Мудрый Экономист

Порядок расчетов с подотчетными лицами через банковские карты

"Учреждения физической культуры и спорта: бухгалтерский учет и налогообложение", 2013, N 6

Еще несколько лет назад операции по выдаче заработной платы работнику через банковские карты встречались нечасто, а сейчас все чаще с их помощью выдают уже подотчетные суммы на командировочные, хозяйственные и иные расходы. О том, как использовать расчетные карты для обеспечения наличными деньгами учреждений, у которых открыты лицевые счета в органах Федерального казначейства (ОФК), и для выдачи подотчетных сумм, а также о том, каков порядок отражения этих операций в бухгалтерском учете, читайте в статье.

В целях обеспечения безопасности операций с денежными средствами, предусмотренными на финансовое обеспечение организаций сектора государственного управления, создания условий для повышения эффективности управления такими денежными средствами Минфин рекомендует минимизировать наличное денежное обращение путем введения механизмов безналичных расчетов с подотчетными лицами с применением расчетных (дебетовых) банковских карт работников (Письмо от 05.10.2012 N 14-03-03/728).

Основными для государственных (муниципальных) учреждений нормативными документами, регламентирующими обращение денежных средств с использованием расчетных (дебетовых) карт, являются Правила обеспечения наличными деньгами организаций, лицевые счета которым открыты в территориальных ОФК, утвержденные Приказом Минфина России от 31.12.2010 N 199н (далее - Правила N 199н), и Положение Банка России от 24.12.2004 N 266-П "Об эмиссии банковских карт и об операциях, совершаемых с использованием платежных карт" (далее - Положение N 266-П).

Общий порядок обращения расчетных (дебетовых) карт

В Российской Федерации кредитные организации выпускают банковские карты, которые являются инструментом безналичных расчетов и предназначены для совершения физическими лицами, в том числе уполномоченными представителями юридических лиц, операций с денежными средствами, находящимися у кредитной организации по договору с ней и в соответствии с законодательством РФ.

Согласно п. 1.8 Положения N 266-П конкретные условия предоставления денежных средств для расчетов по операциям, совершаемым с использованием расчетных (дебетовых) карт, кредитных карт, порядок возврата предоставленных денежных средств, порядок документального подтверждения предоставления и возврата денежных средств определяются в договоре с клиентом.

Кредитная организация предоставляет денежные средства клиентам для расчетов по операциям, совершаемым с использованием расчетных (дебетовых) карт, посредством зачисления указанных денежных средств на банковские счета клиентов.

Учреждение осуществляет операции по получению (внесению) наличных денег с использованием карт в соответствии с договором банковского счета и требованиями Положения N 266-П через банкомат или пункт выдачи наличных денежных средств кредитной организации, выдавшей карты. Исходя из п. 2.1 Положения N 266-П по одному счету клиента могут совершаться операции с использованием нескольких расчетных (дебетовых) карт, кредитных карт, выданных кредитной организацией клиенту (лицу, уполномоченному клиентом).

Операции, которые может осуществлять клиент - юридическое лицо с использованием расчетных (дебетовых) карт, кредитных карт, определены п. 2.5 Положения N 266-П:

Кредитная организация обязана определить максимальную сумму наличных денежных средств в валюте РФ, которая может выдаваться клиенту - юридическому лицу в течение одного операционного дня. Пунктом 2.5 Положения N 266-П кредитным организациям рекомендовано установить для клиента - юридического лица возможность получения наличных денежных средств в валюте РФ в сумме, не превышающей 100 000 руб. в течение одного операционного дня.

Основанием для составления расчетных и иных документов для отражения сумм операций, совершаемых с использованием платежных карт, в бухгалтерском учете участников расчетов является реестр платежей или электронный журнал (п. 2.9 Положения N 266-П).

Денежные средства по операциям, совершаемым с использованием платежных карт, списываются или зачисляются не позднее рабочего дня, следующего за днем поступления в кредитную организацию реестра платежей или электронного журнала.

При совершении операции с использованием платежной карты составляются документы на бумажном носителе и (или) в электронной форме. Они являются основанием для осуществления расчетов по указанным операциям и служат подтверждением их совершения.

В соответствии с п. 3.3 Положения N 266-П документ по операциям с использованием платежной карты должен содержать следующие обязательные реквизиты:

Вышеуказанные обязательные реквизиты документа должны иметь признаки, позволяющие достоверно установить соответствие между реквизитами платежной карты и соответствующим счетом физического лица, юридического лица, а также между идентификаторами организаций торговли (услуг), пунктом выдачи наличных, банкоматов и банковскими счетами организаций торговли (услуг), счетами пункта выдачи наличных, банкоматов.

Особенности обеспечения клиентов денежными средствами с использованием карт через ОФК

Согласно п. 37 Правил N 199н для получения карт учреждение представляет в ОФК заявление (ф. 0531842).

На основании представленных заявлений ОФК формирует реестр на выпуск карт (ф. 0531390) и не позднее рабочего дня, следующего за днем представления заявлений на получение карт, направляет данный реестр в кредитную организацию по месту открытия соответствующего счета 40116.

