Разработка алгоритма проведения документного аудита
Аудит (аудиторская проверка) - независимая проверка с целью выражения мнения о достоверности. В мировой практике под аудитом понимают всякую выполняемую независимым экспертом проверку какого-либо явления или деятельности.
Под документным аудитом будем понимать анализ порядка документирования (записи информации на материальном носителе) на соответствие современным нормативным требованиям и методическим рекомендациям. Цель документного аудита - выявить и оценить степень и критичность отклонения от действующих правил, ГОСТов, типовых или от ведомственных инструкций по делопроизводству.
Для оценки качества оформления управленческих документов в организации предлагается использовать выборочный метод.
При разработке плана проведения документного аудита представляется целесообразным использовать группу ГОСТ "Статистические методы управления качеством продукции" <1>.
<1> ГОСТ 18321-73* "Статистический контроль качества. Методы случайного отбора выборок штучной продукции".ГОСТ Р 50779.30-95 "Статистические методы. Приемочный контроль качества. Общие требования".
ГОСТ Р 50779.50-95 "Статистические методы. Контроль по количественному признаку. Общие требования".
ГОСТ Р ИСО 2859-1-2007 "Статистические методы. Процедуры выборочного контроля по альтернативному признаку. Часть 1. Планы выборочного контроля последовательных партий на основе приемлемого уровня качества".
Согласно этим ГОСТам под контролируемой партией документов будем понимать совокупность единиц документов одного наименования, подготовленных в течение определенного интервала времени в одних и тех же условиях и одновременно представленных для контроля. Выборка - единицы документов, отобранные из контролируемой партии для контроля и принятия решения о соответствии установленным требованиям. При статистическом приемочном контроле качества будет иметь значение объем партии - число единиц документов, составляющих контролируемую партию, а также объем выборки - число единиц документов, составляющих выборку.
Обычно смысл применения выборочного метода в различных сферах заключается в небольшой "жертве качества" (сплошное наблюдение дает более достоверные результаты), обеспечивающей огромный выигрыш в затратах ресурсов (в первую очередь времени специалистов), поскольку, как правило, выборка по объему во много раз меньше генеральной совокупности.
Выборочный метод является хорошо разработанной и многократно опробованной в различных приложениях конструкцией теории вероятностей.
Применение выборочного метода в аудите, как и в других сферах деятельности, заключается в замене сплошного наблюдения какой-либо генеральной совокупности документов изучением некоторой ее части с последующим распространением результатов изучения на всю совокупность документов.
Применительно к документному аудиту для выборочного контроля должны быть представлены следующие однородные партии документов: документы подразделения, документы организационной группы, документы распорядительной группы, документы информационно-справочной группы, документы каждого наименования <2>.
<2> Фионова Л.Р. Проведение аудита документов / Л.Р. Фионова, Ю.А. Тимофеев // Современные технологии документооборота в бизнесе, производстве и управлении: Сб. ст. IX Междунар. науч.-практ. конф. Пенза: АНОО ПДЗ, 2009. С. 23 - 27.Для облегчения разработки плана проведения документного аудита структура связей между элементами различных партий может быть отображена в виде ориентированного дерева (рисунок 1) или же задана соответствующим теоретико-множественным представлением графов:
G = (W, R), (1)
где G - конечный связный граф;
W = {w }, i = 1... n - множество вершин графа;
i
R = {r }, j = 1... m - множество дуг графа.
