Мудрый Экономист

Учимся оформлять доверенность

"Налоговый учет для бухгалтера", 2015, N 1

Как оформить выдачу доверенности организацией другому юридическому или физическому лицу? Какие идентифицирующие сведения "об участниках" и какой состав реквизитов стоит предусмотреть (что лучше добавить к обязательному минимуму)? Чьи подписи нужны, когда ставить печать, использовать ли бланк организации? Как составить генеральную, специальную и разовую доверенности? Ответим на эти и другие вопросы в статье.

Представительские функции руководителя организации <1> не должны подтверждаться доверенностью - единоличный исполнительный орган (обычно генеральный директор, директор) действует от имени организации напрямую в силу закона <2>. А вот передать часть своих полномочий иному лицу он может, подписав доверенность. Причем представителем по доверенности может стать не только работник этой организации.

<1> Согласно п. 3 ст. 40 Федерального закона от 08.02.1998 N 14-ФЗ "Об обществах с ограниченной ответственностью" (далее - Закон об ООО) и п. 2 ст. 69 Федерального закона от 26.12.1995 N 208-ФЗ "Об акционерных обществах" (далее - Закон об АО).
<2> Надо отметить, что с 1 сентября 2014 г. функции руководителя (единоличного исполнительного органа) могут исполнять единовременно несколько лиц. В абз. 3 п. 1 ст. 53 ГК РФ теперь установлено, что полномочия выступать от имени юридического лица могут быть предоставлены нескольким лицам, действующим совместно или независимо друг от друга, что должно быть предусмотрено учредительным документом организации.

Организацию, выдающую доверенность, будем именовать "представляемый" или "доверитель", а лицо, представляющее интересы организации на основании доверенности, - "представитель".

Доверенностью признается письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу или другим лицам для представительства перед третьими лицами (ст. 185 Гражданского кодекса РФ, далее - ГК РФ). Таким образом, доверенность от имени организации может быть выдана как физическим, так и юридическим лицам, причем как одному, так и нескольким. В случае выдачи доверенности нескольким представителям каждый из них обладает полномочиями, указанными в доверенности (если в доверенности специально не предусмотрено, что представители осуществляют их совместно). Доверенность также может быть выдана от имени нескольких лиц.

На основании доверенности представителю могут быть предоставлены самые разнообразные полномочия: право получения и выдачи товара, подписания договоров, актов, товарных накладных и прочих документов, полномочия по представлению интересов компании в различных организациях, в том числе судах, налоговых органах, службе судебных приставов и многое другое.

Перечень и пределы полномочий должны быть подробно расписаны в доверенности, чтобы в дальнейшем не возникало споров о выходе представителя за пределы предоставленных ему полномочий.

При этом право передоверия представителем полученных от доверителя полномочий следующему лицу, если оно дается по данной доверенности, должно быть оговорено в ней отдельно. Если же доверитель не допускает передоверия, то в доверенность следует включить фразу "без права передоверия".

Вне зависимости от того, является ли представитель по доверенности сотрудником организации, во взаимоотношениях с третьими лицами представитель всегда действует от имени представляемого. Все права и обязанности по сделкам, заключенным представителем по доверенности, возникают у доверителя - организации, которая выдала доверенность.

Основные реквизиты доверенности

Согласно п. 4 ст. 185.1 ГК РФ доверенность от имени юридического лица выдается за подписью руководителя или иного лица, уполномоченного на это в соответствии с законом и учредительными документами.

Скрепление доверенности печатью перестало быть обязательным. С 01.09.2013 печать не фигурирует в числе обязательных реквизитов доверенности, предусмотренных Гражданским кодексом РФ.

Доверенность может быть выдана на любой срок. Трехлетний предельный срок действия доверенности также был отменен с 01.09.2013. Если в доверенности не указан срок ее действия, она сохраняет силу в течение года со дня ее совершения (ст. 186 ГК РФ). Но не стоит полагаться на поголовную юридическую грамотность и в большинстве случаев лучше прямо указывать в доверенности срок ее действия (как мы это сделали во всех наших примерах).

Доверенность должна содержать дату и место совершения. Без даты она ничтожна. Оба реквизита принято писать прописью без каких-либо сокращений с точкой в конце строки (см. примеры 1 и 2).

