Мудрый Экономист

Расчеты с подотчетными лицами: перечисляем деньги на корпоративную карту

"Оплата труда: бухгалтерский учет и налогообложение", 2013, N 3

В последнее время все больше организаций обращают внимание на корпоративные карты как средство проведения расчетов. Отметим, что корпоративные банковские карты - удобный инструмент для работы с деньгами. Это надежный и несложный способ оплаты расходов, связанных с хозяйственной или основной деятельностью организации, представительских и командировочных расходов, а также оперативного получения наличных денежных средств с расчетного счета. В связи с этим на практике возникают вопросы. Каковы нюансы реализации проекта "корпоративная карта"? Как отражаются в бухгалтерском учете операции, связанные с расчетами по корпоративным картам? Какими документами подтверждаются проведенные операции? Каков порядок извещения налоговых органов в связи с открытием специального банковского счета? На эти и другие вопросы мы ответили в представленной статье.

Назначение и преимущества корпоративных банковских карт

Банковская пластиковая карта, в том числе корпоративная, - именное платежное средство, предназначенное для оплаты товаров или услуг, а также для получения наличных денег в банкоматах и банках. Порядок обращения банковских карт на территории РФ регулируется Положением об эмиссии банковских карт и об операциях, совершаемых с использованием платежных карт, утвержденным Банком России от 24.12.2004 N 266-П <1> (далее - Положение N 266-П).

<1> Зарегистрировано Минюстом 25.03.2005 N 6431, действует в ред. Указаний Банка России от 21.09.2006 N 1725-У, от 23.09.2008 N 2073-У, от 15.11.2011 N 2730-У с изменениями, внесенными Указанием Банка России от 10.08.2012 N 2862-У.

Пунктом 1.4 названного Положения установлено, что банковская карта признается видом платежной карты и является инструментом безналичных расчетов, предназначенным для совершения физическими лицами, в том числе уполномоченными юридическими лицами, операций с денежными средствами, находящимися у эмитента, в соответствии с законодательством РФ и договором с эмитентом.

Согласно п. 1.5 Положения N 266-П кредитная организация вправе осуществлять эмиссию банковских карт следующих видов: расчетных (дебетовых), кредитных и предоплаченных. В названном пункте приведены определения каждого вида банковской карты.

Отметим, что в текст Положения N 266-П Указанием N 2862-У <2> был внесен ряд поправок, которые вступят в действие с 1 июля 2013 г. В частности, утратит силу п. 1.4, а п. 1.5 будет изложен в новой редакции. Приведем для сравнения действующую редакцию п. 1.5 Положения N 266-П и редакцию, установленную Указаниями N 2862-У.

