Мудрый Экономист

Инвентаризация имущества: оформляем документы и учитываем результаты

"Новая бухгалтерия", 2015, N 1

Чтобы выяснить, соответствуют ли учетные данные фактическим, необходимо провести инвентаризацию. Инвентаризацию перед составлением годовой отчетности проводят в конце года. Однако ее результаты зачастую оформляются уже в начале следующего года. Предлагаем разобраться, какие документы должны быть в наличии у организации, чтобы результаты инвентаризации имущества не признали недействительными. Также выясним, какими документами следует оформить эти результаты и как их отразить в бухгалтерском учете.

Инвентаризация имущества проводится организацией для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности. В ходе нее проверяется наличие имущества, определяется его состояние и делается оценка.

Приведем нормативные документы, регламентирующие случаи и порядок проведения инвентаризации:

Случаи, сроки и порядок проведения инвентаризации, а также перечень объектов, подлежащих инвентаризации, определяются организацией, за исключением тех ситуаций, когда инвентаризация обязательна (ст. 11 Закона N 402-ФЗ). Обязательная инвентаризация должна проводиться в случаях, перечисленных в п. 22 Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, утвержденных Приказом Минфина России от 28.12.2001 N 119н, а также в п. 27 Положения N 34н. Так, обязательной является инвентаризация перед составлением бухгалтерской отчетности. Случаи, когда организация будет проводить инвентаризацию по желанию, должны быть указаны в ее учетной политике.

Порядок проведения инвентаризации имущества организации и оформления ее результатов подробно описан в Методических указаниях по инвентаризации.

Документы, которые должны быть в наличии, если инвентаризация имущества уже проведена

Итак, если ваша организация провела инвентаризацию для составления годовой бухгалтерской отчетности в декабре прошлого года, проверьте, все ли необходимые документы имеются и правильно ли они составлены. Если же вы только планируете проводить инвентаризацию имущества для иных целей, то все указанные далее документы вам нужно будет оформить в аналогичном порядке.

Первый документ, который составляется перед проведением инвентаризации, - это приказ или распоряжение руководителя о ее проведении. Существует унифицированная форма приказа о проведении инвентаризации N ИНВ-22, утвержденная Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88. Однако с 1 января 2013 г. организации вправе использовать собственные формы документов, утвержденные учетной политикой (п. 4 ст. 9 Закона N 402-ФЗ). Рекомендуем проверить этот документ очень внимательно. В приказе или распоряжении о проведении инвентаризации должны быть указаны:

Если какой-то информации нет, то документ лучше переделать.

Образец приказа дан в приложении 1.

Согласно п. 2.3 Методических указаний по инвентаризации в состав инвентаризационной комиссии включаются представители администрации организации, работники бухгалтерской службы, другие специалисты (инженеры, экономисты, техники и т.д.). Также в состав инвентаризационной комиссии могут входить представители службы внутреннего аудита организации, а также независимых аудиторских организаций.

Важно иметь в виду следующее. Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными. Поэтому если в инвентаризационную комиссию был включен работник, который впоследствии заболел или уехал в командировку, то во избежание ненужных споров приказ лучше переделать.

Объем инвентаризуемого имущества, который указывается в приказе, зависит от причины проведения инвентаризации. Если это инвентаризация перед составлением годовой отчетности, то в соответствии с п. 1.3 Методических указаний по инвентаризации проверке подлежит все имущество организации независимо от его местонахождения. Кроме того, инвентаризировать перед составлением отчетности следует производственные запасы и другие виды имущества, не принадлежащие организации, но числящиеся в бухгалтерском учете (находящиеся на ответственном хранении, арендованные, полученные для переработки).

Отметим, что если инвентаризация проводится по причине смены материально ответственного лица, то инвентаризироваться будет только имущество, закрепленное за данным лицом. Сверять наличие остального имущества и обязательств в этом случае нет необходимости.

