Мудрый Экономист

Исправляем ошибки, выявленные в ходе ревизии

"Ревизии и проверки финансово-хозяйственной деятельности государственных (муниципальных) учреждений", 2013, N 6

Проверки финансово-хозяйственной деятельности проходят в бюджетных учреждениях регулярно. В некоторых случаях проверяющим не удается найти нарушения действующего законодательства, но такое случается нечасто. Как правило, бухгалтер в чем-то все же ошибается, и это неудивительно, если принять во внимание огромный объем работы и частые изменения в законодательстве. О том, как исправить ошибки в части учета нефинансовых активов, обнаруженные в ходе проверки, расскажем в статье.

Излишки, выявленные при инвентаризации

Нарушение - по результатам инвентаризации, проведенной представителями контрольных органов, выявлены неучтенные излишки. К началу инвентаризации получены расписки от материально-ответственного лица в том, что все расходные и приходные документы сданы в бухгалтерию и все основные средства и товарно-материальные ценности, поступившие на ответственное хранение, оприходованы, а выбывшие списаны в расход. Тем не менее неучтенные объекты материальных ценностей были обнаружены.

Исправление нарушения. Представим порядок исправления выявленного нарушения.

1. Определяется рыночная стоимость не принятых к учету материальных ценностей. Согласно п. 31 Инструкции N 157н <1> неучтенные объекты нефинансовых активов, выявленные при проведении проверок и (или) инвентаризаций активов, принимаются к бухгалтерскому учету по их текущей рыночной стоимости, установленной для целей бухгалтерского учета на дату принятия к бухгалтерскому учету.

<1> Приказ Минфина России от 01.12.2010 N 157н "Об утверждении Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений и Инструкции по его применению".

Для определения рыночной стоимости выявленных в ходе проведения инвентаризации объектов нефинансовых активов можно воспользоваться положениями п. 25 Инструкции N 157н. В данном пункте приведены способы определения рыночной стоимости объектов нефинансовых активов, полученных учреждением по договору дарения, но, по нашему мнению, этот пункт можно применить и при определении рыночной стоимости объектов нефинансовых активов, выявленных в ходе проведения инвентаризации.

Согласно вышеназванному пункту для целей применения Инструкции N 25н <2> под текущей рыночной стоимостью понимается сумма денежных средств, которая может быть получена в результате продажи указанных активов на дату принятия к учету.

<2> Приказ Минфина России от 10.02.2006 N 25н "Об утверждении Инструкции по бюджетному учету".

Определение текущей рыночной стоимости в целях принятия к бухгалтерскому учету объекта нефинансового актива производится на основе цены, действующей на дату принятия к учету (оприходования) имущества, полученного безвозмездно, на данный или аналогичный вид имущества. Сведения о действующей цене должны быть подтверждены документально, а если это невозможно - экспертным путем.

При определении текущей рыночной стоимости в целях принятия к бухгалтерскому учету объекта нефинансового актива комиссия по поступлению и выбытию активов, созданная в учреждении на постоянной основе, использует:

Руководствуясь нормами п. 25 Инструкции N 157н, можем порекомендовать следующие способы получения информации о стоимости объектов нефинансовых активов, выявленных в ходе проведения инвентаризации:

2. Составляется справка (ф. 0504833) для принятия выявленных в ходе инвентаризации объектов к бухгалтерскому учету. В соответствии с Методическими указаниями по применению форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными академиями наук, государственными (муниципальными) учреждениями, утвержденными Приказом Минфина России от 15.12.2010 N 173н, бухгалтерские записи, связанные с исправлением ошибок, выявленных субъектом учета, оформляются справкой (ф. 0504833). При этом исправления отражаются соответствующей корреспонденцией по счетам бухгалтерского учета, и делается ссылка на номер и дату исправляемого документа и (или) документа, являющегося основанием для внесения исправлений.

К справке следует прикрепить документальное подтверждение рыночной стоимости принимаемых к учету объектов (выведенные на бумажный носитель информация из информационного ресурса, прайс организации-производителя и т.п.).