<2> Указание Банка России от 10.08.2012 N 2862-У "О внесении изменений в Положение Банка России от 24 декабря 2004 года N 266-П "Об эмиссии банковских карт и об операциях, совершаемых с использованием платежных карт", зарегистрировано в Минюсте 21.11.2012 N 25863.
    Действующая редакция Положения
N 266-П
Положение N 266-П в редакции
Указаний N 2862-У
 Кредитная организация вправе        
осуществлять эмиссию банковских карт
следующих видов: расчетных
(дебетовых) карт, кредитных карт и
предоплаченных карт
Кредитная организация вправе
осуществлять эмиссию банковских карт
следующих видов: расчетных
(дебетовых) карт, кредитных карт и
предоплаченных карт, держателями
которых являются физические лица, в
том числе уполномоченные
юридическими лицами, индивидуальными
предпринимателями
 Расчетная (дебетовая) карта         
предназначена для совершения
операций ее держателем в пределах
установленной кредитной
организацией - эмитентом суммы
денежных средств (расходного
лимита), расчеты по которым
осуществляются за счет денежных
средств клиента, находящихся на его
банковском счете, или кредита,
предоставляемого кредитной
организацией - эмитентом клиенту в
соответствии с договором банковского
счета при недостаточности или
отсутствии на банковском счете
денежных средств (овердрафт)
Расчетная (дебетовая) карта как
электронное средство платежа
используется для совершения операций
ее держателем в пределах расходного
лимита - суммы денежных средств
клиента, находящихся на его
банковском счете, и (или) кредита,
предоставляемого кредитной
организацией - эмитентом клиенту при
недостаточности или отсутствии на
банковском счете денежных средств
(овердрафт)
 Кредитная карта предназначена для   
совершения ее держателем операций,
расчеты по которым осуществляются за
счет денежных средств,
предоставленных кредитной
организацией - эмитентом клиенту в
пределах установленного лимита в
соответствии с условиями кредитного
договора
Кредитная карта как электронное
средство платежа используется для
совершения ее держателем операций за
счет денежных средств,
предоставленных кредитной
организацией - эмитентом клиенту в
пределах расходного лимита в
соответствии с условиями кредитного
договора
 Предоплаченная карта предназначена  
для совершения ее держателем -
физическим лицом операций, расчеты
по которым осуществляются кредитной
организацией - эмитентом от своего
имени за счет денежных средств,
предоставленных держателем -
физическим лицом, или денежных
средств, поступивших в кредитную
организацию - эмитент в пользу
держателя - физического лица, если
возможность использования
поступивших денежных средств от
третьих лиц предусмотрена договором
между держателем - физическим лицом
и кредитной организацией -
эмитентом. Предоплаченная карта
удостоверяет право требования ее
держателя - физического лица к
кредитной организации - эмитенту по
оплате товаров (работ, услуг,
результатов интеллектуальной
деятельности) или выдаче наличных
денежных средств
Предоплаченная карта как электронное
средство платежа используется для
осуществления перевода электронных
денежных средств, возврата остатка
электронных денежных средств в
пределах суммы предварительно
предоставленных держателем денежных
средств кредитной организации -
эмитенту в соответствии с
требованиями Федерального закона от
27.06.2011 N 161-ФЗ "О национальной
платежной системе"

Юридические лица могут открывать на своих сотрудников два основных вида карт: расчетные и кредитные.

Отличительной особенностью корпоративной карты является то, что лицо, на которое она открывается, должно быть сотрудником организации, заключившим договор на выпуск такой карты, при этом сотрудник получает полный доступ к одному из счетов юридического лица, то есть распоряжается средствами организации. С использованием корпоративных карт можно проводить следующие операции:

Основные преимущества работы с корпоративными картами для организаций таковы:

Зачастую на практике возникает вопрос: обязательно ли в целях выдачи работникам денег в подотчет в безналичном виде оформлять корпоративные карты или можно воспользоваться "зарплатными" картами?

В Письме Банка России от 24.12.2008 N 14-27/513 представители Центробанка дали следующие разъяснения: ограничения по перечню операций, совершаемых физическими лицами с использованием банковских карт, связаны с наличием ограничений, предусмотренных законодательством Российской Федерации. Одновременно обращаем внимание, что согласно ст. 168 Трудового кодекса Российской Федерации порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом. Таким образом, вопрос о допустимости возмещения расходов, связанных со служебными командировками, путем их перечисления на банковские счета работников - физических лиц, открытые для совершения операций с использованием банковских карт, находится в плоскости применения трудового законодательства.

Поступили разъяснения и со стороны финансового ведомства. В Письме от 05.10.2012 N 14-03-03/728 чиновники обратили внимание, что в связи с применением современных банковских и иных платежных технологий вместо выдачи наличных денежных средств вводятся безналичные расчеты на счета, открытые данным работникам для расчетов с использованием банковских дебетовых карт, эмитируемых кредитными организациями, в том числе в рамках "зарплатных" проектов.