Законодательных требований, ограничивающих продолжительность проведения инвентаризации и сроки сдачи материалов по инвентаризации в бухгалтерию, не установлено, поэтому определяются они исходя из потребностей организации. Но затягивать сроки проведения инвентаризации не стоит в силу того, что это создает определенные неудобства в хозяйственной жизни организации. Например, на время проведения инвентаризации необходимо организовать обособленное хранение ТМЦ, поступивших уже после начала этой инвентаризации. Кроме того, инвентаризация, проводимая перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, должна проводиться до окончания периода, за который отчетность будет составляться.

До начала фактической проверки наличия имущества комиссия обязана была получить последний отчет о движении материальных ценностей и денежных средств в бухгалтерии организации. Необходимо проверить следующее. Все приходные и расходные документы, приложенные к отчетам, должны быть завизированы председателем комиссии с указанием формулировки "до инвентаризации на (указывается дата начала)". Данное визирование является подтверждением остатков имущества на начало инвентаризации. Если такой пометки нет, нужно обратиться к председателю комиссии для внесения соответствующих исправлений в документы.

Также перед началом проведения инвентаризации материально ответственные лица должны дать расписки о том, что все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии. В расписке указывается, что все ценности, поступившие под ответственность, оприходованы, а выбывшие - списаны в расход. Расписки предоставляют и подотчетные лица, получившие денежные средства, но еще не отчитавшиеся за них. Если расписок нет, то постарайтесь получить их задним числом. Образец расписки материально ответственного лица дан в приложении 2.

При проведении инвентаризации фактически используются два вида проверок:

Натуральная проверка обычно используется для проверки основных средств и МПЗ, то есть активов, имеющих материально-вещественную форму, которые можно подсчитать, взвесить, обмерить. Такая проверка имущества производится при обязательном участии материально ответственных лиц (п. п. 2.7 и 2.8 Методических указаний по инвентаризации).

При документальной проверке наличие объекта учета подтверждается непосредственно документами.

В ходе осуществления вещественной и документальной проверки должны быть заполнены инвентаризационные описи и описи по видам имущества. Они заполняются по унифицированным формам, утвержденным Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88н, или по формам, разработанным организацией самостоятельно и утвержденным учетной политикой. В описи по инвентаризации имущества заносится информация о его фактическом наличии. Описи заполняются не менее чем в двух экземплярах.

Описи составляются вручную чернилами или шариковой ручкой четко и ясно, без помарок и подчисток. Также разрешается оформлять описи с использованием технических средств (компьютера и принтера).

На каждой странице описи, заполняемой при инвентаризации имущества, указывают прописью число порядковых номеров материальных ценностей и общий итог количества в натуральных показателях, записанных на данной странице, вне зависимости от того, в каких единицах измерения (штуках, килограммах, метрах и т.д.) эти материальные ценности показаны.

Если в инвентаризационных описях обнаружены ошибки, их исправляют в следующем порядке. Зачеркиваются неправильные записи и ставятся над зачеркнутыми правильные показатели. Исправления должны быть оговорены и подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами. Если вы обнаружили, что в уже составленной инвентаризационной описи применили иной способ исправления ошибки, то нужно внести коррективы (при возможности) или заменить документ, иначе опись будет недействительна.

При проверке инвентаризационных описей обратите внимание еще на такой момент. В описях не допускается оставлять незаполненные строки, на последних страницах незаполненные строки прочеркиваются.

Описи должны подписать все члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные лица. В конце описи дается расписка материально ответственных лиц, подтверждающая проверку комиссией имущества в их присутствии, об отсутствии каких-либо претензий к членам комиссии и принятии перечисленного в описи имущества на ответственное хранение. Если такой расписки нет, следует внести соответствующие исправления.

При инвентаризации, проводимой при смене материально ответственных лиц, опись подписывает также сдавшее и получившее ценности материально ответственное лицо.

Отметим, что на имущество, находящееся на ответственном хранении, арендованное или полученное для переработки, составляются отдельные описи.