jГраф G = (W, R), отражающий распределение документов по подразделениям
----¬
¦ w ¦
¦ 0¦
L-о--
-----------------T-----+----------T----------------¬
¦/ ¦/ ¦/ ¦/
--о-¬ --о-¬ --о-¬ --о-¬
¦ w ¦ ¦ w ¦ ¦ w ¦ ¦w ¦
¦ 1¦ ¦ 2¦ ¦ 3¦ ... ¦ n1¦
L-о-- L-о-- L-о-- L-о--
--- --- ---
-----+----¬ -----+----¬ -----+----¬
¦/ ¦/ ¦/ ¦/ ¦/ ¦/ ... ¦/ ¦/ ¦/
---о--¬ о о о о о о о --о-¬
¦w ¦ ¦ ¦w ¦
¦ n1+1¦ ----+---¬ ¦ n2¦
L--о--- ¦/ ¦/ L-о--
L--¬ о о ---
-----+----T----¬ ----T+---¬
¦/ ¦/ ¦/ ¦/ ¦/ ¦/ ¦/
---о--¬ о о о о о --о-¬
¦w ¦ L--¬ L---¬ ¦w ¦
¦ n2+1¦ ¦ ¦ ¦ n3¦
L--о--- ¦ ¦ L-о--
L--¬ ¦ ¦ ---
-----+----¬ ¦ ¦ -----T+---¬
¦/ ¦/ ¦/ ¦/ ¦/ ¦/ ¦/ ¦/
---о--¬ о о о о ... о о --о-¬
¦w ¦ ¦w ¦
¦ n3+1¦ ¦ n4¦
L------ L----
Рисунок 1
Множество W = {w } графа включает вершину w , моделирующую весь
i 0
комплекс управленческих документов организации, и четыре непересекающихся
подмножества вершин, т.е. W = W1UW2UW3UW4.
При этом W1 = {w }, i = 1... n1 - множество вершин графа,
i
представляющих подразделения организации. W2 = {w }, i = n + 1... n -
i 1 2
множество вершин графа, представляющих группы управленческих документов в
каждом подразделении. W3 = {w }, i = n + 1... n - множество вершин
i 2 3
графа, представляющих виды документов в каждой группе. W4 = {w },
i
i = n + 1... n - множество вершин графа, представляющих конкретные
3 4
документы подразделений организации (n - общее количество документов,
4
создаваемых по всем подразделениям за контролируемый период). Естественно,
n = 1 + n + n + n + n . Во множестве R любая дуга r = (w , w )
1 2 3 4 j i j
принадлежит W.Граф G = (W, R) или матрицы, его представляющие, дают полную информацию о количестве документов, создаваемых в подразделении, и объеме групп документов, что и необходимо учесть при планировании аудита. Способы отбора единиц документов и создание представительной выборки, которая в достаточной мере отражала бы свойства контролируемых партий в целом, также можно регулировать требованиями ГОСТа <3>. В соответствии с ГОСТ Р 50779.30-95 групповым показателем качества продукции q является уровень несоответствий в предъявленной для контроля партии документов, который выражается чаще всего в виде процента несоответствующих единиц продукции (неправильно оформленных документов в нашем случае) по формуле:
Количество несоответствующих документов<3> ГОСТ 18321-73* "Статистический контроль качества. Методы случайного отбора выборок штучной продукции".
--------------------------------------- x 100. (2)
Количество проверяемых документов
В соответствии с ГОСТом <4> при различных методах статистического<4> Фионова Л.Р. Проведение аудита документов.
контроля фактический уровень несоответствия g сравнивается с нормативным
показателем g , или NQL (normative quality level), задающим предельно
0
допустимый процент не соответствующих установленным требованиям единиц
продукции (у нас - документов).
Данные выборочного контроля используются для принятия решения о качестве контролируемой партии документов. При g < NQL принимается решение об успешном прохождении процедуры документного аудита отдельным подразделением по конкретному виду документов.
При проведении документного аудита выборочным методом реализуется известная в теории вероятностей схема оценки вероятности определенного события, а именно "неправильное оформление документа", по его частоте в некоторой выборке из генеральной совокупности всех документов определенной группы <4>.
В рамках этой генеральной совокупности мы имеем дело с типичной задачей<5> Гмурман В.Е. Теория вероятностей и математическая статистика / В.Е. Гмурман / Учеб. пособие для вузов. Изд. 7-е, стер. М.: Высш. шк., 2000. 479 с.
теории вероятностей - оценкой математического ожидания генеральной
совокупности по выборке из нее. Обычно наилучшей оценкой математического
ожидания этой совокупности является среднее арифметическое выборки из
/
некоторой генеральной совокупности. Это точечная оценка ( g). Можно
пользоваться кроме точечных еще и интервальными оценками. В качестве
последних чаще всего используется так называемый доверительный интервал для
математического ожидания генеральной совокупности.
При доверительной вероятности границы доверительного интервала I для
/ ?
математического ожидания g при естественных допущениях вычисляются по
формуле:
/ /
I = [ g - ?, g + ?], (3)
?