3. Отраженная в справке информация заносится в программу.

Пример 1. По результатам инвентаризации в бюджетном учреждении установлены излишки материальных ценностей:

В ходе проверки в бухгалтерский учет учреждения внесены изменения. По итогам инвентаризации вышеперечисленные излишки материальных ценностей оценены по рыночной стоимости, оприходованы и приняты к учету. Рыночная стоимость этих объектов составила:

В информационной части справки бухгалтер приведет следующую информацию:

     Наименование и     
основание проводимой
операции
   Номер   
документа
   Дата   
       Номер счета       
Сумма,
руб.
    Дебет   
   Кредит   
            1           
     2     
     3    
      4     
      5     
   6
 Принятие к учету       
выявленных в ходе
инвентаризации
материальных ценностей
отражается на основании
акта о результатах
инвентаризации
(ф. 0504835) N 2
от 08.02.2013
и ведомости расхождений
по результатам
инвентаризации N 1
от 08.02.2013:
 - монитор              
Samsung S27B750H
15.02.2013
2 105 36 340
2 401 10 180
14 816
 - пылесос              
Bosch BSG 82480
15.02.2013
2 106 31 310
2 401 10 180
 7 710

Отражение в учете имущества, полученного в безвозмездное пользование

Нарушение - материальные ценности, полученные от работников и используемые в деятельности учреждения, не отражены в учете. Как было выявлено в результате проверки, материальные ценности, поступившие от работников и используемые ими в педагогической деятельности, не были оприходованы и отнесены на забалансовый счет 01 "Имущество, полученное в пользование".

Исправление нарушения. В соответствии с п. 33 Инструкции N 157н забалансовый счет 01 предназначен для учета объектов движимого и недвижимого имущества, полученных учреждением в безвозмездное пользование, земельных участков, закрепленных за учреждением на праве постоянного (бессрочного) пользования, а также объектов движимого и недвижимого имущества, полученных в возмездное пользование, кроме финансовой аренды, если объект имущества находится на балансе лизингополучателя.

Объект имущества, полученный учреждением от балансодержателя (собственника) имущества, учитывается на забалансовом счете на основании акта приема-передачи (иного документа, подтверждающего получение имущества и (или) права его пользования) по стоимости, указанной (определенной) передающей стороной (собственником).

Таким образом, для того чтобы принять имущество к учету, между работником и работодателем заключается договор безвозмездного пользования, составляется акт приема-передачи имущества, в котором указывается стоимость передаваемого имущества. По этой стоимости объект и принимается к учету. Акт приема-передачи является первичным документом, на основании его имущество принимается к бухгалтерскому учету, при этом делается запись по дебету счета 01.

Договором могут быть определены период безвозмездного пользования вещью или условие возврата вещи по требованию ее собственника. В момент возврата имущества операция отражается по кредиту забалансового счета 01.

Использование личного имущества работника в деятельности учреждения может быть оформлено и заявлением на передачу имущества, в котором указывается его стоимость.

Если во время проверки заявления сотрудников на пользование имуществом будут написаны либо будут заключены договоры на безвозмездное пользование имуществом, а имущество, полученное учреждением в пользование, будут отражено на забалансовом счете, то нарушение будет считаться устраненным учреждением в ходе проведения налоговой проверки.

При проверке выявляются также случаи, когда между учреждениями заключен договор безвозмездного (временного) пользования имуществом, составлен акт приема-передачи, но имущество на учет не поставлено (не отражено на счете 01). В такой ситуации исправлением нарушения будет признано отражение стоимости имущества, переданного учреждению в безвозмездное пользование, на забалансовом счете.

Заполнение инвентарной карточки

Нарушение - реквизиты инвентарной карточки заполнены не полностью. При проверке первичной учетной документации установлено, что не заполнен или заполнен не полностью раздел инвентарных карточек объектов основных средств "Краткая индивидуальная характеристика объекта", что является нарушением Постановления Госкомстата России от 21.01.2003 N 7 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету основных средств".

