Мудрый Экономист

Организуем командировку руководителя

"Руководитель бюджетной организации", 2013, N 6

Прежде чем отправить в командировку руководителя, необходимо все организовать: забронировать гостиницу, купить билеты, оформить визу. Обо всем по порядку.

Чтобы все сделать правильно, необходимо точно знать даты (день, месяц) приезда/отъезда, список сопровождающих сотрудников (если руководитель выезжает с группой, фамилии, имена, отчества, занимаемые должности членов группы), способ передвижения (на машине, самолетом, поездом), форму оплаты билетов.

Бронируем гостиницу

Забронировать гостиницу за рубежом можно напрямую на сайте гостиницы, по телефону или через специализированные сайты http://booking.com или http://www.venere.com. На сайтах указываются также количество и категория свободных номеров на даты заездов и отзывы останавливающихся в отеле. Обратите внимание, что при бронировании отеля через сайт бронирования или напрямую потребуется банковская карта, на которой в отеле заблокируют сумму в размере штрафа за несвоевременное снятие брони. Обычно снятие брони возможно за одни - трое суток до заезда. Об условиях снятия брони подробно рассказано на сайте. Но, если вы аннулируете бронь позже указанного срока или руководитель не заедет в отель, заблокированную сумму снимут с карточки.

Если намечается командировка по России, можно воспользоваться услугами сайтов http://komandirovka.ru или http://all-hotels.ru. В российских гостиницах при бронировании номеров обычно не требуется финансовое подтверждение, но могут попросить внести предоплату. А вообще предоставление гостиничных услуг на территории РФ должно осуществляться в соответствии с Правилами предоставления гостиничных услуг в РФ <1>. Так, гостиница обязана предоставить потребителю информацию об услугах, обеспечивающую возможность их правильного выбора.

<1> Утверждены Постановлением Правительства РФ от 25.04.1997 N 490.

Примерный текст письма-заявки на бронирование

--------------------------------------------------------------------------¬
¦ Просим вас забронировать одноместный номер на имя Сафронова Максима¦
¦Витальевича на период с 22 по 25 апреля 2012 г. (четыре ночи). Оплата¦
¦клиентом будет производиться самостоятельно. ¦
¦ Кредитная карточка: Visa N 9876 5432 9876 5432 до 10/15. ¦
¦ Будем вам благодарны за письменное подтверждение бронирования о тел/ ¦
¦факсу (831) 223-45-65 на имя заведующей секретариатом А.П. Вилковой. ¦
L--------------------------------------------------------------------------

Подтверждение бронирования обычно приходит по факсу. Как правило, оно содержит следующую информацию: имя гостя, номер брони, период бронирования, тип забронированного номера. При бронировании гостиницы можно столкнуться с отсутствием номеров из-за проводимого в городе мероприятия (например, спортивные соревнования, форум). В этом случае необходимо выяснить, какое мероприятие планируется, и обратиться к организаторам или компаниям, направляющим туристов на него, с просьбой помочь устроить руководителя в гостиницу.

Классификация номеров гостиниц:

Для получения визовой поддержки <2> от отеля при заказе номера можно попросить прислать подтверждение для посольства по электронной почте или телефону. Сайт бронирования высылает такое подтверждение автоматически на указанный электронный адрес. При пересечении границы могут попросить показать распечатку документа, подтверждающего бронь, поэтому советуем распечатать для руководителя отдельный экземпляр. Если руководитель часто ездит в один и тот же город, советуем заключить договор на обслуживание с одной из гостиниц и делать оплату по безналичному расчету.

<2> Является неоспоримым плюсом при оформлении визы для зарубежных командировок.

Оформляем визу

Командировки бывают внутренние, то есть внутри страны, и зарубежные. Как правило, для зарубежных командировок необходимо оформление визы.

Но, прежде чем заняться оформлением визы, необходимо убедиться, что заграничный паспорт в полном порядке, а именно: присутствует личная подпись в паспорте, есть свободные страницы для вклеивания визы, срок действия заграничного паспорта корректен. Чтобы убедиться в корректности срока действия паспорта, необходимо соотнести дату выдачи паспорта с датой подачи заявки на открытие визы и датой въезда в зарубежную страну, а также дату окончания срока действия паспорта с датой выезда из зарубежной страны. Это связано с тем, что дипломатические представительства иностранных государств при рассмотрении вопроса выдачи визы предъявляют определенные требования к сроку действия заграничного паспорта гражданина РФ.

Следующим шагом для получения визы будет обращение в дипломатическое представительство страны, куда командируется руководитель. Телефон дипломатического представительства намеченной страны, а также адрес его местонахождения можно узнать на сайте МИД. Обратите внимание, что ряд стран, помимо посольств в Москве, имеет в регионах РФ генеральные консульства. Какое именно дипломатическое представительство будет ответственно за выдачу визы, зависит от отметки о прописке во внутреннем паспорте руководителя.

