Мудрый Экономист

Функциональный учет и функциональный анализ инвестиций в автоматизированные информационные системы

"Международный бухгалтерский учет", 2013, N 7

В статье рассматриваются актуальные вопросы функционального учета и возможности использования его данных для информационно-аналитического обеспечения анализа инвестиций в автоматизированные информационные системы (АИС). Сформированы предложения, суть которых сводится к использованию актуального подхода к учету инвестиций в АИС, основанного на функциональности.

Становление рыночных отношений в экономике и успех экономических реформ в значительной степени зависят от масштаба использования новых высокоэффективных технологий во всех сферах деятельности, создания АИС, эффективно поддерживающих функционирование любой экономической, организационной, социальной структуры.

Внедрение АИС связано с тем, что предприятия приобретают программное обеспечение (ПО) и аппаратное обеспечение (АО), компьютеры и периферийные устройства. Структурно АИС современного предприятия - это прежде всего совокупность прикладных решений, собранных в соответствии с потребностями заказчика. Прикладное решение АИС определяет функциональность системы.

Программное обеспечение, операционные системы, языки программирования, пакеты прикладных программ, базы данных не имеют материального выражения, однако они имеют все признаки активов, поскольку способны приносить экономические выгоды организации.

Практика учета затрат на инвестиции в АИС показывает, что учет ведется "сплошным" методом, который не позволяет произвести четкое разграничение затрат внутри анализируемого объекта. При такой организации учета не представляется возможным обобщение затрат как в целом по инвестиционному проекту внедрения АИС, так и по отдельным прикладным решениям.

Решение методических вопросов, связанных с созданием информации для характеристики полученных результатов по внедрению АИС возможно за счет обособленного учета таких активов.

Одним из основных элементов методики анализа эффективности инвестиций в АИС является информационное обеспечение анализа. Грамотно разработанная методика позволит выбрать оптимальный вариант внедрения АИС, опираясь на принцип сопоставимости, получить информацию и расчеты по существенным для предприятия критериям.

Целью исследования является формирование информационного обеспечения анализа эффективности инвестиций в АИС, основой которого служат данные функционального учета.

В статье рассмотрены новые возможности использования аналитической и информационной базы при осуществлении анализа инвестиций в АИС. Исследование сфокусировано на целесообразности и эффективности использования методики функционального анализа в отношении специальных объектов (АИС, прикладные решения АИС) и на информационном обеспечении инвестиций, в основе которого лежит организация функционального учета.

Исследование вопросов функционального анализа и функционального учета требует раскрытия основных понятий и определений с позиции автоматизации.

Функция - проявление свойств автоматизированного подразделения предприятия, заключающееся в его действии (воздействии или взаимодействии) на изменение состояния других материальных объектов.

Носитель функции - автоматизированное подразделение предприятия, реализующее рассматриваемую функцию.

Объект функции - автоматизированное подразделение предприятия, на которое направлено действие рассматриваемой функции.

Вопрос эффективного использования функционально-стоимостного анализа (ФСА) подтверждается исследованиями многих ученых. Б. Майданчик в своей статье говорит о том, что "мировыми лидерами, кроме США, являются Япония, Германия, Великобритания, а также Израиль, Тайвань и Южная Корея. Во многих странах созданы Общества специалистов по ФСА.

Как показывает опыт США, где проекты обычно очень серьезно отработаны, снижение затрат при работах ФСА находится в пределах 5 - 10%, реже - 10 - 12%. В странах менее развитых эта цифра нередко доходит до 15 - 20%" [2].

В нашей стране развитие ФСА началось с принятия Постановления Государственного комитета СССР по науке и технике от 29.06.1982 N 259 "Основные положения методики проведения функционально-стоимостного анализа". Отметим, что российская методика предусмотрена для производственных предприятий.

Современные специалисты в области ФСА отмечают его широкое применение. В частности, В.В. Рыжова отмечает, что "метод ФСА используется в различных отраслях производства независимо от их особенностей: производство, торговля, сельское хозяйство, транспорт, сервис, туризм, а также на различных стадиях производства согласно технологическому процессу" [3].

Проанализировав зарубежный и российский опыт применения ФСА, ученые делают вывод о его высокой эффективности.