Пример 1. Доверенность от имени организации выдана физлицу - ее сотруднику (на совершение однородных действий).

--------------------------------------------------------------------------¬
¦ Доверенность N 15 ¦
¦ ¦
¦ Город Москва. Пятнадцатое января две тысячи пятнадцатого года. ¦
¦ ¦
¦ Общество с ограниченной ответственностью "Солнышко" (далее по ¦
¦ тексту - Общество), ОГРН 1147746018926, ИНН 7715006850, расположенное ¦
¦ по адресу: 123423, Москва, проспект Маршала Жукова, д. 22, корп. 1, ¦
¦ в лице генерального директора Авдеева Алексея Федоровича, действующего ¦
¦ на основании устава, доверяет ¦
¦ Скоморохову Петру Анатольевичу (дата рождения 01.01.1981, место ¦
¦ рождения: г. Москва; паспорт гражданина РФ серии 40 00 N 100100, выдан ¦
¦ 10.02.2001 ОВД Зюзино г. Москвы, код подразделения 777-777), ¦
¦ занимающему в ООО "Солнышко" должность руководителя отдела продаж, ¦
¦ представлять интересы Общества во всех организациях с правом ¦
¦ участия в переговорах, подписания предварительных договоров (договоров ¦
¦ о намерении), договоров (контрактов) поставки товаров, дополнительных ¦
¦ соглашений и изменений к указанным договорам, утверждения прайс-листов ¦
¦ на товары Общества, а также с правом совершения иных действий, ¦
¦ направленных на выполнение указанных поручений. ¦
¦ Настоящая доверенность выдана сроком на 1 (один) год без права ¦
¦ передоверия. ¦
¦ ------------¬ ¦
¦ ¦ Печать ¦ ¦
¦ Скоморохов ¦ ООО ¦ ¦
¦ Подпись Скоморохова П.А. удостоверяю ------------- ¦ "Солнышко"¦ ¦
¦ Авдеев L------------ ¦
¦ Генеральный директор ООО "Солнышко" ------------- А.Ф. Авдеев ¦
¦ ¦
L--------------------------------------------------------------------------

Пример 2. Доверенность оформлена на бланке, выдана одним юрлицом другому (с указанием большего числа идентифицирующих сведений о них, чем в примере 1).

--------------------------------------------------------------------------¬
¦ Общество с ограниченной ответственностью "Сафари" ¦
¦ ¦
¦ Каменная ул., д. 10/3, Москва, 107030. Тел.: (495) 777-77-22, ¦
¦ факс: (495) 777-77-23, http://www.safary.com ¦
¦ ОГРН 1027700380795, ИНН/КПП 7723278630/771001001 ¦
¦ ----------------------------------------------------------------------- ¦
¦ ¦
¦ Доверенность N 1-23/01 ¦
¦ ¦
¦ Город Москва. Двенадцатое января две тысячи пятнадцатого года. ¦
¦ ¦
¦ Общество с ограниченной ответственностью "Сафари" (ООО "Сафари"), в ¦
¦ дальнейшем именуемое "Доверитель", место нахождения: 107030, г. Москва, ¦
¦ ул. Каменная, д. 10/3, свидетельство о государственной регистрации ¦
¦ юридического лица от 17.10.2006 серии 77 N 0016012099, ОГРН ¦
¦ 1027720510024, ИНН/КПП 7720123415/771001001 в лице генерального ¦
¦ директора Перминова Павла Николаевича, действующего на основании ¦
¦ устава, настоящим уполномочивает ¦
¦ Закрытое акционерное общество "Караван" (ЗАО "Караван"), в ¦
¦ дальнейшем именуемое "Представитель", место нахождения: 123423, Москва, ¦
¦ проспект Маршала Жукова, д. 22, корп. 1, свидетельство о ¦
¦ государственной регистрации юридического лица от 05.04.2011 серии 77 ¦
¦ N 0016012099, ОГРН 1027720510028, ИНН/КПП 7720123478/771001001 в лице ¦
¦ генерального директора Туванцева Олега Павловича, действующего на ¦
¦ основании устава, ¦
¦ <...> ¦
¦ Перминов ¦
¦ Генеральный директор -------------- П.Н. Перминов ¦
L--------------------------------------------------------------------------

Отсутствие номера на доверенности не лишает этот документ юридической силы. Обычно без номера доверенности выписывают физлица своим представителям. Если же доверителем является организация, то ей необходимо иметь стройную систему учета этих документов, потому и регистрационный номер на ее доверенности желателен.