Для оформления визы необходимо собрать пакет документов, которые запрашивает посольство. Ознакомиться с требованиями и условиями выдачи виз можно на сайте посольства. Рекомендуем позвонить в посольство, чтобы убедиться в корректности размещенной информации, так как иногда посольства не успевают размещать на сайте измененные требования. Учтите, что разговоры с посольством платные. Счета выставляются на физическое лицо. Если вы не оплатите счет вовремя, в следующий раз вам не предоставят информацию и не запишут на подачу визы, даже если вы обратитесь в другое посольство, так как у посольств единая база данных. Во время звонка уточните, кто, где и на каких условиях может подать документы на визу <3>, в какой валюте и где оплачивают визовый сбор и на какое число ведется запись в данный момент. Во время туристического сезона запись может вестись на несколько недель вперед.

<3> Если документы будет подавать вместо руководителя иное лицо, скорее всего, потребуется нотариально оформленная доверенность на подачу документов.

После того как пакет документов укомплектован полностью, еще раз проверьте соответствие каждого документа требованиям дипломатического представительства. Неполный комплект документов не принимается на обработку и возвращается заявителю. Если у вас неполный комплект документов или вы не можете подать их вовремя, никаких санкций за это не предусмотрено, просто придется записываться еще раз, а это потеря времени. Хотя, если вы не успели собрать все документы, можно попробовать договориться, чтобы вам разрешили принести недостающие документы позже или в день получения визы или отправить их по электронной почте либо факсу. Возможно, в посольстве пойдут вам навстречу, но только в том случае, если вы подаете документы на визу в данное посольство не в первый раз. На сайте посольства можно скачать форму анкеты, которую нужно заполнить, внимательно ознакомившись с инструкцией по ее оформлению.

Визы бывают двух видов: деловые и туристические.

Для получения туристической визы достаточно запросить визовую поддержку у отеля, в котором руководитель планирует остановиться. Часто она выдается исключительно на те даты, на которые забронирован номер в отеле.

Для получения деловой визы требуется приглашение от деловых партнеров. В этом случае партнерам необходимо обратиться в свои органы власти, уточнить все нюансы оформления такого приглашения. Деловая виза выдается на срок от трех месяцев, хотя общее количество дней, которые руководитель может провести в стране выезда, часто ограничивается половиной срока действия визы. Процедура получения деловой визы обычно сложнее, чем туристической: посольство запрашивает подтверждение деловых контактов (договоры, счета, выписку из реестров и пр.), поэтому для однократного выезда часто оформляют туристическую визу через отель. Но, если руководитель планирует посещать страну часто, лучше оформить деловую визу, особенно если учесть, что людям, въехавшим в страну по туристической визе, запрещено заниматься на ее территории коммерческой деятельностью.

Итак, необходимый пакет документов нужно отвезти в посольство строго к назначенному времени или в указанную на сайте посольства компанию, которая доставит документы в посольство. Следует учесть, что посольства не работают кроме российских государственных праздников еще и в праздничные нерабочие дни страны, которую они представляют. Особенно актуально это в конце декабря - начале января, когда многие посольства закрываются почти на три недели, а очереди на подачу документов достаточно велики. В этот период заняться оформлением визы нужно заранее.

Покупаем билет

Билеты можно заказывать напрямую в компаниях-перевозчиках. В первую очередь нужно выбрать удобный рейс на сайте http://amadeus.net для полетов за границу или http://polets.ru для полетов по России. Сайт http://amadeus.ru дает информацию о перелетах компаний, которые не имеют представительств в России (например, перелеты между европейскими странами).

После ознакомления с расписанием и выбора рейса можно забронировать билет через сайт компании-перевозчика. Если билеты бронируются без финансового подтверждения (указания данных банковской карты), бронь снимается очень быстро (обычно через сутки-двое после бронирования). За это время нужно подъехать в представительство компании с копией паспорта руководителя (или оригиналом), копией брони и выкупить билет. При выкупе билета с помощью банковской карты на указанный электронный адрес приходит электронный билет и ехать никуда не нужно, достаточно его распечатать.

