Мудрый Экономист

Учет библиотечного фонда

"Бюджетные организации: бухгалтерский учет и налогообложение", 2013, N 6

Библиотечный фонд - совокупность документов различного назначения и статуса, организационно и функционально связанных между собой, подлежащих учету, комплектованию, хранению и использованию в целях библиотечного обслуживания населения (Федеральный закон от 29.12.1994 N 78-ФЗ "О библиотечном деле"). Бухгалтеров бюджетных учреждений, прежде всего, интересует, как в бухгалтерском учете отражаются операции по поступлению и выбытию предметов библиотечного фонда. Именно об этом пойдет речь в нашей статье.

В первую очередь следует сказать, что бухгалтерский учет библиотечного фонда одинаков как для самостоятельных библиотек, так и для учреждений, имеющих библиотечные фонды.

Поступление литературы в библиотечные фонды

Счета учета. Согласно п. 53 Инструкции N 157н <1>, п. 7 Инструкции N 174н <2> библиотечные фонды относятся к объектам основных средств и учитываются в бюджетных учреждениях на счетах 0 101 27 000 "Библиотечный фонд - особо ценное движимое имущество учреждения" и 0 101 37 000 "Библиотечный фонд - иное движимое имущество учреждения". Как правило, объекты библиотечного фонда относятся к иному движимому имуществу и следовательно отражаются по счету 0 101 37 000.

<1> Инструкция по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утв. Приказом Минфина России от 01.12.2010 N 157н.
<2> Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений, утв. Приказом Минфина России от 16.12.2010 N 174н.

Расходы на приобретение объектов библиотечного фонда относятся на статью 310 "Увеличение стоимости основных средств" КОСГУ <3>.

<3> Приказ Минфина России от 21.12.2012 N 171н "Об утверждении Указаний о порядке применения бюджетной классификации Российской Федерации на 2013 год и на плановый период 2014 и 2015 годов".

Первоначальная стоимость. Для учета вложений при формировании первоначальной стоимости библиотечных фондов применяются счета 0 106 21 000 "Вложения в основные средства - особо ценное движимое имущество учреждения" и 0 106 31 000 "Вложения в основные средства - иное движимое имущество учреждения" (п. 130 Инструкции N 157н, п. 49 Инструкции N 174н).

В первоначальную стоимость указанных фондов, как и в стоимость других основных средств, входит сумма фактических вложений в их приобретение, сооружение или изготовление (создание) с учетом сумм НДС, предъявленных учреждению поставщиками и (или) подрядчиками (кроме их приобретения, сооружения и изготовления в рамках деятельности, облагаемой НДС, если иное не предусмотрено налоговым законодательством РФ) (п. 23 Инструкции N 157н).

Для аналитического учета объектов библиотечных фондов, который ведется в денежном выражении общей суммой, применяется инвентарная карточка группового учета основных средств (ф. 0504032) <4>.

<4> Приказ Минфина России от 15.12.2010 N 173н "Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными академиями наук, государственными (муниципальными) учреждениями и Методических указаний по их применению".

Амортизация. На объекты библиотечного фонда стоимостью до 40 000 руб. включительно амортизация начисляется в размере 100% балансовой стоимости при выдаче объекта в эксплуатацию, а свыше 40 000 руб. - в соответствии с рассчитанными в установленном порядке нормами амортизации (п. 92 Инструкции N 157н).

Напомним, что расчет годовой суммы амортизации производится учреждением линейным способом на основании балансовой стоимости объекта учета и нормы амортизации, исчисленной исходя из срока его полезного использования. В течение финансового года амортизация начисляется ежемесячно в размере 1/12 годовой суммы (п. 85 Инструкции N 157н). Начисление амортизации начинается с первого числа месяца, следующего за месяцем принятия объекта к бухгалтерскому учету, и производится до полного погашения стоимости этого объекта либо его выбытия (в том числе по основанию списания объекта с бухгалтерского учета). Сумма начисленной амортизации не может быть выше 100% стоимости амортизируемого объекта (п. 86 Инструкции N 157н).

Начисление амортизации на объекты прекращается с первого числа месяца, следующего за месяцем полного погашения стоимости объекта или за месяцем выбытия этого объекта с бухгалтерского учета. Начисленная в размере 100% стоимости амортизация на объекты, которые пригодны для дальнейшей эксплуатации (использования), не может служить основанием для принятия решения об их списании по причине полной амортизации и (или) нулевой остаточной стоимости (п. 87 Инструкции N 157н).

