Мудрый Экономист

Все о трудовой книжке

"Отдел кадров государственного (муниципального) учреждения", 2013, NN 4, 5

Основным документом о трудовой деятельности и стаже работника по-прежнему остается трудовая книжка, хотя уже не первый год обсуждается отмена этого документа. К чему придут законотворцы в итоге, пока не ясно, но в любом случае решится вопрос еще не скоро. Несмотря на довольно большой срок применения трудовых книжек, ошибки в их заполнении встречаются довольно часто. В этой статье еще раз обратим внимание кадровиков на то, как правильно заполнять трудовые книжки, как вести их учет, вносить исправления, когда и в каком порядке выдавать работнику и др.

На территории РФ с 01.01.2004 действует трудовая книжка, форма которой утверждена Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225. Этим же Постановлением утверждены Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (далее - Правила), а также форма вкладыша в трудовую книжку.

Помимо книжки образца 2004 г. действуют трудовые книжки:

Порядок обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в нее утвержден Приказом Минфина России от 22.12.2003 N 117н, согласно которому изготовителем бланков трудовых книжек и вкладышей в них является единственное предприятие - объединение "Гознак". Работодатели покупают бланки или непосредственно у изготовителя, или у распространителя.

Порядок заполнения трудовых книжек установлен Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69 <1> (далее - Инструкция).

<1> "Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек".

Хранение и учет трудовых книжек

Согласно ст. 66 ТК РФ работодатель (за исключением работодателей - физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной. При этом, если трудовой договор заключается с работником впервые, на него оформляется новая трудовая книжка.

Обязанности по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них в силу п. 45 Правил возлагаются на работодателя или на иное уполномоченное им лицо. Назначение ответственного работника осуществляется приказом работодателя. При этом в данном приказе рекомендуется указать и лицо, на которое возлагается ведение трудовых книжек в периоды отсутствия ответственного работника.

Для учета бланков трудовых книжек и вкладышей в соответствии с п. 40 Правил в организации должны вестись:

Книги учета должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы. Формы этих книг утверждены Постановлением N 69.

Бланки трудовой книжки и вкладыша в нее хранятся в организации как документы строгой отчетности в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность. Работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество указанных бланков. Выдаются они ответственному за ведение трудовых книжек работнику по его заявке.

Примечание. При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

По окончании каждого месяца ответственное лицо обязано представить в бухгалтерию организации отчет о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши в них, с приложением приходного ордера кассы организации. Испорченные при заполнении бланки трудовой книжки и вкладыша в нее подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта.

Трудовые книжки и дубликаты трудовых книжек, не полученные работниками при увольнении либо в случае смерти работника его ближайшими родственниками, хранятся до востребования у работодателя (невостребованные книжки хранятся 75 лет <2>) в соответствии с требованиями к их хранению, установленными Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации".

<2> Приказ Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 "Об утверждении "Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения".

Оформляем трудовую книжку

Прежде всего отметим, что все записи в трудовую книжку и вкладыш в нее вносятся аккуратно перьевой или гелевой ручкой, ручкой-роллером (в том числе шариковой), световодостойкими чернилами (пастой, гелем) черного, синего или фиолетового цвета и без каких-либо сокращений: не допускается писать "пр." вместо "приказ", "расп." вместо "распоряжение", "пер." вместо "переведен" и т.п. Даты везде вносятся арабскими цифрами (число и месяц - двузначными, год - четырехзначной). Например, если работник принят на работу 10 сентября 2012 г., в трудовой книжке делается запись: "10.09.2012" (п. 1.1 Инструкции).

Итак, если лицо принимается на работу впервые, необходимо оформить его трудовую книжку, то есть внести в нее сведения об этом работнике: Ф.И.О., дату рождения, образование, профессию и специальность. Они указываются на первой странице (титульном листе) трудовой книжки. При этом фамилия, имя и отчество указываются полностью (без сокращения или замены имени и отчества инициалами), как и дата рождения (число, месяц, год), на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность (например, военного билета, заграничного паспорта, водительских прав).

Запись об образовании осуществляется на основании надлежаще заверенных документов (аттестата, удостоверения, диплома и т.п.). Если работник имеет незаконченное образование, таким документом могут быть студенческий билет, зачетная книжка, справка образовательного учреждения и т.п.

Профессия и (или) специальность указываются на основании документов об образовании (квалификации, наличии специальных знаний) или других надлежаще оформленных документов.

