Мудрый Экономист

Внимание! ошибка

"Кадровик.ру", 2013, N 1

В рубрике "На ошибках учатся" "Кадровик.ру" показывает и подробно разъясняет наиболее распространенные ошибки в оформлении документов. Образцы правильно оформленных кадровых документов и разъяснения допущенных ошибок - на с. 78 - 81. Проверьте себя!

Задание 1. Объяснительная записка об опоздании на работу

Найдите ошибки в объяснительной записке об опоздании на работу.

ЗАО "Панорама"                               Начальнику отдела планирования
Отдел планирования К.Р. Рощину
ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА
По поводу опоздания на работу
Я, Сорокина Евгения Алексеевна, опоздала на работу 12 декабря 2012 г.
по семейным обстоятельствам. Оправдательных документов не имею.
Инженер Сорокина Е.А. Сорокина
12.12.2012
В дело N 08-12
Дурова 13.12.2012

Задание 2. Докладная записка о нарушении трудовой дисциплины

Найдите ошибки в докладной записке о нарушении трудовой дисциплины.

ЗАО "Панорама"                                       Генеральному директору
Отдел планирования Л.Т. Иртеньеву
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА
12.12.2012 N 34
Петровой Р.М.
О нарушении трудовой дисциплины Подготовить приказ об объявлении замечания
Сорокиной Е.А. Сорокиной Е.А.
12.12.2012 Иртеньев
Довожу до Вашего сведения, что 12 декабря 2012 г. инженер отдела
планирования Сорокина Евгения Алексеевна прибыла на работу в 12.20, нарушив
Правила внутреннего трудового распорядка ЗАО "Панорама", в соответствии с
которыми рабочий день организации начинается в 9.00. Оправдательные
документы, подтверждающие уважительную причину опоздания, предоставлены не
были.
Объяснительная записка Сорокиной Е.А. прилагается.
В связи с допущенным нарушением трудовой дисциплины Сорокиной Е.А.
прошу объявить ей замечание.
Начальник отдела Рощин (К.Р. Рощин)
В дело N 08-12

Проверьте себя

Задание 1. Объяснительная записка об опоздании на работу

При оформлении объяснительной записки об опоздании на работу были допущены следующие ошибки.

Так как объяснительные записки относятся к системе организационно-распорядительной документации, они оформляются в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003. Поэтому в бланке объяснительной записки необходимо проставить реквизиты "дата подписания документа" и "регистрационный номер".

  1. Отсутствует дата подписания докладной записки (п. 3.11 ГОСТ Р 6.30-2003).
  2. Отсутствует реквизит "регистрационный номер" (п. 3.12 ГОСТ Р 6.30-2003).
  3. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа и отвечать на вопрос "о чем?". В данном случае ответ будет "Об опоздании на работу (п. 3.18 ГОСТ Р 6.30-2003).
  4. Целесообразно указать, на сколько времени сотрудник опоздал на работу.
  5. Дата подписания объяснительной записки проставляется в ее бланке (рис. А.1 ГОСТ Р 6.30-2003).
ЗАО "Панорама"                               Начальнику отдела планирования
Отдел планирования К.Р. Рощину
ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА
----------------------¬
¦ ¦
L----------------------1 2
------------------------------¬
¦По поводу опоздания на работу¦
L------------------------------3
-------------------¬
Я, Сорокина Евгения Алексеевна, опоздала на работу ¦12 декабря 2012 г.¦
L-------------------
по семейным обстоятельствам. Оправдательных документов не имею. 4
Инженер Сорокина Е.А. Сорокина
-----------¬
¦12.12.2012¦
L-----------5
В дело N 08-12
Дурова 13.12.2012

Правильный вариант объяснительной записки об опоздании на работу

ЗАО "Панорама"                               Начальнику отдела планирования
Отдел планирования К.Р. Рощину
ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА
12.12.2012 N 16
Об опоздании на работу
Я, Сорокина Евгения Алексеевна, опоздала на работу 12 декабря 2012 г.
на 3 ч 20 мин. по семейным обстоятельствам. Оправдательных документов не
имею.
Инженер Сорокина Е.А. Сорокина
В дело N 08-12
Дурова 13.12.2012

