Мудрый Экономист

Первичные учетные документы: грядущие изменения

"Учреждения физической культуры и спорта: бухгалтерский учет и налогообложение", 2013, N 5

Приказом Минфина России N 173н <1> утверждены формы первичных учетных документов, обязательные к использованию государственными (муниципальными) учреждениями. В связи с отменой с 1 января 2013 г. требования по применению форм первичных учетных документов, содержащихся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, в Приказ планируется внести изменения в целях установления единого порядка ведения бухгалтерского учета названными учреждениями, корректирующие перечень документов, и изменения в Указания по их применению. В статье ознакомимся с данными изменениями.

<1> Приказ Минфина России от 15.12.2010 N 173н "Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными академиями наук, государственными (муниципальными) учреждениями, и Методических указаний по их применению".

Согласно ст. 9 Федерального закона N 402-ФЗ <2> каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом.

<2> Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете".

Факт хозяйственной жизни - сделка, событие, операция, которые оказывают или способны оказать влияние на финансовое положение экономического субъекта, финансовый результат его деятельности и (или) движение денежных средств (п. 8 ст. 3 Федерального закона N 402-ФЗ).

Как уже было указано, государственные (муниципальные) учреждения при отражении фактов хозяйственной жизни используют формы учетных документов, утвержденные Приказом Минфина России N 173н.

Минфином подготовлен проект приказа о внесении в указанный Приказ следующих изменений:

Следует также обратить внимание на то, что Приложение 1 "Перечень унифицированных форм первичных учетных документов, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными академиями наук, государственными (муниципальными) учреждениями" изложено в новой редакции.

В нем приведен перечень форм документов классов 04 "Унифицированная система банковской документации" ОКУД и 05 "Унифицированная система бухгалтерской финансовой, учетной и отчетной документации государственного сектора управления" ОКУД.

Какие формы документов введены в Приложение 2 к Приказу Минфина России N 173н и каков порядок их заполнения?

Приложение 2 "Формы первичных учетных документов для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений (класса 05 "Унифицированная система бухгалтерской финансовой, учетной и отчетной документации ОКУД)" (далее - Приложение 2) дополнено формами документов. Ниже перечислим эти формы и одновременно укажем основные моменты оформления, внесенные в Указания по их заполнению.

Так, Приложение 2 дополнено следующими формами первичных учетных документов.

  1. Акт приема-передачи основных средств (ф. 0504101). Следует обратить внимание на то, что ранее действовавшей редакцией Приложения 1 для приема-передачи основных средств использовались следующие формы:

В новой редакции Приложения 1 операция по приему-передаче основных средств оформляется только с использованием акта приема-передачи основных средств (ф. 0504101). Этот акт составляется комиссией учреждения по поступлению и выбытию активов при приеме-передаче объекта основных средств от сторонних организаций (учреждений) или от обособленных подразделений (кроме внутреннего перемещения) и служит основанием для их принятия к бухгалтерскому учету и отражения на балансе учреждения.

Акт приема-передачи (ф. 0504101) оформляется в количестве не менее двух экземпляров, один из которых после утверждения руководителями учреждений (организаций) передается учреждению (организации) - отправителю, а другой - учреждению-получателю.

На основании акта приема-передачи (ф. 0504101) открывается инвентарная карточка учета основных средств (ф. 0504031).

  1. Накладная на внутреннее перемещение основных средств (ф. 0504102). Она и ранее применялась учреждениями, однако ее структура изменилась. Данная форма применяется для оформления и учета перемещения объектов основных средств внутри учреждения из одного структурного подразделения в другое.

Накладная на внутреннее перемещение основных средств выписывается передающей стороной (структурным подразделением) в трех экземплярах, подписывается ответственными лицами структурных подразделений получающей и передающей сторон. Первый экземпляр представляется в бухгалтерию, второй остается у материально ответственного лица, передающего объект основных средств, третий - материально ответственному лицу - получателю объекта основных средств.

Данные о перемещении объектов основных средств вносятся в инвентарную карточку учета основных средств (ф. 0504031).

  1. Акт о приеме-передаче отремонтированных, реконструированных, модернизированных объектов основных средств (ф. 0504103). Он применяется для отражения в бухгалтерском (бюджетном) учете объектов основных средств, переданных (полученных) для проведения ремонта, реконструкции, модернизации.

Содержание формы этого акта в отличие от ранее применяемой изменилось. В акте отражаются сведения о сроках проведения работ по договору и фактически, сведения об объекте основных средств и расходах на проведение работ по ремонту, реконструкции и (или) модернизации.