Кредитная организация информирует клиентов о перечне необходимых для изготовления карт документов, которые в силу условий договора должны быть представлены клиентами в кредитную организацию по месту открытия соответствующего счета 40116, а также о порядке и сроках их представления.

Согласно реестру и на основании представленных клиентами документов кредитная организация обеспечивает изготовление карт в соответствии с условиями договора.

В день доставки в соответствующее подразделение кредитной организации изготовленных карт и конвертов, содержащих ПИН-коды к ним, кредитная организация согласно условиям договора уведомляет клиентов о готовности выдать карты.

Уполномоченный на получение карт работник клиента получает в кредитной организации изготовленные карты.

Исходя из п. 39 Правил N 199н уполномоченный на ведение учета карт работник ОФК на основании полученных от кредитной организации сведений о реквизитах выданных карт регистрирует выданные карты в соответствующем журнале. Ответственность за учет карт в органе Федерального казначейства несет уполномоченный на ведение учета карт работник Казначейства.

Карты выдаются в необходимом количестве территориальным ОФК персонифицированно на каждого уполномоченного на получение карты работника учреждения. Вместе с картой работник получает конверт с ПИН-кодом под расписку в журнале регистрации карт (п. 39 Правил N 199н).

Операции по получению наличных денег с использованием карт осуществляются в пределах остатка денежных средств на карте в соответствии с условиями договора без взимания платы (п. 36 Правил N 199н).

Операции, совершаемые клиентами с использованием расчетных (дебетовых) карт, учитываются на отдельных счетах 40116 (п. 3 Правил N 199н). На эти счета могут поступать суммы возврата денежных средств за ранее оплаченные клиентами с использованием карт товары (работы, услуги), перечисляемые кредитными организациями, осуществляющими расчеты с организациями - поставщиками товаров (работ, услуг) по операциям, совершаемым с использованием платежных карт.

Для получения денежных средств учреждение в соответствии с п. 10 Правил N 199н представляет в орган Федерального казначейства по месту обслуживания не позднее дня, предшествующего дню получения денежных средств, заявку на получение денежных средств, перечисляемых на карту (ф. 0531844).

Для обеспечения клиентов денежными средствами с использованием карт орган Федерального казначейства формирует и направляет в электронном виде в кредитную организацию по месту открытия соответствующего счета 40116 расшифровку суммы средств, перечисленных на счет органа Федерального казначейства 40116 по картам (ф. 0531845) (п. 41 Правил N 199н).

Согласно п. 43 Правил N 199н при внесении денежных средств с использованием карт (при возврате денежных средств кредитной организацией) клиент не позднее следующего рабочего дня после внесения средств представляет в орган Федерального казначейства расшифровку сумм неиспользованных (внесенных через банкомат или пункт выдачи наличных денежных средств) средств (ф. 0531846), подписанную руководителем и главным бухгалтером (уполномоченными руководителем лицами).

Пунктом 6 Правил N 199н установлено, что на счете 40116 допускается наличие остатков средств в течение года (сумм, перечисленных в целях обеспечения проведения операций с использованием карт и не использованных в течение двадцати дней, зарезервированных сумм, а также сумм, ошибочно зачисленных и подлежащих возврату в течение десяти рабочих дней). Наличие же неиспользованных остатков средств на счетах 40116 по состоянию на 1 января очередного финансового года не допускается. Исключение составляют зарезервированные суммы на счетах 40116, открытых для учета операций по обеспечению денежными средствами клиентов с использованием карт.

При завершении ОФК операций в текущем финансовом году расшифровка представляется учреждением не позднее чем за два рабочих дня до окончания текущего финансового года. При этом в поле "Вид операции" указывается "неиспользованные". В случае внесения наличных средств в последний рабочий день финансового года расшифровка (ф. 0531846) представляется клиентом в первой половине дня.

Если расшифровки (ф. 0531846) не представлены в установленные сроки, то орган Федерального казначейства оформляет платежное поручение на перечисление внесенных (неиспользованных) сумм (за исключением зарезервированных сумм) с соответствующего счета 40116 на счет органа Федерального казначейства (соответствующий счет финансового органа субъекта РФ). Указанное платежное поручение является основанием для отражения органом Федерального казначейства операций по списанию средств с соответствующего счета 40116, а также операции по зачислению средств на счет ОФК (соответствующий счет финансового органа субъекта РФ).

Не использованные в течение двадцати календарных дней, не считая дня перечисления, на карте денежные средства возвращаются в ОФК в соответствии с расшифровкой, которую подготавливает клиент для возврата невостребованной суммы со счета 40116 (п. 45 Правил N 199н). На основании полученной расшифровки ОФК оформляет платежное поручение на перечисление невостребованной суммы (суммы внесенных наличных денежных средств) со счета 40116 на соответствующий счет ОФК и передает платежное поручение в кредитную организацию.

Порядок возврата карт изложен в п. 40 Правил N 199н. Исходя из него уполномоченный на возврат карт работник клиента возвращает карты в кредитную организацию по заявлению в произвольной форме, в котором указываются причина возврата и номера карт, подлежащих возврату. Причиной возврата могут служить:

Также уполномоченный работник клиента может вернуть карты в кредитную организацию по письменному требованию органа Федерального казначейства, составленному в произвольной форме, и в иных случаях, установленных договором.