После указания даты заполнения трудовой книжки работник своей подписью заверяет правильность внесенных сведений, после чего свою подпись ставит ответственное лицо и ставится печать организации.

Обратите внимание! Если сотрудник при приеме на работу представил трудовую книжку ранее установленного образца, она признается действительной и не требует замены на новую (п. 2 Постановления N 225).

Если во время внесения сведений кадровик допустил ошибку, то, как уже было сказано, испорченный бланк нужно списать и уничтожить, составив соответствующий акт (п. 42 Правил). Если ошибку обнаружили на другом месте работы либо изменились сведения о работнике (например, фамилия, имя), кадровик по новому месту работы может внести в трудовую книжку изменения следующим образом: прежние фамилия или имя, отчество, дата рождения зачеркиваются одной чертой, а на свободном месте вписываются новые данные. Изменения вносятся на основании соответствующих документов: паспорта, свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака и т.п. Ссылки на данные документы делаются на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью работодателя (уполномоченного лица) и печатью организации (или кадровой службы).

-----------------------------------T--------------------------------------¬
¦ ¦ Трудовая книжка ¦
¦ Фамилия Малыгина изменена на ¦ ТК N 23374158 ¦
¦ фамилию Кротова на основании ¦ ¦
¦ свидетельства о браке от ¦ -Малыгина- Кротова ¦
¦ 10.08.2012 К-IV N 325478, ¦ Фамилия --------------------------- ¦
¦ выданного Дворцом бракосочетания ¦ Юлия ¦
¦ г. Брянска. ¦ Имя ------------------------------- ¦
¦ ¦ Владимировна ¦
¦ Специалист по кадрам Малышева¦ Отчество -------------------------- ¦
¦ М.П. ¦ ¦
¦ ¦ 13 мая 1990 г. ¦
¦ ¦ Дата рождения --------------------- ¦
¦ ¦ (число, месяц, год) ¦
¦ ¦ высшее ¦
¦ ¦ Образование ----------------------- ¦
¦ ¦ юрист ¦
¦ ¦ Профессия, специальность ---------- ¦
¦ ¦ 15 августа 12 ¦
¦ ¦ Дата заполнения "--" ------- 20-- г. ¦
¦ ¦ Малыгина ¦
¦ ¦ Подпись владельца книжки ---------- ¦
¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦
¦ ¦ Подпись лица, ответственного ¦
¦ ¦ за ведение трудовых книжек ¦
¦ ¦ Воронова ¦
¦ ¦ М.П. -------------- ¦
¦ ¦ (разборчиво) ¦
L----------------------------------+---------------------------------------

Изменение или дополнение на первой странице (титульном листе) трудовой книжки записей о полученных новых образовании, профессии, специальности осуществляется путем дополнения имеющихся записей (если они уже имеются) или заполнения соответствующих строк без зачеркивания ранее внесенных записей (п. 2.4 Инструкции).

Сведения о работе

К сведениям о работе, которые должны быть отражены в трудовой книжке и установлены ст. 66 ТК РФ, п. п. 4, 10 Правил, относятся данные:

Не вносится в трудовую книжку информация о взысканиях, применяемых к работнику, за исключением дисциплинарного взыскания в виде увольнения.

Запись о приеме на работу

Сведения о работе приводятся в графе 3 раздела "Сведения о работе". Начинается запись с наименования организации. При этом порядковой номер записи не ставится. В соответствии с разд. 3 Инструкции в виде заголовка указываются полное наименование организации, а также (при наличии) ее сокращенное наименование (например, "Муниципальное образовательное учреждение "Средняя общеобразовательная школа N 4" (МОУ СОШ N 4)").

К сведению. Не запрещено вносить сведения об организации путем проставления штампа, если он заправлен чернилами черного, синего или фиолетового цвета и не заходит за границы раздела.

Под этим заголовком в графе 1 ставится порядковый номер вносимой записи, а в графе 2 - дата приема на работу.

Затем на основании приказа о приеме на работу в графе 3 делается запись о принятии или назначении в структурное подразделение организации с указанием его наименования (если условие о работе в конкретном подразделении включено в трудовой договор). Наименование должности (работы), специальности, профессии указывается с отметкой о квалификации, например: "Принята на должность учителя истории второй квалификационной категории".