Образец описи, составленной при инвентаризации основных средств, дан в приложении 3.

Документы, которыми оформляются результаты инвентаризации

Документы для оформления результатов инвентаризации составляются уже после ее проведения. То есть если в вашей организации проводили инвентаризацию перед составлением годовой отчетности в декабре прошлого года, то можно оформить документы по ее результатам уже в январе.

В ситуации, когда при сопоставлении полученных в ходе инвентаризации фактических данных с данными бухгалтерского учета комиссия выявила расхождения, их необходимо зафиксировать в сличительной ведомости. На арендованные или находящиеся на ответственном хранении объекты составляется отдельная сличительная ведомость. Образец сличительной ведомости дан в приложении 4.

Сличительная ведомость составляется бухгалтером в двух экземплярах, один из которых хранится в бухгалтерии, второй передается материально ответственному лицу.

Кроме того, после проведения инвентаризации назначается заседание инвентаризационной комиссии. На нем должны быть рассмотрены и проанализированы все выявленные расхождения и по возможности установлены причины их возникновения для принятия решений по корректировке показателей в бухгалтерском учете. По результатам рассмотрения оформляется протокол. В нем приводятся сведения о производственных запасах, пришедших в негодность, с указанием причин порчи и виновных в этом лиц (см. образец в приложении 5).

Результаты инвентаризации утверждаются приказом руководителя организации. В нем также даются предписания по устранению выявленных в ходе инвентаризации расхождений фактического наличия имущества и учетных данных. Поскольку именно руководитель принимает окончательное решение по результатам инвентаризации, приказ является основанием для отражения соответствующих решений в бухгалтерском учете.

Бухгалтерский учет излишков и недостач

Выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета отражаются на счетах бухгалтерского учета в следующем порядке (п. 28 Положения N 34н):

Таким образом, при выявлении излишков бухгалтерская проводка будет следующей:

Дебет 01 (10, 41) Кредит 91-1

Недостачи в бухгалтерском учете списываются с использованием счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей". Бухгалтерские проводки зависят от того, как будет списываться эта недостача. Сумма ущерба определяется исходя из стоимости имущества по данным бухгалтерского учета.

Недостача и порча материальных ценностей в пределах норм естественной убыли по распоряжению руководителя списывается на счета учета затрат на производство или на расходы на продажу. При этом нормы убыли применяются лишь при выявлении фактических недостач (п. 5.1 Методических указаний по инвентаризации). При этом убыль ценностей в пределах установленных норм определяется после зачета недостач ценностей излишками по пересортице (если организация производит такой зачет). Если после зачета все же оказалась недостача, то нормы естественной убыли применяются только по тому наименованию имущества, по которому установлена недостача.

Отметим, что нормы естественной убыли должны применяться только по тому наименованию ценностей, по которому установлена недостача. При списании недостающего имущества в пределах норм естественной убыли будут сделаны бухгалтерские проводки:

Дебет 94 Кредит 10 (41)

Дебет 20 (44) Кредит 94

Если недостачи и потери товаров или материалов превышают нормы естественной убыли или по данному виду материально-производственных запасов нормы не установлены, сумму недостачи рассматривают как сверхнормативную и относят на виновных лиц. Кроме того, на виновных лиц может быть отнесена недостача основных средств. По заявлению работника сумма недостачи будет погашаться из его заработной платы. Бухгалтерские проводки такие:

Дебет 94 Кредит 10 (41, 01)

Дебет 73-2 Кредит 94

Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании с них убытков, то сумма ущерба от недостачи или порчи имущества списывается в прочие расходы. Для отражения данной операции кроме приказа директора потребуются документы, подтверждающие отсутствие виновных лиц. Бухгалтерские проводки следующие:

Дебет 94 Кредит 10 (41, 01)

Дебет 91-2 Кредит 94

Отметим, что если инвентаризация имущества проводилась перед составлением бухгалтерской отчетности, то для достоверности отчетности бухгалтерские проводки, отражающие результаты инвентаризации, нужно внести в тот период, когда инвентаризация закончена (то есть в декабре прошлого года).