На основании ОКОФ <5> библиотечные фонды относятся к коду 19 0001000 "Фонды библиотек, органов научно-технической информации, архивов, музеев и подобных учреждений". Согласно Постановлению Правительства РФ от 01.01.2002 N 1 "О Классификации основных средств, включаемых в амортизационные группы" объекты библиотечного фонда относятся к 7-й амортизационной группе со сроком полезного использования от 15 до 20 лет включительно.

<5> Общероссийский классификатор основных фондов ОК 013-94, утв. Постановлением Госстандарта России от 26.12.1994 N 359.

Учет амортизации осуществляется на счетах 0 104 27 000 "Амортизация библиотечного фонда - особо ценного движимого имущества учреждения", 0 104 37 000 "Амортизация библиотечного фонда - иного движимого имущества учреждения".

Порядок отражения в бухгалтерском учете операций по поступлению объектов библиотечного фонда аналогичен порядку отражения операций по поступлению объектов основных средств (п. 9 Инструкции N 174н).

Пример 1. Бюджетное учреждение за счет средств от приносящей доход деятельности приобрело книги в количестве 20 шт. на сумму 8000 руб. Согласно нормативному акту учредителя объекты библиотечного фонда учитываются в составе иного движимого имущества. Доставка литературы осуществлялась сторонней организацией, стоимость ее услуг - 500 руб. По условиям договора оплата стоимости литературы поставщику производится после получения товара учреждением. Учреждение освобождено от исчисления и уплаты НДС на основании ст. 145 НК РФ.

В бухгалтерском учете данные операции будут отражены следующими проводками:

         Содержание операции        
    Дебет   
   Кредит   
  Сумма,  
руб.
Поступили в учреждение книги        
2 106 31 310
2 302 31 730
   8000   
Отражены затраты по доставке книг   
2 106 31 310
2 302 22 730
    500   
Приняты к учету книги по            
сформированной стоимости
2 101 37 310
2 106 31 410
   8500   
Оплачена стоимость книг поставщику  
2 302 31 830
2 201 11 610
   8000   
Оплачены услуги по доставке         
2 302 22 830
2 201 11 610
    500   

Пример 2. Учредитель безвозмездно передает объекты библиотечного фонда бюджетному учреждению. Первоначальная стоимость фонда - 70 000 руб., сумма амортизации, начисленной на дату передачи, - 3500 руб. Полученный библиотечный фонд является особо ценным движимым имуществом, предназначен для использования при оказании государственных услуг в рамках утвержденного государственного задания.

В бухгалтерском учете принимающего учреждения данные операции будут отражены в соответствии с разъяснениями, приведенными в Письме Минфина России от 18.09.2012 N 02-06-07/3798, следующими записями:

         Содержание операции        
    Дебет   
   Кредит   
  Сумма,  
руб.
Принят к учету по первоначальной    
стоимости библиотечный фонд,
полученный от учредителя
4 101 27 310
4 401 10 180
  70 000  
Отражена ранее начисленная          
амортизация по передаваемым объектам
библиотечного фонда
4 401 10 180
4 104 27 410
   3 500  
Отражены расчеты с учредителем на   
сумму балансовой стоимости
передаваемого имущества
4 401 10 172
4 210 06 660
  70 000  

Приобретение периодических изданий

Периодические печатные издания - это газеты, журналы, иные издания, имеющие постоянные названия, текущие номера и выходящие не реже одного раза в год. Как правило, периодические издания приобретаются по подписке разовым платежом за полугодие или год.

Обратите внимание! Периодические издания, составляющие библиотечный фонд, не относятся к основным средствам (п. 38 Инструкции N 157н).

Расходы на подписку на периодические и справочные издания, в том числе для читальных залов библиотек, с учетом их доставки, если она предусмотрена в договоре подписки, отражаются по подстатье 226 "Прочие работы, услуги" КОСГУ.

Пунктом 377 Инструкции N 157н установлено, что периодические издания, приобретаемые учреждением для комплектации библиотечного фонда, должны учитываться на забалансовом счете 23 "Периодические издания для пользования" в условной оценке: один объект (номер журнала, годовой комплект газеты) - 1 руб.

Аналитический учет по данному счету ведется по объектам учета в карточке количественно-суммового учета материальных ценностей (ф. 0504041). Выбытие периодических изданий отражается на основании решения комиссии учреждения по поступлению и выбытию активов, оформленного первичным учетным документом (актом приема-передачи, актом на списание, иным актом).

Следует сказать о том, что забалансовый учет периодических изданий, не относящихся к библиотечному фонду, не предусмотрен Инструкцией N 157н. По мнению автора, если у учреждения возникла необходимость в таком учете, то оно на основании п. 332 Инструкции N 157н вправе ввести дополнительные забалансовые счета в целях обеспечения управленческого учета.