Отметим, что, если работникам по определенным должностям, специальностям или профессиям предоставляются какие-либо льготы (досрочная пенсия) либо ограничения, наименования этих должностей, специальностей или профессий в трудовых книжках указываются в соответствии с квалификационными справочниками. Должности и специальности других работников указываются в соответствии со штатным расписанием.

При приеме работника в порядке перевода от другого работодателя в трудовой книжке делается запись, предусмотренная п. 3.1 Инструкции, с указанием, что работник принят (назначен) в порядке перевода: "Принят на должность специалиста в организационно-правовой отдел в порядке перевода" (п. 6.1 Инструкции).

В раздел "Сведения о работе" в силу п. 21 Правил также вносятся сведения о периоде прохождения военной службы в соответствии с Федеральным законом от 28.03.1998 N 53-ФЗ "О воинской обязанности и военной службе", а также о времени службы в органах внутренних дел, Государственной противопожарной службе МЧС, учреждениях и органах уголовно-исполнительной системы, органах налоговой полиции, органах по контролю за оборотом наркотических средств и психотропных веществ и таможенных органах.

Таким образом, при приеме на работу сотрудника, прошедшего военную службу, до внесения записи о приеме на работу следует отразить сведения о службе:

Затем в установленном Инструкцией порядке вносится запись о приеме на работу.

Порядок внесения записи о прохождении военной службы не установлен ни Правилами, ни Инструкцией, и, если кадровик по каким-либо причинам не сделал ее перед записью о приеме на работу, следует внести ее после данной записи.

Обращаем внимание работодателей, что, если с работником заключается срочный трудовой договор, указывать в трудовой книжке характер договора не нужно, запись о приеме осуществляется в общем порядке. Также не указываются сведения об испытательном сроке, если он был установлен работнику.

Запись о переводе

Согласно ч. 1 ст. 72.1 ТК РФ перевод на другую работу - это постоянное или временное изменение трудовой функции работника и (или) структурного подразделения, в котором он работает (если структурное подразделение было указано в трудовом договоре), при продолжении работы у того же работодателя, а также перевод на работу в другую местность вместе с работодателем.

Сразу отметим, что в случае временного перевода никаких записей в трудовую книжку вносить не нужно. Если же работник с его письменного согласия переведен на другую должность или в другое структурное подразделение, указанное в трудовом договоре, на постоянной основе, об этом необходимо сделать в трудовой книжке запись. Она делается на основании приказа (распоряжения) работодателя не позднее недельного срока и должна точно соответствовать тексту этого приказа (распоряжения). С записью о переводе работодатель обязан ознакомить работника под роспись в его личной карточке, в которой повторяется запись, внесенная в трудовую книжку.

Запись о переводе вносится в графу 3 и должна выглядеть следующим образом: "Переведена на должность старшей медицинской сестры" или "Переведена в терапевтическое отделение на должность медицинской сестры".

Обратите внимание! Когда трудовая функция работника не изменяется, а меняется только наименование должности или структурного подразделения, перевода не происходит. Поэтому запись в трудовой книжке будет выглядеть так: "Должность "юрист" с 10.03.2013 переименована в "юрисконсульт" или "Отдел кадров" с 10.03.2013 переименован в "Отдел по работе с персоналом".

Возможна ситуация, когда работник сначала был переведен временно, соответственно, запись в трудовую книжку не вносилась, а затем - постоянно. Возникает вопрос: какую дату указывать в графе 2 трудовой книжки? Поскольку порядок внесения записи в подобной ситуации не установлен, придерживаемся следующего мнения: в графе 2 ставится дата временного перевода, в графе 3 делается запись "Переведена на должность старшей медицинской сестры", в графе 4 указываются реквизиты двух приказов - о временном переводе и о переводе на постоянную работу.

Сведения об обучении на курсах

Согласно п. 21 Правил в трудовую книжку вносится запись о времени обучения на курсах и в школах по повышению квалификации, по переквалификации и подготовке кадров.

Если в течение трудовой деятельности работник проходил курсы повышения квалификации, получил вторую профессию или ему был присвоен другой разряд или класс, в графу 3 трудовой книжки должна быть внесена соответствующая запись, например: "С 03.11.2012 по 30.12.2012 проходила обучение на курсах повышения квалификации в Институте травматологии и ортопедии", "Присвоена вторая квалификационная категория по должности "учитель" (без указания преподаваемого предмета).