При изменении наименования получателя средств бюджета (неучастника бюджетного процесса), не связанном с его реорганизацией, замена карты не требуется.

В случае утери ПИН-кода и (или) карты клиент обязан незамедлительно сообщить в кредитную организацию о факте утери ПИН-кода и (или) карты и о необходимости блокировки операций по данной карте, а также не позднее первого рабочего дня, следующего за днем выявления утраты карты, сообщить об этом в орган Федерального казначейства.

Применение банковских карт согласно Правилам N 199н допускается только в целях обеспечения учреждений наличными деньгами. Возможность их использования для оплаты товаров (работ, услуг) в указанном документе не отражена.

Получение подотчетными лицами наличных денежных средств с расчетной (дебетовой) карты

Операции по получению подотчетными лицами наличных денежных средств с расчетных (дебетовых) карт, выданных органом Федерального казначейства, отражаются в бухгалтерском учете в соответствии с Инструкцией N 157н <1> (в соответствии с Инструкцией N 162н <2> - казенными учреждениями, Инструкцией N 174н <3> - бюджетными учреждениями, Инструкцией N 183н <4> - автономными учреждениями) на счете 0 208 00 000 "Расчеты с подотчетными лицами".

<1> Инструкция по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утв. Приказом Минфина России от 01.12.2010 N 157н.
<2> Инструкция по применению Плана счетов бюджетного учета, утв. Приказом Минфина России от 06.12.2010 N 162н.
<3> Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений, утв. Приказом Минфина России от 16.12.2010 N 174н.
<4> Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета автономных учреждений, утв. Приказом Минфина России от 23.12.2010 N 183н.

Получение денежных средств подотчетным лицом возможно при условии полного его отчета по ранее выданному авансу и согласно его заявлению, где указаны назначение аванса и срок, на который он выдается.

Пример. Материально ответственному лицу спортивной школы поручено приобрести за наличный расчет моющие средства. Необходимые денежные средства перечислены на расчетную (дебетовую) карту учреждения.

В учете казенного учреждения данная операция в соответствии с п. п. 84, 92 Инструкции N 162н отражается следующим образом:

            Содержание операции          
     Дебет    
      Кредит
 Перечислены денежные средства на        
расчетную карту для получения
подотчетной суммы
 0 210 03 560 
   0 304 05 340
 Получены денежные средства подотчетным  
лицом через банкомат
 0 208 34 560 
   0 210 03 660

В действующих Инструкциях N N 174н и 183н не содержится рекомендаций по отражению бюджетными и автономными учреждениями операций, связанных с обеспечением денежными средствами учреждений с использованием расчетных (дебетовых) карт.

Приведем два варианта отражения данных операций в учете.

Вариант первый соответствует действующим Инструкциям по бухгалтерскому учету в бюджетных и автономных учреждениях:

  Содержание операции 
   Бюджетное учреждение  
(п. 105 Инструкции
N 174н)
  Автономное учреждение
(п. 108 Инструкции
N 183н)
    Дебет   
   Кредит   
    Дебет   
   Кредит
 Подотчетным лицом    
получены денежные
средства
0 208 34 560
0 201 11 610
0 208 34 000
0 201 11 000

Вариант второй учитывает проекты приказов "О внесении изменений в Приказ Министерства финансов Российской Федерации от 16.12.2010 N 174н" и "О внесении изменений в Приказ Министерства финансов Российской Федерации от 23.12.2010 N 183н", которые размещены на сайте Минфина. Исходя из этих проектов вносимые ими изменения будут применяться при формировании учетной политики начиная с 2013 г. Итак, предлагаются следующие проводки:

  Содержание операции 
   Бюджетное учреждение  
(п. п. 105, 114, 115
Инструкции N 174н <*>)
  Автономное учреждение
(п. п. 108, 117, 118
Инструкции N 183н <*>)
    Дебет   
   Кредит   
    Дебет   
   Кредит
 Перечислены денежные 
средства на расчетную
карту для получения
подотчетной суммы
0 210 03 560
0 201 11 610
0 210 03 000
0 201 11 610
 Подотчетным лицом    
получены денежные
средства через
банкомат
0 208 34 560
0 210 03 660
0 208 34 000
0 210 03 000
<*> С учетом изменений согласно проектам.

Обращаем внимание на то, что возможность применения приведенных бухгалтерских проводок в настоящее время необходимо согласовать с соответствующим вышестоящим органом. При отсутствии в Инструкциях корреспонденций счетов бухгалтерского учета по хозяйственной операции, совершаемой бюджетным или автономным учреждением, учреждение вправе по согласованию с органом, осуществляющим в отношении этого учреждения функции и полномочия учредителя, определять необходимую для отражения в бухгалтерском учете корреспонденцию счетов в части, не противоречащей действующим инструкциям (п. 4 Инструкции N 174н и п. 5 Инструкции N 183н).

О.Лунина

Редактор журнала

"Учреждения физической культуры и спорта:

бухгалтерский учет и налогообложение"