Исправление нарушения. Постановлением N 7 утвержден Перечень унифицированных форм первичной учетной документации по учету основных средств, в том числе инвентарная карточка учета объекта основных средств, в которой в разделе "Краткая индивидуальная характеристика объекта" отражаются только основные качественные и количественные показатели основного объекта. В ходе проверки нарушение может быть устранено путем указания недостающей информации в инвентарной карточке.

Пример 2. Проверяющими было установлено, что раздел "Краткая индивидуальная характеристика объекта" инвентарной карточки не заполнен по видеокамере Sony HDR-PJ200E. После того как проверяющие указали на этот недочет, учреждение внесло в данный раздел следующую информацию:

          Краткая индивидуальная характеристика объекта
-----------------T-------------------------------------------------T------------------------------------------
Наименование ¦ Материалы, размеры и прочие сведения ¦ Содержание драгоценных материалов
признаков, ха- +------T------------------------------------------+ (металлов, камней и т.п.)
рактеризующих ¦основ-¦ наименование важнейших пристроек, +-------------T-----------------T----------
объект ¦ной ¦ приспособлений и принадлежностей, ¦наименование ¦единица измерения¦количество
¦объект¦ относящихся к основному объекту +------T------+------T----------+ (масса)
¦ +----------------T---------T-------T-------+объек-¦драго-¦наиме-¦ код по ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦та ¦ценно-¦нова- ¦ ОКЕИ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦(дета-¦го ма-¦ние ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ли) ¦териа-¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ала ¦ ¦ ¦
-----------------+------+----------------+---------+-------+-------+------+------+------+----------+----------
1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦ 8 ¦ 9 ¦ 10 ¦ 11
-----------------+------+----------------+---------+-------+-------+------+------+------+----------+----------
Матрица ¦ ¦Тип матрицы - ¦ ¦ ¦ ¦В данном оборудовании могут находиться
¦ ¦CMOS 1,50 Мпикс ¦ ¦ ¦ ¦драгоценные металлы, содержание которых
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦будет определено после списания и
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦утилизации
¦ +----------------+---------+-------+-------+------T------T------T----------T----------
¦ ¦Физический ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦размер ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦матрицы - 1/5,8 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
-----------------+------+----------------+---------+-------+-------+------+------+------+----------+----------
Объектив ¦ ¦Zoom оптический/¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦цифровой ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦25x/300x ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
-----------------+------+----------------+---------+-------+-------+------+------+------+----------+----------

Списание запасных частей без дефектной ведомости

Нарушение - отсутствие дефектной ведомости при списании запасных частей к автомобилю. Проведена проверка правильности оприходования и списания запасных частей на ремонт автомобилей, в ходе которой было установлено, что приобретенные запасные части для автомобилей приходуются своевременно и в полном объеме, списание производится на основании актов о расходовании материальных запасов, утвержденных директором учреждения.

Исправление нарушения. Согласно п. 1 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Федеральный закон N 129-ФЗ) все хозяйственные операции учреждения должны оформляться оправдательными документами <3>.

<3> Аналогичное требование содержит сейчас п. 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Федеральный закон N 402-ФЗ).

При проведении ремонтных работ необходимо оформить дефектную ведомость, в которой описать выявленные дефекты, привести все неисправности и определить меры для их устранения, указать исполнителей и сроки исполнения. Дефектную ведомость составляет и подписывает лицо, ответственное в организации за осуществление контроля по ремонтным работам. Форма дефектной ведомости официально не утверждена, поэтому она должна быть разработана и утверждена учреждением самостоятельно.

Конечно, составить дефектную ведомость прошедшим числом невозможно. В данной ситуации, по нашему мнению, можно лишь представить проверяющим подробную объяснительную, в которой доказать необходимость проведения ремонтных работ и по возможности - правомерность совершения данных расходов.

Оформление первичных документов

Нарушение - отсутствие всех необходимых реквизитов в ведомости на выдачу подарков сотрудникам (отсутствие реквизита "Измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении"). В проверяемом периоде учреждение приобретало сувениры, ценные подарки, букеты за счет средств, полученных от приносящей доход деятельности. Выдача подарков подтверждается ведомостью.

