Мудрый Экономист

Как организовать контроль за выполнением рекомендаций по результатам проверки

"Внутренний контроль в кредитной организации", 2014, N 4

Что происходит после того, как подготовлен окончательный вариант отчета о проверке, где указаны выявленные нарушения, их причины и даны предложения службы внутреннего аудита, когда отчет утвержден руководством кредитной организации и направлен в проверенное подразделение или сотруднику кредитной организации, деятельность которого проверяла СВА? Проверенное подразделение разрабатывает мероприятия по устранению выявленных нарушений, исполнение и эффективность которых снова должны быть проконтролированы.

Изменения, внесенные Указанием Банка России от 24.04.2014 N 3241-У в Положение Банка России от 16.12.2003 N 242-П "Об организации внутреннего контроля в кредитных организациях и банковских группах" (далее - Положение N 242-П), в полной мере соответствуют рекомендациям, которые изложены в Принципе 5 оценки систем внутреннего контроля <1>. Составной частью повседневной деятельности банка должно быть осуществление контроля, в том числе проверки, проводимые менеджментом, система согласований и делегирования прав, надлежащий контроль за различными подразделениями, проверка соблюдения лимитов на риски. Важной частью этой работы должен быть и последующий контроль устранения выявленных нарушений и т.д.

<1> Письмо Банка России от 10.07.2001 N 87-Т "О рекомендациях Базельского комитета по банковскому надзору".

Как службе внутреннего контроля в предыдущей редакции Положения N 242-П, так и службе внутреннего аудита в новой редакции документа предписано осуществлять контроль за эффективностью мер, принятых подразделениями и органами управления по результатам проверок и обеспечивающих снижение уровня выявленных рисков, или документирование принятия руководством подразделения и (или) органами управления решения о приемлемости уровня и сочетания выявленных рисков для кредитной организации. Также должен быть установлен контроль за принятием мер по устранению выявленных СВА нарушений.

Так что же происходит после того, как подготовлен окончательный вариант отчета о проверке, где указаны выявленные нарушения, даны оценка причин нарушений и предложения СВА, когда отчет согласован и (или) утвержден руководством кредитной организации и направлен в подразделение или сотруднику кредитной организации, деятельность которого проверяла СВА?

Подразделения (сотрудники) кредитной организации, получив отчет о проведенной СВА проверке, в установленные внутренними нормативными документами банка или руководством сроки <2> разрабатывают мероприятия по устранению выявленных нарушений и недостатков, а также указывают меры, которые будут приняты по результатам проверки (см. приложение 1). Такие мероприятия должны быть согласованы с руководителем СВА и (желательно) утверждены высшим менеджментом или курирующим подразделением кредитной организации, что непосредственно зависит от порядка проведения проверок, определенного ее внутренними документами.

<2> Обычно два месяца со дня подписания акта, но в зависимости от характера и серьезности выявленных нарушений срок проведения контроля устранения нарушений может быть сокращен.

После получения данных о планируемых подразделением (сотрудником) мероприятиях по устранению нарушений и замечаний, выявленных в результате проверки, последующую работу подразделений СВА можно условно разделить на два взаимодополняющих направления:

  1. работу СВА с руководством кредитной организации, руководителями проверенных подразделений по построению, изменению и оптимизации бизнес-процессов;
  2. работу СВА с материалами проверок непосредственно в самой СВА.

Контроль исполнения плана мероприятий по устранению нарушений

Одно из основных направлений совместной работы СВА и руководства банка по построению эффективного внутреннего контроля связано с контролем исполнения плана мероприятий по устранению выявленных нарушений, которые необходимо провести по результатам проверки. На практике такой контроль может осуществляться СВА посредством:

  1. получения и анализа отчетов проверенного подразделения (сотрудника) о выполнении предложений и намеченных плановых мероприятий по итогам проведенной проверки;
  2. получения оперативной информации по телефону, электронной почте и др.;
  3. вызова руководителя проверенного подразделения (сотрудника) с отчетом о выполнении мероприятий, принятого по материалам проверки;
  4. выездной контрольной проверки СВА, особенно подразделений (сотрудников), получивших негативную оценку своей деятельности и (или) допустивших после проверки ухудшение результатов своей деятельности. При этом в целях экономии трудозатрат и времени можно изучить только те направления деятельности, по которым были выявлены недостатки, отраженные в отчете о проверке по результатам проведения контрольных мероприятий;

Пример 1. В ходе проведения выездной проверки деятельности филиала банка СВА установила многочисленные нарушения лимитной политики, случаи неправильной оценки финансового состояния заемщиков, иные недостатки, допущенные при кредитовании. При проверке иных направлений деятельности филиала таких же значительных нарушений не было выявлено.

Логично предположить, что при проведении выездной контрольной проверки СВА должна проконтролировать исполнение ранее согласованных мероприятий по устранению выявленных нарушений и недостатков только в части осуществления филиалом кредитования.