Акт приема-передачи отремонтированных, реконструированных и модернизированных объектов основных средств (ф. 0504103) составляется в двух экземплярах и подписывается членами приемочной комиссии по поступлению и выбытию активов или лицом, уполномоченным на приемку объектов основных средств, а также представителем организации (структурного подразделения), проводившей ремонт, реконструкцию, модернизацию, утверждается руководителем учреждения и сдается в бухгалтерию.

Результаты работ по ремонту, реконструкции, модернизации отражаются в инвентарной карточке учета объекта основных средств (ф. 0504031).

  1. Акт о списании основных средств (кроме транспортных средств) (ф. 0504104). В новой редакции Приказа Минфина России N 173н предусмотрено, что списание основных средств (кроме транспортных) должно оформляться этим актом, составляемым комиссией учреждения на основании решения комиссии по поступлению и выбытию активов о списании объекта основных средств.

Акт о списании (ф. 0504104) должен быть согласован с собственником имущества в лице государственного органа, наделенного функциями управления государственным имуществом (органами, осуществляющими функции и полномочия учредителя), в соответствии с законодательством, определяющим особенности списания государственного имущества.

Следует обратить внимание на то, что в разд. 3 этой формы результаты от выбытия объекта основных средств нужно отражать по двум направлениям с указанием корреспондирующих счетов, суммы, а также наименования, номера и даты документа, на основании которого в бухгалтерском (бюджетном) учете отражаются операции по выбытию объектов основных средств и оприходованию остатков материальных запасов:

На основании акта о списании (ф. 0504104) проставляются отметки в инвентарной карточке учета основных средств (ф. 0504031).

  1. Акт о списании транспортных средств (ф. 0504105). Этот акт составляется комиссией учреждения на основании решения комиссии по поступлению и выбытию активов о списании объекта основных средств.

Акт о списании (ф. 0504105) должен быть согласован с собственником имущества в лице государственного органа, наделенного функциями управления государственным имуществом (органами, осуществляющими функции и полномочия учредителя) в соответствии с законодательством, определяющим особенности списания государственного имущества.

Заполняются следующие разделы:

На основании акта о списании (ф. 0504105) проставляются отметки в инвентарной карточке учета основных средств (ф. 0504031).

  1. Требование-накладная (ф. 0504204). Эта форма применяется для учета движения материальных ценностей внутри учреждения между структурными подразделениями или материально ответственными лицами.

Ее составляет материально ответственное лицо структурного подразделения - отправителя, передающего материальные ценности подразделению-получателю (например, со склада на склад и др.) или другому материально ответственному лицу, в двух экземплярах, один из которых служит основанием для передачи ценностей, а второй - для их принятия.

Кроме того, требование-накладная служит также для оформления операции по сдаче на склад остатков материалов, образовавшихся в результате разборки, выбытия основных средств.

Требование-накладную (ф. 0504204) подписывают материально ответственные лица отправителя и получателя материальных ценностей соответственно и сдают в бухгалтерию для учета движения материалов (материальных ценностей).

  1. Накладная на отпуск материалов (материальных ценностей) на сторону (ф. 0504205). Данная форма применяется для учета отпуска материальных ценностей учреждением-отправителем сторонним учреждениям (организациям) - получателям, организациям, осуществляющим перевозку, на основании договоров (контрактов) и других документов.

Она выписывается в двух экземплярах учреждением-отправителем на основании договоров (контрактов), нарядов и других соответствующих документов при предъявлении представителем учреждения (организации) - получателя, организации, осуществляющей перевозку, на основании доверенности на получение материальных ценностей, заполненной в установленном порядке. Один экземпляр является основанием для отпуска материалов, второй передается представителю учреждения (организации) - получателя материальных ценностей.

  1. Акт приема материалов (материальных ценностей) (ф. 0504220). Эта форма составляется комиссией учреждения по поступлению и выбытию активов при приемке материалов (материальных ценностей) от сторонних организаций (учреждений) или от обособленных подразделений (кроме внутреннего перемещения) в случае наличия количественного и (или) качественного расхождения, а также несоответствия сопроводительным документам отправителя (поставщика) ассортимента принимаемых материальных ценностей.

Акт приема материалов (ф. 0504220) составляется в двух экземплярах членами приемной комиссии по поступлению и выбытию активов с обязательным участием материально ответственного лица и представителя отправителя (поставщика) или представителя незаинтересованной организации.

После приема ценностей акты с приложением документов (транспортных накладных и т.д.) по одному экземпляру передают в бухгалтерию для учета движения материальных ценностей и в отдел снабжения или в соответствующее структурное подразделение для направления претензионного письма поставщику.

Акт приема материалов (ф. 0504220) служит основанием для принятия к бухгалтерскому учету материалов (материальных ценностей).

