Обеспечение подотчетных лиц наличными деньгами через банковские карты
"Учреждения образования: бухгалтерский учет и налогообложение", 2013, N 5
В целях обеспечения безопасности операций с денежными средствами, предусмотренными на финансовое обеспечение организаций сектора государственного управления, создания условий для повышения эффективности управления такими денежными средствами Минфин России в Письме от 05.10.2012 N 14-03-03/728 рекомендует минимизировать наличное денежное обращение путем введения механизмов безналичных расчетов с подотчетными лицами с применением расчетных (дебетовых) банковских карт работников. В данной статье рассмотрим, как обеспечиваются подотчетные лица наличными деньгами через карты, как указанные лица осуществляют расчеты с использованием таких карт, а также каков порядок отражения данных операций в бухгалтерском учете.
Вначале отметим, что преимуществом такой формы платежа, как безналичные расчеты с подотчетными лицами с применением расчетных (дебетовых) банковских карт, является повышение эффективности платежных процессов и автоматизация сверки расчетов и контроля за поступлением (зачислением) средств и их использованием.
Кроме того, перечисление средств на счета работников, открытые им в кредитных организациях для расчетов с использованием расчетных (дебетовых) карт, комфортно и упрощает процедуры по выполнению работодателем обязанностей по возмещению произведенных работником командировочных расходов, а также повышает оперативность и надежность осуществления платежей.
С целью внедрения безналичных расчетов с подотчетными лицами учреждения должны включить в правила организации и ведения бухгалтерского (бюджетного) учета с такими лицами положения, предусматривающие расчеты с ними как в наличном, так и в безналичном порядке.
Новые Правила обеспечения учреждений денежными средствами для осуществления операций с использованием банковских карт
Правила обеспечения наличными деньгами (в том числе с использованием банковских карт) организаций, лицевые счета которым открыты в территориальных ОФК, утверждены Приказом Минфина России от 31.12.2010 N 199н (далее - Правила N 199н). С 26 марта 2013 г. действует новая редакция таких Правил (изменения внесены Приказом Минфина России от 28.12.2012 N 177н). При этом стоит отметить, что большая часть внесенных изменений касается особенностей осуществления операций по обеспечению учреждений денежными средствами с использованием карт. Далее рассмотрим эти особенности.
Банковские карты предоставляются только уполномоченным на их получение работникам учреждения.
Операции с использованием карт осуществляются учреждением в пределах остатка денежных средств на карте в соответствии с условиями договора банковского счета (далее - договор), не предусматривающего условие о предоставлении кредитной организацией ОФК кредита при недостаточности или отсутствии на соответствующем счете 40116 денежных средств (п. 36 Правил N 199н).
К сведению. Балансовый счет 40116 "Средства для выплаты наличных денег и осуществления расчетов по отдельным операциям" предназначен для учета операций по обеспечению денежными средствами учреждений. На данном счете ОФК открываются отдельные лицевые счета (Указание Банка России от 10.12.2012 N 2931-У):
- с отличительным признаком бюджетного счета 1 в 16-м разряде номера лицевого счета для учета операций с денежными средствами в валюте РФ, предназначенными для выплаты наличных денег учреждениями и учета сдаваемой наличности;
- с отличительным признаком бюджетного счета 2 в 16-м разряде номера лицевого счета для учета операций с денежными средствами в валюте РФ, совершаемых учреждениями с использованием платежных карт.
Получение карт. В соответствии с п. 37 Правил N 199н для получения карт учреждение представляет:
- в ОФК - заявление на получение карт (ф. 0531842). На каждое созданное учреждением уполномоченное подразделение такие заявления представляются отдельно;
- в кредитную организацию - документы, необходимые для изготовления карт. О перечне таких документов, а также о порядке и сроках их представления информирует кредитная организация.
ОФК в свою очередь на основании представленных от учреждений заявлений формирует реестр на выпуск карт (ф. 0531390) и направляет его в кредитную организацию.
В соответствии с указанным реестром и на основании представленных учреждением документов кредитная организация обеспечивает изготовление карт.
Изготовленные карты, а также конверты, содержащие ПИН-коды к ним, получает в кредитной организации уполномоченный на это работник учреждения (п. 38 Правил N 199н).
Стоит отметить, что предоставление карт работникам учреждения, проведение и учет операций на счетах, открытых для учета операций с использованием карт, осуществляются кредитными организациями в соответствии с законодательством РФ и договором без взимания платы (п. 36 Правил N 199н).
Получение денежных средств, перечисляемых на карту. Для получения денежных средств, перечисляемых на карту, для последующего их снятия учреждение представляет в ОФК по месту обслуживания не позднее дня, предшествующего дню получения денежных средств, заявку на получение денежных средств, перечисляемых на карту (ф. 0531844) (далее - заявка) (п. 10 Правил N 199н).
Такая заявка оформляется учреждением отдельно по каждому лицевому счету и виду средств, по которым должны осуществляться операции по обеспечению денежными средствами:
а) средств казенных учреждений:
- бюджетных средств;
- дополнительного бюджетного финансирования;
- поступающих во временное распоряжение получателей бюджетных средств;
б) средств бюджетных (автономных) учреждений:
- субсидии на выполнение государственного (муниципального) задания;
- целевых субсидий;
- приносящей доход деятельности.
ОФК на основании представленных учреждениями заявок, прошедших проверку в соответствии с Правилами N 199н, формирует в установленном порядке в двух экземплярах справку (ф. 0504833) (далее - справка). В ней указываются номера карт и суммы, приведенные в заявках, а также общая сумма по справке, на которую оформляется платежное поручение на перечисление денежных средств с соответствующего счета ОФК на счет 40116.
