Мудрый Экономист

Выдаем работнику копию и дубликат трудовой книжки

"Оплата труда в государственном (муниципальном) учреждении: бухгалтерский учет и налогообложение", 2013, N 9

Трудовая книжка, несмотря на то, что является документом работника, хранится у работодателя, и работодатель несет за это ответственность. Однако бывают обстоятельства, когда книжка требуется работнику, но взять ее просто так он не может. В этой ситуации работодатель должен предоставить работнику копию трудовой книжки. Кроме того, в установленных законодательством случаях работодатель обязан выдать работнику дубликат трудовой книжки. О том, когда работодатель обязан это сделать и как правильно оформить копию и дубликат трудовой книжки, расскажем в представленной статье.

Оформляем копию и выписку из трудовой книжки

В силу ст. 84.1 ТК РФ работодатель обязан выдать трудовую книжку работнику на руки в последний день работы. Выдавать ее в других случаях работодатель (уполномоченное лицо) не обязан, поскольку в случае утери трудовой книжки он может быть привлечен к административной ответственности.

При этом ст. 62 ТК РФ предусмотрена обязанность работодателя не позднее трех рабочих дней со дня подачи работником заявления выдать ему копии документов, связанных с работой, в том числе выписку из трудовой книжки. В п. 7 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (далее - Правила), говорится об обязанности работодателя выдать работнику, помимо выписки из трудовой, копию трудовой книжки. Оба документа должны быть заверены в установленном порядке.

Так, согласно п. 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" <1> (далее - ГОСТ Р 6.30-2003) при заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют заверительную надпись "Верно", указывают должность лица, заверившего копию, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату заверения.

<1> Утвержден Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст.

Копия документа заверяется печатью, определяемой по усмотрению организации, то есть это может быть как печать организации, так и, например, печать отдела кадров.

Разберемся, чем выписка отличается от копии. Выписка из трудовой книжки, как правило, требуется, когда работнику необходимо подтвердить осуществление трудовой деятельности в настоящее время и в конкретной организации. Специального порядка, устанавливающего выдачу выписки, не существует. Но согласно сложившейся практике выписка оформляется на фирменном бланке организации и заверяется подписью руководителя или уполномоченного должностного лица (кадрового работника), а также печатью. В выписке отражаются сведения, указанные в трудовой книжке, содержащиеся на титульном листе, сведения о работе за необходимый период в табличной форме, как и в разделе "Сведения о работе", а также другие требуемые сведения (например, содержащиеся в разделе "Сведения о награждении"). Так как работник в настоящее время работает в организации, в сведениях о работе после записи о приеме на работу на конкретную должность пишется фраза "Работает по настоящее время". Приведем образец выписки из трудовой книжки.

--------------------------------------------------------------------------¬
¦ Муниципальное образовательное учреждение ¦
¦ средняя общеобразовательная школа N 12 ¦
¦ (МОУ СОШ N 12) ¦
¦ ¦
¦ г. Киров 11 июля 2013 г.¦
¦ ¦
¦ Выписка из трудовой книжки ¦
¦ М.Л. Васильевой ¦
¦ ¦
¦ Трудовая книжка АТ-IX N 5261347 ¦
¦ Фамилия: Васильева ¦
¦ Имя: Марина ¦
¦ Отчество: Леонидовна ¦
¦ Дата рождения: 13 января 1978 г. ¦
¦ Образование: высшее ¦
¦ Профессия, специальность: преподаватель ¦
¦ Дата заполнения: 2 сентября 2000 г. ¦
¦ Подпись владельца книжки: Васильева ¦
¦ Подпись лица, ответственного ¦
¦ за выдачу трудовых книжек: Степанова ¦
¦ ¦
¦ М.П. ¦
¦ ¦
¦ -------T----------------T-----------------------T-----------------¬ ¦
¦ ¦ N ¦ Дата ¦ Сведения о приеме на ¦ Наименование, ¦ ¦
¦ ¦записи+-----T-----T----+ работу, переводе на ¦ дата и номер ¦ ¦
¦ ¦ ¦число¦месяц¦ год¦ другую постоянную ¦ документа, на ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ работу, квалификации, ¦ основании ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦увольнении (с указанием¦ которого ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ причин и ссылкой на ¦ внесена ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ статью, пункт закона) ¦ запись ¦ ¦
¦ +------+-----+-----+----+-----------------------+-----------------+ ¦
¦ ¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ ¦
¦ +------+-----T-----T----+-----------------------+-----------------+ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦Муниципальное ¦ ¦ ¦
¦ +------+-----+-----+----+-----------------------+-----------------+ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦образовательное ¦ ¦ ¦
¦ +------+-----+-----+----+-----------------------+-----------------+ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦учреждение средняя ¦ ¦ ¦
¦ +------+-----+-----+----+-----------------------+-----------------+ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦общеобразовательная ¦ ¦ ¦
¦ +------+-----+-----+----+-----------------------+-----------------+ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦школа N 12 ¦ ¦ ¦
¦ +------+-----+-----+----+-----------------------+-----------------+ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦(МОУ СОШ N 12) ¦ ¦ ¦
¦ +------+-----+-----+----+-----------------------+-----------------+ ¦
¦ ¦3 ¦05 ¦08 ¦2011¦Принята на должность ¦Приказ от ¦ ¦
¦ +------+-----+-----+----+-----------------------+-----------------+ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦преподавателя ¦05.08.2011 N 16-к¦ ¦
¦ +------+-----+-----+----+-----------------------+-----------------+ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦специальных дисциплин ¦ ¦ ¦
¦ +------+-----+-----+----+-----------------------+-----------------+ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦Работает по настоящее ¦ ¦ ¦
¦ +------+-----+-----+----+-----------------------+-----------------+ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦время <*> ¦ ¦ ¦
¦ L------+-----+-----+----+-----------------------+------------------ ¦
¦ ¦
¦ Выписка верна. ¦
¦ Инспектор по кадрам: Кудрявцева /И.Е. Кудрявцева/ ¦
¦ ¦
¦ М.П. ¦
L--------------------------------------------------------------------------
<*> Запись производится в выписке из трудовой книжки, а в оригинале трудовой книжки отсутствует.

