один день согласно положению о служебных командировках, представляют собой возмещение в установленном размере расходов работника, вызванных необходимостью выполнять трудовые функции вне места постоянной работы. Выплаченные суммы (согласно авансовым отчетам и командировочным удостоверениям) не являются суточными в силу определения, содержащегося в трудовом законодательстве, однако исходя из их направленности и экономического содержания могут быть признаны возмещением иных расходов, связанных со служебной командировкой, произведенных с разрешения или ведома работодателя, в связи с чем не являются доходом (экономической выгодой) работника, подлежащим обложению налогом на доходы физических лиц. Тем самым Президиум ВАС РФ подтвердил, что при однодневных командировках выплаты работникам взамен суточных налогом на доходы физических лиц не облагаются.

Согласно абз. 12 п. 3 ст. 217 НК РФ компенсационные выплаты, связанные с возмещением командировочных расходов, за исключением суточных, освобождаются от налогообложения в пределах фактически произведенных и документально подтвержденных целевых расходов на проезд до места назначения и обратно, сборов за услуги аэропортов, комиссионных сборов, расходов на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок, на провоз багажа, расходов на наем жилого помещения, оплату услуг связи, получение и регистрацию служебного заграничного паспорта, получение виз, а также расходов, связанных с обменом наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту.

Иными словами, в соответствии с п. 3 ст. 217 НК РФ только суточные не требуют документального подтверждения их использования. В отношении выплат, компенсирующих все остальные расходы налогоплательщика, связанные с командировкой, для их освобождения от налогообложения требуется документальное подтверждение произведенных расходов.

Таким образом, если денежные средства, выплачиваемые работнику при направлении в однодневную командировку, не являются суточными, а относятся в соответствии со ст. 168 ТК РФ к иным расходам, связанным со служебной командировкой, произведенным работником с разрешения или ведома работодателя, они могут быть учтены в составе доходов, освобождаемых от налогообложения, в полном объеме при наличии документального подтверждения произведенных за счет указанных денежных средств расходов (Письмо Минфина России от 01.03.2013 N 03-04-07/6189).

Предупредите сотрудника! Выплаты командированному на один день работнику взамен суточных, произведенные в соответствии с коллективным договором или локальным нормативным актом, нужно документально подтвердить (например, чеками, квитанциями и пр.). Только тогда они не будут облагаться налогом на доходы физических лиц в полном объеме (Письмо Минфина России от 01.03.2013 N 03-04-07/6189, Постановления Президиума ВАС РФ от 11.09.2012 N 4357/12 по делу N А27-2997/2011, ФАС Северо-Западного округа от 30.07.2012 по делу N А56-48850/2011, ФАС Северо-Западного округа от 29.06.2011 по делу N А05-8580/2011, ФАС Северо-Западного округа от 08.02.2011 по делу N А56-12834/2010, ФАС Уральского округа от 01.06.2010 N Ф09-4025/10-С3 по делу N А60-44923/2009-С6).

При отсутствии документального подтверждения таких расходов денежные средства, выплачиваемые работникам при однодневных командировках взамен суточных, могут в соответствии с Постановлением Президиума ВАС РФ от 11.09.2012 N 4357/12 по делу N А27-2997/2011 освобождаться от налогообложения в пределах 700 руб. при нахождении в командировке на территории Российской Федерации и 2500 руб. при нахождении в заграничной командировке (Письмо Минфина России от 01.03.2013 N 03-04-07/6189).

Налог на прибыль с выплат взамен суточных

У работодателя при налоговой проверке могут возникнуть налоговые риски в части доначисления налога на прибыль, уплаты штрафов и пеней при признании им суточных и выплат взамен суточных за однодневные командировки по РФ в составе расходов при налогообложении прибыли (ст. ст. 75, 122 НК РФ), поскольку однозначно данный вопрос гл. 25 НК РФ не урегулирован.

С одной стороны, любые начисления работникам в денежной и (или) натуральной формах, в т.ч. компенсационные начисления, связанные с режимом работы или условиями труда, а также другие выплаты, предусмотренные трудовыми договорами и (или) коллективными договорами, включаются в расходы на оплату труда (абз. 1, п. п. 3, 25 ст. 255 НК РФ, Постановления ФАС Северо-Западного округа от 29.06.2012 по делу N А05-8580/2011, от 29.06.2011 по делу N А05-8580/2011). Таким образом, нормы гл. 25 НК РФ позволяют учесть в составе расходов выплаты, причитающиеся работнику в связи с однодневной командировкой в соответствии с локальным нормативным актом и трудовым договором.

По мнению Минфина России, изложенному в Письме от 21.09.2009 N 03-03-06/1/604, компания вправе учитывать в расходах для целей налогообложения прибыли суточные при однодневных командировках в размерах, предусмотренных локальным нормативным актом на основании пп. 12 п. 1 ст. 264, п. 1 ст. 252 НК РФ.