/ 1 n
где g = --- SUM X ; (4)
n i=1 i
_ _
ДЕЛЬТА = t /D / /n; (5)
1 n / 2
D = --- SUM (X - g) . (6)
n 1 i=1 i
/
Здесь g - среднее арифметическое значение, полученное по выборке,
представляет собой относительное количество неправильно оформленных
документов; ? - статистическая погрешность (вычисляемая величина,
совместимая с опытными данными), n - объем выборки; X - признак,
i
характеризующий правильность оформления i-го документа выборки (X = 1,
i
если документ неправильно оформлен, и X = 0, если документ оформлен
i
правильно); t - критерий Стьюдента, зависящий от ?, значения которого
имеются в таблицах справочников по математике (например, при ? = 0,95 t =
1,96) <5>.
Вероятностная конструкция доверительного интервала хорошо сочетается с аудиторской конструкцией уровня существенности, то есть допустимой долей неправильно оформленных документов. Смысл доверительного интервала при достаточно больших доверительных вероятностях (? = 0,99, ? = 0,95 и т.п.) состоит в том, что он практически всегда накрывает интересующий нас показатель, т.е. среднее арифметическое значение доли неправильно оформленных документов в генеральной совокупности.
Доверительная вероятность должна при этом удовлетворять равенству:
/ /
P( g - ? < g < g + ?) = ? (7)
Задача будет ставиться так. Есть генеральная совокупность из N документов, по отношению к каждому из которых событие А (неправильное оформление) может иметь место, но может и отсутствовать. Обозначим через g относительную частоту наступления события А в выборке. Для оценки степени распространенности события А в генеральной совокупности и уменьшения затрат труда делается выборка из n документов (n гораздо меньше, чем N). Подсчитывается число документов выборки, для которых событие А имеет место, и определяется отношение этого числа к n (т.е. g). Далее по величине g необходимо сделать вывод о том, насколько распространено событие А во всей генеральной совокупности.
Таким образом, перед нами - типичная для математической статистики задача оценки вероятности наступления некоторого события в генеральной совокупности по его относительной частоте в выборке.
Обозначим порог существенности, то есть допустимую долю неправильно
оформленных документов, g , а нижнюю и верхнюю границы доверительного
0
интервала соответственно g и g . Здесь возможны три случая. В первом из
n v
них и g , и g меньше порога существенности (например, g = 5%, g = 8%, а
n v n v
g = 10%). Вывод: нарушения в оформлении всей совокупности документов
0
данного вида несущественны. Во втором случае и g , и g больше порога
n v
существенности, что позволяет сделать вывод о существенном количестве
неверно оформленных документов данного вида и ставить вопрос о причинах
неправильного их оформления. Наконец, самым сложным для принятия решения
оказывается третий случай, когда g меньше, а g больше порога
n v
существенности. В этом случае считается статистическая погрешность
? = ¦g - g ¦ и по формуле (5) вычисляется новый объем выборки n. Заметим,
0
что путь увеличения n сравнительно легко реализуем, так как отобрать еще
несколько документов или десятков документов достаточно просто.
Рассмотрим теперь частный, но важный в аудите случай, когда g = 0. Например, аудитор случайным образом отобрал n документов, и все они оказались оформлены правильно. Здесь возникает вопрос, остановиться или увеличить выборку. Тот же вопрос может иметь другую формулировку, нацеленную на планирование аудиторской проверки: какое число документов отбирать, чтобы в случае их правильного оформления дальнейший отбор не производить.
Согласно соотношениям (3 - 6) при отсутствии ошибок в выборке из n
документов, т.е. при всех X = 0, g = D = ? = 0, доверительный интервал
i
стягивается в точку. Этот случай рассматривается в общем виде в теории
вероятностей и доведен там до достаточно простых расчетных соотношений.
Например, минимальный объем выборки может определяться по формуле:
n = lg(1 - ?) / lg(1 - g ). (8)
min 0
В таблице 1 представлены для удобства предельные значения минимальных
объемов выборок в случае отсутствия отрицательных результатов при различных
доверительных вероятностях ? и порогах существенности g , вычисленных по
0
формуле (8).