Минфин полагает, что сферу применения расчетных (дебетовых) банковских карт целесообразно распространить (помимо расчетов по оплате труда в рамках "зарплатных" проектов) на расчеты с подотчетными лицами. По мнению финансового ведомства, преимуществами такой формы платежа, как безналичные расчеты с подотчетными лицами с применением расчетных (дебетовых) банковских карт, являются повышение эффективности платежных процессов и автоматизация сверки расчетов и контроля за поступлением (зачислением) средств и их использованием. При этом в правила организации и ведения бухгалтерского (бюджетного) учета с подотчетными лицами могут включаться положения, предусматривающие расчеты с ними как в наличном, так и в безналичном порядке.

Например, в рамках реализации учетной политики и с учетом положений коллективного договора Минфин осуществляет выдачу денежных средств под отчет на командировочные расходы безналичным способом по заявлению подотчетного лица, содержащему реквизиты, необходимые для перечисления на счет работника Минфина, открытый в кредитной организации, при командировании:

В заключение чиновники ведомства отметили: практика показывает, что перечисление средств на счета работников, открытые им в кредитных организациях для расчетов с использованием расчетных (дебетовых) карт, комфортно и упрощает процедуры по выполнению работодателем (наймодателем) обязанностей по возмещению произведенных работником командировочных расходов, а также повышает оперативность и надежность осуществления платежей.

Порядок оформления корпоративных карт

Как правило, для реализации проекта "Корпоративная карта" организации необходимо дополнительно к имеющемуся расчетному счету в банке открыть второй расчетный счет специально для расчетов с использованием корпоративных карт. Для открытия счета необходимо подписать договор банковского счета для расчетов по операциям с использованием корпоративных карт, дополнительное соглашение по безакцептному списанию с основного счета, заявление на открытие счета и оформить карточку образцов подписей.

После оформления всех необходимых документов и открытия второго расчетного счета организация представляет в банк:

По каждой карте может быть установлен индивидуальный лимит расходования средств. Можно установить как постоянные лимиты расходования средств по картам, так и временные, указав любой промежуток времени. Также при использовании корпоративных карт можно выставить лимиты на разные категории трат: наличный и безналичный расчет, операции за рубежом и др.

При использовании корпоративных карт устанавливается ряд требований и ограничений:

Следует отметить, что корпоративная банковская карта выдается непосредственно держателю, указанному организацией в заявлении о выдаче банковской карты, или представителю клиента, действующему на основании доверенности, оформленной согласно требованиям законодательства.

Непосредственно в организации для осуществления учета и контроля движения корпоративных карт целесообразно разработать положение о порядке их использования, а также регистр учета. В таком регистре следует отражать номера карт, Ф.И.О. держателей, даты передачи и возврата карт. Факты получения и возврата корпоративной карты должны подтверждаться работником, ее получившим (вернувшим), и лицом, ответственным за ведение учета данных карт.

Можно не разрабатывать положение о порядке использования корпоративных карт как отдельный документ. Но тогда такой порядок должен быть прописан в другом локальном нормативном акте. Пример - Распоряжение ОАО "РЖД" от 07.11.2006 N 2193р "Об утверждении Положения о порядке и размерах возмещения командировочных расходов, выдачи подотчетных денежных средств, представления авансовых отчетов о командировочных и хозяйственных расходах работников филиалов и других структурных подразделений открытого акционерного общества "Российские железные дороги". В утвержденном Положении есть отдельный раздел "Порядок использования корпоративной банковской карты". Приведем выдержку из данного документа.

...