В графе 4 указываются реквизиты документа, на основании которого вносилась запись, - удостоверения, диплома, свидетельства, приказа (распоряжения) работодателя и др.

Запись о работе по совместительству

В соответствии со ст. 66 ТК РФ и п. 20 Правил сведения о работе по совместительству вносятся в трудовую книжку по месту основной работы по желанию работника.

Согласно п. 3.1 Инструкции в графе 1 раздела "Сведения о работе" трудовой книжки ставится порядковый номер записи, в графе 2 - дата приема на работу в качестве совместителя, в графе 3 делается запись о принятии или назначении в качестве совместителя в структурное подразделение организации с указанием его наименования (если условие о работе в конкретном подразделении включено в трудовой договор в качестве существенного), наименования должности, специальности, профессии с указанием квалификации, в графе 4 указывается наименование документа, на основании которого внесена запись, со ссылкой на его дату и номер. В таком же порядке производится запись об увольнении с этой работы.

Как видно, Инструкцией не предусмотрено внесение наименования работодателя по совместительству. Но поскольку наименование организации - это обязательный реквизит при внесении записи по основному месту работы, наименование организации по совместительству следует указать. Предлагаем такой вариант: "Принята на работу по совместительству в ООО "Садко" на должность врача-гастроэнтеролога".

Обратите внимание! Запись о расширении зон обслуживания или увеличении объема работ (совмещении профессий (должностей)) в трудовую книжку не вносится.

Если работа по совместительству стала для работника основной, необходимо, чтобы трудовой договор по основному месту работы был прекращен с внесением соответствующей записи в трудовую книжку.

Согласно Письму Роструда от 22.10.2007 N 4299-6-1, если в трудовой книжке не было записи о работе по совместительству, после записи об увольнении с основного места работы в виде заголовка указываются полное наименование и сокращенное наименование организации (при его наличии). Затем вносится запись о принятии работника на работу со дня ее начала у конкретного работодателя со ссылкой на соответствующий приказ (распоряжение) и с указанием периода работы в качестве совместителя. Запись будет выглядеть следующим образом: "Принята на должность бухгалтера. С 10.11.2012 по 21.03.2013 работала в качестве совместителя".

Если в трудовой книжке работника имеется запись о работе по совместительству, внесенная в свое время по основному месту работы, то после записи об увольнении с основного места работы и записи о полном, а также о сокращенном (при его наличии) наименованиях организации в трудовой книжке следует сделать запись о том, что с такого-то числа работа в должности такой-то стала для этого работника основной. В графе 4 делается ссылка на соответствующий приказ (распоряжение). Приведем образец записей.

  N   
записи
      Дата      
 Сведения о приеме на  
работу, переводе на
другую постоянную
работу, квалификации,
увольнении (с указанием
причин и ссылкой на
статью, пункт закона)
  Наименование,  
дата и номер
документа, на
основании
которого
внесена
запись
число
месяц
год 
  1   
        2       
            3          
        4        
  ... 
 ... 
 ... 
 ...
          ...          
       ...       
 Муниципальное лечебно-
    профилактическое   
       учреждение      
   "Поликлиника N 5"   
   (МЛПУ "Поликлиника  
         N 5")         
  05  
  11 
  10 
2010
Принята на должность   
Приказ от        
фельдшера-лаборанта.   
11.10.2010 N 11/к
  06  
  10 
  10 
2011
Принята в ООО "Садко"  
Приказ           
на должность фельдшера-
ООО "Садко" от   
лаборанта по           
10.10.2011 N 26/с
совместительству.      
  07  
  29 
  12 
2012
Трудовой договор       
Приказ от        
прекращен по инициативе
29.12.2012 N 29/у
работника, пункт 3
части первой статьи 77 
Трудового кодекса      
Российской Федерации.  
Специалист Рыбина      
Рыбина И.Н.            
Печать МЛПУ Белова     
Общество с ограниченной
    ответственностью   
 "Садко" (ООО "Садко") 
  08  
  11 
  01 
2013
С 11.01.2013 работа в  
Приказ от        
должности фельдшера-   
11.01.2013 N 2/к 
лаборанта является     
основной               

Кроме того, исключительно с согласия работника возможно расторжение трудового договора о работе по совместительству (например, по соглашению сторон, по собственному желанию), а затем заключение трудового договора с другими условиями. При этом в трудовой книжке работника производятся соответствующие записи.

