Мудрый Экономист

Как оформить однодневную командировку и подтвердить расходы на проезд?

"Автономные учреждения: бухгалтерский учет и налогообложение", 2013, N 10

В п. 4 Положения о командировках <1> отмечено, что работодатель по собственному усмотрению устанавливает продолжительность служебной поездки сотрудника с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения. Очевидно, что командировка может быть однодневной. В данной статье мы расскажем, чем такая поездка отличается от более продолжительной, особо остановимся на документальном оформлении однодневной командировки, а также подтверждении расходов на проезд.

<1> Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749.

Статьей 166 ТК РФ установлено, что служебная командировка - это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Командировками не признаются служебные поездки сотрудников, постоянная работа которых осуществляется в пути или носит разъездной характер. Об этом же сказано в п. 3 Положения о командировках и добавлено: направление сотрудника в обособленное подразделение организации (представительство, филиал), находящееся вне места постоянной работы, является командировкой. Такой же вывод сделан и в отношении поездки дистанционного работника в связи с производственной необходимостью в различные населенные пункты, в том числе в место нахождения работодателя (Письмо Минфина России от 08.08.2013 N 03-03-06/1/31945).

Однодневная командировка отличается от обычной лишь тем, что условия транспортного сообщения и характер выполняемой в поездке работы позволяют сотруднику возвратиться к месту постоянного жительства в день отправления в командировку. Статьей 167 ТК РФ определено, что при направлении работника в служебную командировку ему гарантируется сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение связанных со служебной поездкой расходов. В отношении среднего заработка у однодневной командировки различий с более продолжительной поездкой нет, чего не скажешь о компенсируемых расходах. За время пребывания в однодневной командировке зарплата сотрудника рассчитывается исходя из его среднего заработка за предыдущие 12 месяцев (ст. 139 ТК РФ). Согласно ст. 168 ТК РФ при однодневных командировках работодатель обязан возместить сотруднику:

Далее рассмотрим подробнее тему расходов на проезд, но сначала расскажем об оформлении отдельных документов при однодневной командировке.

Документальное оформление однодневной командировки

Формы документов, которые составляются при командировках, утверждены Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1. Большинство учреждений, как правило, составляет при однодневной командировке:

При этом обращаем внимание на то, что настоящее время подготовлен проект приказа о внесении изменений в Приказ Минфина России от 15.12.2010 N 173н, которым утверждены унифицированные формы первичных учетных документов, применяемые в государственных (муниципальных) учреждениях (проект размещен на сайте Минфина http://www1.minfin.ru/). После утверждения данного документа при направлении работника автономного учреждения в командировку необходимо будет использовать:

Зачастую при направлении сотрудника в однодневную командировку работодатель считает нецелесообразным оформлять командировочное удостоверение. По нашему мнению, для исключения претензий со стороны контролеров не нужно пренебрегать заполнением каждого из перечисленных документов. Такой же вывод сделан в Письме ФСС РФ от 02.07.2013 N 15-03-14/05-6357. В силу п. 7 Положения о командировках командировочное удостоверение, подтверждающее срок пребывания сотрудника в командировке (дату приезда в пункт (пункты) назначения и дату выезда из него (из них)), не оформляется в случаях, перечисленных в п. 15 этого документа (при поездках за границу, кроме стран - участниц СНГ, при въезде и выезде из которых отметки о пересечении государственной границы не делаются). Так как в указанной норме не упоминается однодневная командировка, работодатель обязан оформить сотруднику командировочное удостоверение.

К сведению. Ранее на эту тему рассуждал Минтруд России (Письмо от 14.02.2013 N 14-2-291): командировочное удостоверение оформляется с целью подтверждения срока пребывания в командировке, соответственно, в случае однодневной поездки оформление такого удостоверения нецелесообразно, поскольку отсутствие работника будет подтверждаться проездными документами с соответствующей датой и отчетом о командировке. При этом специалисты отметили, что функции по выработке государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере налоговой деятельности осуществляет Минфин. Однако разъяснений финансового ведомства по данному вопросу автору найти не удалось.