В отличие от выписки, копия трудовой книжки делается со всех заполненных страниц на листах формата А-4. При этом каждый лист заверяется отдельно в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003, то есть ставится запись "Верно" или "Копия верна", указываются должность лица, заверившего копию (инспектора отдела кадров, руководителя), его личная подпись, ее расшифровка, дата заверения.

В разделе "Сведения о работе" делается запись "Работает по настоящее время", которая также заверяется подписью с расшифровкой и датой.

Копию трудовой книжки обычно запрашивают кредитные организации, органы ПФР и др. Здесь следует отметить, что работники ПФР в подтверждение страхового стажа для назначения трудовой пенсии иногда запрашивают с работников подлинник трудовой книжки. Однако согласно п. 13 Перечня документов, необходимых для установления трудовой пенсии и пенсии по государственному пенсионному обеспечению, в соответствии с федеральными законами "О трудовых пенсиях в Российской Федерации" и "О государственном пенсионном обеспечении в Российской Федерации", утвержденного Постановлением Минтруда России N 16, ПФР N 19па от 27.02.2002, принимаются подлинные документы о страховом стаже в подтверждение права на трудовую пенсию, за исключением трудовой книжки. Таким образом, представлять оригинал трудовой книжки в орган ПФР работник не обязан, он представляет лишь заверенную надлежащим образом копию.

Отметим, что копия трудовой книжки должна предоставляться работнику безвозмездно (ст. 62 ТК РФ).

Случаи выдачи дубликата трудовой книжки

Сразу отметим, что сделать работнику дубликат трудовой книжки работодатель должен только в случаях, установленных законодательством, а именно:

  1. при утрате работником трудовой книжки (п. 31 Правил). Согласно этому пункту лицо, утратившее трудовую книжку, обязано немедленно сообщить об этом работодателю по последнему месту работы, а работодатель должен выдать работнику дубликат трудовой книжки не позднее 15 дней со дня подачи работником заявления. Несмотря на отсутствие в нормативных актах прямого указания, обращение работника должно быть оформлено письменно в виде заявления.

Для оформления дубликата трудовой книжки работник должен будет собрать документы, подтверждающие его трудовую деятельность в других организациях. Это могут быть трудовые договоры, выписки из приказов, личных дел, лицевых счетов, ведомостей на выдачу заработной платы и другие документы.

Обратите внимание! Работодатель обязан оказать содействие работнику в получении документов, подтверждающих стаж его работы, предшествующий поступлению на работу к данному работодателю (п. 7.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69 (далее - Инструкция)).

Может оказаться, что у работника или бывшего работодателя случайно сохранилась заверенная копия трудовой книжки. Можно ли на ее основании оформить дубликат? Поскольку законодательно данный вопрос не рассматривался, считаем, что если копию предоставил предыдущий работодатель, сопроводив ее справкой или официальным письмом, оформить дубликат можно, но лучше подстраховаться и все же запросить с работника подтверждающие документы.