Возврат неиспользованных средств (внесенных на карту через банкомат). Стоит отметить, что снять денежные средства с карты учреждение обязано в течение 20 дней со дня их перечисления, не считая дня перечисления. В случае полного или частичного неиспользования перечисленных на карты средств в течение указанного времени учреждение представляет в ОФК расшифровку сумм неиспользованных (внесенных через банкомат или пункт выдачи) наличных денежных средств (ф. 0531846) для возврата невостребованной суммы со счета 40116 на соответствующие счета ОФК (соответствующие счета финансового органа субъекта РФ) (п. 45 Правил N 199н).
Такую же расшифровку учреждение представляет в ОФК при внесении денежных средств на карту (не позднее следующего рабочего дня после их внесения), например когда сотрудник снял все денежные средства с карты, а затем внес израсходованную сумму.
На основании информации, указанной в такой расшифровке, ОФК формирует по каждой карте справку в трех экземплярах и отражает на соответствующем лицевом счете учреждения операции по восстановлению кассовых выплат (поступлению средств).
Возврат карт в кредитную организацию осуществляется уполномоченным на это работником учреждения по заявлению в произвольной форме, в котором указываются причина возврата и номера карт, подлежащих возврату. Карты могут быть возвращены в следующих случаях (п. 40 Правил N 199н):
- закрытия лицевых счетов, открытых учреждению в ОФК;
- изменения наименования учреждения. Стоит отметить, что при изменении наименования учреждения, не связанном с его реорганизацией, замены карты не требуется;
- повреждения карты;
- истечения срока действия карты;
- утраты ПИН-кода;
- утраты работником учреждения, на имя которого выдана карта, полномочий по осуществлению операций с использованием карт;
- закрытия или изменения номера счета, открытого ОФК в кредитной организации;
- по письменному требованию ОФК, оформленному в произвольной форме, и в иных случаях, установленных договором.
Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами с использованием банковских карт
Рассмотрим, как в бухгалтерском учете отражаются расчеты с подотчетными лицами, осуществляемые с использованием банковских карт, в соответствии с Инструкцией N 162н <1>, а также Инструкциями N N 174н <2>, 183н <3> (с учетом планируемых изменений).
<1> Инструкция по применению Плана счетов бюджетного учета, утв. Приказом Минфина России от 06.12.2010 N 162н.<2> Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений, утв. Приказом Минфина России от 16.12.2010 N 174н.
<3> Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета автономных учреждений, утв. Приказом Минфина России от 23.12.2010 N 183н.
Казенные учреждения | Бюджетные учреждения | Автономные учреждения | |||
Дебет | Кредит | Дебет | Кредит | Дебет | Кредит |
Перечисление денежных средств с лицевых счетов, открытых в ОФК, на расчетную | |||||
п. 92 Инструкции N 162н | п. 114 Инструкции N 174н | п. 117 Инструкции N 183н | |||
1 210 03 560 | 1 304 05 000 | 0 210 03 560 | 0 201 11 610 | 0 210 03 000 | 0 201 11 000 |
Снятие подотчетным лицом денежных средств с расчетных (дебетовых) карт | |||||
п. п. 84, 92 Инструкции | п. п. 105, 115 Инструкции | п. п. 108, 118 Инструкции | |||
1 208 00 560 | 1 210 03 660 | 0 208 00 560 | 0 210 03 660 | 0 208 00 000 | 0 210 03 000 |
Принятие к учету сумм расходов, произведенных подотчетным лицом, согласно | |||||
п. 84 Инструкции N 162н | п. 106 Инструкции N 174н | п. 109 Инструкции N 183н | |||
1 105 00 000 | 1 208 00 660 | 0 105 00 000 | 0 208 00 660 | 0 105 00 000 | 0 208 00 000 |
Возврат подотчетным лицом остатков подотчетных сумм на расчетную (дебетовую) | |||||
В Инструкции N 162н этой | п. 114 Инструкции N 174н | п. 117 Инструкции N 183н | |||
- | - | 0 210 03 560 | 0 208 00 660 | 0 210 03 000 | 0 208 00 000 |
Зачисление денежных средств на лицевой счет с расчетной (дебетовой) карты | |||||
п. 92 Инструкции N 162н | п. 115 Инструкции N 174н | п. 118 Инструкции N 183н | |||
1 304 05 000 | 1 210 03 660 | 0 201 11 510 | 0 210 03 660 | 0 201 11 000 | 0 210 03 000 |
Пример. Подотчетным лицом (Ивановой И.Н.) для закупки хозяйственных товаров с лицевого счета бюджетного учреждения на дебетовую карту были перечислены денежные средства в сумме 5000 руб. за счет субсидии, предоставленной на выполнение государственного задания.
В банкомате Иванова сняла всю перечисленную на карту сумму, а фактически израсходованы 4950 руб. на покупку чистящих и моющих средств, тряпок, перчаток и прочих хозяйственных товаров.
Неизрасходованные средства (50 руб.) Иванова самостоятельно внесла обратно на карту через банкомат.
Содержание операции | Дебет | Кредит | Сумма, |
Перечислены денежные средства | 4 210 03 560 | 4 201 11 610 | 5000 |
Сняты Ивановой денежные средства с | 4 208 34 560 | 4 210 03 600 | 5000 |
Приняты к учету хозяйственные | 4 105 36 340 | 4 208 34 660 | 4950 |
Внесены Ивановой на карту | 4 210 03 560 | 4 208 34 600 | 50 |
Зачислены возвращенные подотчетным | 4 201 11 510 | 4 210 03 660 | 50 |
Л.Ларцева
Эксперт журнала
"Учреждения образования:
бухгалтерский учет и налогообложение"