Сведения о награждении

Сведения о награждении (поощрении) за успехи в работе вносятся в соответствующий раздел трудовой книжки, следующий за разделом "Сведения о работе". К такой информации согласно п. 24 Правил относятся сведения:

Основанием для внесения такой записи могут быть указ, постановление, решение или приказ работодателя, вышестоящего должностного лица или органа власти.

Обратите внимание! Не вносятся в трудовую книжку записи о премиях, предусмотренных системой оплаты труда и выплачиваемых на регулярной основе (п. 25 Правил).

Согласно разд. 4 Инструкции в графе 3 раздела "Сведения о награждении" трудовой книжки в виде заголовка указываются полное и (при наличии) сокращенное наименования организации. Ниже:

Запись может быть следующая: "Губернатором Московской области за высокие достижения в профессиональной деятельности присвоено почетное звание "Заслуженный юрист Московской области".

Запись о расторжении трудового договора

Прежде всего отметим, что в силу ст. 84.1 ТК РФ и п. 14 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (далее - Правила), запись об основании и причине прекращения трудового договора должна точно соответствовать формулировкам ТК РФ и иных федеральных законов. При этом согласно Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69 (далее - Инструкция), запись начинается словом "уволен". А Трудовым кодексом предусмотрено расторжение или прекращение трудового договора. Правильно и то и другое, однако мы считаем, что запись об увольнении следует начинать словами "Трудовой договор расторгнут (прекращен)".

В силу п. 5.1 Инструкции запись о прекращении трудового договора производится в следующем порядке:

Датой увольнения (прекращения трудового договора) считается последний день работы, если иное не установлено федеральным законом, трудовым договором или соглашением между работодателем и работником.

Обращаем внимание на следующие особенности внесения записей об увольнении, определенные Инструкцией и Правилами:

  1. Общие основания прекращения трудовых отношений установлены ст. 77 ТК РФ. Во всех случаях, перечисленных в данной статье, за исключением расторжения трудового договора по инициативе работодателя и по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон, в трудовую книжку вносится запись об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующий пункт ч. 1 указанной статьи, например: "Трудовой договор прекращен по инициативе работника, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации".

Примечание. Записи об увольнении вносятся непосредственно в день увольнения и должны точно соответствовать тексту приказа (п. 10 Правил).

  1. При расторжении трудового договора по инициативе работодателя в трудовую книжку вносится запись об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующий пункт ст. 81 ТК РФ, например: "Трудовой договор расторгнут в связи с сокращением численности работников организации, пункт 2 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации".

Обратите внимание! При внесении записи о расторжении трудового договора в соответствии с п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ (за однократное грубое нарушение работником трудовых обязанностей) следует указывать конкретный подпункт статьи, например: "Трудовой договор расторгнут в связи с однократным грубым нарушением трудовых обязанностей - прогулом, подпункт "а" пункт 6 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации".

  1. При прекращении трудовых отношений по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон, в трудовую книжку вносится запись об основаниях прекращения трудового договора со ссылкой на соответствующий пункт ст. 83 ТК РФ, например: "Трудовой договор прекращен в связи с лишением работника права на ношение оружия, что влечет невозможность исполнения работником обязанностей по трудовому договору, пункт 9 части первой статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации".
  2. При расторжении договора по другим основаниям, предусмотренным ТК РФ или иными федеральными законами, в трудовую книжку вносится запись об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующие статью, пункт ТК РФ или иного федерального закона, например: "Трудовой договор прекращен в связи с повторным в течение одного года грубым нарушением устава образовательного учреждения, пункт 1 статьи 336 Трудового кодекса Российской Федерации".
  3. При расторжении трудового договора по инициативе работника по причинам, с которыми законодательство связывает предоставление определенных льгот и преимуществ, запись об увольнении (прекращении договора) вносится в трудовую книжку с указанием этих причин. Например: "Уволена по собственному желанию в связи с переводом мужа на работу в другую местность, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации".
  4. При расторжении трудового договора с работником, приговоренным к лишению права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью и не отбывшим наказание, в трудовую книжку вносится запись о том, на каком основании, на какой срок и какую должность он лишен права занимать (какой деятельностью лишен права заниматься). Например: "Трудовой договор прекращен в связи с приговором суда к лишению права заниматься педагогической деятельностью на срок два года, пункт 4 части первой статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации".
  5. При увольнении (прекращении трудового договора) в связи с переводом работника на другую постоянную работу к другому работодателю (в другую организацию) в графе 3 раздела "Сведения о работе" трудовой книжки указывается, в каком порядке осуществляется перевод - по просьбе работника или с его согласия. Например: "Трудовой договор прекращен в связи с переводом работника по его просьбе к другому работодателю, пункт 5 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации".
  6. При увольнении (прекращении трудового договора) в связи с переходом работника на выборную работу (должность) к другому работодателю (в другую организацию) в трудовой книжке делается запись такого типа: "Трудовой договор прекращен в связи с переходом на выборную должность в муниципальное образование "Электросеть", пункт 5 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации".