В силу п. 7.2 Инструкции кадровый работник снимает копии с документов, подтверждающих трудовой стаж работника, заверяет их в установленном порядке и оставляет на хранение. Оригиналы документов возвращаются работнику;

  1. если трудовая книжка пришла в негодность: порвалась, испачкалась, обгорела и т.п. В этих случаях в силу п. 33 Правил работник должен подать заявление о выдаче дубликата трудовой книжки по последнему месту работы. При этом все записи переносятся из старой трудовой книжки. Если же такой возможности нет, записи также вносятся на основании предоставленных работником документов, подтверждающих его стаж;
  2. при наличии в трудовой книжке записи об увольнении или переводе на другую работу, признанной недействительной (п. 33 Правил). По решению суда или комиссии по трудовым спорам уволенный работник может быть восстановлен на работе либо могут быть изменены причины его увольнения или перевода. В этих случаях запись в трудовой книжке признается в соответствии с п. 1.2 Инструкции недействительной. Тогда работнику по его письменному заявлению должен быть выдан дубликат трудовой книжки, в который переносятся все произведенные в трудовой книжке записи, за исключением записи, признанной недействительной. Трудовая книжка оформляется в установленном порядке и возвращается ее владельцу.

Обратите внимание, что недействительной должна быть признана именно запись об увольнении или переводе. Так, судом было отказано в исковых требованиях работника о выдаче ему дубликата трудовой книжки в связи с неправильным указанием в трудовой книжке даты увольнения. Суд сделал вывод, что основания для выдачи работнику дубликата трудовой книжки отсутствуют, поскольку запись об основаниях его увольнения недействительной не является, а в трудовую книжку работника подлежит внесению запись о недействительности даты увольнения с ее изменением на другое число в порядке, предусмотренном п. п. 30, 35 Правил (Апелляционное определение Московского городского суда от 14.05.2013);

  1. при массовой утрате работодателем трудовых книжек работников в результате чрезвычайных ситуаций (экологических и техногенных катастроф, стихийных бедствий, массовых беспорядков и других чрезвычайных обстоятельств). Трудовой стаж этих работников устанавливается специальной комиссией, создаваемой органами исполнительной власти субъектов РФ. В состав такой комиссии включаются представители работодателей, профсоюзов или иных уполномоченных работниками представительных органов, а также других заинтересованных организаций.

Для создания комиссии работодатель должен обратиться с заявлением в орган исполнительной власти субъекта РФ с указанием в нем причин массовой утраты трудовых книжек работников. Порядок установления стажа работы при утрате документов в чрезвычайных ситуациях утвержден Постановлением Минтруда России от 24.06.1994 N 50.

Факт работы, сведения о профессии (должности) и периоды работы у данного работодателя устанавливаются комиссией на основании документов, имеющихся у работника, а в случае их отсутствия - на основании показаний двух и более свидетелей, знающих работника по совместной с ним деятельности у одного работодателя или в одной системе.

Если работник до поступления к данному работодателю уже работал, комиссия принимает меры для получения документов, подтверждающих этот факт.

По результатам работы комиссии составляется акт, в котором указываются периоды работы, профессия (должность) и продолжительность трудового стажа работника. На основании акта комиссии работодатель выдает работнику дубликат трудовой книжки.

Обратите внимание! В случае если документы не сохранились, стаж работы, в том числе установленный на основании свидетельских показаний, может быть подтвержден в судебном порядке.

Правила заполнения дубликата трудовой книжки

Еще раз отметим, что согласно п. 7.2 Инструкции все записи, подлежащие внесению в дубликат трудовой книжки, должны быть подтверждены надлежащим образом оформленными документами. Такими документами могут быть справки, выписки, копии приказов и распоряжений с предыдущих мест работы.

Если подтверждающий документ не содержит данных, которые в силу закона должны быть указаны (например, пункта, части, статьи, на основании которых произошло увольнение), в дубликат трудовой книжки необходимо внести только те данные, которые содержатся в документе. То есть никакой инициативы, например, в случае дописывания недостающих данных, при заполнении дубликата работодатель проявить не может.

Также напомним, что при заполнении дубликата необходимо соблюдать требования об оформлении трудовой книжки, установленные Инструкцией. Записи дат во всех разделах трудовых книжек производятся арабскими цифрами (число и месяц - двухзначными, год - четырехзначными). Например, если работник принят на работу 5 сентября 2003 г., в трудовой книжке делается запись "05.09.2003".