Однако налоговые органы считают, что расходы на выплату суточных при однодневных командировках (длительностью не более 24 часов) не учитываются в целях налогообложения прибыли, даже если выплата суточных предусмотрена коллективным договором или локальным нормативным актом организации (Письмо УФНС России по г. Москве от 10.02.2006 N 20-12/11312). Данная позиция основана на том, что согласно трудовому законодательству суточные по однодневным командировкам не выплачиваются (см. также Постановления ФАС Уральского округа от 29.06.2009 N Ф09-4274/09-С2 по делу N А76-22879/2008-54-785/5, ФАС Поволжского округа от 16.03.2007 по делу N А65-5696/06, ФАС Северо-Западного округа от 01.03.2006 по делу N А05-5899/2005-12).

В такой ситуации организации придется самостоятельно принимать решение о включении в состав расходов суточных (выплат взамен суточных) по однодневным командировкам, учитывая, с одной стороны, риск возникновения претензий со стороны налоговых органов, а с другой - позицию, изложенную в Постановлении Президиума ВАС РФ от 11.09.2012 N 4357/12 по делу N А27-2997/2011, признавшую рассматриваемые выплаты компенсационными.

Страховые взносы с выплат взамен суточных

В общем случае суммы выплаченных работнику суточных не включаются в базу для начисления страховых взносов, причем без ограничений их величины, в полном размере, определенном в локальном нормативном акте организации (ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ "О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования", п. 2 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 N 125-ФЗ "Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний", Письма ФСС РФ от 17.11.2011 N 14-03-11/08-13985, Минздравсоцразвития России от 06.08.2010 N 2538-19, ПФР от 29.09.2010 N 30-21/10260 (п. 4)).

Нужно ли начислять такие взносы на суточные (выплаты взамен суточных), выплаченные сотруднику при однодневной командировке, указанными выше Законами не установлено.

Официальной позиции по данной проблеме нет. По нашему мнению, территориальные органы ПФР и ФСС РФ (администраторы страховых взносов) могут посчитать, что такие выплаты взамен суточных при однодневной командировке по России облагаются страховыми взносами, даже если они установлены коллективным договором или локальным нормативным актом (Постановление ФАС Поволжского округа от 31.05.2012 по делу N А12-15578/2011), поскольку:

Таблица

Налогообложение суточных при однодневных командировках

 Однодневные
командировки
Суточные в коммерческих
организациях
           Налогообложение          
По России   
По общему правилу      
не выплачиваются
(абз. 4 п. 11
Положения N 749,
Решение ВС РФ
от 04.03.2005
N ГКПИ05-147)
х                                   
Производятся выплаты   
взамен суточных, если
это предусмотрено
коллективным договором
или локальным
нормативным актом
(ч. 2 ст. 168 ТК РФ,
абз. 2 п. 11
Положения N 749,
Постановление
Президиума ВАС РФ
от 11.09.2012 N 4357/12
по делу
N А27-2997/2011)
НДФЛ. Не облагаются в полном объеме 
при наличии документально
подтвержденных расходов.
При отсутствии документов расходы
освобождаются от НДФЛ в пределах
700 руб. при командировке по РФ
и 2500 руб. при командировке за
рубеж (абз. 12 п. 3 ст. 217, Письмо
Минфина России от 01.03.2013
N 03-04-07/6189, Постановление
Президиума ВАС РФ от 11.09.2012
N 4357/12 по делу N А27-2997/2011).
Налог на прибыль. Вопрос однозначно
не урегулирован:
- рискованный вариант - учесть можно
(абз. 1, п. п. 3, 25 ст. 255,
пп. 12 п. 1 ст. 264,
п. 1 ст. 252 НК РФ, Письмо Минфина
России от 21.09.2009
N 03-03-06/1/604);
- учесть нельзя (Письмо УФНС России
по г. Москве от 10.02.2006
N 20-12/11312).
Страховые взносы, в т.ч.
от несчастных случаев. Вопрос
однозначно не урегулирован:
- не облагаются (ч. 2 ст. 9
Закона N 212-ФЗ, ч. 2 ст. 20.2
Закона N 125-ФЗ, Письма ФСС РФ
от 17.11.2011 N 14-03-11/08-13985,
Минздравсоцразвития России
от 06.08.2010 N 2538-19, ПФР от
29.09.2010 N 30-21/10260 (п. 4));
- облагаются (ч. 2 ст. 166 ТК РФ,
абз. 4, 5 п. 11 Положения N 749,
ч. 1 ст. 7 Закона N 212-ФЗ,
ч. 1 ст. 20.1 Закона N 125-ФЗ)
За рубеж    
Выплачиваются в размере
50% от размера
суточных, установленных
для зарубежных
командировок
в коллективном
договоре или локальном
нормативном акте
работодателя
(п. 20 Положения N 749)
НДФЛ. Не облагаются в пределах      
2500 руб. (абз. 12 п. 3 ст. 217
НК РФ).
Налог на прибыль. Суточные
учитываются в расходах (пп. 12 п. 1
ст. 264, п. 1 ст. 252 НК РФ).
Страховые взносы, в т.ч. от
несчастных случаев. Не начисляются
(ч. 2 ст. 9 Закона N 212-ФЗ,
ч. 2 ст. 20.2 Закона N 125-ФЗ)