Приложение 1

Образец приказа о проведении инвентаризации

--------------------------------------------------------------------------¬
¦ Общество с ограниченной ответственностью "Альфа" ¦
¦ ¦
¦ ПРИКАЗ от 25 декабря 2014 г. N 98 ¦
¦ О проведении инвентаризации ¦
¦ ¦
¦ 1. Провести инвентаризацию имущества и обязательств организации ¦
¦ перед составлением годовой бухгалтерской отчетности по состоянию на ¦
¦ 31 декабря 2014 г. ¦
¦ 2. Инвентаризация проводится постоянно действующей комиссией в ¦
¦ составе: ¦
¦ 1) председатель комиссии - коммерческий директор Васильев А.П.; ¦
¦ 2) члены комиссии: ¦
¦ менеджер Зайцева И.К.; ¦
¦ старший кладовщик Петров А.И.; ¦
¦ кладовщик Сидорова Е.В. ¦
¦ 3. Период проведения инвентаризации: с 26 по 30 декабря 2014 г. ¦
¦ 4. Причина проведения инвентаризации: необходимость составления ¦
¦ годовой бухгалтерской отчетности. ¦
¦ 5. Перед началом проверки фактического наличия имущества комиссии ¦
¦ надлежит получить последний отчет о движении материальных ценностей в ¦
¦ бухгалтерии организации. ¦
¦ 6. Документы, составленные по результатам инвентаризации, должны ¦
¦ быть представлены в бухгалтерию не позднее 16 января 2015 г. ¦
¦ ¦
¦ Генеральный директор Краснов А.В. Краснов ¦
L--------------------------------------------------------------------------

Приложение 2

Образец расписки, оформляемой материально ответственными лицами перед началом инвентаризации

--------------------------------------------------------------------------¬
¦ Общество с ограниченной ответственностью "Альфа" ¦
¦ ¦
¦ Расписка ¦
¦ ¦
¦ На момент начала инвентаризации 25 декабря 2014 г. мною, ¦
¦ Ивановым А.А., работающим на должности кладовщика на складе товаров, ¦
¦ все расходные и приходные документы на товары переданы в бухгалтерию, ¦
¦ поступившие на мою ответственность товары оприходованы, выбывшие - ¦
¦ списаны в расход. ¦
¦ ¦
¦ Кладовщик Иванов А.А. Иванов ¦
L--------------------------------------------------------------------------

Приложение 3

Образец описи, оформленной при инвентаризации основных средств

              Общество с ограниченной ответственностью "Альфа"
Инвентаризационная опись собственных основных средств
от 26.12.2014 N 5
Основание для проведения инвентаризации: приказ от 25.12.2014 N 98.
Период проведения инвентаризации: 26 декабря 2014 г.
Место проведения инвентаризации: г. Москва, ул. Варги, д. 3.
Расписка
К началу проведения инвентаризации все расходные и приходные документы
на основные средства сданы в бухгалтерию и все основные средства,
поступившие на мою (нашу) ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны
в расход.
Лицо(а), ответственное(ые) за сохранность основных средств:
Офис-менеджер Петрова Петрова И.А.
------------- --------- ---------------------
(должность) (подпись) (расшифровка подписи)

Номер по порядку

Наименование и краткая характеристика объекта

Год выпуска (постройки, приобретения)

Инвентарный номер

Фактическое наличие

По данным бухгалтерского учета

количество, шт.

стоимость, руб., коп.

количество, шт.

стоимость, руб., коп.