Записи производятся аккуратно, перьевой или гелевой ручкой, ручкой-роллером (в том числе шариковой), световодостойкими чернилами (пастой, гелем) черного, синего или фиолетового цвета и без каких-либо сокращений. Например, не допускаются записи "пр." вместо "приказ", "расп." вместо "распоряжение" и т.п. Правила заполнения дубликата трудовой книжки установлены разд. 7 Инструкции. На первой странице в верхнем правом углу дубликата трудовой книжки проставляется запись "Дубликат". Затем на основании представленных работником документов (удостоверения личности, документа об образовании, квалификации и т.д.) указываются сведения о работнике. Вместо даты заполнения трудовой книжки ставится дата оформления дубликата. Правильность внесения сведений ниже подтверждает своей подписью работник, расписывается работник, ответственный за выдачу трудовых книжек, после чего ставится печать организации или кадровой службы. Затем заполняется раздел "Сведения о работе".

Так, в графу 3 вносится запись об общем и (или) непрерывном трудовом стаже работы в качестве работника до поступления в данную организацию (к данному работодателю), подтвержденном соответствующими документами. Общий стаж работы записывается суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения, у какого работодателя, в какие периоды времени и на каких должностях работал в прошлом владелец трудовой книжки. Ниже отражаются конкретные периоды работы, подтверждающие указанный стаж:

Затем в графе 2 указывается дата увольнения (прекращения трудового договора), а в графе 3 - причина (основание) увольнения, если в предоставленном работником документе имеются такие данные. В графе 4 отражаются наименование, дата и номер документа, на основании которого произведены соответствующие записи в дубликате. В качестве последнего периода работы указывается работа у работодателя, который выдает дубликат трудовой книжки.

При выдаче дубликата в него также вносятся сведения о награждении (поощрении) работника, которые были в трудовой книжке по последнему месту работы (п. 32 Правил).

Приведем образец заполнения сведений о работе в дубликате трудовой книжки, оформленном в связи с ее утратой.

  N   
записи
      Дата      
 Сведения о приеме на  
работу, переводе на
другую постоянную
работу, квалификации,
увольнении (с указанием
причин и ссылкой на
статью, пункт закона)
  Наименование,  
дата и номер
документа, на
основании
которого
внесена
запись
число
месяц
 год
  1   
        2       
            3          
        4        
Общий трудовой стаж    
3 года 9 месяцев 23    
дня                    
1     
12   
08   
2002
Принята на работу в    
Справка МОУ СПО  
Муниципальное          
"Индустриальный  
образовательное        
колледж" от      
учреждение среднего    
21.05.2013 N 21  
профессионального      
образования            
"Индустриальный        
колледж" на должность  
преподавателя          
2     
05   
06   
2006
Трудовой договор       
Справка МОУ СПО  
расторгнут по          
"Индустриальный  
инициативе работника,  
колледж" от      
пункт 3 части первой
21.05.2013 N 21  
статьи 77 Трудового    
кодекса Российской     
Федерации              
Муниципальное          
образовательное        
учреждение средняя     
общеобразовательная    
школа N 12             
(МОУ СОШ N 12)         
3     
15   
08   
2007
Принята на должность   
Приказ от        
преподавателя          
15.08.2007 N 21/к
специальных дисциплин  
4     
13   
05   
2013
Трудовой договор       
Приказ от        
прекращен по           
13.07.2013 N 13/к
инициативе работника,  
пункт 3 части первой
статьи 77 Трудового    
кодекса Российской     
Федерации              
Инспектор по кадрам    
Кудрявцева             
Печать                 

Сведения о выдаче дубликата вносятся в книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.

Заключение

Как уже было сказано, ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей к ним несет работодатель (п. 45 Правил). При этом ответственность возлагается на уполномоченное лицо, назначенное приказом работодателя.

Административная ответственность при невыдаче дубликата трудовой книжки в случаях, установленных законодательством, может наступить по ст. 5.27 КоАП РФ за нарушение законодательства о труде и охране труда.

Кроме того, работодатель может быть привлечен к материальной ответственности за задержку выдачи трудовой книжки. В соответствии со ст. 234 ТК РФ работодатель обязан возместить работнику не полученный им заработок во всех случаях незаконного лишения его возможности трудиться. Такая обязанность, в частности, наступает, если заработок не получен в результате задержки работодателем выдачи работнику трудовой книжки.

Таким образом, если работник, в том числе уже не работающий в организации, обратится с заявлением о выдаче ему дубликата трудовой книжки и данный порядок предусмотрен законодательством, советуем не пренебрегать такой обязанностью и оформить работнику по всем установленным правилам дубликат трудовой книжки.

Л.В.Давыдова

Эксперт журнала

"Оплата труда в государственном

(муниципальном) учреждении:

бухгалтерский учет и налогообложение"