  1. проведения последующих проверок подразделения (сотрудника). В случае выявления нарушений и недостатков, аналогичных выявленным ранее (как при проверках СВК, СВА, так и при проверках надзорных органов), может быть сделан вывод о неэффективности проведенных проверенным подразделением мероприятий по устранению недостатков, а также о неэффективной организации внутреннего контроля того или иного направления работы, а результаты и выводы отражены в основном акте проверки. Если результаты анализа показывают, что ошибки носят системный или существенный характер, то уже руководство кредитной организации должно определить, какие дальнейшие контрольные действия необходимо предпринять в целях организации надлежащего контроля.

Пример 2. Подразделение банка нарушило сроки представления отчетности в уполномоченный орган. Надзорный орган направил в кредитную организацию письмо, в котором указал на допущенное нарушение сроков представления отчетности. Ранее при проверках СВА и СВК уже выявляли случаи нарушения сроков представления отчетности. Значит, можно сделать вывод, что принятые подразделением меры по недопущению нарушения сроков представления отчетности не дали нужных результатов, внутренний контроль не был достаточно эффективен.

Так как нарушение сроков представления отчетности носит неоднократный, систематический характер, СВА может выйти к руководству банка с предложениями о применении к руководству подразделения мер дисциплинарного воздействия, а также о разработке нового регламента, в соответствии с которым подразделения кредитной организации должны направлять отчетность в надзорные органы, назначении ответственных лиц за направление отчетности и т.п. Руководство банка должно определить меры, которые необходимо принять в данном случае.

Безусловно, первый и последний способы контроля являются наиболее предпочтительными для документирования и оценки результатов работы самой СВА. Во внутренних документах кредитной организации необходимо закрепить, что руководители проверенных подразделений (проверенные сотрудники) должны принять все меры для выполнения плана мероприятий по устранению нарушений и недостатков, выявленных в ходе проверки. В установленные сроки по каждой проверке они должны также сформировать и согласовать с руководителем СВА отчет о выполнении плана мероприятий по устранению нарушений и замечаний, выявленных по результатам проверки (см. приложение 2), с указанием достаточности мероприятий, своевременности их исполнения и эффективности. Такой отчет также желательно утвердить на уровне высшего менеджмента кредитной организации или руководства курирующего подразделения.

Информация, полученная СВА в ходе проверок и контроля за исполнением плана мероприятий по устранению нарушений и замечаний, выявленных в результате проверок, является основой работы самой службы, например таких ее действий, как:

Эффективность мероприятий

Особое внимание СВА должна уделять эффективности мероприятий по исправлению выявленных нарушений, ответственность за которые ложится как на проверяемые подразделения (ответственных исполнителей), так и на саму службу. В данном случае СВА дополнительно должна проконтролировать меры, принятые по результатам проверок, полноту и сроки их проведения и по возможности принять меры к тому, чтобы в дальнейшем исключить повторение выявленных ранее недостатков, например изменив методы проведения проверок, их систематичность по какому-либо направлению и т.п.

Проверка в банке с филиальной сетью может проводиться не чаще одного раза в год в каждом филиале, если внутренней структурой кредитной организации не предусмотрено наличие в нем отдельного подразделения внутреннего аудита. Повторная проверка филиала в течение года может проводиться, как правило, только в целях контроля за устранением выявленных недостатков и нарушений.

Представленное в статье видение осуществления внутреннего контроля в части мероприятий по исправлению недостатков, нарушений и замечаний требует создания методологической базы по проведению таких мероприятий и недопущению в дальнейшем нарушений и недостатков. Методология должна быть легализована во внутренних регламентирующих документах кредитной организации по вопросам проведения проверок подразделениями внутреннего контроля, а также неукоснительного соблюдения и совершенствования таких мероприятий.

Приложение 1

УТВЕРЖДАЮ ___________

Наименование подразделения/должность сотрудника ________/ _________/

"___" ______________

План мероприятий по устранению нарушений и замечаний, выявленных в результате проверки ___________________

N п/п

N отчета

Дата отчета

Нарушения и замечания, отмеченные в ходе проверки, рекомендации по результатам проверки

Координаты замечания (N страницы отчета, абзац)

Мероприятия, направленные на устранение нарушений, замечаний и (или) на исполнение рекомендаций

Плановый срок исполнения мероприятия

Дата выполнения мероприятия

Ответственный исполнитель; контактный номер телефона, электронный адрес

Примечание

Руководитель подразделения/сотрудник ________________ Ф.И.О.

Руководитель Службы внутреннего аудита ________________ Ф.И.О.

Приложение 2

УТВЕРЖДАЮ ___________

Наименование подразделения/должность сотрудника ________/ _________/

"___" ______________

Отчет о выполнении Плана мероприятий по устранению нарушений и замечаний, выявленных по результатам проверки

N п/п

N отчета

Дата отчета

Нарушения и замечания, отмеченные в ходе проверки, рекомендации по результатам проверки

Координаты замечания (N страницы отчета, абзац)

Мероприятия, направленные на устранение нарушений, замечаний и (или) на исполнение рекомендаций

Плановый срок исполнения мероприятия

Дата выполнения мероприятия

Ответственный исполнитель; контактный номер телефона, электронный адрес

Примечание

Руководитель подразделения/сотрудник ________________ Ф.И.О.

Руководитель Службы внутреннего аудита ________________ Ф.И.О.

Н.Э.Головизнина

Эксперт

в области внутреннего контроля