Запись об увольнении работника заверяется подписью работодателя или лица, ответственного за ведение и хранение трудовых книжек, печатью работодателя и подписью самого работника (п. 35 Правил). Отметим, что запись об увольнении лица, работающего по совместительству, со ссылкой на основание увольнения вносится в трудовую книжку по его желанию и только по основному месту работы, при этом требования п. 35 Правил на эту запись не распространяются.

Внесение изменений в сведения о работе

Согласно разд. III Правил в случае выявления неправильной или неточной записи в трудовой книжке исправление производится по месту работы, где была внесена соответствующая запись, либо его производит работодатель по новому месту работы на основании официального документа работодателя, допустившего ошибку. В этом случае работодатель обязан оказать работнику при его обращении необходимую помощь.

Если организация, которая произвела неправильную или неточную запись, реорганизована, исправление производится ее правопреемником, а в случае ликвидации организации - работодателем по новому месту работы на основании соответствующего документа.

В разделах трудовой книжки, содержащих сведения о работе или сведения о награждении, зачеркивание неточных или неправильных записей не допускается. Изменение записей производится путем признания их недействительными и внесения правильных записей. То есть если при внесении в трудовую книжку сведений о работе была допущена ошибка (название должности, дата или номер приказа, основание увольнения и т.д.), то в графу 3 после последней записи под следующим порядковым номером пишут: "Запись за номером таким-то недействительна". А затем вносится правильная запись. В графе 4 указываются дата и номер приказа о приеме на работу, увольнении и т.д. либо приказа, на основании которого вносится правильная запись.

В таком же порядке производится изменение записи об увольнении работника (переводе на другую постоянную работу) в случае признания увольнения (перевода) незаконным и восстановления работника на прежнем месте работы. Приведем образец внесения такой записи.

  N   
записи
      Дата      
 Сведения о приеме на  
работу, переводе на
другую постоянную
работу, квалификации,
увольнении (с указанием
причин и ссылкой на
статью, пункт закона)
  Наименование,  
дата и номер
документа, на
основании
которого
внесена
запись
число
месяц
 год
  1   
       2        
            3          
        4        
  ... 
 ... 
 ... 
....
          ...          
       ...       
     Муниципальное     
  учреждение культуры  
 "Центральная городская
       библиотека      
    им. В.И. Ленина"   
       (МУК "ЦГБ       
   им. В.И. Ленина")   
  05  
  11 
  10 
2010
Принята на должность   
Приказ от        
библиотекаря.          
11.10.2010 N 11/к
  06  
  17 
  11 
2012
Трудовой договор       
Приказ от        
расторгнут в связи с   
17.11.2012 N 17/у
однократным грубым     
нарушением трудовых    
обязанностей -         
прогулом, подпункт "а"
пункта 6 части первой  
статьи 81 Трудового    
кодекса Российской     
Федерации.             
Специалист Машкова     
К.Н. Машкова           
Печать                 
Ознакомлена, Красина   
     Муниципальное     
  учреждение культуры  
 "Центральная городская
       библиотека      
    им. В.И. Ленина"   
       (МУК "ЦГБ       
   им. В.И. Ленина")   
  07  
  15 
  02 
2013
Запись за номером 06   
Приказ от        
недействительна,       
15.02.2013 N 15/к
восстановлена на       
прежней работе         

Обращаем внимание, что в качестве основания внесения в трудовую книжку записи о восстановлении работника следует указывать не решение суда или другой документ, на основании которого работник был восстановлен на работе, а приказ работодателя.

К сожалению, ни Инструкция, ни Правила не объясняют, каким образом исправлять наименование организации. Считаем, что в данной ситуации в графе 3 следует указать: "Запись о наименовании организации недействительна", - а далее на следующей строке написать правильное полное и сокращенное наименование организации. При этом записи не нумеруются.