Исправление нарушения. Поскольку в настоящее время форма ведомости законодательно не утверждена, учреждению предоставлено право разработать ее самостоятельно, что учреждение и сделало. Однако оно не учло, что в силу ст. 9 Федерального закона N 129-ФЗ и ст. 9 Федерального закона N 402-ФЗ форма ведомости на вручение ценных подарков должна включать все обязательные для первичного документа реквизиты. Один из таких реквизитов - "Измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении" <4>.

<4> В ст. 9 Федерального закона N 402-ФЗ такой реквизит назван "Величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения".

Для справки. Каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Обязательными реквизитами первичного учетного документа являются (ст. 9 Федерального закона N 402-ФЗ):

  1. наименование документа;
  2. дата составления документа;
  3. наименование экономического субъекта, составившего документ;
  4. содержание факта хозяйственной жизни;
  5. величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
  6. наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за правильность ее оформления, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за правильность оформления свершившегося события;
  7. подписи лиц, поименованных в п. 6, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Почти идентичные реквизиты были названы ранее в Федеральном законе N 129-ФЗ.

Поскольку переоформить ведомости уже не представляется возможным, предлагаем к имеющимся ведомостям приложить пояснения, в которых будет содержаться информация по всем обязательным для первичного документа реквизитам, отсутствующая в самой ведомости.

Следует заметить: результаты проверки часто показывают, что во многих учреждениях выдача ценных подарков, сувениров не оформляется нормативными документами.

Нарушение - реквизиты путевого листа заполнены не полностью. Согласно Приказу Минтранса России от 18.09.2008 N 152 "Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов" (далее - Приказ N 152) не допускается наличие в унифицированных формах незаполненных обязательных реквизитов. Однако в учреждениях были выявлены случаи, когда в нарушение вышеуказанного Приказа в путевых листах отсутствовала подпись лиц, пользовавшихся услугами автотранспортного средства.

Исправление нарушения. В ходе проверки все реквизиты путевых листов должны быть заполнены.

Нарушение - выдача путевого листа на три рабочих дня. Согласно Указаниям по применению и заполнению форм, утвержденным Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 N 78 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте", путевой лист является первичным документом по учету работы соответствующего автотранспорта и основанием для начисления заработной платы водителям. При этом путевой лист действителен только на один день или смену. На более длительный срок он выдается только в случае командировки, когда водитель выполняет задание в течение более одних суток (смены).

В нарушение указанного Постановления в учреждениях имеют место случаи, когда путевые листы выдаются более чем на один день.

Следует заметить, что в п. 10 Приказа N 152 указано, что путевой лист может быть оформлен на один день или на срок, не превышающий одного месяца. Следовательно, есть возможность составлять путевые листы не каждый день, а по мере необходимости. Указанные нормы должны соблюдать любые организации. Однако исходя из п. 25 Инструкции N 162н <5>, п. 36 Инструкции N 174н <6>, п. 36 Инструкции N 183н <7> государственным (муниципальным) учреждениям следует руководствоваться положениями Постановления N 78 <8>, то есть оформлять путевой лист на каждый день или смену.

<5> Приказ Минфина России от 06.12.2010 N 162н "Об утверждении Плана счетов бюджетного учета и Инструкции по его применению".
<6> Приказ Минфина России от 16.12.2010 N 174н "Об утверждении Плана счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений и Инструкции по его применению".
<7> Приказ Минфина России от 23.12.2010 N 183н "Об утверждении Плана счетов бухгалтерского учета автономных учреждений и Инструкции по его применению".
<8> В названных пунктах сказано, что казенные, бюджетные и автономные учреждения применяют форму путевых листов, утвержденную Постановлением N 78.

Исправление нарушения. Переписать ранее оформленные путевые листы нет возможности, поэтому нужно стараться не допускать подобных ошибок в будущем.

Т.Сильвестрова

Главный редактор журнала

"Ревизии и проверки

финансово-хозяйственной деятельности

государственных (муниципальных)

учреждений"