Порядок использования корпоративной банковской карты

  1. Корпоративная банковская карта, выданная кредитной организацией, предназначена для оплаты командировочных и иных расходов, связанных с командированием работников, а также для оплаты хозяйственных расходов филиалов или других структурных подразделений ОАО "РЖД".
  2. Выпуск корпоративной банковской карты производится согласно распоряжению начальника филиала или другого структурного подразделения ОАО "РЖД" по согласованию со старшим вице-президентом, в ведении которого находятся вопросы экономики и финансов.
  3. Основанием для использования корпоративной банковской карты является приказ о командировании работника или утвержденная смета хозяйственных расходов филиала или другого структурного подразделения ОАО "РЖД".
  4. Авансовый отчет о денежных средствах, использованных посредством корпоративной банковской карты, представляется в порядке и сроки, предусмотренные пунктами 21 и 22 настоящего Положения.
  5. В случае отсутствия документов, подтверждающих целевое использование корпоративной банковской карты, взимание с виновного работника использованной не по назначению суммы осуществляется в соответствии со статьями 238, 241 и 248 Трудового кодекса Российской Федерации.
  6. Ответственность за сохранность корпоративной банковской карты, а также за расходование средств по ней в пределах установленных расходных лимитов несет держатель корпоративной карты.

Об утере или хищении корпоративной банковской карты держатель обязан незамедлительно сообщить в кредитную организацию, выдавшую карту, с целью блокирования операций.

...

Сообщаем об открытии счета контролирующим органам

Согласно пп. 1 п. 2 ст. 23 НК РФ налогоплательщики, как организации, так и индивидуальные предприниматели, обязаны в течение семи дней письменно сообщать в налоговый орган об открытии или закрытии счетов. Форма сообщения и Порядок ее заполнения утверждены Приказом ФНС России от 09.06.2011 N ММВ-7-6/362@.

К сведению. В Письме ФНС России от 10.04.2012 N ПА-2-6/238@ чиновники напомнили, что ФНС является федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по контролю и надзору за соблюдением законодательства о налогах и сборах. При этом уполномоченными органами государственной власти проводится работа, направленная на улучшение инвестиционного климата в Российской Федерации, в том числе в сфере налогового законодательства. В частности, в настоящее время рассматривается вопрос об отмене положений п. 2 ст. 23 НК РФ, устанавливающих обязанность налогоплательщиков сообщать в налоговые органы сведения о счетах, открытых ими в банках на территории РФ.

Нарушение налогоплательщиком установленного срока предоставления налоговому органу информации об открытии или закрытии счета в каком-либо банке влечет взыскание штрафа в размере 5000 руб. (п. 1 ст. 118 НК РФ, п. 55 Письма ФНС России от 12.08.2011 N СА-4-7/13193@, Постановление Президиума ВАС РФ от 21.09.2010 N 2942/10).

Кроме налоговой инспекции, информацию об открытии счета в банке в течение семи дней следует представить органам контроля за уплатой страховых взносов (ПФР и ФСС). Такое правило установлено в п. 1 ч. 3 ст. 28 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ.

К сведению. Если корпоративная карта выдана в дополнение к уже имеющемуся счету и при этом никакие новые счета в банке не открывались, то информацию ни налоговой инспекции, ни органам контроля за уплатой страховых взносов предоставлять не надо.

Отражение в бухгалтерском учете

Рассмотрим, какими бухгалтерскими записями следует оформлять операции, связанные с применением в организации корпоративных карт.

При перечислении средств на карточные счета составляется проводка:

Дебет 55 "Специальные счета в банках" Кредит 51 "Расчетные счета" (52 "Валютные счета") - перечислены денежные средства на банковский карточный счет с расчетного (валютного) счета.

На основании акта приемки карты отражается ее передача работнику организации:

Дебет 71 "Расчеты с подотчетными лицами", субсчет "Расчеты с подотчетными лицами по выданным денежным документам", Кредит 50 "Касса", субсчет 3 "Денежные документы" - выдана корпоративная карта работнику.

При возврате карты работником в бухгалтерию производится запись:

Дебет 50/3 Кредит 71 - работником возвращена корпоративная банковская карта.

Сумма вознаграждения, которую банк взимает за обслуживание специального карточного счета, является в бухгалтерском учете операционными расходами и отражается следующим образом:

Дебет 91/2 Кредит 55 - оплачены услуги банка.