Интересный случай рассмотрен в Письме Минфина России от 16.08.2011 N 03-03-06/3/7: работник направляется в командировку для проведения переговоров с физическими лицами. Пункт 7 Положения о командировках требует, чтобы в командировочном удостоверении отметки о дате приезда в место командирования и дате выезда из него были сделаны полномочным должностным лицом и заверены подписью и печатью. В данной ситуации это правило не может быть выполнено по объективным причинам, поэтому факт нахождения в месте командировки в установленное время чиновники разрешают подтвердить иными документами, в частности:

В соответствии с п. 4.4 Положения о порядке ведения кассовых операций <2> денежные средства на командировочные расходы выдаются сотруднику под отчет на основании его письменного заявления, составленного в произвольной форме и содержащего собственноручную надпись руководителя о сумме наличных денег, сроке, на который они выдаются, подпись руководителя и дату. Обратите внимание, что выдача наличных денег под отчет производится при условии полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученной под отчет сумме наличных денег.

<2> Положение о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации, утв. Банком России 12.10.2011 N 373-П.

К сведению. За выдачу наличных денег под отчет сотруднику, не отчитавшемуся по ранее полученным подотчетным суммам, налоговый орган может привлечь учреждение к ответственности по ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ. Данной нормой предусмотрено наложение штрафа на должностное лицо в размере от 4000 до 5000 руб., на организацию - от 40 000 до 50 000 руб. Однако судьи Девятого арбитражного апелляционного суда в Постановлении от 13.05.2013 N 09АП-10884/2013 по делу N А40-124464/12-119-1186 указали, что такое нарушение не образует состава административного правонарушения.

При возвращении из командировки подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу предъявить в бухгалтерию авансовый отчет с приложенными подтверждающими документами. Проверка и утверждение авансового отчета, а также окончательный расчет с работником осуществляются в срок, установленный руководителем (п. 4.4 Положения о порядке ведения кассовых операций).

В случае когда данные средства на командировочные расходы перечисляются на банковскую карту сотрудника, к авансовому отчету прилагаются оригиналы всех документов, связанных с использованием банковской карты работника, квитанции банкоматов, слипов (квитанция электронного терминала) и др., в которых в обязательном порядке указывается фамилия держателя банковской карты. Об этом сказано в Письме ФНС России от 22.06.2011 N ЕД-4-3/9876 (согласовано с Минфином).

На практике иногда какие-то расходы за командированного сотрудника (к примеру, стоимость билета) оплачивает своей банковской картой другое лицо, не являющееся работником учреждения. Как отмечено в вышеуказанном Письме ФНС, такие расходы могут быть учтены при налогообложении прибыли (если они были произведены за счет приносящей доход деятельности учреждения). Для этого необходимо, чтобы штатный сотрудник в качестве подтверждения понесенных им расходов дополнительно представил расписку владельца банковской карты, с использованием которой произведен расчет (либо это лицо направило в учреждение письмо), с подтверждением того, что сотрудник учреждения возместил ему соответствующие расходы. Таким образом, если оплата услуг командированного работника производится с банковской карты иного лица и это лицо подтверждает возврат средств, то оснований считать, что расходы понесены не командированным лицом, не имеется.

В недавно вышедшем Письме Минфина России N 02-03-10/37209 и Казначейства России N 42-7.4-05/5.2-554 от 10.09.2013 <3> отмечено, что возможно перечисление средств на банковские счета физических лиц - сотрудников организаций в целях оплаты командировочных расходов и компенсации сотрудникам документально подтвержденных расходов с использованием карт, выданных в рамках зарплатных проектов. Во исполнение ст. 8 Закона о бухгалтерском учете <4> учреждение обязано закрепить в учетной политике порядок расчетов с подотчетными лицами через зарплатные карты.

<3> Доведено до финансовых органов муниципальных образований, входящих в состав субъектов РФ.
<4> Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете".

Расходы на проезд

Сегодня повсеместно внедряются интерактивные сервисы, которые влияют на документальное подтверждение осуществленных расходов для целей бухгалтерского и налогового учета. Автор имеет в виду электронные авиа- и железнодорожные билеты.

Такой железнодорожный билет состоит из двух частей - контрольного и посадочного купонов. Первый удостоверяет договор перевозки между пассажиром и компанией-перевозчиком и выдается индивидуально каждому пассажиру. Для посадки в поезд контрольного купона недостаточно: необходимо либо пройти электронную регистрацию и получить посадочный купон, либо обратиться с контрольным купоном в любую кассу или трансакционный терминал самообслуживания и распечатать обычный билет на бланке строгой отчетности.