"С точки зрения методологии ФСА представляет собой высокоэффективный метод оптимизации производства в широком смысле" [3].

Использование методики ФСА является основой при решении проблемы распределения основных и вспомогательных расходов на предприятиях, внедряющих АИС по прикладным решениям АИС в соответствии с их функциональным назначением.

Цель ФСА с точки зрения автоматизации предприятия состоит в развитии полезных функций объектов автоматизации при оптимальном соотношении между их значимостью для целей управления и затратами на их внедрение, обновление и поддержку.

Традиционно специалисты по ФСА, в частности В.В. Рыжова, выделяют следующие его функции:

Исследование возможностей применения ФСА для анализа инвестиций в АИС позволило выделить очевидные возможности применения анализа. Интерес представляет то, что в условиях автоматизации функции и функциональную структуру для предприятия диктуют и задают программные продукты со своей системой, включающей прикладные решения. Можно отметить также такой феномен, как деформация основных функций под функции автоматизации. Например, платформа "1С: Предприятие" включает следующие прикладные решения: "Бухгалтерия", "Управление торговлей", "Логистика: Управление складом", "Зарплата и управление персоналом", "Комплексная автоматизация", "Управление производственным предприятием" (спиртовое производство, мебельное производство, попроцессное производство и т.д.), "Консолидация", "Документооборот".

Выделение функций позволит проводить анализ инвестиций в АИС в соответствии с целевым назначением и повысит эффективность проводимого анализа.

Определение взаимосвязи назначения прикладных решений АИС и функций позволяет подтвердить предположение о целесообразности использования методики ФСА:

В результате можно сделать вывод о том, что прикладные решения АИС определяют функциональную фокусировку. Функциональность прикладных решений автор предлагает использовать для перенесения опыта проведения ФСА на такой актуальный объект, как АИС.

Функциональный анализ предлагается осуществлять по основным значимым функциям. За основу взяты шаги, выделенные В.В. Рыжовой [3]. Содержание шагов уточнено в соответствии с целью исследования - формированием информационного обеспечения для проведения анализа инвестиций в АИС:

На шаге 4 и шаге 5 формируется информационное обеспечение ФСА, что представлено в табл. 1 и 2 соответственно.

Таблица 1

Информационно-аналитическое обеспечение инвестиций в АИС

    Источник   
информации
         Информационно-аналитическое обеспечение         
Бухгалтерская  
(финансовая)
отчетность
Бухгалтерский баланс, отчет о прибылях и убытках, отчет
о движении денежных средств, пояснения
Внешние        
источники
Экспертная оценка                                        
Управленческие 
источники
информации
Бизнес-план предприятия, маркетинговый, финансовый планы,
оперативные планы-графики выполнения работ, производства
продукции
Статистическая 
отчетность
Форма N 3-информ "Сведения об использовании              
информационных и коммуникационных технологий и
производстве вычислительной техники, программного
обеспечения и оказании услуг в этих сферах"
Текущий        
бухгалтерский
учет
Ведомость N 16 "Движение готовых изделий, их отгрузка и  
реализация", карточки счетов 01 - основные средства,
04 - нематериальные активы, 10 - материалы,
15 - заготовление и приобретение материальных ценностей,
20 - основное производство, 25 - общепроизводственные
расходы, 26 - общехозяйственные расходы, 43 - готовая
продукция, 41 - товары, 51 - расчетные счета,
66 - краткосрочные кредиты и займы, 67 - долгосрочные
кредиты и займы, 70 - расчеты с персоналом по оплате
труда по подразделениям, 80 - уставный капитал,
90 - продажи, 99 - прибыли и убытки,
84 - нераспределенная прибыль

Таблица 2

Организация функционального учета по счету 06 "Затраты на инвестиции в АИС"