Также нет конкретных разъяснений о том, какую запись вносить при аннулировании трудового договора. Напомним, что в силу ч. 4 ст. 61 ТК РФ, если работник не приступил к выполнению трудовых обязанностей в день начала работы, трудовой договор с ним может быть аннулирован. В данной ситуации и при условии, что кадровик уже оформил трудовую книжку работника и внес запись о приеме на работу, рекомендуется на основании приказа работодателя об аннулировании трудового договора внести в трудовую книжку следующую запись: "Запись за номером таким-то недействительна, трудовой договор аннулирован".

Выдаем дубликат трудовой

В п. п. 31, 33 и 34 Правил установлены случаи, в которых работнику выдается дубликат трудовой книжки:

Итак, если работник потерял трудовую книжку, он должен немедленно заявить об этом работодателю по последнему месту работы, который, в свою очередь, должен выдать ему дубликат не позднее 15 дней со дня подачи работником заявления.

Примечание. В том случае, когда документы не содержат полностью указанных выше сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся в документах сведения.

Правила заполнения дубликата трудовой книжки установлены разд. 7 Инструкции. Прежде всего на первой странице в верхнем правом углу дубликата трудовой книжки проставляется запись "Дубликат". На ней же указываются сведения о работнике. Затем заполняется раздел "Сведения о работе", и если работник до поступления в данную организацию (к данному работодателю) уже работал, то вносятся следующие сведения:

Последним периодом работы соответственно станет работа у работодателя, который выдает дубликат трудовой книжки. Ниже приведем образец внесения сведений о работе в дубликат трудовой книжки.

  N   
записи
      Дата      
 Сведения о приеме на  
работу, переводе на
другую постоянную
работу, квалификации,
увольнении (с указанием
причин и ссылкой на
статью, пункт закона)
  Наименование,  
дата и номер
документа, на
основании
которого
внесена
запись
число
месяц
 год
  1   
       2        
            3          
        4        
  ... 
 ... 
 ... 
....
          ...          
       ...       
Общий трудовой стаж    
составляет 7 лет       
8 месяцев 15 дней.     
   1  
  10 
  08 
2004
Принята на работу в    
Справка ООО      
Общество с ограниченной
"Апрель" от      
ответственностью       
10.04.2013 N 25  
"Апрель" на должность  
секретаря.             
   2  
  10 
  10 
2008
Трудовой договор       
Справка          
прекращен по инициативе
ООО "Апрель" от  
работника, пункт 3
10.04.2013 N 25  
части первой статьи 77 
Трудового кодекса      
Российской Федерации.  
 Муниципальное лечебное
    профилактическое   
       учреждение      
   "Поликлиника N 5"   
         (МЛПУ         
   "Поликлиника N 5")  
   3  
  22 
  09 
2009
Принята на должность   
Приказ от        
медицинской сестры.    
22.09.2009 N 14/п
   4  
  11 
  03 
2013
Трудовой договор       
Приказ от        
прекращен по инициативе
11.03.2013 N 10/у
работника, пункт 3
части первой статьи 77 
Трудового кодекса      
Российской Федерации.  
Инспектор по кадрам    
Ким            П.В. Ким
Печать                 
Ознакомлена, Малова    

Если работник просит выдать ему дубликат в связи с тем, что в его трудовой книжке есть запись об увольнении или переводе, которая была признана недействительной, то работодатель по последнему месту работы на основании заявления работника обязан выдать дубликат трудовой книжки. В данном случае в дубликат после заполнения титульного листа и проставления надписи "Дубликат" переносятся все записи из трудовой книжки, за исключением той, которая была признана недействительной.

Если трудовая книжка пришла в негодность (обгорела, порвалась), записи в дубликат просто переносятся (переписываются) из испорченной трудовой книжки.

В случае массовой утраты работодателем трудовых книжек работников в результате чрезвычайных ситуаций согласно п. 34 Правил трудовой стаж этих работников устанавливается комиссией по установлению стажа, создаваемой органами исполнительной власти субъектов РФ. В состав такой комиссии включаются представители работодателей, профсоюзов или иных уполномоченных работниками представительных органов, а также других заинтересованных организаций.