Формализованный текст доверенности обычно строится по схеме: кто кому что доверяет, на какой срок, с правом передоверия или без. Далее идут подписи и, возможно, печать. При этом текст состоит из объемных предложений, в которых сложно быстро найти нужные фрагменты. Потому принято делить его на смысловые абзацы прямо посреди предложения, отделяя сведения перечисленных нами ключевых смысловых блоков (см. пример 1). Выделение фрагментов текста специальным начертанием (жирным или курсивом) тоже возможно.

Доверенностью передаются полномочия от одного лица к другому. Потому важно иметь возможность однозначно понять, кто и кому доверяет. Ведь не секрет, что в России организаций с наименованием, например, ООО "Ромашка" наберется несколько десятков, а Николаев Ивановичей Сидоровых - и того больше. Так как же грамотно идентифицировать в документе юридических и физических лиц?

Сведения о доверителе

В отношении организации, выдающей доверенность, нужно указать следующие реквизиты и сведения:

Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) присваивается юридическому лицу при регистрации (п. 3 Порядка ведения Единого государственного реестра юридических лиц, утвержденного Приказом Минфина России от 23.11.2011 N 158н). Ранее указывать ОГРН было необходимо во всех документах юридического лица наряду с его наименованием. К этому обязывали положения п. 8 Постановления Правительства РФ от 19.06.2002 N 438 "О Едином государственном реестре юридических лиц", которое утратило силу с 28.05.2014. В Порядке ведения Единого государственного реестра требование о необходимости указания ОГРН во всех документах юридического лица сейчас отсутствует.

Банковские реквизиты и иные сведения организация может включить в доверенность по своему усмотрению.

Доверенность может быть оформлена на фирменном бланке организации, однако это тоже не обязательно. Дело в том, что наличие фирменного бланка - это право организации, а не обязанность. К тому же положения ГК РФ о доверенностях не содержат указаний на то, что при наличии у организации фирменного бланка на нем следует оформлять и доверенность.

Напомним здесь общее правило (сравните подписи в примерах 1 и 2):

Сведения о лице, выдавшем доверенность (руководителе организации или ином лице, уполномоченном на это учредительными документами организации), должны обязательно содержаться в доверенности во исполнение п. 4 ст. 185.1 ГК РФ. Что нужно указать о подписанте:

Доверенность должна содержать рукописную подпись соответствующего лица. Не допускается использование на доверенностях факсимильного воспроизведения подписи, поскольку ГК РФ не предусматривает такой возможности. Кроме того, Минфин России в Письме от 01.04.2004 N 18-0-09/000042@ высказывает аналогичное мнение <3>. Доверенность, подписанная с помощью факсимиле, может быть признана недействительной.

<3> Цитата из Письма Минфина России: "В соответствии со статьей 160 ГК РФ использование факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования при совершении сделок допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон. Учитывая, что данный порядок не установлен действующим законодательством, использование факсимиле допускается только при взаимном соглашении сторон. Кроме того, факсимиле не допускается использовать на доверенностях, платежных документах, других документах, имеющих финансовые последствия" (выделено автором).

Сведения о представителе

В отношении представителя нужно указать следующие реквизиты и сведения:

фамилию, имя, отчество (полностью <5>),

дату и место рождения.

<4> Основным документом, удостоверяющим личность гражданина России на территории нашей страны, является паспорт гражданина РФ (Указ Президента РФ от 13.03.1997 N 232). А в соответствии с п. 4 Положения о паспорте гражданина Российской Федерации (утв. Постановлением Правительства РФ от 08.07.1997 N 828) в паспорт вносятся следующие сведения о личности гражданина: фамилия, имя, отчество, пол, дата рождения и место рождения. В то время как номер и серия паспорта, когда и кем он выдан - все это реквизиты, предусмотренные бланком паспорта (они характеризуют паспорт, а не гражданина).
<5> Как, например, это предписывает п. 2 Методических рекомендаций по совершению отдельных видов нотариальных действий нотариусами РФ, утвержденных Приказом Минюста от 15.03.2000 N 91.