Пунктом 2 Приказа Минтранса России N 322 <5> установлено, что контрольный купон электронного проездного документа (билета) (его еще называют выпиской из автоматизированной системы управления пассажирскими перевозками на железнодорожном транспорте) является документом строгой отчетности и применяется для осуществления наличных денежных расчетов, расчетов с использованием платежных карт без применения ККТ. Поэтому данный документ признается надлежащим документальным подтверждением расходов на проезд железнодорожным транспортом. С этим согласны контролирующие органы (Письма Минфина России от 12.04.2013 N 03-03-07/12256, от 26.04.2012 N 03-03-04/1 и ФНС России от 12.10.2012 N АС-4-2/17308 и др.). При приобретении электронного билета контрольный купон направляется пассажиру в электронном виде по информационно-телекоммуникационной сети (например, по электронной почте). Такой порядок утвержден п. 5 Приложения к Приказу Минтранса России N 322. Сотруднику остается только распечатать документ и предъявить его в бухгалтерию.

<5> Приказ Минтранса России от 21.08.2012 N 322 "Об установлении форм электронных проездных документов (билетов) на железнодорожном транспорте".

Если авиабилет приобретен в бездокументарной форме (электронный билет), то оправдательными документами являются сформированная автоматизированной информационной системой оформления воздушных перевозок маршрут-квитанция электронного документа (авиабилета) на бумажном носителе и посадочный талон. Подтверждение сказанному - Письма Минфина России от 01.10.2012 N 03-03-06/1/515, от 19.10.2011 N 03-03-07/46, от 07.06.2011 N 03-03-07/20 и ФНС России от 12.10.2012 N АС-4-2/17308. Маршрут-квитанция, в том числе полученная по электронной почте и распечатанная на принтере, признается документом строгой отчетности, который применяется для осуществления наличных денежных расчетов, расчетов с использованием платежных карт без применения ККТ (п. 2 Приказа Минтранса России N 134 <6>). Посадочный талон подтверждает перелет подотчетного лица по указанному в электронном авиабилете маршруту, так как содержит информацию об инициалах и фамилии пассажира, номере рейса, дате отправления, времени окончания посадки на рейс, номере выхода на посадку и номере посадочного места на борту (п. 84 Приказа Минтранса России N 82 <7>).

<6> Приказ Минтранса России от 08.11.2006 N 134 "Об установлении формы электронного пассажирского билета и багажной квитанции в гражданской авиации".
<7> Приказ Минтранса России от 28.06.2007 N 82 "Об утверждении федеральных авиационных правил "Общие правила воздушных перевозок пассажиров, багажа, грузов и требования к обслуживанию пассажиров, грузоотправителей, грузополучателей".

В случае подтверждения расходов на приобретение железнодорожного и авиабилета вышеуказанными документами для целей налогообложения прибыли дополнительных документов, в том числе выписки, подтверждающей оплату банковской картой, не требуется (Письмо Минфина России от 29.08.2013 N 03-03-07/35554).

В Письмах Минфина России от 06.06.2012 N 03-03-06/4/61, от 27.02.2012 N 03-03-07/6, от 13.01.2012 N 03-03-06/1/11 и УФНС России по г. Москве от 07.08.2012 N 16-15/071659@ чиновники разъяснили, как действовать, если посадочный талон был утерян. В таком случае расходы подтвердит справка, выданная авиаперевозчиком и содержащая необходимую для подтверждения полета информацию (данные о физическом лице, маршруте его проезда, стоимости билета и дате поездки).

Расходы на проезд при исчислении базы по налогу на прибыль учреждение вправе учесть также в следующих случаях:

В этом же Письме даны разъяснения по поводу обложения НДФЛ сумм возмещения командированным работникам стоимости услуг такого бизнес-зала. Финансисты отметили, что указанные затраты относятся к расходам командированных сотрудников на проезд до места назначения, которые освобождены от обложения НДФЛ на основании абз. 10 п. 3 ст. 217 НК РФ.

Выводы, сделанные в статье, в полной мере распространяются на сотрудников, которые работают дистанционно. Из определения дистанционной работы, данного в ст. 312.1 ТК РФ, следует, что для работника местом постоянной работы является место его нахождения. В связи с этим поездка работника в место нахождения работодателя является командировкой, следовательно, на работника в соответствии со ст. 167 ТК РФ распространяются гарантии при направлении работника в служебные командировки, установленные данной статьей. Таким образом, расходы на командировку дистанционного работника налогоплательщик вправе учесть в составе прочих расходов при определении базы по налогу на прибыль. Такая позиция высказана в Письме Минфина России N 03-03-06/1/31945.

А.Лопатина

Эксперт журнала

"Автономные учреждения:

бухгалтерский учет и налогообложение"