Задание 2. Докладная записка о нарушении трудовой дисциплины

При оформлении докладной записки о нарушении трудовой дисциплины были допущены следующие ошибки:

  1. В резолюции не проставлен срок исполнения, к которому следует подготовить проект приказа об объявлении замечания работнику. Отсутствие срока исполнения приведет к вопросам кадровой службы о сроках подготовки проекта данного приказа или задержки его подготовки (п. 3.17 ГОСТ Р 6.30-2003).
  2. Личная подпись руководителя в резолюции проставляется перед датой резолюции (п. 3.17 ГОСТ Р 6.30-2003).
  3. Если документ относится к системе организационно-распорядительной документации и содержит упоминание о приложении, оформляется реквизит "отметка о наличии приложения". Так как вид прилагаемого документа упоминается в докладной записке, в реквизите "отметка о наличии приложения" проставляют количество листов и экземпляров прилагаемого документа (п. 3.21 ГОСТ Р 6.30-2003).
  4. В реквизите "подпись" инициалы, фамилия должностного лица, подписавшего документ, печатаются без скобок (п. 3.22 ГОСТ Р 6.30-2003).
  5. В реквизите "отметка об исполнении документа и направлении его в дело" отсутствуют подпись лица, направившего документ в дело, и дата передачи докладной записки в дело (п. 3.28 ГОСТ Р 6.30-2003).
ЗАО "Панорама"                                       Генеральному директору
Отдел планирования Л.Т. Иртеньеву
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА
12.12.2012 N 34
-------------------------------------------¬
¦ Петровой Р.М. ¦
О нарушении трудовой дисциплины¦Подготовить приказ об объявлении замечания¦
Сорокиной Е.А. ¦ Сорокиной Е.А. ¦
L-------------------------------------------
--------------------¬ 1
¦12.12.2012 Иртеньев¦
L--------------------2
Довожу до Вашего сведения, что 12 декабря 2012 г. инженер отдела
планирования Сорокина Евгения Алексеевна прибыла на работу в 12.20, нарушив
Правила внутреннего трудового распорядка ЗАО "Панорама", в соответствии с
которыми рабочий день организации начинается в 9.00. Оправдательные
документы, подтверждающие уважительную причину опоздания, предоставлены не
были.
---------------------------------------------------¬
¦Объяснительная записка Сорокиной Е.А. прилагается.¦
L---------------------------------------------------3
В связи с допущенным нарушением трудовой дисциплины Сорокиной Е.А.
прошу объявить ей замечание.
-------------¬
Начальник отдела Рощин ¦(К.Р. Рощин)¦
L-------------4
---------------¬
¦В дело N 08-12¦
L---------------5

Правильный вариант докладной записки о нарушении трудовой дисциплины

ЗАО "Панорама"                                       Генеральному директору
Отдел планирования Л.Т. Иртеньеву
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА
12.12.2012 N 34
Петровой Р.М.
О нарушении трудовой дисциплины Подготовить приказ об объявлении замечания
Сорокиной Е.А. Сорокиной Е.А. к 17.12.2012
Иртеньев 12.12.2012
Довожу до Вашего сведения, что 12 декабря 2012 г. инженер отдела
планирования Сорокина Евгения Алексеевна прибыла на работу в 12.20, нарушив
Правила внутреннего трудового распорядка ЗАО "Панорама", в соответствии с
которыми рабочий день организации начинается в 9.00. Оправдательные
документы, подтверждающие уважительную причину опоздания, предоставлены не
были.
Объяснительная записка Сорокиной Е.А. прилагается.
В связи с допущенным нарушением трудовой дисциплины Сорокиной Е.А.
прошу объявить ей замечание.
Приложение: на 1 л. в 1 экз.
Начальник отдела Рощин К.Р. Рощин
В дело N 08-12
Дурова 13.12.2012

Л.М.Вялова

К. и. н.,

доцент

кафедры документоведения

Историко-архивного института

РГГУ