Фиксация в доверенности номера, серии паспорта, даты и места его выдачи, наименования органа, выдавшего паспорт, желательна, однако не является обязательной - закон этого не требует <6>. Тем не менее мы рекомендуем включать эти сведения в доверенность во избежание возможных судебных разбирательств в дальнейшем. Ведь с реквизитами паспорта идентифицировать человека можно точнее.

<6> Следует отметить, что судебная практика исходит из того, что, поскольку действующее законодательство не содержит положений об обязательном указании в доверенности, выданной от имени юридического лица, паспортных данных представителя, их невключение в доверенность не приводит к ее недействительности (см. Постановление Второго арбитражного апелляционного суда от 09.09.2010 по делу N А29-4329/2009), а указание в доверенности сведений о фамилии, имени, отчестве, поле, дате рождения и месте рождения представителя является достаточным для установления личности поверенного (Постановление Президиума ВАС РФ от 16.06.2009 N 750/09).

В паспорте производятся также отметки о регистрации гражданина по месту жительства и ряд других. ГК РФ не требует включать их в доверенность. Однако указание адреса регистрации представителя в доверенности значительно упростит в последующем процедуру ее отмены (которую мы рассмотрим в следующем номере).

При выдаче доверенности сотруднику организации указывать его должность не обязательно. Более того, ГК РФ даже не ограничивает круг лиц представителей - ими могут быть не только работники этой организации.

Наличия подписи представителя в доверенности законодательство тоже не требует. В принципе при предъявлении паспорта ее можно увидеть и там. Но обычно в паспорте человек ее старательно вырисовывает практически впервые в жизни, а позже в процессе активного использования она существенно трансформируется. Потому подпись представителя на доверенности, поставленная недавно, будет ближе к той, которую он начертает на документах в связи с выполнением полномочий, переданных по доверенности. К тому же часто требуют (или вежливо просят) представить копию доверенности, на основании которой представитель подписывает важный документ (например, договор на солидную сумму), и будет лучше, если в копии доверенности и в только что подписанном документе подписи будут похожи.

Виды доверенностей

Мы приводим в статье образцы оформления разных доверенностей, чтобы показать возможные варианты расположения, состава сведений и реквизитов.

Действующее законодательство не разделяет доверенности на какие-либо виды. Но на практике принято выделять:

Полностью оформленная доверенность на руководителя отдела продаж продемонстрирована в примере 1. А в примере 5 мы показываем, как можно сформулировать полномочия, которые могут потребоваться руководителю отдела закупок с установлением "лимита свободы" в 300 000 руб. на одну сделку;

Пример 3. Полномочия в разовой доверенности.

...подписать договор поставки канцелярских товаров с ООО "Лютик" (ОГРН 1107460189263, расположено по адресу: 124128, Москва, ул. Канцелярская, д. 1, стр. 4).

Пример 4. Полномочия в разовой доверенности.

...заключить с Закрытым акционерным обществом "Гидровел" (ЗАО "Гидровел") договор поставки в адрес Доверителя насоса SQ 2-85 MS3 (производитель Bornemann, артикул 12879) в количестве 10 (десять) штук по цене 97 000 (девяносто семь тысяч) руб. 00 коп. за каждый.

Пример 5. Полномочия руководителя отдела закупок в специальной доверенности.

...заключать с поставщиками договоры поставки товаров для нужд Общества с максимально допустимой ценой по каждой сделке не более 300 000,00 (трехсот тысяч) руб., подписывать дополнения, изменения, приложения, спецификации к договорам, протоколы согласования цены, протоколы разногласий, а также подписывать иные документы и совершать иные действия, направленные на заключение указанных сделок.

К разовым можно отнести и доверенности на получение товарно-материальных ценностей (ТМЦ). Сначала их оформление осуществлялось строго по формам N N М-2 и М-2а, утвержденным Постановлением Госкомстата СССР от 28.12.1989 N 241. В 1997 г. они были отменены. А с начала 2013 г. применение унифицированных форм первичных бухгалтерских документов вообще перестало быть обязательным: организация должна сама утвердить используемые ею формы либо закрепить в учетной политике положение о продолжении применения унифицированных форм. Отметим, что до сих пор некоторые ГУПы и МУПы требуют представлять им доверенность на получение ТМЦ именно в той ранее использовавшейся всеми унифицированной форме.