Таблица 1. Данные для определения минимального объема выборки
? | g0 | ||||
0,01 | 0,05 | 0,10 | 0,15 | 0,20 | |
0,99 | 400 | 91 | 44 | 29 | 21 |
0,95 | 260 | 59 | 28 | 19 | 14 |
Приведенные в таблице 1 значения n удобно использовать при
min
планировании аудита как начальные величины размера выборки на первом этапе.
Например, если выбраны порог существенности g = 0,1 и доверительная
0
вероятность ? = 0,95, то согласно таблице 1 целесообразно запланировать
объем выборки n = 28 элементов. Если после обработки выборки окажется,
min
что событие А ни разу не зафиксировано (все документы оформлены правильно),
то работа по данной генеральной совокупности заканчивается с положительным
итогом проверки. Если же хотя бы один раз событие А в выборке имело место,
то необходимо переходить к ранее описанной общей процедуре.
При проведении документного аудита необходимо управленческие документы разбить на традиционные группы: организационные, распорядительные, информационно-справочные, а каждую группу на отдельные виды. Для каждой группы важно установить свой порог существенности. Причем при оценке грамотности оформления документов в первую очередь необходимо обратить внимание на реквизиты, придающие документу юридическую силу.
Первыми аудиту должны быть подвергнуты организационные документы как документы, определяющие весь порядок работы учреждения (предприятия) в целом и с документами в частности.
Обработку данных легко осуществить с помощью приложения Microsoft Excel, используя статистический пакет.
Таким образом, используя выборочный метод, можно провести в организации документный аудит.
Алгоритм проведения документного аудита будет складываться из следующих шагов:
- определить, к какой группе организаций относится исследуемая организация: орган государственной или муниципальной власти; государственное учреждение; коммерческая структура; архив; другое.
Если к последней, то определить направление (сферу) деятельности и форму собственности;
- определить и внимательно изучить нормативные акты федерального уровня, определяющие порядок ведение делопроизводства (ДОУ) в таких организациях: данной группы, с данной формой собственности и данного направления деятельности;
- выявить локальные нормативные акты в самой проверяемой организации, которые регламентируют порядок оформления управленческих документов в организации: инструкция по делопроизводству (стандарт предприятия по управлению документацией), инструкции по оформлению и подготовке отдельных видов документов, приказы и распоряжения, закрепляющие порядок подготовки отдельных видов документов;
- если локальные акты есть (п. 3), то необходимо оценить их соответствие действующей нормативной базе, если их нет, то переходим к п. 5;
- выявить виды документов по каждой группе управленческой документации, а именно: какие виды организационных, распорядительных и информационно-справочных документов сопровождают деятельность каждого подразделения организации (на основе инструкции по делопроизводству или стандарта по управлению документацией предприятия или, при отсутствии последних, путем опроса и интервьюирования специалистов), построить граф G = (W, R);
- разработать план аудита, определить, какие подразделения и в каком порядке проверять (пути по графу G = (W, R));
- в соответствии с разработанным планом аудита в каждом выбранном подразделении:
- документный аудит начинать с группы организационных документов, для
них должен быть установлен самый высокий порог существенности g = 0,01 и
0
максимальное значение доверительной вероятности ? = 0,99. На их основе
выбирается минимальный объем выборки организационных документов каждого
вида для проверки. Так как организационных не так много, желательно их все
проверить, хотя, проверив одно положение о подразделении, можно оценить уже
существующую практику оформления всех аналогичных документов;
- в распорядительных документах главное внимание уделить структуре текста, т.к. от указания сроков выполнения поручений зависит исполнительская дисциплина;
- среди информационно-справочных документов выявить внутренние нерегистрируемые, проверить, не теряются ли документы;
8) сравнить полученный уровень несоответствий g с g , сделать выводы;
0
- по итогам проверки подготовить отчет и познакомить с ним руководителя организации и подразделений.
Итак, выборочный метод является хорошо разработанной и многократно опробованной в различных приложениях конструкцией теории вероятностей.
При проведении документного аудита выборочный метод позволяет вместо всей совокупности конкретной группы документов рассматривать лишь часть из них, сократив время проверки и количество проверяющих.
Внутренний аудит должны периодически проводить специалисты организации, имеющие специальную подготовку. По его итогам должны составляться планы действий, корректирующих и предупреждающих дальнейшие ошибки.
Л.Р.Фионова
Д. т. н.
Пензенский государственный университет