  1. Авансовый отчет (ф. 0504503). Следует обратить внимание на то, что эта форма теперь относится к первичным учетным документам, а не, как раньше, к регистрам бухгалтерского учета. Она применяется для учета расчетов с подотчетными лицами. На ее лицевой стороне подотчетные лица приводят сведения о себе и заполняют графы 1 - 6, на оборотной стороне указывают сведения о фактически израсходованных ими суммах с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы. Документы, приложенные к авансовому отчету (ф. 0504503), нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете. Порядок его заполнения не изменился.

Какие формы первичных учетных документов изложены в новой редакции?

Согласно изменениям, планируемым к внесению в Приказ Минфина России N 173н, следующие формы первичных учетных документов будут изложены в новой редакции:

Какие формы регистров бухгалтерского учета изложены в новой редакции?

Согласно изменениям, планируемым к внесению в Приложение 4 "Формы регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными академиями наук, государственными (муниципальными) учреждениями (класса 05 "Унифицированная система бухгалтерской финансовой, учетной и отчетной документации сектора государственного управления" ОКУД)" (далее - Приложение 4), в новой редакции изложены следующие формы.

  1. Инвентарная карточка учета основных средств (ф. 0504031). Она открывается учреждением на каждый инвентарный объект и заполняется на основании акта приема-передачи основных средств (ф. 0504101), паспортов заводов-изготовителей, технической и иной документации, характеризующих объект, принимаемый к учету, а также даты принятия к учету и номера журнала операций. В ней заполняются следующие разделы:

В инвентарной карточке (ф. 0504031) приводятся краткая индивидуальная характеристика объекта, перечень составляющих его предметов и основные качественные и количественные показатели, а также важнейшие пристройки, приспособления и принадлежности на основании данных актов и прилагаемой технической документации (для животных и многолетних насаждений указываются следующие признаки: порода (породность), кличка, масть, приметы, количество деревьев (кустов), номер участка (полосы), площадь в квадратных метрах).

В случаях, когда в составе оборудования, приборов, вычислительной техники, музейных ценностей и т.д. имеются драгоценные материалы (металлы, камни), указываются перечень деталей, в которых они содержатся, наименование детали и масса материала, приведенные в паспорте.

  1. Инвентарная карточка группового учета основных средств (ф. 0504032). Она предназначена для учета группы однородных объектов основных средств: мягкого инвентаря, библиотечных фондов, предметов производственного и хозяйственного инвентаря стоимостью до 40 000 руб. включительно.

Инвентарная карточка (ф. 0504032) открывается на основании акта приема-передачи основных средств (ф. 0504101), накладной на внутреннее перемещение основных средств (ф. 0504102), закрывается при выбытии объектов учета на основании акта о списании мягкого и хозяйственного инвентаря (ф. 0504143), акта о списании исключенных объектов библиотечного фонда (ф. 0504144) и других актов о списании объектов основных средств.

Для объектов библиотечных фондов открывается одна инвентарная карточка (ф. 0504032). Учет в ней ведется только в денежном выражении общей суммой.

Учет производственного и хозяйственного инвентаря, приобретенного единовременно по одной учетной стоимости, имеющего одно и то же производственное и хозяйственное назначение, технические характеристики, ведется с присвоением индивидуального инвентарного номера в количественном и стоимостном выражении.

Какие изменения планируется внести в названия регистров бухгалтерского учета?

В Приложении 3 "Перечень регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными академиями наук, государственными (муниципальными) учреждениями" скорректированы названия документов. Для сравнения представим в таблице новые и старые названия.

    Новое название   
документа
              Старое название документа
 Книга учета выданных
раздатчикам денег
Книга учета выданных раздатчикам денег на выплату
заработной платы, денежного довольствия и стипендий
 Книга аналитического
учета депонированных
сумм
Книга аналитического учета депонированной заработной
платы, денежного довольствия и стипендий
 Ведомость учета     
внутренних расчетов
Ведомость учета внутренних расчетов между органами,
осуществляющими кассовое обслуживание исполнения
бюджета
 Карточка учета      
лимитов бюджетных
обязательств
(бюджетных
ассигнований)
Карточка учета лимитов бюджетных обязательств
 Инвентаризационная  
опись задолженности
по кредитам, займам
(ссудам)
Инвентаризационная опись задолженности по кредитам,
займам (ссудам)

В Приложении 4 документ "Журнал регистрации обязательств" переименован в "Журнал регистрации бюджетных обязательств".

Какие изменения планируется внести в содержание форм первичных документов и регистры бухгалтерского учета?

В Приложение 2 планируется внести следующие изменения:

В Приложении 4 в форме документа "Карточка учета средств и расчетов" (ф. 0504051) заголовочную часть после реквизита "Наименование дебитора (кредитора)" дополнить реквизитом "Вид денежного документа".

И.Зернова

Эксперт журнала

"Учреждения физической культуры и спорта:

бухгалтерский учет и налогообложение"