Примечание. Сведения о дубликате вносятся в книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Установление факта работы, сведений о профессии (должности) и периодах работы у данного работодателя осуществляется комиссией на основании документов, имеющихся у работника (справка, профсоюзный билет, учетная карточка члена профсоюза, расчетная книжка и т.п.), а в случае их отсутствия - на основании показаний двух и более свидетелей, знающих работника по совместной с ним деятельности у одного работодателя или в одной системе.

Если работник до поступления к данному работодателю уже работал, комиссия принимает меры к получению документов, подтверждающих этот факт.

По результатам работы комиссии составляется акт, в котором указываются периоды работы, профессия (должность) и продолжительность трудового стажа работника. Работодатель на основании акта комиссии выдает работнику дубликат трудовой книжки.

Если документы не сохранились, стаж работы, в том числе установленный на основании свидетельских показаний, может быть подтвержден в судебном порядке.

Выдаем работнику трудовую книжку

Поскольку работодатель (ответственное за ведение и хранение трудовых книжек лицо) несет ответственность за трудовые книжки, он не имеет права выдавать трудовую книжку на руки работнику, за исключением его увольнения. Согласно ст. 84.1 ТК РФ и п. 35 Правил работодатель обязан выдать трудовую книжку работнику в день расторжения трудового договора. При этом факт выдачи работнику трудовой книжки должен быть отражен в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. В графе 12 журнала указывается дата выдачи книжки, а в графе 13 ставит подпись работник.

Если работник отсутствовал в день увольнения или отказался от получения трудовой, работодатель должен направить работнику уведомление о необходимости явиться за ней либо дать согласие на отправление документа по почте (ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ, п. 36 Правил).

Обратите внимание! Если работнику предоставляется отпуск с последующим увольнением, то, хотя днем прекращения трудового договора будет последний день отпуска (ч. 2 ст. 127 ТК РФ), трудовая книжка и расчет должны быть выданы в последний день работы, а не отпуска.

Что касается копии трудовой книжки, работодатель обязан выдать копию в течение трех рабочих дней со дня подачи работником заявления (ст. 62 ТК РФ, п. 7 Правил). Работникам довольно часто приходится просить такую копию - для представления в банк, в орган ПФР для начисления пенсии и т.д. Причем органы ПФР, как правило, запрашивают нотариально заверенную копию или оригинал трудовой книжки. В этих случаях кадровику приходится отдавать трудовую книжку работнику под расписку, в которой тот обязуется вернуть выданную ему для предоставления в Пенсионный фонд трудовую книжку в течение двух-трех дней. Однако получение такой расписки не освобождает лицо, отвечающее за ведение и хранение трудовых книжек, от ответственности, если работник потерял этот документ. Такое разъяснение дает Роструд в Письме от 18.03.2008 N 656-6-0.

Если работнику требуется копия трудовой книжки, заверенная работодателем, это делается следующим образом: на лист формата А4 копируют один или два разворота трудовой, а затем, руководствуясь п. 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003 (Постановление Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст), на каждом листе:

Если работник запросил копию, продолжая трудиться в данной организации, то в разделе "Сведения о работе" уполномоченное лицо делает запись "Работает по настоящее время", которую заверяет своей подписью с расшифровкой, должностью и датой.

Ответственность работодателя

Согласно п. 45 Правил ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя. При этом ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя.

Нарушение норм трудового законодательства может повлечь за собой применение к работодателю административных санкций в соответствии со ст. ст. 5.27 "Нарушение законодательства о труде и об охране труда" и 13.20 "Нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов" КоАП РФ.

Кроме этого, работодатель отвечает за своевременную выдачу трудовой книжки. Так, если в день прекращения трудового договора работодатель по своей вине не выдал трудовую книжку, то у него возникает обязанность возместить работнику не полученный тем заработок за все время задержки выдачи трудовой книжки (ст. 234 ТК РФ, п. 35 Правил).

В силу ст. 84.1 ТК РФ работодатель не несет ответственности за задержку выдачи трудовой книжки при несовпадении последнего дня работы и дня оформления прекращения трудовых отношений в случаях:

Работодатель также освобождается от ответственности за несвоевременную выдачу трудовой книжки со дня направления работнику, не получившему ее при увольнении, уведомления о необходимости явиться за ней или дать согласие на отправление ее по почте. По письменному обращению работника, не получившего трудовую книжку после увольнения, работодатель обязан выдать ее не позднее трех рабочих дней со дня обращения.

Л.В.Куревина

Редактор журнала

"Отдел кадров государственного

(муниципального) учреждения"