У них есть своя специфика, отличающаяся от общих правил оформления доверенностей, о которых мы говорили ранее:

Выдачу данных доверенностей, как правило, осуществляет бухгалтерия, она же ведет учет получения, отгрузки товарно-материальных ценностей.

Регистрация доверенностей

Таким образом, следует разграничивать учет доверенностей:

Как правило, доверенность на выполнение юридически значимых действий подписывается в одном экземпляре руководителем организации (уполномоченным лицом) и выдается под подпись доверенному лицу (он и осуществляет последующее хранение данной доверенности). Но на практике встречаются и другие варианты.

В журнале учета (пример 6) следует отражать не только первоначальную выдачу доверенности представителю под подпись, но и данные о ее возврате. В примечании можно указывать сведения о ее уничтожении.

Пример 6. Журнал учета и выдачи доверенностей.

N п/п

Дата выдачи доверенности

Должность, И.О. Фамилия представителя по доверенности

Куда представляется доверенность

Состав полномочий

Срок действия доверенности

Дата и подпись о получении доверенности

Документ(ы) о прекращении доверенности

Возврат доверенности (кто принял, дата, подпись)

Примечание

<...>

12.01.2015

Коммерческий директор

У.Д. Сорунский

Право подписи договоров купли-продажи

с 12.01.2015 по 31.12.2015

12.01.2015

Сорунский

12.01.2015

Зам. главного бухгалтера

П.Ю. Ковалева

МИФНС России N 46 по г. Москве

Представлять интересы организации с правом подачи документов

с 12.01.2015 по 11.01.2016

13.01.2015

Ковалева

12.01.2015

Финансовый директор

С.Н. Кораблев

Подписывать финансовые и бухгалтерские документы (право первой подписи)

с 12.01.2015 по 11.01.2016

14.01.2015

Кораблев

Приказ от 30.01.2015 N 15/05-1 "Об отмене доверенности",

извещение от 30.01.2015 N 35/09-03

02.02.2015

Войкова

Д.Г. Войкова

12.01.2015

Административный директор

Л.Д. Михайлов

Подписывать документы и обращения в министерства, агентства, службы, иные органы государственной власти и управления, местного самоуправления, иные организации

с 12.01.2015 по 31.12.2015

14.01.2015

Михайлов

Приказ от 02.02.2015 N 16/05-1 "Об отмене доверенности",

извещение от 02.02.2015 N 36/09-03

Акт о невозврате доверенности от 04.02.2015 N 29/10-05

<...>

Передоверие



Как правило, представитель должен лично совершать те действия, на которые он уполномочен доверенностью. Однако согласно ст. 187 ГК РФ, можно передоверить совершение этих действий другому лицу, если:

О передоверии первоначальный представитель должен известить представляемого, сообщив ему необходимые сведения о новом представителе. Неисполнение этой обязанности возлагает на первоначального представителя ответственность за действия второго как за свои собственные. При передоверии первоначальный представитель не утрачивает своих полномочий (если иное не указано в основной доверенности).

Срок действия вторичной доверенности не должен превышать срок действия первоначальной, а передоверие возможно только один раз (из первых во вторые руки, но не из вторых в третьи), если только такое специально не было разрешено в первоначальной доверенности.

Передоверие встречается редко, потому нет необходимости предусматривать в журнале учета доверенностей специальную графу для его описания. Если доверителя известили о передоверии, данный факт можно отразить в графе "Примечание" в строке первоначальной доверенности.

Важно: доверенность, выдаваемая в порядке передоверия, должна быть нотариально удостоверена. Это правило не применяется только к доверенностям, выдаваемым в порядке передоверия юридическими лицами, руководителями филиалов и представительств юридических лиц.

Законом предусматриваются случаи, когда передоверие запрещено (п. 3 ст. 185.1 ГК РФ). Не могут быть переданы в порядке передоверия полномочия по доверенностям, которые удостоверены организацией, где работает или учится доверитель (физическое лицо), и администрацией стационарного лечебного учреждения, в котором он находится на излечении:

В следующем номере читайте о том, как отменить доверенность.



А.Телевная

Юрист