Мудрый Экономист

Формы первичной документации: версия 2013

"Информационный бюллетень "Экспресс-бухгалтерия", 2013, N 6

С начала текущего года вступил в силу новый Закон "О бухгалтерском учете". Его положениями среди прочего предусмотрено, что формы первичных учетных документов утверждаются руководителем организации. Иными словами, разрабатывать их хозяйствующим субъектам необходимо самостоятельно. Однако не стоит спешить заменять все установленные формы собственной "первичкой". Более того, в некоторых случаях делать это просто запрещено.

Действовавший до начала текущего года Закон "О бухгалтерском учете" от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ (далее - Закон N 129-ФЗ) предусматривал, что все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. В свою очередь, такие документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет (п. 1 ст. 9 Закона N 129-ФЗ). При этом п. 2 ст. 9 Закона N 129-ФЗ гласил, что "первичка" принимается к учету только в том случае, если составлена по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. И только если последние необходимого бланка не содержат, разработать его хозяйствующие субъекты могли самостоятельно, предусмотрев в нем установленные обязательные реквизиты.

Аналогичным образом новый Закон "О бухгалтерском учете" от 6 декабря 2011 г. N 402-ФЗ (далее - Закон N 402-ФЗ) предусматривает, что каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом (п. 1 ст. 9 Закона N 402-ФЗ). Однако п. 4 ст. 9 данного Закона установлено, что формы первичных учетных документов утверждает руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. Иными словами, требования об обязательном применении унифицированных форм "первички" из законодательства о бухгалтерском учете исчезло. И все же не стоит сбрасывать со счетов все без исключения унифицированные формы.

Унифицированная "первичка"

В Письме от 28 января 2013 г. N 03-03-06/1/36 представители Минфина России подтвердили, что с начала текущего года законодательство не требует от хозяйствующих субъектов применения унифицированных форм первичной документации. Однако, отметили они, что касается транспортной накладной, то составление и выдача таковой грузоотправителю, согласно п. 2 ст. 785 Гражданского кодекса, прежде всего служат подтверждением заключения договора перевозки груза. При этом п. 6 Правил перевозок грузов автомобильным транспортом, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 15 апреля 2011 г. N 272, предусмотрено, что для такого подтверждения транспортную накладную необходимо составлять по форме согласно Приложению N 4 к Правилам. Тем самым фактически эксперты Минфина указали, что и впредь данная форма транспортной накладной должна использоваться также в обязательном порядке. В том числе без данного документа расходы на перевозку грузов не будут считаться документально подтвержденными в целях налогообложения прибыли.

В данном контексте уместно вспомнить и об иных законодательных и нормативных актах, требующих применять унифицированные формы первичной документации, в которые никаких изменений в этом смысле не вносилось.

Например, Положение о порядке ведения кассовых операций, утвержденное Банком России 12 октября 2011 г. N 373-П, предусматривает, что определенные кассовые и банковские документы нужно составлять по унифицированным формам. В частности, речь идет о формах, утвержденных Постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. N 88:

На две последние формы (N N Т-53 и Т-49) в Положении даже есть прямая отсылка.

И уж тем более по-прежнему хозяйствующим субъектам необходимо ориентироваться на формы, утвержденные Банком России, при заполнении документов для безналичных расчетов: платежных поручений, аккредитивов, инкассовых поручений и т.д. (п. 1.1 Положения Банка России от 19 июня 2012 г. N 383-П).

Не стоит отходить и от унифицированных форм документов по учету труда и его оплаты. Ведь по большому счету они утверждены Госкомстатом не для бухгалтерского учета, а в целях реализации требований Трудового кодекса.

Обратите внимание! Счета-фактуры к первичным документам не относятся. Поэтому и впредь их следует составлять по формам, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. N 1137.

Собственные "первичные" формы

Тот факт, что законодательство о бухгалтерском учете более не требует использовать унифицированные формы первичной документации, не означает, что хозяйствующий субъект не вправе их применять. При оформлении же документов на привычных бланках у контрагентов будет гораздо меньше вопросов. Кроме того, если формы "первички" берутся из программы, их изменение потребует перенастройки программного обеспечения, что подразумевает определенные затраты. Так что к вопросу разработки собственных первичных форм стоит подходить взвешенно. Тем не менее в ряде ситуаций подобная возможность может быть весьма актуальна.

В этом случае следует иметь в виду, что Законом N 402-ФЗ так же, как ранее и Законом N 129-ФЗ, установлены обязательные реквизиты первичного документа. Они перечислены в п. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ и в общем и целом аналогичны действовавшим до 1 января 2013 г. Существенное отличие лишь одно: с начала текущего года можно указывать величину натурального и/или денежного измерения факта хозяйственной жизни, а не непременно обоих сразу. Иными словами, если необходимости в указании цены нет, например при внутреннем перемещении материальных ценностей в пределах одной организации, можно обойтись и исключительно натуральными показателями.

"Первичка" и учетная политика

Как уже упоминалось, согласно п. 4 ст. 9 Закона N 402-ФЗ с начала текущего года первичные документы утверждает руководитель по представлению бухгалтерии. В данном случае следует иметь в виду, что в силу п. 4 ПБУ 1/2008 "Учетная политика организации", утвержденного Приказом Минфина России от 6 октября 2008 г. N 106н, перечень используемых форм "первички" должен быть включен в учетную политику организации. Между тем до утверждения федеральных и отраслевых стандартов по бухгалтерскому учету, предусмотренных Законом N 402-ФЗ, применяются правила бухучета, утвержденные до дня его вступления в силу (п. 1 ст. 30 Закона N 402-ФЗ).

Впрочем, вряд ли это требование можно считать принципиальным. Поэтому легитимными представляются оба варианта: дать в учетной политике перечень форм первичных документов, утвержденных руководителем, и привести их в приложении к ней, либо вводить новые формы по мере надобности и утверждать их разными приказами руководителя.

Э.Суханова