Синтетический
счет
     Субсчет    
для отражения
этапа инвестиций
  Субсчет для отражения  
функции, выполняемой АИС
   Укрупненный  
аналитический
учет АИС по
каждому субсчету
06 "Затраты  
на инвестиции
в АИС"
06-1 -          
инвестиции
в обеспечение
функционирования
управления
06-11 - инвестиции на    
предварительном этапе -
прикладное решение
"управление"
Аппаратное      
обеспечение и ПО
в составе АИС.
Материально-
производственные
запасы
(аппаратное
обеспечение
и материалы)
в составе АИС.
Расходы
на установку и
внедрение АИС.
Расходы на
заработную плату
и отчисления
с фонда оплаты
труда
работников,
занятых
внедрением
и сопровождением
АИС
06-12 - инвестиции       
на этапе внедрения -
прикладное решение
"управление"
06-13 - инвестиции на    
этапе оценки - прикладное
решение "управление"
06-2 -          
инвестиции
в обеспечение
функционирования
производства
06-21 - инвестиции на    
предварительном этапе
внедрения - прикладное
решение "производство"
06-22 - инвестиции       
на этапе внедрения -
прикладное решение
"производство"
06-23 - инвестиции на    
этапе оценки - прикладное
решение "производство"
06-3 -          
инвестиции
в обеспечение
функционирования
продаж
06-31 - инвестиции на    
предварительном этапе -
прикладное решение
"продажи"
06-32 - инвестиции       
на этапе внедрения -
прикладное решение
"продажи"
06-33 - инвестиции на    
этапе оценки - прикладное
решение "продажи"
06-4 -          
инвестиции
в обеспечение
функционирования
снабжения
06-41 - инвестиции на    
предварительном этапе -
прикладное решение
"продажи"
06-42 - инвестиции
на этапе внедрения -
прикладное решение
"продажи"
06-43 - инвестиции на
этапе оценки - прикладное
решение "продажи"
06-5 -          
инвестиции
в обеспечение
функционирования
системы учета
и формирования
отчетности
06-51 - инвестиции на    
предварительном этапе -
прикладное решение
"продажи"
06-52 - инвестиции
на этапе внедрения -
прикладное решение
"продажи"
06-53 - инвестиции на
этапе оценки - прикладное
решение "продажи"

Обязательным элементом методики ФСА, как и любого анализа, является информационное обеспечение.

В настоящее время информационно-аналитическое обеспечение включает источники, представленные в табл. 1.

Оценка возможностей получения информации для осуществления функционального анализа на основе представленных источников показывает, что структура данных форм обеспечивает возможность проследить общую эффективность внедрения АИС в течение всего периода исследования или получить разрозненную для анализа информацию в разрезе отдельных счетов. Вместе с тем такая информация не дает возможности предметно, "пофункционально" проанализировать эффективность внедрения АИС. Для решения этой задачи необходимо применить функциональную организацию системы учета затрат на внедрение АИС.

Возможности расширения информационной базы находят свое отражение в организации функционального учета для информационно-аналитического обеспечения ФСА. Информационной базой для проведения анализа должны служить данные системного учета, организованные по определенным функциям. Для идентификации такого особого учета введем понятие "функциональный учет". Формирование информации для анализа инвестиций в АИС предполагает определение перечня необходимых данных для проведения исследования, источников информации, формирование информации по конкретным счетам бухгалтерского учета, создание и использование форм внутренней отчетности.

Для построения системы функционального учета определим статьи, которые будут нами использованы для отражения данных об инвестициях:

Практика учета затрат на инвестиции в АИС показывает, что учет затрат ведется "сплошным" методом, который не позволяет произвести четкого разграничения затрат внутри анализируемого объекта АИС. При такой организации учета не представляется возможным обобщение затрат как в целом по инвестиционному проекту внедрения АИС, так и по отдельным его объектам.

Решение методических вопросов, связанных с созданием информации для характеристики полученных результатов, по внедрению АИС возможно за счет обособленного учета таких активов.

Использование счетов для целей управленческого учета у И.В. Аверичева вызывает определенный интерес, так как он считает, что в управленческом учете целесообразно использовать управленческое аналитическое направление, включающее:

При этом И.В. Аверичев придерживается концепции, что планы счетов управленческого учета необходимо связать с системой международной отчетности, отмечая, что для управленческого учета гораздо больше подходит концепция плана счетов, которая лежит в основе международной финансовой отчетности или в американской практике финансовой отчетности, нежели идей блочной модели российского плана счетов.

Разработки И.В. Аверичева, на наш взгляд, очень интересны, они определили развитие идеи организации учета в соответствии с функциональным назначением затрат, что отражено в табл. 2.

