Мудрый Экономист

Свежие разъяснения Минфина России помогут заполнить ряд первичных документов без налоговых потерь

"Российский налоговый курьер", 2015, N 1-2

Какая электронная подпись на документе подтвердит расход.

В акте приема-сдачи подробно описывать услуги необязательно.

На кассовом чеке важно отразить время покупки.

Каждый факт хозяйственной жизни компании нужно задокументировать (ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете", далее - Федеральный закон N 402-ФЗ). При этом можно применять как самостоятельно разработанные формы первичных учетных документов, так и внести дополнения в ранее действовавшие унифицированные формы (Информация Минфина России N ПЗ-10/2012). Кроме того, ряд бумаг по-прежнему необходимо оформлять на утвержденных бланках.

Чтобы без проблем учесть при налогообложении прибыли затраты, которые подтверждены такими первичными документами (п. 1 ст. 252 НК РФ), важно учитывать рекомендации Минфина России по их заполнению.

В 2014 году Минфин наконец-то разрешил не детализировать оказанные услуги в акте приемки-передачи

Подтвердить факт оказания услуг или выполнения работ по договору компания может соответствующим актом. Разработать форму акта можно самостоятельно. Главное - отразить в ней все обязательные для первичного документа реквизиты (п. 2 ст. 9 Федерального закона N 402-ФЗ).

Минфин России в Письме от 09.04.2014 N 02-06-10/16186 обратил внимание на то, что среди реквизитов, которые в силу закона необходимо отразить в "первичке", детализация выполненных работ или оказанных услуг не значится. Получается, в таком акте вовсе не обязательно приводить подробный перечень выполненных работ или оказанных услуг. Отметим, что указанное разъяснение адресовано в первую очередь исполнителю государственного заказа. Но, по мнению автора, подобной логикой можно руководствоваться и при оказании услуг или выполнении работ в адрес коммерческих организаций.

Напомним, что ранее финансовое ведомство настаивало, что такая детализация необходима для признания в целях налогообложения прибыли затрат по договору оказания услуг. В частности, для признания расходов на оплату услуг связи (Письма Минфина России от 19.01.2009 N 03-03-07/2, от 05.06.2008 N 03-03-06/1/350 и от 27.07.2006 N 03-03-04/3/15).

Примечание. Минфин больше не настаивает на детализации в акте выполненных работ.

Финансисты добавили отчет о представительских расходах в перечень документов, подтверждающих затраты на мероприятие

Расходы на проведение официального приема с участием партнеров, переговоров с потенциальными контрагентами и иные подобные мероприятия уменьшают налогооблагаемую прибыль компании в составе прочих затрат, связанных с производством и реализацией (п. 2 ст. 264 НК РФ и Письмо Минфина России от 21.10.2014 N 03-03-06/1/53004).

При этом Налоговый кодекс не поясняет, какие именно документы подтвердят понесенные расходы. Еще в 2010 г. Минфин России привел перечень документов, которые могут обосновать затраты в рассматриваемой ситуации (Письма от 01.11.2010 N 03-03-06/1/675 и от 22.03.2010 N 03-03-06/4/26). В частности, в качестве таких подтверждающих документов ведомство выделило:

Кроме того, целесообразно составить отчет о представительских расходах по проведенным мероприятиям. В таком отчете необходимо отразить цель мероприятия, результат его проведения, а также иные необходимые сведения о мероприятии и сумме расходов, понесенных на представительские цели.

В апреле прошлого года Минфин России вновь напомнил, что отчет о представительских расходах с большей долей вероятности поможет компании убедить проверяющих, что понесенные затраты на представительское мероприятие можно учесть при налогообложении прибыли (Письмо от 10.04.2014 N 03-03-РЗ/16288 "О документах, подтверждающих при исчислении налоговой базы по налогу на прибыль организаций представительские расходы"). Главное, чтобы все расходы, перечисленные в отчете, были подтверждены соответствующими первичными документами. По мнению ведомства, такой отчет должен утвердить руководитель организации.

Минфин в очередной раз напомнил, что транспортную накладную для подтверждения расходов на доставку груза самостоятельно изменять нельзя

Пользуясь тем, что с 2013 г. формы первичных документов каждая компания выбирает самостоятельно, некоторые налогоплательщики пытаются упростить свой документооборот. Для этого объединяют реквизиты товарной накладной (ТОРГ-12) и транспортной накладной. Но эти действия ошибочны и приведут к налоговым доначислениям.

Минфин России неоднократно обращал внимание, что для подтверждения затрат на доставку грузов автомобильным транспортом нужно применять установленную форму транспортной накладной (п. 6 Правил перевозок грузов автомобильным транспортом, утв. Постановлением Правительства РФ от 15.04.2011 N 272, и Федеральный закон от 08.11.2007 N 259-ФЗ "Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта"). Форма этой накладной приведена в Приложении N 4 к указанным выше Правилам. Такие выводы содержат Письма Минфина России от 30.04.2013 N 03-03-06/1/15213 и от 23.04.2013 N 03-03-06/1/14014.