Пример 3. Бюджетное учреждение за счет предоставленных ему субсидий на выполнение государственного (муниципального) задания оплатило годовую подписку на ежемесячный журнал для пополнения библиотечного фонда. Стоимость подписки составила 4800 руб. (в том числе НДС). Стоимость одного номера журнала - 400 руб. с учетом НДС.

В бухгалтерском учете необходимо сделать следующие записи:

         Содержание операции        
    Дебет   
   Кредит   
  Сумма,  
руб.
Перечислен аванс на оплату годовой  
подписки на журнал
4 206 26 560
4 201 11 610
   4800   
Списана стоимость одного номера     
полученного журнала
4 401 20 226
4 302 26 730
    400   
Отражено принятие журнала на        
забалансовый учет
23          
      1   
Зачтена предоплата в размере        
стоимости одного номера журнала
4 302 26 830
4 206 26 660
    400   

В случае если журналы приобретаются не для пополнения библиотечного фонда, будут сделаны те же проводки, но без отражения журналов на забалансовом учете.

Выбытие литературы из библиотечного фонда

Для того чтобы определить, в каких случаях литературу можно списывать из библиотечного фонда, обратимся к общим правилам учета документов, составляющих библиотечный фонд, независимо от статуса библиотеки, структуры ее фонда и организационно-технологических особенностей, установленных Инструкцией N 590 <6>. В частности, п. 9.1 данной Инструкции предусмотрено, что документы из библиотечного фонда могут выбывать по следующим причинам: ветхость (физический износ), дефектность, устарелость по содержанию, дублетность, непрофильность, утрата (с указанием конкретных обстоятельств утраты: утеря читателями, хищение, в результате бедствий стихийного и техногенного характера, по неустановленным причинам (недостача)).

<6> Инструкция об учете библиотечного фонда, утв. Приказом Минкультуры России от 02.12.1998 N 590.

Выбытие по причине морального или физического износа. В бухгалтерском учете выбытие объектов библиотечного фонда осуществляется на основании утвержденного руководителем акта о списании исключенной из библиотеки литературы (ф. 0504144) (далее - акт), в котором указывается причина списания (п. 12 Инструкции N 174н). Акт составляется комиссией учреждения по поступлению и выбытию активов при оформлении решения о списании объектов библиотечных фондов и служит основанием для отражения в бухгалтерском учете учреждения выбытия указанных объектов учета.

Если в соответствии с законодательством РФ решение о списании имущества требует согласования с собственником имущества (с уполномоченным им органом власти), акт принимается к учету только при наличии указанного согласования.

В сформированном комиссией учреждения по поступлению и выбытию активов акте указываются причины, послужившие основанием для принятия решения о списании объектов библиотечных фондов, и перечень мероприятий по исполнению решения о списании, отметка о результатах проведенных мероприятий (оформляется на основании утвержденного акта и документов, подтверждающих их утилизацию в качестве вторичного сырья, передачу, уничтожение и т.п.), в том числе перечень имущества, подлежащего постановке на учет по результатам проведенных мероприятий, указанных в акте, с целью дальнейшего их использования.

Списки устаревших по содержанию и пришедших в негодность по различным причинам объектов библиотечных фондов (книг, файлов, дисков и др.) составляются раздельно с указанием причин, послуживших основанием для принятия решения о списании объектов библиотечного фонда, с подведением промежуточных итогов по каждому виду исключаемых объектов библиотечного фонда.

Акт оформляется в двух экземплярах. Один экземпляр акта, согласованного в установленном порядке и утвержденного руководителем учреждения, передается в бухгалтерию учреждения (централизованную бухгалтерию), второй остается у материально ответственного лица.

После списания литературы возникает вопрос, какое ей найти применение. Инструкция N 590 допускает реализацию списанных объектов библиотечного фонда. Порядок сдачи макулатуры должен быть предусмотрен положением о библиотеке или ее уставом (п. 9.10 Инструкции N 590).

При этом необходимо помнить, что средства, полученные от реализации макулатуры, учитываются при определении налоговой базы по налогу на прибыль (п. 1 ст. 248 НК РФ). Кроме того, согласно ст. 143 НК РФ все организации признаются плательщиками НДС. Операции, не облагаемые НДС, перечислены в ст. 149 НК РФ, сдача макулатуры в ней не указана. Таким образом, доходы от реализации макулатуры подлежат обложению данным налогом в общеустановленном порядке.

Пример 4. Бюджетное учреждение на основании акта списало литературу на сумму 10 000 руб. по причине устарелости содержания (морального износа). Библиотечный фонд, из которого списана литература, сформирован за счет средств от приносящей доход деятельности и не является особо ценным движимым имуществом. Литература сдана в макулатуру на сумму 300 руб. (в том числе НДС - 45,76 руб.).