Срок внедрения и использования АИС явился определяющим фактором для выбора счета для отражения инвестиций в АИС. Оценки экспертов и практические исследования определяют, что обновлять систему необходимо один раз в 3 года, а через 5 лет она полностью устаревает, что требует уже новых материальных затрат со стороны организации на ее обновление или замену. Учет инвестиций в АИС, срок полезного использования которых составляет более 1 года, предлагается учитывать с использованием свободного счета 06 "Затраты на инвестиции в АИС", информация по которому отражается в разд. I "Внеоборотные активы" бухгалтерского баланса.

По дебету счета 06 отражаются затраты на приобретение прикладных решений информационной системы. Аналитический учет осуществляется по видам затрат. По кредиту счету 06 отражается распределение (списание) затрат на соответствующие счета.

Для систематизации информации по функциональному назначению инвестиций в АИС автор предлагает составлять форму внутренней отчетности "Отчет о функциональном распределении затрат на инвестиции в АИС", относящейся к формам управленческой отчетности, содержащей фактические и плановые данные, позволяющие оперативно выявлять отклонения и осуществлять комплексный анализ эффективности инвестиций в АИС. Форма отчета представлена в табл. 3.

Таблица 3

Отчет о функциональном распределении затрат на инвестиции в АИС (этап внедрения)

   Функция, вид  
затрат
   Общее  
управление
и контроль
 Управление 
обеспечением
кадрами и
социальным
развитием
Продвижение
товаров
на рынке,
управление
сбытом
 Подготовка -
обеспечение -
контроль за
производством
Бухгалтерский
учет и
отчетность
Затраты на АО и  
ПО
  06-111  
   06-211   
   06-311  
    06-411   
    06-511   
Расходы          
на техническую
поддержку АО и ПО
  06-112  
   06-212   
   06-312  
    06-412   
    06-512   
Расходы          
на разработку
прикладного ПО
внутренними
силами
  06-113  
   06-213   
   06-313  
    06-413   
    06-513   
Расходы          
на аутсорсинг
  06-114  
   06-214   
   06-314  
    06-414   
    06-514   
Командировочные  
расходы
  06-115  
   06-215   
   06-315  
    06-415   
    06-515   
.............    
.............    
Расходы на       
администрирование
сетей
  06-116  
   06-216   
   06-316  
    06-416   
    06-516   
Расходы          
на преодоление
чрезвычайных
ситуаций
  06-117  
   06-217   
   06-317  
    06-417   
    06-517   
Расходы на       
настройки систем
и подсистем,
расходы
на управление
контрактами,
на закупку
и управление
поставками
  06-118  
   06-218   
   06-318  
    06-418   
    06-518   
Расходы,         
связанные
с использованием
АИС
  06-119  
   06-219   
   06-319  
    06-419   
    06-519   

Ценностью представленной формы отчетности является то, что данные, формируемые в течение отчетного периода на счете 06 по соответствующим субсчетам, могут быть напрямую перенесены в форму отчетности. Кроме того, субсчета первого порядка определяют статьи-функции, субсчета второго порядка - этап реализации проекта по внедрению АИС, а субсчета третьего порядка отвечают за статьи-инвестиции.

Обобщая характеристики частных показателей, аналитик может с наибольшей достоверностью определить изменения, которые происходят под влиянием того или иного прикладного решения.

В заключение отметим, что использование функционального анализа и функционального учета предоставит возможность формировать аналитическую и методическую базу при осуществлении анализа инвестиций в АИС в новом функциональном измерении, учитывая целевые фокусировки.

Список литературы

  1. Аверичев И.В. Управленческий учет и отчетность. Постановка и внедрение. М.: Вершина, 2007.
  2. Майданчик Б. ФСА - высокоэффективный метод оптимизации соотношения "издержки - качество" (современный опыт США) // Учет, анализ и аудит. 2010. N 1.
  3. Рыжова В.В. ФСА в решении управленческих задач по сокращению издержек. М.: Эксмо, 2009.

Т.В.Лесина

Старший преподаватель

кафедры учета и анализа

хозяйственной деятельности

Финансовый университет

при Правительстве Российской Федерации