Согласно Приказу Минтранса России от 08.11.2006 N 134 "Об установлении формы электронного пассажирского билета и багажной квитанции в гражданской авиации" (далее - Приказ N 134) электронный пассажирский билет и багажная квитанция в гражданской авиации представляют собой документ, который используется для удостоверения договора перевозки пассажира и багажа и в котором информация о воздушной перевозке пассажира и багажа представлена в электронно-цифровой форме. Пунктом 2 Приказа N 134 установлено, что маршрут/квитанция электронного пассажирского билета и багажной квитанции в гражданской авиации (выписка из автоматизированной информационной системы оформления воздушных перевозок) является документом строгой отчетности и применяется для осуществления организациями наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники. Маршрут/квитанция и проездной документ оформляются и выдаются обязательно. Они содержат информацию о пассажире <4>, дате и времени отправления и прибытия, итоговой стоимости перевозки, форме оплаты, сборах при их наличии.

<4> Для внутренних перевозок - Ф.И.О., наименование, серия и номер документа, удостоверяющего личность; для международных перевозок - фамилия, другие сведения в соответствии с международными нормами (п. 1 Приложения к Приказу N 134).

Стоимость авиабилета определяется тарифами на авиабилеты, таксами и скидками, устанавливаемыми авиакомпаниями, и зависит, в частности, от условий продажи и категорий пассажиров. На тариф влияют класс обслуживания (есть три класса авиаперелетов: первый, бизнес и экономический, они отличаются кроме цены комфортабельностью кресел, питанием и весом бесплатно провозимого багажа), сезон, время, за которое приобретается билет, возможность смены даты вылета и возврата билета, приобретение билета в одну сторону или туда и обратно, срок пребывания в пункте назначения. Билеты оформляются только при наличии документа, удостоверяющего личность пассажира. Отсутствие паспортных данных пассажира в заказе или билете может привести к отказу в перевозке. Правилам некоторых авиакомпаний при утере билета пассажир к полету не допускается, стоимость билета не возвращается, дубликат не выдается.

Если предполагается следовать в командировку по России поездом, расписание движения можно посмотреть на сайте РЖД (rzd.ru). Для заказа билетов также потребуется предоставить номер банковской карты. Согласно Приказу Минтранса России от 21.08.2012 N 322 "Об установлении форм электронных проездных документов (билетов) на железнодорожном транспорте" данный электронный проездной документ (билет) используется для удостоверения договора перевозки пассажира дальнего следования, в котором информация о железнодорожной перевозке пассажира представлена в электронно-цифровой форме и содержится в автоматизированной системе управления пассажирскими перевозками на железнодорожном транспорте. Электронный билет и контрольный купон (выписка из автоматизированной системы управления пассажирскими перевозками на железнодорожном транспорте) содержат обязательную информацию о перевозке пассажира. Электронный билет и контрольный купон имеют серию и уникальный номер. Контрольный купон электронного проездного документа (билета) (выписка из автоматизированной системы управления пассажирскими перевозками на железнодорожном транспорте) является документом строгой отчетности и применяется для осуществления организациями наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники.

Возврат неиспользованных железнодорожных билетов и причитающихся средств регламентируется правилами возврата проездных документов ОАО "РЖД". Для оформления возврата проездного документа, купленного через сайт, необходимо предварительно оформить билет на бланке ОАО "РЖД". Возврат билетов и средств оформляется только в билетных кассах ОАО "РЖД" при предъявлении документа, удостоверяющего личность пассажира. При возврате в кассу неиспользованных проездных документов, оплаченных банковской картой, возврат денежных средств осуществляется строго на банковскую карту плательщика, с которой производилась оплата. Зачисление денежных средств осуществляется банком - эмитентом банковской карты в установленные банком сроки. Возврат билетов, купленных за WebMoney, "Яндекс.Деньги" и другие электронные средства платежа, осуществляется только в кассах возврата ОАО "РЖД" за наличный расчет.

Заказываем трансфер

Обычно встречающая сторона организует трансфер, но, если возникают какие-то проблемы, можно обратиться в отель, в котором забронирован номер, и попросить их организовать встречу. Обязательно уточните, какая надпись будет на табличке у встречающего. Чаще всего это фамилия гостя, но может быть название вашей компании или компании-партнера. В день приезда или накануне можно узнать номер и марку машины и имя водителя.

День отъезда

В день отъезда руководителю нужно уточнить наличие проверенной информации о прибытии/отъезде (место, точное время прибытия/отъезда, номера рейсов, паспорта, билета, страхового полиса, кредитных карт, командировочного удостоверения, визитных карточек, документов и материалов).

После возвращения из командировки руководителю необходимо составить авансовый отчет по форме 0504049 <5>, приложив к нему все документы, подтверждающие служебные расходы: проездные документы, гостиничные счета и т.д.

<5> Форма и порядок ее заполнения утверждены Приказом Минфина России от 15.12.2010 N 173н "Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными академиями наук, государственными (муниципальными) учреждениями, и Методических указаний по их применению".

Ю.Н.Калмыкова

Эксперт журнала

"Руководитель бюджетной организации"