Если организация заключила договор на выпуск кредитных корпоративных карт, то в учете составляются такие проводки:

Дебет 55 Кредит 66 - сумма кредита поступила на специальный карточный счет на дату расходования денежных средств;

Дебет 91 "Прочие доходы и расходы", субсчет 2 "Прочие расходы", Кредит 66 - начислены проценты по кредиту в сроки, установленные договором для оплаты процентов;

Дебет 66 Кредит 51 - погашена задолженность перед банком (основная сумма долга), перечислены проценты по кредиту.

При открытии банковской карты в валюте следует помнить требования ПБУ 3/2006 <3> о необходимости переоценки иностранной валюты, находящейся на специальном карточном счете, на дату совершения операции и на дату составления бухгалтерской отчетности. Согласно п. 13 ПБУ 3/2006 возникающие курсовые разницы учитываются для целей бухгалтерского и налогового учета, при этом суммы курсовых разниц считаются внереализационными доходами (расходами). В бухгалтерском учете курсовые разницы относятся на финансовые результаты и отражаются следующей записью:

Дебет 55 Кредит 91/1 - отражена сумма положительной курсовой разницы;

Дебет 91/2 Кредит 55 - отражена сумма отрицательной курсовой разницы.

<3> Приказ Минфина России от 27.11.2006 N 154н "Об утверждении Положения по бухгалтерскому учету "Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте" (ПБУ 3/2006)", действует в ред. Приказов Минфина России от 25.12.2007 N 147н, от 25.10.2010 N 132н, от 24.12.2010 N 186н.

Снятие денег с корпоративной карты и проведение безналичных расчетов оформляются такой корреспонденцией счетов:

Дебет 71, субсчет "Расчеты с подотчетными лицами по выданным средствам на хозяйственные расходы", Кредит 55 - работником сняты наличные средства с корпоративной карты (оплачены товары, услуги).

На дату утверждения руководителем организации авансового отчета, представленного работником, в бухгалтерском учете признаются произведенные расходы и оформляются записи:

Дебет счета учета затрат (20, 26, 44 и др.) Кредит 71 - отражена сумма расходов (командировочные, представительские и др.);

Дебет 10 "Материалы", 41 "Товары" Кредит 71, субсчет "Расчеты с подотчетными лицами по выданным на хозяйственные расходы средствам" - отражены приобретенные материалы, товары;

Дебет 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" Кредит 71, субсчет "Расчеты с подотчетными лицами по выданным на хозяйственные расходы средствам" - отражено погашение задолженности перед поставщиком.

Основанием для отражения в бухгалтерском учете сумм операций, совершаемых с использованием корпоративных карт, является выдаваемый банком реестр платежей или электронный журнал. Обычно списание или зачисление денежных средств по карточным операциям производится не позднее рабочего дня, следующего за днем поступления в банк реестра платежей или электронного журнала из единого расчетного центра. Затем такие документы могут быть переданы организации.

Кроме того, работник организации при использовании карты в магазинах, гостиницах и прочих местах расчета получает документы, подтверждающие произведенные расходы (чеки, счета за проживание в гостинице, билеты на проезд, квитанции, накладные и т.д.). К названным документам должны быть приложены оригиналы слипов, квитанции электронных терминалов и банкоматов. Все эти документы сотрудник должен представить вместе с авансовым отчетом в бухгалтерию организации.

Напомним, что в соответствии с п. 3.3 Положения N 266-П документ по операциям с использованием платежной карты должен содержать следующие обязательные реквизиты:

Документ по операциям с использованием платежной карты на бумажном носителе дополнительно должен содержать подписи держателя платежной карты и кассира. Данное требование не распространяется на случаи, когда документ составляется в пункте выдачи наличных при использовании аналога собственноручной подписи.