1

2

3

4

5

6

7

8

1

Принтер HP

2013

1

1

42 000

1

42 000

2

Стационарный компьютер Acer

2012

2

1

50 000

1

50 000

3

Факс Panasonic

2013

3

1

44 000

2

88 000

ИТОГО

3

136 000

3

180 000

                                                             Три
Итого по описи: количество порядковых номеров -------------------------
(прописью)
Три
общее количество единиц фактически -------------------------
(прописью)
Сто тридцать шесть тысяч рублей 00 коп.
на сумму, руб. фактически --------------------------------------------
(прописью)
Председатель комиссии:
Васильев Васильев А.П.
Члены комиссии:
Зайцева Зайцева И.К.;
Петров Петров А.И.;
Сидорова Сидорова Е.В.
Все основные средства, поименованные в настоящей инвентаризационной
описи с N 1 по N 3, комиссией проверены в натуре в моем (нашем)
присутствии и внесены в опись, в связи с чем претензий к инвентаризационной
комиссии не имею. Основные средства, перечисленные в описи, находятся на
моем ответственном хранении.
Материально ответственное лицо:
Петрова Офис-менеджер Петрова И.А.
Указанные в настоящей описи данные и подсчеты проверил:
Главный
бухгалтер Малышева Малышева А.А.
----------------------------------------------------------------
(должность) (подпись) (расшифровка подписи)

Приложение 4

Образец сличительной ведомости Общество с ограниченной ответственностью "Альфа" Сличительная ведомость собственных основных средств от 10.01.2015 N 25

Основание для проведения инвентаризации: приказ от 25.12.2014 N 98.

Период проведения инвентаризации: 26 декабря 2014 г.

Место проведения инвентаризации: г. Москва, ул. Варги, д. 3.

Номер по порядку

Наименование, назначение и краткая характеристика объекта

Год выпуска (постройки, приобретения)

Инвентарный номер

Результаты инвентаризации

Излишек

Недостача

Количество, шт.

Стоимость, руб., коп.

Количество, шт.

Стоимость, руб., коп.

1

2

3

4

5

6

7

8

1

Факс Panasonic

2012

3

-

-

1

44 000

          Главный
бухгалтер Малышева А.А. Малышева
-------------------------------------------------------------------
(должность) (подпись) (расшифровка подписи)
С результатами инвентаризации согласен:
Материально ответственное лицо:
Петрова
Офис-менеджер И.А. Петрова -------------- (подпись)

Приложение 5

Образец протокола заседания инвентаризационной комиссии Общество с ограниченной ответственностью "Альфа" Протокол заседания инвентаризационной комиссии по результатам проведения инвентаризации всех активов и обязательств перед составлением годовой бухгалтерской отчетности по состоянию на 31.12.2014

N 1

10.01.2015

Период проведения инвентаризации: с 26.12.2014 по 30.12.2014.

Инвентаризационная комиссия рассмотрела материалы инвентаризации всех активов и обязательств и подтверждает следующие результаты:

Излишков не выявлено.

Недостача составляет 44 000 (сорок четыре тысячи) руб.

Комиссия, рассмотрев результаты инвентаризации, выслушав объяснения материально ответственного лица Петровой И.А., установила, что причиной недостачи явилась кража факсового аппарата неизвестными лицами, о которой сообщалось в следственные органы. Виновные лица не были обнаружены, о чем свидетельствуют представленные документы.

Результат инвентаризации

Установлена порча имущества

Отрегулировать за счет записей в учете, руб.

Из общей суммы недостач и потерь от порчи имущества, руб.

излишек

недостача

списать в пределах норм убыли

отнести на виновных лиц

списать на прочие расходы организации

1

2

3

4

5

6

7

8

-

44 000

-

-

44 000

-

-

-

В целях устранения выявленных недостатков и упущений провести следующие мероприятия:

  1. списать украденное имущество со счетов бухгалтерского учета организации;
  2. отнести стоимость этого имущества на прочие расходы организации.
    Председатель комиссии:
Васильев Васильев А.П.
Члены комиссии:
Зайцева Зайцева И.К.;
Петров Петров А.И.;
Сидорова Сидорова Е.В.

Е.Романова

Аудитор-консультант