В бухгалтерском учете эти операции будут отражены следующим образом:

        Содержание операции       
    Дебет   
   Кредит   
   Сумма,   
руб.
Списана литература                
2 104 37 172
2 101 37 410
   10 000   
Получены в кассу денежные средства
от сдачи макулатуры
2 201 34 510
2 205 71 560
      300   
Перечислены на лицевой счет       
учреждения полученные денежные
средства
2 210 03 560
2 201 34 610
      300   
Зачислены на лицевой счет средства
от сдачи макулатуры
2 201 11 510
2 210 03 610
      300   
Начислен доход от реализации      
макулатуры
2 205 71 560
2 401 10 172
      300   
Начислен НДС                      
(300 - 45,76) руб. x 18%
2 401 10 172
2 303 04 730
       45,76
Начислен налог на прибыль         
(300 - 45,76) руб. x 20%
2 401 10 172
2 303 03 730
       50,84
Перечислен налог на прибыль в     
бюджет
2 303 03 830
2 201 11 610
       50,84
Перечислен НДС в бюджет           
2 303 04 830
2 201 11 610
       45,76

Списание по причине недостачи. Как и все основные средства, библиотечные фонды подлежат инвентаризации. Напомним, что Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств утверждены Приказом Минфина России от 13.06.1995 N 49. Согласно п. 1.5 этих Указаний инвентаризация библиотечных фондов может проводиться один раз в пять лет. Ее проводит постоянно действующая комиссия по поступлению и выбытию активов, состав которой утверждается учетной политикой учреждения или приказом руководителя. Проверка фактического наличия имущества производится при обязательном участии материально ответственных лиц.

К сведению. Сроки осуществления проверок библиотечных фондов установлены п. 10.2 Инструкции N 590, в соответствии с которым проверяются:

При этом инвентаризация фондов библиотеки или их частей при смене руководителя библиотеки или структурного подразделения, имеющего библиотечные фонды (фондодержателя), приравнивается к очередному сроку.

Согласно п. 220 Инструкции N 157н при определении размера ущерба, причиненного недостачами и хищениями, следует исходить из рыночной стоимости материальных ценностей на день обнаружения ущерба. Под рыночной стоимостью понимается сумма денежных средств, которая может быть получена в результате продажи указанных активов.

Для ведения бухгалтерского учета расчетов по недостачам библиотечных фондов применяется счет 0 209 71 000 "Расчеты по ущербу основным средствам".

Пример 5. В ходе инвентаризации выявлена недостача объектов библиотечного фонда на сумму 5000 руб. (первоначальная стоимость). Виновным лицом признан работник библиотеки. Рыночная стоимость определена в сумме 5500 руб. Часть недостачи сотрудник возместил наличными деньгами - 3000 руб., а часть - в натуральной форме - 2500 руб. Библиотечный фонд сформирован за счет средств субсидии на выполнение государственного (муниципального) задания и относится к особо ценному имуществу.

Данные операции в учете будут выглядеть следующим образом:

         Содержание операции        
    Дебет   
   Кредит   
  Сумма,  
руб.
Списаны недостающие объекты         
библиотечного фонда
4 104 37 410
4 101 37 410
   5000   
Отражена сумма недостачи по рыночной
стоимости
4 209 71 560
4 401 10 172
   5500   
Приняты к учету книги, поступившие  
в счет недостачи
4 101 37 410
4 401 10 172
   2500   
Отражено возмещение недостачи       
виновным лицом в натуральной форме
4 401 10 172
4 209 71 660
   2500   
Приняты в кассу денежные средства   
от виновного в недостаче лица
4 201 34 510
4 209 71 660
   3000   

Списание утерянной читателями литературы. Для подтверждения невозможности взыскать задолженность с читателя в качестве основания для списания принимаются зафиксированные в читательском формуляре напоминания о возврате документов, направленные библиотекой в адрес читателя в виде заказного письма или открытки с уведомлением, а также справки из адресного стола, отказ на взыскание по исполнительному листу (п. 9.6 Инструкции N 590).

На прием денег от читателей взамен утерянных книг или других документов составляется приходный ордер, а читателю выдается квитанция.

В случае списания литературы по причине утраты читателями и возмещения ими утраченных книг в бухгалтерском учете данные операции будут аналогичны операциям, совершаемым при отражении недостач вследствие инвентаризации.

О.Заболонкова

Эксперт журнала

"Бюджетные организации:

бухгалтерский учет и налогообложение"