Пунктом 3.6 Положения N 266-П установлено, что реквизиты, указанные в п. 3.3 данного Положения, обязательны для документа по операциям с использованием платежной карты и должны содержать признаки, позволяющие достоверно установить соответствие между реквизитами платежной карты и счетом юридического лица, а также между идентификаторами организаций торговли (услуг), банкоматов и банковскими счетами организаций торговли (услуг).

Иногда при снятии денег по банковской карте банкомат не выдает чек, подтверждающий операцию. Как поступить в данной ситуации? Как уже было отмечено выше, все чеки подотчетное лицо должно приложить к авансовому отчету. Однако сам работник - подотчетное лицо затребовать необходимый ему чек у банка не вправе, так как клиентом банка является не он, а организация. Следовательно, организация должна обратиться за выпиской в банк, а он не имеет права отказать в выдаче выписки. Об этом говорится в п. 2.1 разд. 2 ч. III Положения о правилах ведения бухгалтерского учета в кредитных организациях, расположенных на территории Российской Федерации, утвержденного Банком России 16.07.2012 N 385-П.

Если в выписке банка есть информация о снятии денег с карточного счета, оправдательные документы отсутствуют и работник не может подтвердить целевое назначение расходов, то бухгалтер организации должен оформить следующую корреспонденцию счетов:

Дебет 73 Кредит 55 - отражено списание наличных денег со специального карточного счета, не подтвержденное первичными документами.

Возмещение работником расходов, не связанных с деятельностью организации, может быть произведено двумя способами:

Бухгалтер оформит в этих случаях следующие проводки:

Дебет 50 Кредит 73 - внесение работником наличных средств для возмещения расходов;

Дебет 70 Кредит 73 - удержание из заработной платы работника денежной суммы, потраченной по корпоративной карте в личных целях.

Также работник может внести деньги непосредственно на корпоративную карту.

Бухгалтеру необходимо организовать аналитический учет по субсчету "Специальный карточный счет" в разрезе конкретных карточных счетов, открытых в том или ином банке. Также на аналитический учет влияют условия выпуска и использования банковских карт, предусмотренные банковскими договорами.

Если каждой расчетной карте соответствует отдельный счет, то при перечислении денежных средств на специальный карточный счет в банк передается специальная ведомость, содержащая данные держателей и номера карт, а также суммы, подлежащие зачислению на каждую банковскую карту. В этом случае аналитический учет ведется в разрезе держателей выпущенных карт.

В заключение скажем несколько слов о НДФЛ и страховых взносах. При надлежащем оформлении документов (авансовых отчетов с приложенными оправдательными документами, кассовых и других документов, подтверждающих возврат подотчетных сумм) дохода, облагаемого НДФЛ, и объекта для начисления страховых взносов не возникает.

Помните, что средства, перечисленные на корпоративные карты, являются средствами организации, следовательно, обязательства по уплате НДФЛ и страховых взносов отсутствуют (если не доказано обратное).

Приведем в качестве примера Постановление ФАС СЗО от 18.07.2011 N А05-11476/2010. Суть дела заключалась в следующем: по результатам налоговой проверки ИФНС привлекла налогового агента к ответственности за неудержание НДФЛ с сумм, перечисленных своим работникам на международные платежные карты (бизнес-карты), поскольку организация не доказала факт использования денежных средств в командировочных целях.

Организация обратилась в суд, который ее поддержал и признал позицию ИФНС неправомерной. Арбитры отметили, что согласно договору с использованием карт осуществляются операции, связанные с хозяйственной деятельностью предприятия, в том числе с оплатой командировочных и представительских расходов. Денежные средства на корпоративной карте - это собственность организации, а не лица, использующего карту. ИФНС не проводила проверку счета в банке, не проверяла, на какие цели списывались денежные средства с корпоративной карты, и не представила доказательств того, что спорные суммы явились экономической выгодой работников налогового агента.

Н.И.Будакова

Эксперт журнала

"Оплата труда:

бухгалтерский учет

и налогообложение"