Расходы на проезд

Возмещение командированному сотруднику расходов на проезд - прямая обязанность работодателя (ст. 167, ч. 1 ст. 168 ТК РФ). При этом ни в Трудовом кодексе РФ, ни в Налоговом кодексе РФ нет ограничений по срокам служебной поездки. На этом основании фактические документально подтвержденные и экономически оправданные расходы на проезд командированного сотрудника в однодневную командировку и обратно полностью возмещаются коммерческой организацией, учитываются для целей налогообложения прибыли (пп. 12 п. 1 ст. 264, п. 1 ст. 252 НК РФ), не облагаются НДФЛ в размере фактических документально подтвержденных затрат (абз. 12 п. 3 ст. 217 НК РФ), а также страховыми взносами, в т.ч. от несчастных случаев (ч. 2 ст. 9 Закона N 212-ФЗ, ч. 2 ст. 20.2 Закона N 125-ФЗ).

С учетом всех рассмотренных проблем при командировках на один день автор рекомендует порядок документального оформления и возмещения расходов в таких командировках отразить в коллективном договоре или в локальном нормативном акте компании. Какой документ будет регулировать эти вопросы, организации решают сами.

Поскольку коллективный договор есть далеко не в каждой организации, то наиболее распространенный вариант - это издание компанией локального нормативного акта, например положения о служебных командировках, в которое целесообразно включить в качестве самостоятельного раздел "Порядок документального оформления и выплат при однодневных командировках". Пример такого документа приведен ниже.

Фрагмент документа

ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ "АЛЬФА" (ООО "Альфа") ПРИКАЗ от 09.01.2013 N 2 Об утверждении Положения о служебных командировках работников ООО "Альфа"

В соответствии со ст. ст. 167, 168 ТК РФ и Положением об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749, и в целях установления порядка документального оформления служебных командировок по России и за рубеж, а также компенсационных выплат, связанных со служебными командировками:

  1. утвердить и ввести в действие с 9 января 2013 г. Положение о служебных командировках работников ООО "Альфа" (приложение к настоящему приказу);
  2. поручить начальнику отдела кадров довести до сведения каждого сотрудника ООО "Альфа" под роспись содержание Положения о служебных командировках работников ООО "Альфа".
    Генеральный директор                Миронов                Л.Н. Миронов

Приложение

к приказу от 09.01.2013 N 2

ПОЛОЖЕНИЕ О СЛУЖЕБНЫХ КОМАНДИРОВКАХ РАБОТНИКОВ ООО "АЛЬФА"

...

Раздел 3. Порядок документального оформления и выплат при однодневных командировках по России

3.1. По решению руководителя работник может быть направлен в служебную поездку на 1 день (однодневную командировку).

3.2. Однодневная командировка - это поездка работника по распоряжению руководителя организации на срок не более 24 ч для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

3.3. Решение вопроса о целесообразности ежедневного возвращения сотрудника из командировки в каждом конкретном случае решает руководитель Компании на основании докладной записки соответствующего линейного руководителя (с учетом таких факторов, как расстояние, транспортное сообщение, характер служебного задания, а также необходимость создать работнику условия для отдыха).

3.4. Докладная записка, указанная в п. 3.3 настоящего Положения, составляется соответствующим линейным руководителем при направлении сотрудника в командировку в населенные пункты, расположенные недалеко от местонахождения Компании.

В этом документе должно быть приведено экономическое обоснование целесообразности либо нецелесообразности ежедневного возвращения сотрудника к месту постоянного жительства с указанием конкретных причин (стоимость проезда превышает стоимость проживания в месте командировки, ежедневные поездки туда и обратно не позволяют соблюсти нормальный режим отдыха командированного работника и т.д.).

3.5. Направление сотрудника в однодневную командировку по территории РФ оформляется следующими документами, утвержденными Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1, согласно принятой бухгалтерской учетной политике:

Командировочное удостоверение (форма N Т-10) при направлении в командировку на 1 день не оформляется.

3.6. Работнику, направленному в командировку на 1 день, компенсируются следующие виды расходов:

Возмещение в составе дополнительных расходов затрат на служебные телефонные переговоры и Интернет в однодневной командировке производится с разрешения генерального директора при наличии документов, подтверждающих служебную направленность данных переговоров и использования Интернета, а именно:

Возмещение в составе дополнительных расходов затрат на питание в однодневной командировке производится на основании чеков ККТ.

Сумма возмещения дополнительных расходов, связанных с выполнением трудовых функций вне места постоянной работы, не обусловлена конкретным количеством часов, в течение которых сотрудник находился вне места постоянной работы.

3.7. Для возмещения расходов, указанных в п. 3.6 настоящего Положения, необходимо сохранить и по возвращении из однодневной командировки представить в бухгалтерию Компании в течение 3 рабочих дней все имеющиеся у командированного сотрудника подтверждающие документы, приложенные к авансовому отчету (форма N АО-1).

...

Е.Орлова

Начальник отдела аудита

ООО "ПАРТИ"