В конце 2014 г. Минфин России вновь напомнил, что самостоятельно разрабатывать форму транспортной накладной или изменять действующую форму этого документа нельзя. Расходы на доставку товара автомобильным транспортом подтвердит только транспортная накладная по форме, утвержденной Правительством РФ (Письмо от 06.11.2014 N 03-03-06/1/55918).

По мнению ведомства, рискованно отражать расходы по чеку ККТ, в котором не указано время продажи

Минфин России подтверждает, что для целей налогового учета кассовые чеки признаются первичными документами, подтверждающими фактические затраты компании при приобретении товаров, работ или услуг за наличный расчет (Письма от 17.09.2008 N 03-03-07/22 и от 03.04.2007 N 03-03-06/1/209). При этом, если в результате хранения мастика на кассовом чеке выцвела и информация стала не видна, компания может подтвердить расход ксерокопией такого чека, заверенного подписью должностного лица и печатью организации с приложением оригинала чека.

Примечание. Расходы на розничную покупку подтвердит копия чека ККТ.

В Письме от 24.05.2013 N 03-01-15/18769 финансовое ведомство разъяснило, что отсутствие на кассовом чеке времени (расхождение на выдаваемых чеках времени покупки с реальным временем) является нарушением требований Федерального закона от 22.05.2003 N 54-ФЗ "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт". То есть такой чек будет недействительным.

Получается, если компания получила от продавца чек ККТ, на котором отсутствует время покупки, есть риск, что налоговики посчитают расходы на такую покупку необоснованными в налоговом плане.

Финансисты пояснили, как подписать электронную "первичку"

Подтвердить расходы для целей налогообложения прибыли можно не только бумажным, но и электронным документом, подписанным электронной подписью (п. 5 ст. 9 Федерального закона N 402-ФЗ). Минфин России со ссылкой на п. 1 ст. 6 Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи" разъяснил, что электронную "первичку" необходимо подписывать квалифицированной электронной подписью (Письма от 12.04.2013 N 03-03-07/12250, от 23.01.2013 N 03-03-06/1/24, от 11.01.2012 N 03-02-07/1-1 и от 11.01.2012 N 03-02-07/1-2).

При этом в одном из последних разъяснений ведомство подчеркнуло, что подписать электронный документ можно простой или усиленной неквалифицированной электронной подписью (Письмо Минфина России от 02.09.2014 N 03-03-06/1/43920). Но только в том случае, если это не запрещено законом или согласовано участниками электронного документооборота (п. 2 ст. 6 Федерального закона N 63-ФЗ). Подробнее о том, как составить такое соглашение, читайте на с. 103.

Читайте на e.rnk.ru. Еще больше полезных материалов

Компании могут обмениваться электронными документами как напрямую (при помощи программ или почтовых клиентов), так и через специализированную организацию - оператора электронного документооборота. При этом важно помнить, что направить контрагенту счет-фактуру в электронном виде можно только через оператора (Порядок выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной цифровой подписи, утв. Приказом Минфина России от 25.04.2011 N 50н).

Выбор способа целесообразно прописать в соглашении об электронном документообороте. В этом документе также нелишним будет указать, дублируются ли электронные документы на бумаге.

Подробные советы по составлению соглашения об электронном документообороте читайте на сайте e.rnk.ru в статье "Что важно отразить в соглашении об электронном обмене документами, чтобы избежать налоговых потерь" // РНК, 2014, N 12.

В электронном виде можно составлять не только первичные документы, которыми компания обменивается со своими контрагентами, но и внутриорганизационные бумаги. Так, Минфин России в Письме от 12.04.2013 N 03-03-07/12250 разъяснил, что в электронном виде можно оформлять авансовые отчеты, подписав их квалифицированной электронной подписью.

Примечание. Минфин разрешил оформлять авансовый отчет в электронном виде.

Обратите внимание! С нового года оформлять платежки на уплату налогов и взносов нужно по-новому

Минфин России за последнее время не только выпустил ряд разъяснений по заполнению "первички", но и подсказал, как без налоговых потерь оформить платежные поручения. В частности, ведомство пояснило следующее:

При этом наличие незаполненных реквизитов в распоряжении о переводе денежных средств не допускается (п. 3 Письма Минфина России от 18.04.2014 N 02-08-12/18188).

Напомним также, что с 1 января 2015 г. внесены изменения в Правила указания информации в реквизитах распоряжений о переводе денежных средств в уплату платежей в бюджетную систему Российской Федерации (утв. Приказом Минфина России от 12.11.2013 N 107н). Теперь в реквизите 110 платежного поручения на уплату налогов не нужно указывать тип платежа (Приложение к Приказу Минфина России от 30.10.2014 N 126н).

Кроме того, был скорректирован порядок заполнения реквизита 108 о номере документа, который выступает в качестве основания платежа. Значение этого поля придется дополнить буквенным обозначением в том случае, если плательщик в поле 101 указывает статус, отличный от 03 - организация почтовой связи, 16 - участник внешнеэкономической деятельности - физлицо, 19 - организация, которая удерживает долг работника по налогам на основании исполнительного листа, 20 - кредитная организация, платежный агент. При этом, указывая номер соответствующего документа, знак "N" проставлять не нужно.

И.Клементьева

Эксперт журнала

"Российский налоговый курьер"